Dlaczego tak trudno dobrze korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?

Jednak wiele osób potrzebuje pomocy, aby skutecznie i kompleksowo korzystać z tych narzędzi. Typowe problemy obejmują stromą krzywą uczenia się, nieprzyjazne doświadczenia użytkownika, a także brak procesu wspólnego wyboru i poparcia.

1. Stroma krzywa uczenia się

Jedną z istotnych przeszkód bywa samo oprogramowanie — prawdziwy paradoks. To nowe, atrakcyjne narzędzie ma rozwiązać wszystkie nasze problemy.

Pomimo dokładnego zbadania dostępnych narzędzi podczas procesu wyboru oprogramowanie bywa zbyt przytłaczające z powodu stromej krzywej uczenia się (i zmusza zespoły do opuszczenia względnie komfortowych arkuszy kalkulacyjnych Excel). 

Jeśli lista funkcji narzędzia do zarządzania projektami jest zbyt długa, opanowanie go może zająć dużo czasu (i wymagać wskazówek), a członkowie zespołu będą zniechęceni bez odpowiedniego planu wdrożenia. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Brak procesu wspólnego wyboru 

Osoby decyzyjne powinny uwzględniać kierowników projektów w procesie wyboru narzędzi do zarządzania projektami; w przeciwnym razie może to prowadzić do znacznego marnotrawstwa i oporu przed wdrożeniem. Przygotowanie zapytania ofertowego dotyczącego oprogramowania do zarządzania projektami może w tym pomóc.

Kierownicy projektów i członkowie zespołów projektowych mogą dostarczyć cennych informacji w procesie decyzyjnym, szczególnie w zakresie zarządzania zadaniami, przyjaznych dla użytkownika interfejsów i kluczowych funkcji zarządzania. 

W konsekwencji uzyskanie poparcia podczas wdrażania będzie trudne. Osoby decyzyjne mogą mieć inne priorytety i nie uwzględnić w pełni niezbędnych możliwości wizualnego porównywania daty, osoby przypisanej, nakładania się oraz kolejności zadań. 

Niektórzy kierownicy projektów porównują zadania wizualnie za pomocą wykresów Gantta lub tablic Kanban, a inni całkowicie pomijają możliwość przeprowadzenia analizy porównawczej w formie wizualnej. To przeoczenie może prowadzić do niedopasowania funkcjonalności narzędzia do potrzeb zespołu.

3. Brak integracji systemów

Jednym z kluczowych wyzwań związanych ze skutecznym korzystaniem z oprogramowania do zarządzania projektami jest integracja systemów. Gdy członkowie zespołu korzystają z wielu narzędzi do planowania projektów lub przestrzeni w celu uzyskania wglądu w istotne dokumenty, zarządzania zadaniami i wizualnego porównywania harmonogramów, między tymi odizolowanymi obszarami powstają rozbieżności. 

Możliwość centralizacji informacji na jednej platformie ma ogromną wartość. Zespoły zarządzające złożonymi projektami muszą obecnie mieć możliwość usprawniania kluczowych funkcji narzędzi do zarządzania projektami w ramach istniejących systemów. Brak integracji systemów prowadzi do fragmentacji przepływów pracy, obniżenia wydajności i niskiego zwrotu z inwestycji w projekt. 

Idealne oprogramowanie do zarządzania projektami powinno oferować przyjazne dla użytkownika funkcje oraz narzędzia do współpracy, które można łatwo połączyć z ekosystemem narzędzi firmy i dopasować do budżetu na oprogramowanie do współpracy.

4. Ograniczenia możliwości dostosowywania

Kolejną istotną przeszkodą są ograniczone możliwości dostosowywania oprogramowania do zarządzania projektami. Choć narzędzia te oferują szeroki zakres kluczowych funkcji, często wymagają dostosowania do unikalnych procesów różnych zespołów. 

Możliwość dostosowywania rezultatów prac i dopasowywania przepływów pracy do konkretnych potrzeb interesariuszy lub specyfiki projektu jest niezbędna, aby narzędzie było naprawdę przyjazne dla użytkownika. Dzięki tej elastyczności zespoły mogą wykorzystywać funkcje oprogramowania do zarządzania przepływami pracy w celu skutecznego i kompleksowego zarządzania projektami.

Powody te podkreślają znaczenie zaangażowania wszystkich interesariuszy w proces wyboru oraz zapewnienia, że wybrane oprogramowanie do zarządzania projektami odpowiada potrzebom zespołu i przepływowi pracy w firmie.

Wyzwania te wymagają strategicznego podejścia do szkoleń, dostosowywania i zarządzania zmianą, aby zapewnić członkom zespołu możliwość wykorzystywania narzędzia w pełni jego potencjału.

5. Nieprzyjazne doświadczenie użytkownika

Gdy oprogramowanie do zarządzania projektami znajduje się na wczesnym etapie wprowadzania produktu na rynek lub jest źle zaprojektowane, może prowadzić do frustrujących doświadczeń.

Nadmiar funkcji, trudności z przesyłaniem danych, brak integracji systemów, źle zaprojektowany interfejs, brak intuicyjnych elementów sterujących i zagmatwana nawigacja, a także brak kluczowych funkcji — wszystkie te czynniki przyczyniają się do kiepskiego doświadczenia użytkownika, prowadząc do niewłaściwego korzystania z narzędzia i unikania go.

Skąd wiadomo, które oprogramowanie do zarządzania projektami wybrać?

Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami to kluczowa decyzja, która zależy od wielu czynników.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami wymaga przeprowadzenia analizy. Zrozumienie, jak działa oprogramowanie do zarządzania projektami, oraz znajomość najważniejszych funkcji takiego oprogramowania ułatwią podjęcie decyzji. Poniżej znajduje się kompleksowy przewodnik dotyczący wyboru odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami:

• Analiza zarządzania zadaniami: Dokładnie przeanalizuj możliwości oprogramowania w zakresie zarządzania zadaniami. Czy obsługuje wykresy Gantta, metodyki Scrum lub tablice Kanban? Upewnij się, że funkcje przypisywania, planowania i zarządzania zadaniami dobrze współgrają ze stylem pracy Twojego zespołu.
• Ocena narzędzia: Przeanalizuj narzędzia do współpracy oferowane przez oprogramowanie. Powinno ono ułatwiać interesariuszom udostępnianie aktualizacji i informacji w czasie rzeczywistym. Poszukaj funkcji usprawniających komunikację i wspierających pracę zespołową.
• Dostosowanie i elastyczność: Sprawdź możliwości dostosowywania oprogramowania. Czy można je skonfigurować tak, aby odpowiadało Twoim metodykom lub ramom pracy? Czy skutecznie śledzi kamienie milowe, zarządza elementami do dostarczenia i odzwierciedla zależności? Odpowiednie narzędzie powinno dostosowywać się do Twojego podejścia do zarządzania projektami.
• Panel i wnioski z raportów: Przeanalizuj panele i funkcje raportowania oprogramowania. Czy wspierają podejmowanie świadomych decyzji? Oprogramowanie powinno oferować funkcje raportowania dostarczające praktycznych wniosków zgodnych z harmonogramami i celami.
• Testowanie: Przeprowadź z zespołem testowe wdrożenie. Zbierz opinie na temat funkcji automatyzacji oprogramowania, efektywności zarządzania zadaniami i ogólnej użyteczności. Ten krok ma kluczowe znaczenie dla oceny praktyczności narzędzia i jego długoterminowego dopasowania. 
• Analiza kosztów i korzyści: Porównaj cenę oprogramowania z oferowanymi przez nie korzyściami. Czy zapewnia korzyści w czasie rzeczywistym uzasadniające tę inwestycję? Weź pod uwagę zarówno natychmiastowy, jak i długoterminowy wpływ na produktywność organizacji. Odpowiednie narzędzie pozwala oszczędzać pieniądze, zwiększa tempo realizacji projektów i ogólny wskaźnik ich powodzenia.

Uwzględniając te rygorystyczne kryteria oceny oprogramowania do zarządzania projektami, możesz wybrać łatwe w użyciu oprogramowanie do zarządzania projektami, które spełnia bieżące wymagania i ma potencjał skalowania wraz z rozwojem organizacji oraz zmieniającymi się potrzebami.

6 profesjonalnych wskazówek, jak lepiej wykorzystać oprogramowanie PM

Aby zwiększyć wykorzystanie oprogramowania PM i zapewnić zespołowi czerpanie jak największych korzyści z jego funkcjonalności, weź pod uwagę te eksperckie wskazówki dotyczące korzystania z systemu zarządzania projektami:

• Przeprowadź dokładną analizę potrzeb: Rozpocznij swoją drogę od kompleksowej analizy potrzeb. Analiza potrzeb wyjaśni, jakiej metodologii i jakich rezultatów wymaga Twój projekt, dopasowując najważniejsze funkcje oprogramowania PM do wymagań Twojego zespołu i zapobiegając niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu.
• Wybierz rozwiązania chmurowe: Oprogramowanie PM oparte na chmurze upraszcza wdrażanie i zapewnia przyjazną obsługę przy minimalnym okresie nauki. Aktualizacje w czasie rzeczywistym i dostępność zwiększają produktywność członków zespołu. Pamiętaj, że firmy działające w silnie regulowanych branżach mogą być zobowiązane do korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami instalowanego lokalnie.
• Postaw na intuicyjną obsługę: Wybierz intuicyjne narzędzie PM, które uzupełnia Twój sposób pracy. Dostosowywanie powinno być proste, a pola niestandardowe powinny dopasowywać się do harmonogramów i procesów podejmowania decyzji.
• Skoncentruj się na skalowalności: Wybierz rozwiązanie PM, które skaluje się wraz z rozwojem Twojej firmy i radzi sobie z rosnącym zakresem projektów oraz liczbą interesariuszy (np. narzędzie do zarządzania projektami dla małych firm), a także oferuje funkcje zarządzania zasobami i ich przydzielania, aby sprostać tym wymaganiom.
• Postaw na mobilność: Platforma PM responsywna na urządzeniach mobilnych umożliwia zespołowi skuteczną współpracę za pomocą wiadomości i udostępniania plików na różnych urządzeniach.
• Bezproblemowa integracja aplikacji: Upewnij się, że Twoje oprogramowanie PM bezproblemowo integruje się z innymi używanymi przez Ciebie narzędziami do współpracy, tworząc spójny ekosystem dla Twoich projektów.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o oprogramowaniu do zarządzania projektami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.