5 exemplos de relatórios de planeamento de capacidade
Enquanto gestor de projetos, pode ser um ato de equilíbrio complicado garantir que as suas equipas de projeto têm as proporções certas de competências, qualificações, experiência e, talvez o mais difícil de tudo, disponibilidade. Quando consegue alocar os recursos certos aos seus projetos, evita delegar trabalho de alto nível a colaboradores inexperientes ou sobrecarregar a sua equipa atual. Mas como pode conseguir isso?
É aqui que se revela o verdadeiro poder dos relatórios de planeamento de capacidade. Enquanto elemento fulcral de qualquer estrutura de Inteligência Empresarial (BI), os relatórios personalizados podem normalmente ser gerados por uma ferramenta de gestão de recursos ou por um software de planeamento de capacidade e permitem quantificar a faturação do seu projeto, fornecendo simultaneamente estimativas precisas de esforço para o futuro. Como resultado, deixa de desconhecer as atividades que ocupam a capacidade da sua equipa e pode garantir que os seus projetos dispõem dos conhecimentos atualizados, da experiência e da capacidade de carga de trabalho disponível adequados.
Consulte estes 5 relatórios essenciais de planeamento de capacidade, centrados na excelência dos recursos, que o ajudarão a pensar de forma mais inteligente sobre a alocação de recursos.
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1. Relatórios de Previsão da Capacidade versus Procura
A gestão da capacidade analisa antecipadamente a capacidade dos seus recursos. Os relatórios de planeamento de capacidade presentes em soluções intuitivas de gestão de recursos e em software de previsão de projetos, como o Saviom Software (ou até criadores básicos de relatórios de arrastar e largar), apresentam estimativas da capacidade futura com base nos padrões atuais da procura. Isto garante um desempenho ideal e os investimentos certos no futuro, com múltiplos benefícios. Em primeiro lugar, quaisquer desvios aos objetivos das tarefas que afetem os seus colaboradores podem ser detetados e resolvidos nas fases iniciais. Além disso, os membros da sua equipa podem apoiar-se mutuamente em diferentes áreas de trabalho e manter-se a par das próximas datas de formação para competências procuradas.
O primeiro passo consiste em ter um inventário de competências atualizado e listar a proporção dos conhecimentos e competências profissionais mais procurados de que necessita. De seguida, pode procurar os colaboradores atuais que correspondem a esse perfil. Pode, assim, reformular a sua empresa e eliminar excedentes de competências obsoletas, de modo a otimizar a sua alocação de recursos.
A previsão da procura na gestão de projetos permite reunir projetos viáveis em preparação que mais tarde se transformarão em trabalho efetivo. Os seus recursos podem então ser informados destes compromissos futuros dentro de um prazo razoável e desenvolver competências de forma inteligente à medida que as implementações reais se aproximam.
Os relatórios intuitivos de previsão da capacidade versus procura também acompanham a disponibilidade global durante os períodos de maior e menor atividade de um ano financeiro, de forma a que a sua empresa não seja afetada pelas flutuações na movimentação de pessoas e evitando estrangulamentos.
2. Função de Relatório de Reservado versus Realizado
Se procura métodos de nivelamento de recursos para nivelar os esforços e as horas dos recursos num só lugar, está com sorte! O relatório de tempo de Previsão versus Realizado, mais conhecido como Reservado versus Realizado, consolida todas as reservas com prazo definido, permitindo-lhe estimar com precisão o planeamento dos seus recursos em projetos futuros.
As horas ‘Reservadas’ referem-se às estimativas de reservas do seu projeto, enquanto as horas ‘Realizadas’ são obtidas das folhas de horas dos seus colaboradores. Por exemplo, pode obter um resumo das reservas do seu projeto.
Além disso, pode obter diretamente informações das folhas de horas a partir de calendários externos, de modo que os dados existentes possam ser comparados com as estimativas futuras em tempo real. Minimizar a diferença entre os esforços reservados e realizados informa-o sobre a forma como as diferentes tarefas essenciais são distribuídas, excluindo o trabalho não relacionado com as operações habituais. Além disso, quaisquer discrepâncias nas horas, seja um aumento ou uma diminuição, são destacadas para o alertar para valores sobrestimados ou subestimados.
3. Relatórios da Taxa Percentual de Utilização
As taxas de utilização dos recursos medem a produtividade dos seus colaboradores a longo prazo e permitem-lhe atribuir cargas de trabalho equilibradas de forma ideal. A utilização excessiva dos seus colaboradores atuais não só provoca stress, como também cria um calendário em que as tarefas se prolongam sem qualquer responsabilização. No inquérito da Tower Watson, 57% dos inquiridos indicaram o excesso de trabalho como a razão subjacente ao seu desinteresse no escritório.
Por outro lado, subutilizar o potencial dos recursos faz com que ignore competências secundárias e a capacidade de carga de trabalho que os seus recursos atuais possuem, o que poderia facilmente ter melhorado o ritmo a que o projeto avança. Acaba por transferir o seu projeto para agências externas, ao mesmo tempo que o seu tempo de inatividade aumenta devido aos recursos parados. Como resultado, existe um desequilíbrio entre os custos salariais e os retornos avaliáveis correspondentes.
O relatório utiliza métricas de utilização de recursos para medir uniformemente os esforços de todos ao longo do horário de trabalho padrão, atribuindo dias, horas ou níveis percentuais. Corrige reservas duplicadas e desequilíbrios entre os esforços efetivamente registados e os previstos. Por exemplo, se um determinado recurso tiver vários projetos atribuídos com conclusão prevista para o mesmo dia, ultrapassará obviamente o horário de trabalho padrão. Com o Saviom, esta discrepância contrastaria claramente com a visão geral das reservas de recursos, permitindo distribuir a carga de trabalho por vários dias ou semanas, conforme o caso.
Os relatórios da taxa de utilização de determinadas ferramentas também podem gerar um mapa de calor da capacidade de alocação de recursos que informa sobre as diferentes atividades em que os seus contratos de alocação de recursos estão distribuídos, garantindo assim uma distribuição justa do trabalho e uma priorização lógica das tarefas.
4. Relatórios de Previsão Financeira
Pode reconciliar o seu portefólio orçamental calculando os custos previstos (estimados) e reais. Enquanto os primeiros são calculados multiplicando as horas previstas pelas taxas de faturação da sua equipa, os segundos resultam das horas efetivamente despendidas pela sua equipa, às quais são aplicadas as respetivas taxas de faturação. Surge uma variação devido à diferença entre os seus custos reais e futuros ao longo do tempo. Pode tomar uma decisão informada sobre a alocação com base na análise dos relatórios de previsão de recursos versus custos reais.
O relatório de custos previstos versus reais não só revela o verdadeiro valor de faturação dos seus projetos, como também indica as taxas horárias mais eficientes em termos de custos. Pode até determinar a razão de quaisquer obstáculos ou de uma desaceleração que possa fazer com que a duração do projeto ultrapasse a previsão original. Por exemplo, se o custo de execução dos valores reais exceder os custos reservados, isso indica que os seus recursos passaram mais tempo numa determinada atividade. Por outro lado, se for inferior, pode concluir com segurança que o trabalho foi concluído antes do previsto.
5. Relatórios de Disponibilidade de Recursos
Quer se trate de períodos de maior ou menor atividade, os relatórios de disponibilidade de recursos ajudam-no a adotar uma abordagem proativa para uma alocação ideal do trabalho. Afinal, mesmo dispondo do número certo de pessoas, não pode presumir que estejam todas prontamente disponíveis e devidamente preparadas para o próximo projeto em curso. Por exemplo, se o recurso A estiver a gozar várias licenças em abril, isso reduz a sua disponibilidade, o que significa que a capacidade da sua equipa e os prazos do projeto terão de ser ajustados em conformidade.
Terá de encontrar o próximo grupo de recursos de prevenção que não só esteja disponível para compensar a falta, como também possua as competências e a orientação suficiente relativamente à tarefa para a iniciar. Esta medida reduz drasticamente o seu tempo de inatividade e evita que os seus projetos sejam desviados do rumo por quebras súbitas e inexplicáveis de produtividade depois de começarem.
No final do dia, um relatório de capacidade simplifica o processo de tomada de decisões ao ajudá-lo a basear os seus valores em dados concretos, incluindo métricas e gráficos claros. Com a intuição certa, já não terá de calcular por estimativa quantas pessoas ou que conjunto de competências e experiência são necessários para fazer avançar um projeto, nem de tentar perceber por que razão um plano não funcionou. Assim, pode realmente comprometer-se com os benefícios do projeto que definiu como objetivo e reorganizar a sua empresa em torno de uma força de trabalho adequadamente dimensionada e de um plano de capacidade inteligente.
