O Que É a Gestão de Projetos Digitais? [Guia Definitivo]
Há uma questão premente na comunidade de gestão de projetos digitais: no nosso mundo digital em evolução, a gestão de projetos digitais é uma função ou uma competência?
O que é a gestão de projetos digitais?
A gestão de projetos digitais (DPM) consiste em liderar, planear, organizar, motivar e entregar projetos com recurso à Web; trata-se de construir coisas num mundo digital, para um mundo digital. É gerir projetos com entregáveis digitais — dados, píxeis, interfaces e ecrãs.
Os gestores de projetos digitais utilizam tecnologias Web para entregar tudo, desde websites a aplicações móveis, vídeos a jogos, comércio eletrónico a emails, campanhas nas redes sociais a realidade virtual, ou publicidade multimédia a publicidade exterior digital. É entregar projetos num mundo conectado e online, onde as marcas e organizações interagem diretamente com os clientes.
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Os entregáveis digitais são aquilo que faz com que um projeto exija gestão de projetos digitais, em vez de apenas qualquer outro tipo de gestão de projetos.
Estes entregáveis e os fluxos de trabalho criativos utilizados para os criar (frequentemente por uma agência, um estúdio, uma equipa interna de Web ou num contexto de consultoria) deram origem a um tipo de gestores de projetos que utilizam uma mentalidade, um conjunto de competências e um conjunto de ferramentas diferentes para entregar projetos digitais.
A abordagem à gestão de projetos digitais
- Mentalidade: Os profissionais de DPM orientam-se pelo valor, são ágeis e iterativos, e estão focados em maximizar a entrega de valor de forma rápida e eficiente.
- Conjunto de competências: As competências técnicas são importantes, mas as competências interpessoais prevalecem. A inteligência emocional e a inteligência social são fundamentais para a colaboração, e os profissionais de DPM devem agir como líderes estratégicos.
- Conjunto de ferramentas: Estamos a gerir mais projetos e entregáveis com menos dinheiro e tempo, e estamos focados em tirar partido das ferramentas e da tecnologia para impulsionar a eficiência.
Gestão de projetos digitais: uma função, uma competência ou ambas?
A natureza cada vez mais colaborativa de muitas organizações é a força motriz por detrás desta questão. A tentação, naturalmente, é poupar dinheiro e reduzi-la simplesmente a um conjunto de competências, colocando um membro da equipa com excelentes capacidades de comunicação no comando enquanto gestor de projetos.
Temos de reconhecer o nosso próprio preconceito neste assunto, mas, repetidamente, chegamos à mesma resposta definitiva: a gestão de projetos digitais é mais do que apenas um conjunto de competências — é uma função essencial que exige uma mentalidade capaz de ligar todas as partes interessadas num determinado projeto e alcançar resultados ideais que, de outra forma, não teriam sido possíveis.
Ocupamos esse lugar único mesmo no centro da teia de aranha, examinando constantemente todas as direções, utilizando o nosso conjunto de ferramentas e a tecnologia para sentir e responder às vibrações de todos os diferentes fios. Enquanto centro nevrálgico de informação, interpretamos depois esses sinais e traduzimos o que significam para o resultado global, para as outras secções da teia e para o próprio cliente.
E estamos sempre atentos a problemas e riscos do projeto que possam rasgar um buraco na teia e atrasar o projeto.
Em essência, o todo é maior do que a soma das suas partes; sem dúvida, a gestão de projetos digitais é inquestionavelmente uma função crítica.
Qual é a descrição da função de gestor de projetos digitais?
Galen Low, cofundador do The Digital Project Manager, disse-o melhor certo dia, numa conversa telefónica informal: os profissionais de DPM reúnem, selecionam, traduzem e comunicam para entregar um projeto dentro do prazo e do orçamento.
Os profissionais de DPM especializam-se em fazer as coisas acontecerem, e com isso queremos dizer garantir que todas as pessoas da equipa têm os recursos, o tempo e as competências de que necessitam para desempenhar o seu trabalho.
Se isso ainda parece um pouco vago, sejamos mais específicos. Pedi a Mackenzie Dysart, uma Profissional de Gestão de Projetos (PMP) e Scrum Master Certificada, que nos explicasse como é o ciclo de vida típico de um projeto para ela:
- Âmbito & expectativas: Compreender o âmbito do projeto e os produtos digitais envolvidos, bem como aquilo que foi vendido (que pode, na realidade, ser diferente!)
- Lançamentos internos e externos: Estabelecer o sistema de software de gestão de projetos preferido pelo cliente e comunicar as suas metodologias e estruturas de gestão de projetos, conhecer a sua equipa de projeto, definir o calendário do projeto e determinar as principais métricas para o sucesso do projeto.
- Reuniões diárias: Verificar diariamente com a sua equipa e a liderança se todos estão no caminho certo, avaliar a gestão de recursos e a gestão do tempo e comunicar essas atualizações entre as equipas e a liderança.
- Relatórios orçamentais & logística do planeamento: Acompanhar e comunicar atualizações orçamentais, planear férias e pausas agendadas e lidar com problemas imprevistos relacionados com o orçamento, o calendário e o âmbito gerais.
- Obter a aprovação do cliente & entrar em produção: Obter a aprovação final e colocar o produto mínimo viável no mercado para avaliação
- Resolver problemas & otimizar para obter o melhor desempenho e os melhores resultados: Avaliar o desempenho e liderar melhorias no produto em tempo real.
Quando olha para esta lista exaustiva, não pode deixar de se perguntar: porque é que alguém lançaria qualquer tipo de produto digital sem um gestor de projetos digitais no comando?
Um gestor de projetos digitais pode ter muitos nomes
Os seres humanos adoram complicar coisas simples e o título de gestor de projetos digitais é um exemplo perfeito. Um gestor de projetos digitais pode ter uma designação diferente consoante o setor em que trabalha ou a agência para a qual trabalha.
Pode ser contratado como gestor de projetos web, gestor de projetos logísticos, produtor digital, gestor de projetos técnicos — a lista continua. Mackenzie Dysart afirma que, por vezes, um gestor de projetos digitais também desempenha o papel de estratega, embora, na maioria dos casos, essa não seja uma característica definidora da função.
O que é uma característica definidora? Ginástica logística. Estamos a falar de logística funcional (âmbito do projeto, cronogramas, preços, quem faz o quê e quando, etc.) e, talvez ainda mais importante, de logística emocional.
“O estilo de ‘comando e controlo’ está a tornar-se menos eficaz no nosso mundo profissional, o que está a permitir que os líderes e gestores de projetos da ‘nova escola’ sejam mais empáticos e orientados para as pessoas”, afirma Galen Low.
As pessoas não são máquinas — têm muitas coisas a acontecer e não somos simplesmente drones. É um equilíbrio muito delicado de humanidade.
Essa observação faz eco a um recente relatório sobre o futuro do trabalho do Fórum Económico Mundial, que identificou uma crescente procura global por inteligência emocional e outras competências sociais.
Competências interpessoais como a resolução de conflitos em projetos, a negociação, a mentoria, a delegação, a formação, a tomada de decisões e a criação de equipas estão rapidamente a tornar-se qualidades muito valorizadas nos candidatos a emprego em geral, o que significa que os excelentes gestores de projetos estão preparados para se tornarem intervenientes ainda mais importantes no espaço digital, acrescentando ainda mais valor.
Saiba mais sobre as tendências da gestão de projetos e o futuro da gestão de projetos digitais.
Ferramentas de gestão de projetos digitais versus qualidades
A flexibilidade é a ferramenta mais valiosa na sua caixa de ferramentas de gestão de projetos. Está bem, talvez a flexibilidade seja menos uma ferramenta e mais uma qualidade, mas é a melhor qualidade que um gestor de projetos digitais pode ter.
As ferramentas que utiliza nem sempre dependem de si. O seu trabalho consiste em adotar os processos de fluxo de trabalho utilizados pelo cliente para criar um plano de projeto e conduzir as entregas.
Qualquer pessoa pode seguir sistemas de gestão de projetos Scrum, Kanban, em cascata ou ágeis, mas o que distingue um projeto digital bem-sucedido de um projeto catastrófico é ter um gestor de projetos digitais que está constantemente a desenvolver as suas competências de gestão de projetos.
Porquê? Porque, no espaço digital, a velocidade é importante.
“A gestão de projetos tradicional dispõe de todo este tempo e espaço para resolver problemas. O espaço digital é muito mais rápido. É preciso ser ágil”, afirma Mackenzie Dysart. “Há muitas perguntas, respostas e decisões a serem tomadas num espaço apertado, no espaço de algumas horas”, e não dias ou meses. Mas esta natureza iterativa dos projetos digitais é entusiasmante, tanto para o cliente como para o utilizador.
Iteramos porque podemos — é software e é fácil alterá-lo — mas também porque os utilizadores o exigem, observa Galen Low. Os utilizadores não só estão agora habituados à melhoria incremental, como também a ter uma palavra direta sobre aquilo em que consistem essas melhorias.
É este ciclo de feedback que torna a gestão de projetos digitais num espaço tão entusiasmante; “o produto vai melhorar enquanto estiver nas minhas mãos”, afirma.
Gestão de projetos digitais vs marketing digital
Está bem, acabou de lançar um produto digital: configurou toda a base tecnológica para o seu cliente, totalmente codificada com CSS e HTML personalizados e uma experiência de utilizador melhorada, dentro do orçamento e do prazo. O projeto Web ou o produto de aplicação estão prontos para gerar tráfego e conteúdos, com modelos de interação digital já integrados.
Então… é tudo, certo? Está concluído!
Não. Nem de longe. Há todo um outro ciclo de vida a considerar, e esse ciclo envolve a otimização e o marketing digital.
Por outras palavras, o marketing digital é frequentemente a fase seguinte do projeto digital, depois de este ter sido entregue. Enquadra-se perfeitamente no âmbito da gestão do seu projeto digital, uma vez que está agora a orientar a execução de campanhas de redes sociais e de marketing apelativas para o seu cliente. Esta fase seguinte pode exigir software de gestão de projetos de marketing digital ou software de gestão de projetos de marketing.
Vamos mudar a narrativa: de custo indireto para investimento que acrescenta valor
Os gestores de projetos digitais costumam ser os últimos a chegar, afirma Mackenzie Dysart, acrescentando que normalmente só são integrados em novos projetos depois de uma empresa atingir um determinado nível de crescimento, e isso acontece porque são vistos como uma despesa indireta, e não como o investimento que acrescenta valor e que, na realidade, poderiam representar desde uma fase mais inicial.
Não me parece que muitas organizações estejam preparadas para ser digitais. Especialmente durante a pandemia, muitas empresas tiveram de adaptar o seu espaço digital. De repente, as agências digitais tornaram-se a espinha dorsal das atividades de muitas destas organizações, porque esse website era a montra.
Tem razão. Um relatório da International Project Management Association destacou que, quando a pandemia estava apenas a começar, apenas 30 por cento das organizações consideravam que a sua capacidade para gerir mudanças organizacionais era efetivamente eficaz. Isto significa que, atualmente, mais organizações estão a recorrer subitamente a gestores de projetos para impulsionar iniciativas de mudança, o que, na maioria das vezes, significa transformações digitais.
Essa mudança foi rápida e, de certa forma, forçada, resultando num número assustador de organizações que contratam gestores de projetos digitais sem compreenderem plenamente a complexidade do trabalho, do projeto e/ou da função exata de um gestor de projetos digitais.
Eis um excelente exemplo de uma publicação no Reddit: o autor da publicação é cofundador de uma pequena agência digital não identificada que pretende contratar um gestor de projetos digitais para libertar tempo do cofundador e entregar mais projetos com melhor qualidade.
O problema, afirma o autor da publicação, é que “todas as perguntas que pesquisei no Google para entrevistas de gestores de projetos [parecem] demasiado gerais ou demasiado abertas, ou não é claro que resposta será boa/má/excelente”.
Explica depois que já tem uma pequena seleção de candidatos e que procura perguntas de entrevista ou testes para filtrar os 5 por cento melhores dos candidatos; pretende fornecer questionários específicos “ao seu responsável de RH, com opções boa/má/excelente, para que não seja necessária experiência/conhecimentos adicionais [para] identificar uma resposta boa/má”.
Também pretende algo a que apenas os 5-15 por cento melhores consigam responder e quer algo tão “rápido e breve quanto possível”.
Nesta altura, os sinais de alerta já estão a enfrentar ventos de força de vendaval. E, como pode imaginar, as respostas no Reddit não foram simpáticas.
O problema é que esta situação não é uma exceção.
Os gestores de projetos digitais são notoriamente subvalorizados e sobrecarregados, afirma Dysart.
A certa altura, estava a gerir 23 projetos para 14 clientes ao mesmo tempo e … nessa altura, isso nem sequer lhe permite dedicar mais de um dia por mês a cada projeto”, explica.
A ironia é que um bom gestor de projetos raramente é notado. Quando está realmente a apoiar a equipa, a equipa quase nem se apercebe de que ele existe; toda essa recolha, curadoria, tradução e comunicação cruciais funcionam discretamente em segundo plano para evitar que os problemas cheguem ao ponto de ignição.
Ninguém repara num incêndio que nunca chega a existir. Mas talvez, acompanhando o fluxo iterativo do mercado digital, os clientes estejam a começar a reconhecer o verdadeiro valor da prevenção.
Ferramentas de software recomendadas para gestores de projetos digitais
Os DPMs precisam de ferramentas digitais de colaboração para pôr os seus projetos em marcha e acompanhá-los até à linha de chegada. A ferramenta de software certa irá garantir que consegue acompanhar o orçamento do projeto, quem está a trabalhar em quê e o estado dos materiais a entregar e das tarefas.
Eis as minhas escolhas do melhor software de gestão de projetos disponível no mercado, que pode utilizar como ponto de partida para encontrar uma solução adequada às suas necessidades.
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O que se segue?
Enquanto nós, gestores de projetos digitais, continuamos a educar os clientes sobre o nosso verdadeiro valor, precisamos de assumir a liderança na aquisição de novas competências e na atualização dos nossos conhecimentos. A melhor forma de o fazer é aderir à comunidade de membros do The Digital Project Manager. Terá oportunidades de contactos profissionais e a possibilidade de estabelecer contacto com os seus pares, bem como acesso aos nossos modelos, amostras e exemplos de documentação importante de projetos.
