O Atalho do Gestor de Projetos: Ferramentas que Eliminam Realmente o Trabalho Burocrático
Notas de reuniões geradas por IA: Ferramentas de IA como a Fathom e a Read AI ajudam a manter a concentração durante as reuniões, automatizando as tarefas de tomada de notas.
Agendamento eficiente: Ferramentas de agendamento de eventos como a WhenAvailable simplificam o processo de marcação, minimizando o tempo gasto em trocas de mensagens eletrónicas.
Criação de procedimentos operacionais padrão: Com a Loom, os membros da equipa podem documentar verbalmente os procedimentos, tornando a criação de procedimentos operacionais padrão mais simples e eficiente.
Recuperação de dados: A Glean simplifica a obtenção de dados para iniciar projetos, proporcionando acesso rápido às informações necessárias.
Base de conhecimento dos clientes: A Notebook LLM centraliza as informações dos clientes, permitindo um acesso mais rápido aos detalhes importantes e reduzindo o tempo de pesquisa.
Os gestores de projetos não são estranhos ao trabalho administrativo repetitivo — as horas passadas a tirar notas, a procurar confirmações de agendamento, a criar listas de tarefas manualmente e a procurar informações em sistemas que deveriam estar à distância de um clique. O verdadeiro trabalho de gerir um projeto — estratégia, comunicação e resolução de problemas — fica muitas vezes enterrado sob uma montanha de tarefas de baixo valor e elevado volume.
Mas um número crescente de gestores de projetos considera que as ferramentas certas de gestão de projetos, incluindo algumas inesperadas, reduzem significativamente essa carga. Eis o que estão realmente a utilizar.
Notas de reuniões com IA: manter a atenção sem perder os detalhes
Uma das fontes mais persistentes de trabalho rotineiro para os gestores de projetos é a própria reunião — ou, mais precisamente, tudo o que tem de acontecer durante e depois dela. Registar notas, acompanhar itens de ação e produzir um resumo que seja realmente útil exige tempo e esforço cognitivo. As ferramentas de reuniões com IA começaram a alterar esta realidade de forma significativa.
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Megan Cotterman, gestora de projetos a tempo parcial e consultora de operações, integrou o Fathom regularmente no seu fluxo de trabalho precisamente por este motivo. "Uma das minhas ferramentas favoritas é o Fathom", afirma. "Para a geração de notas de reuniões com IA, poder estar presente numa reunião sem me preocupar em tirar notas freneticamente, combinado com a funcionalidade de IA que permite fazer-lhe perguntas posteriormente, foi sem dúvida uma mudança decisiva para mim no último ano." A capacidade de permanecer totalmente presente numa conversa — em vez de dividir a atenção entre ouvir e escrever — é uma mudança que se acumula em todas as reuniões do calendário de um gestor de projetos.
Uma das minhas ferramentas favoritas é o Fathom para a geração de notas de reuniões com IA.
Ryan Gilbreath, gestor técnico de projetos na RTS Labs, utiliza o Read AI pelo mesmo motivo, mas com a pressão adicional de gerir um elevado volume de trabalho em simultâneo. "O Read AI, o meu assistente de notas com IA", afirma, "tornou-se realmente o meu segundo cérebro. É como o meu assistente pessoal de gestão de projetos, que me ajuda a documentar os próximos passos e os pontos principais das reuniões." Gilbreath gere entre nove e dez projetos em simultâneo e descreve a ferramenta como aquilo que o ajuda a acompanhar tudo.
Agendamentos sem trocas intermináveis de mensagens
O agendamento — especialmente para gerir equipas, contratar profissionais ou coordenar um grupo grande — é uma daquelas tarefas que parece simples, mas que silenciosamente consome enormes quantidades de tempo. Os emails trocados, as respostas que não chegam e os conflitos de disponibilidade: tudo se acumula. Alexandria O'Bannon, gestora de recrutamento e afetação de pessoal na JUMP! Foundation, encontrou uma solução fora da pilha tecnológica tradicional de gestão de projetos, numa ferramenta de agendamento de eventos chamada WhenAvailable.
"Uma nova ferramenta que tenho utilizado não é uma ferramenta de gestão de projetos, mas transformei-a numa", explica O'Bannon. "O WhenAvailable é basicamente uma ferramenta de calendário para confirmações de presença – reduz as trocas de emails. Envio um email, as pessoas com quem estou a agendar verificam-no e depois recebo uma lista de datas disponíveis que funcionam para todos. Isto elimina dois dias de emails." É um lembrete de que reduzir o trabalho rotineiro nem sempre exige uma solução criada especificamente para a gestão de projetos — por vezes, uma ferramenta simples, bem aplicada, faz melhor o trabalho.
Uma nova ferramenta que tenho utilizado não é uma ferramenta de gestão de projetos, mas transformei-a numa. Chama-se WhenAvailable.
Criar procedimentos operacionais normalizados sem escrever manualmente
Os procedimentos operacionais normalizados são valiosos, mas conseguir que uma equipa os crie é outra história. O processo de documentação parece pesado e pedir às pessoas que descrevam os seus processos enquanto desempenham as suas funções é uma forma segura de gerar resistência. Derek Fredrickson, fundador e diretor executivo da The COO Solution, encontrou uma forma de contornar completamente essa resistência.
"Quando apresento a ideia dos POP aos membros da equipa ou aos clientes, para eles parece que quero que documentem o que estão a fazer enquanto o fazem, o que parece difícil", afirma Fredrickson. "Por isso, em vez disso, disse: porque não utilizam uma ferramenta como o Loom e explicam simplesmente como estão a fazer o que estão a fazer? Depois, podem obter a transcrição do Loom. Colocam-na na IA e esta irá gerar um POP, em vez de terem de escrever o POP completo de raiz." O resultado é documentação que é efetivamente criada, sem o esforço manual que normalmente mata o processo antes de este começar.
Utilizem o Loom e expliquem como estão a fazer o que estão a fazer. Depois, podem obter a transcrição do Loom. Colocam-na na IA e esta irá gerar um POP.
Ultrapassar a Sobrecarga de Dados Empresariais
Para os PMs que trabalham em grandes organizações com conjuntos tecnológicos extensos, uma parte significativa do dia pode desaparecer simplesmente na procura de informação. Clicar em vários sistemas, navegar entre separadores, cruzar registos — é um atrito que se acumula. Yonelly Gutierrez, gestora sénior de programas na Palo Alto Networks, utiliza o Glean para ultrapassar esse obstáculo.
"Utilizo o Glean para poupar tempo enquanto percorremos as etapas de iniciação do projeto", explica Gutierrez. "Antes, tínhamos de clicar manualmente no Salesforce e depois percorrer todos estes separadores diferentes para encontrar a informação de que precisávamos. Ao passo que, com o Glean, basta dar-lhe um comando e ele apresenta imediatamente a resposta." Eliminar esse tempo de pesquisa apenas durante a iniciação do projeto representa uma redução significativa do trabalho de baixo valor numa das fases mais críticas de um projeto.
Utilizo o Glean para poupar tempo enquanto percorremos as etapas de iniciação do projeto,
Construir uma Base de Conhecimento de Clientes Mais Inteligente
Acompanhar o que os clientes disseram, decidiram ou relataram ao longo de meses de colaboração é um desafio para qualquer PM — e procurar em notas e relatórios antigos um detalhe específico é precisamente o tipo de tarefa que torna tudo mais lento. Jennifer Goebel, Coordenadora de Projetos no Baker Marketing Laboratory, utiliza o Notebook LLM para tornar esse conhecimento institucional imediatamente acessível.
"O Notebook LLM é algo que utilizei bastante. A minha equipa coloca lá os relatórios mensais dos clientes e qualquer informação nova sobre o cliente", afirma Goebel, acrescentando que "depois, se alguém estiver a escrever um blogue ou precisar de consultar, por exemplo, o que um cliente disse numa reunião no mês passado, pode descobrir isso sem ter de procurar as notas. Tornou isso muito mais rápido, sem dúvida." Ao centralizar a informação dos clientes numa ferramenta que pode ser consultada diretamente, a sua equipa transformou um processo de pesquisa demorado numa consulta quase instantânea.
O Notebook LLM é algo que utilizei bastante. A minha equipa coloca lá os relatórios mensais dos clientes e qualquer informação nova sobre o cliente.
Resolver o Problema Certo
O que liga todas estas ferramentas não é uma categoria nem um preço — é o problema que resolvem. Cada uma visa um tipo específico de trabalho de baixo valor e grande volume que vai silenciosamente consumindo a capacidade dos PMs: tomar notas, agendar, inserir tarefas, documentar, obter dados.
Os PMs que obtêm os maiores ganhos não estão necessariamente a utilizar as plataformas mais sofisticadas nem a automatizar os fluxos de trabalho mais complexos. São aqueles que analisaram honestamente onde o seu tempo é realmente gasto e encontraram ferramentas que eliminam esse entrave. Vale a pena fazer essa análise.
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