Funkcje SI w Projectworks: od osadzonych przepływów pracy po agentowe zarządzanie zasobami
Od początku do końca: SI Projectworks łączy oferty, realizację, zarządzanie zasobami, finanse i fakturowanie, ograniczając powielanie pracy w działalności konsultingowej.
Kontrola człowieka: Kea rekomenduje zmiany w obsadzie i wykrywa konflikty, ale menedżerowie zatwierdzają działania przed zmianą danych operacyjnych.
Szybsze planowanie: Planowanie zasobów staje się bardziej elastyczne dzięki wykorzystaniu poleceń do identyfikowania nadmiernego obciążenia, nieobecności i zmian w harmonogramie.
Wbudowane zabezpieczenia: Istniejące uprawnienia są przenoszone do połączonych narzędzi SI, ograniczając dostęp do poufnych danych i wymagając zatwierdzenia większości aktualizacji.
Mierzalny rozwój: Dane historyczne i wiedza konsultingowa zapewniają SI użyteczny kontekst od samego początku, a lepsze zarządzanie obsadą może poprawić wykorzystanie zasobów i wzrost.
Zobacz, jak Projectworks wykorzystuje sztuczną inteligencję w ofertach, planowaniu zasobów i ewidencji czasu pracy, aby ograniczyć niepodlegającą fakturowaniu administrację w firmach konsultingowych, jednocześnie pozostawiając ludziom kontrolę nad każdą decyzją.
—----------------------------
Firmy konsultingowe powstają po to, by obsługiwać klientów, a nie zarządzać same sobą. Sztuczna inteligencja Projectworks ma za zadanie wypełnić tę lukę, zajmując się pracą administracyjną zaplecza, na którą starsi stażem pracownicy albo nie mają czasu, albo po cichu ją zaniedbują.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projectworks pozycjonuje się jako platforma wspierająca rozwój firm konsultingowych: jeden system obejmujący oferty, umowy, projekty, finanse, planowanie zasobów, ewidencję czasu pracy, wydatki i fakturowanie. To kompleksowe podejście sprawia, że jego sztuczna inteligencja jest użyteczna. Zamiast dokładać chatbota do niepołączonych narzędzi, Projectworks stosuje sztuczną inteligencję na platformie, która już zawiera handlowy, operacyjny i finansowy obraz firmy.
Uważam, że większość firm świadczących usługi naprawdę kiepsko radzi sobie z prowadzeniem własnej działalności. Cały czas poświęcają na pracę podlegającą fakturowaniu i nikt nie ma czasu zajmować się zapleczem administracyjnym. A jednak trzeba to robić.
Mark Orttung, który od trzydziestu lat buduje platformy technologiczne i kieruje firmami konsultingowymi, omówił możliwości sztucznej inteligencji platformy podczas prezentacji „Przyszłość sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami”. Przedstawił podejście Projectworks oparte na trzech trybach: sztucznej inteligencji wbudowanej w przepływ pracy, interfejsie agentowym, który można odpowiednio instruować, oraz połączeniu z dowolną platformą sztucznej inteligencji używaną już przez zespół. Oto przegląd możliwości sztucznej inteligencji Projectworks.
Szczegółowe omówienie funkcji sztucznej inteligencji Projectworks
1. Oferty: sztuczna inteligencja wbudowana w przepływ pracy
Pierwszy tryb to sztuczna inteligencja, którą ledwo zauważasz. Narzędzie do tworzenia ofert Projectworks, ukształtowane przez prywatną wersję beta z udziałem kilkuset firm, działa wewnątrz systemu CRM przeznaczonego dla firm konsultingowych, który obejmuje lejek sprzedażowy, śledzenie etapów oraz pulpit podsumowujący stan każdej transakcji.
W centrum każdej transakcji znajduje się sama oferta. Sztuczna inteligencja wyodrębnia z dokumentu kluczowe zmienne, dzięki czemu można je zmienić raz, a zmiana zostanie uwzględniona w całej ofercie. Inteligentne bloki, takie jak tabele cenowe i podpisy elektroniczne, dodają uporządkowane informacje, które są przenoszone do kolejnych etapów. Zespoły mogą także przesyłać wcześniej wygrane oferty, a system wykorzystuje sztuczną inteligencję do rozłożenia ich na części i utworzenia bloków treści wielokrotnego użytku.
Po podpisaniu oferty projekt można utworzyć bezpośrednio z poziomu transakcji. Projekt jest tworzony z budżetem wstępnie uzupełnionym na podstawie oferty, dzięki czemu dane przepływają od sprzedaży do realizacji bez konieczności ponownego wprowadzania.
Nadzór człowieka jest tu podstawową zasadą projektową. Bloki treści można edytować i zabezpieczać uprawnieniami (na przykład warunki umów), firmy mogą zaczynać od standardowych szablonów, a każda oferta jest sprawdzana przez człowieka przed udostępnieniem.
Propozycje prawdopodobnie będą jedną z ostatnich rzeczy, które kiedykolwiek będziecie robić bez udziału człowieka. Wszystko musi wyglądać idealnie i być poprawne. Podejmujecie wobec tego klienta zobowiązanie finansowe.
Jak uzyskać największą wartość z ofert wspieranych przez sztuczną inteligencję:
- Zasil bibliotekę treści wcześniejszymi wygranymi: Przesłanie ofert, które zostały już zakończone sukcesem, zapewnia systemowi sprawdzone materiały do ponownego wykorzystania.
- Zablokuj elementy, które nie powinny się zmieniać: Ustaw uprawnienia dla warunków prawnych i innych standardowych treści, aby zespół nie wprowadzał kreatywnych zmian bez akceptacji.
- Utwórz szablon firmy: Jeśli trzy z dziesięciu sekcji są niemal zawsze takie same, umieść je w szablonie.
- Przekształcaj wygrane oferty bezpośrednio w projekty: Utworzenie projektu na podstawie podpisanej oferty zapewnia spójność budżetów między sprzedażą a realizacją.
2. Kea: Interfejs agentowy do planowania zasobów
Drugim trybem jest Kea, agent AI firmy Projectworks, który obecnie znajduje najbardziej widoczne zastosowanie w planowaniu zasobów.
Ekran planowania zasobów zapewnia wizualny obraz firmy: wykres podsumowujący porównujący rozliczalne zaangażowanie z rozliczalnym celem firmy oraz mapa cieplna pokazująca, kto pracuje na pełnych obrotach, kto ma zbyt mało przydzielonej pracy, a kto jest przeciążony. Kea nakłada na te same dane interfejs oparty na poleceniach.
Podczas demonstracji proste pytanie o to, kto był przeciążony w danym tygodniu, zwróciło nie tylko przekroczenia możliwości, lecz także przypadki szczególne, takie jak konsultant z godzinami zaplanowanymi podczas zaplanowanego urlopu. Bardziej złożone polecenie dotyczyło sytuacji, w której członek zespołu stał się niedostępny przez dwa tygodnie; Kea zaproponowała rozdzielenie jego godzin między trzech współpracowników i czekała na zatwierdzenie przed wprowadzeniem zmian. W innym przykładzie klient, który chciał rozpocząć pracę dwa tygodnie później, został obsłużony przez wydanie Kea polecenia przesunięcia całego projektu, zamiast przenoszenia każdej osoby wiersz po wierszu.
„Próbujemy spotkać się z tobą tam, gdzie jesteś. Jeśli chcesz pracować w interfejsie wizualnym, zrobimy to. Jeśli chcesz pracować w interfejsie opartym na poleceniach, zrobimy to.”
— Mark Orttung, dyrektor generalny, Projectworks
Orttung zauważył, że poza liczbami modele językowe dobrze nadają się również do analizy sygnałów jakościowych, takich jak ton komunikacji między ludźmi, na których menedżerowie zasobów często polegają obok danych dotyczących dostępności.
Jak rozpocząć pracę z Kea:
- Zadawaj pytania, których odpowiedzi zwykle musisz szukać: Przeciążenia, luki i konflikty można ujawnić za pomocą jednego polecenia, zamiast przeglądać mapę cieplną.
- Wykorzystuj ją do ponownego planowania: Nieobecności i zmiany terminów ustalonych z klientem to dokładnie takie korekty dotyczące wielu osób, które Kea może zaproponować za jednym razem.
- Pozostaw zatwierdzanie włączone podczas budowania zaufania: Kea można skonfigurować tak, aby działała bez zatwierdzenia, ale pytanie o zgodę pozwala sprawdzić każdą zmianę.
3. Łącznik MCP: praca z Projectworks za pośrednictwem Claude
Trzeci tryb wprowadza Projectworks do narzędzi AI, z których zespoły już korzystają. Dzięki łącznikowi MCP użytkownicy mogą odczytywać dane z Projectworks i wykonywać na nich działania za pośrednictwem Claude.
Podczas demonstracji Claude odczytał podsumowanie spotkania kontrolnego zespołu (takie, jakie generuje już większość narzędzi AI do sporządzania notatek) i wykorzystał je do przygotowania wpisów w kartach czasu pracy dla dwóch konsultantów na podstawie ich wypowiedzi o minionym tygodniu. Gdy dwa kody czasu pracy miały tę samą nazwę, Claude zapytał, który z nich należy wykorzystać. Jak zauważył Orttung, ludzie nie odwołują się podczas spotkań do kodów projektów; opisują wykonywaną pracę, więc AI czasami potrzebuje pomocy w dopasowaniu tych dwóch elementów.
Po odświeżeniu Projectworks karty czasu pracy były już wypełnione i gotowe do sprawdzenia przez każdego konsultanta.
Jak najlepiej wykorzystać łącznik MCP:
- Podłącz narzędzia, których już używasz: Zamiast budować własne narzędzie do sporządzania notatek, Projectworks pozwala podłączyć dowolne rozwiązanie preferowane przez zespół.
- Świadomie ustal uprawnienia: Osobno zdecyduj, jak dużą swobodę otrzyma LLM w zakresie odczytywania danych, a jaką w zakresie ich zapisywania.
- Spodziewaj się pytań doprecyzowujących: Niejednoznaczność między opisami słownymi a zapisami w systemie jest czymś normalnym, a szybkie jej wyjaśnienie pozwala zachować dokładność wpisów.
4. Zarządzanie i kontrola dostępu
W miarę jak AI przejmuje coraz więcej pracy operacyjnej, kontrola staje się oczywistym powodem do niepokoju. Odpowiedź Projectworks brzmi: AI nigdy nie widzi więcej niż użytkownik.
Gdy ktoś łączy się za pośrednictwem MCP, loguje się jako on sam, a wszystkie dotychczasowe uprawnienia nadal obowiązują. Menedżer projektu, który może przeglądać karty czasu pracy swojego zespołu, może zlecić Claude ich aktualizację; pojedynczy konsultant pracujący w ten sam sposób zobaczy głównie własne dane. Poufne informacje, takie jak stawki kosztów, często należące do najbardziej ograniczonych danych w firmie, pozostają ukryte przed osobami bez dostępu.
Administratorzy zarządzają tym za pomocą szczegółowego systemu kontroli dostępu, od ogólnych ustawień włączania i wyłączania po zaawansowane ustawienia szczegółowe, a ustawienia te mają zastosowanie do AI w taki sam sposób jak do interfejsu internetowego. Zapisywanie danych niemal zawsze wymaga wyraźnego zatwierdzenia, a odrzuconą sugestię można później ponownie rozpatrzyć, uruchamiając polecenie jeszcze raz.
Utrzymywanie kontroli w miarę przejmowania przez AI kolejnych zadań:
- Polegaj na istniejących uprawnieniach: Reguły dostępu skonfigurowane w Projectworks są automatycznie stosowane w Kea i połączonych modelach LLM.
- Chroń dane dotyczące kosztów: Ograniczaj dostęp do informacji mających wpływ na marżę do osób, które go potrzebują.
- Wstrzymaj się, gdy nie masz pewności: Anuluj proponowaną zmianę, sprawdź dane źródłowe i wróć, aby ją zatwierdzić, gdy nabierzesz pewności.
5. Metoda Projectworks: wiedza konsultingowa na żądanie
Tym, co odróżnia Kea od ogólnego asystenta podłączonego do stosu arkuszy kalkulacyjnych, jest Metoda Projectworks — baza wiedzy zbudowana na podstawie ponad 150 lat łącznego doświadczenia konsultingowego całego zespołu. Orttung, którego pierwsza praca polegała na pracy nad metodyką Accenture, opisał ją jako podręcznik działań, który Kea przyswoiła i może zastosować dokładnie wtedy, gdy jest potrzebny.
6. Migracja danych historycznych: przydatna od pierwszego dnia
Często zadawane pytanie dotyczące narzędzi AI brzmi: ile danych potrzebują, zanim ich rekomendacjom będzie można zaufać. Projectworks rozwiązuje tę kwestię podczas wdrożenia, importując historię firmy: wcześniejsze projekty, klientów, karty czasu pracy i faktury, często z arkuszy kalkulacyjnych, a nie z istniejącej platformy. Dzięki temu Kea od początku dysponuje istotnym kontekstem, zamiast uczyć się wszystkiego od zera.
Dlaczego ma to znaczenie: operacje napędzające rozwój
Orttung dostrzega, że problemy operacyjne pojawiają się w przewidywalnych etapach. Przy przychodach wynoszących około 5–8 milionów dolarów założyciele stają się wąskim gardłem i muszą dzielić się informacjami z szerszym zespołem. Gdzieś między 25 a 35 milionami dolarów sama kadra kierownicza musi zostać zdecentralizowana. Najpierw zwykle przestają działać finanse projektów, a następnie zarządzanie zasobami, gdy jedna osoba znająca umiejętności wszystkich pracowników nie jest już w stanie nadążyć.
Własne dane Projectworks pokazują, ile warte są lepsze operacje. Klienci, którzy planują zasoby z dwumiesięcznym wyprzedzeniem, odnotowują około 8% wyższe wykorzystanie, nieco poniżej 25% wyższe przychody na pracownika i około 20–25% szybszy wzrost niż ci, którzy tego nie robią. W dużej mierze wynika to z dopasowania dat rozpoczęcia do obsady: ośmioosobowy zespół pozostający bez zajęcia przez trzy tygodnie przy marży 33% oznacza dziewięć tygodni rozliczanej pracy tylko po to, aby wyjść na zero.
Firmom mierzącym ROI AI Orttung sugeruje rozpoczęcie od zaoszczędzonego czasu, szczególnie przy tworzeniu ofert, gdy osoby na wyższych stanowiskach spędzają godziny na wyszukiwaniu wcześniejszych treści, a następnie śledzenie wskaźnika wygranych jako korzyści drugiego rzędu.
Funkcje AI Projectworks a inne narzędzia
Podejście Projectworks koncentruje się na połączeniu pełnego cyklu życia klienta, a nie na optymalizacji tylko jednego jego elementu.
- Firmy często korzystają z CRM i oddzielnego systemu zarządzania zasobami, które nie są dobrze zintegrowane, przez co założenia dotyczące lejka sprzedażowego i plany realizacji zaczynają się rozmijać.
- Modele LLM ogólnego przeznaczenia mogą analizować wyeksportowane arkusze kalkulacyjne, ale nie mają wbudowanej metodyki konsultingowej ani bieżących mechanizmów kontroli dostępu firmy.
- Projectworks łączy oferty, umowy, finanse projektów, zarządzanie zasobami i fakturowanie w jednym systemie, a następnie nakłada AI na ten połączony kontekst.
Rezultatem jest AI, które może przekształcić podpisaną ofertę w projekt z określonym budżetem, a następnie pomóc w obsadzeniu go, monitorowaniu i fakturowaniu, bez uzgadniania danych między narzędziami.
Co dalej z AI Projectworks
Kea zaczynała od planowania zasobów i kart czasu pracy, a teraz rozszerza działanie na cały produkt — szybciej, niż zespół planował — częściowo dlatego, że Projectworks wykorzystuje AI do jego tworzenia.
Orttung opisuje ten kierunek jako połączenie systemu ewidencji z systemem działania: Projectworks nadal pozostaje źródłem prawdy na temat wykonanej pracy i jej rentowności, podczas gdy Kea w coraz większym stopniu wykonuje pracę samodzielnie — od uzupełniania kart czasu pracy, przez przygotowywanie faktur, po wspieranie tworzenia ofert.
Jesteśmy miejscem, które może być źródłem prawdy. A teraz mamy coś, co określamy mianem systemu działania, w którym będziemy próbować wykonywać pracę za Ciebie.
Patrząc dalej w przyszłość, Orttung spodziewa się, że karty czasu pracy będą jednymi z pierwszych zadań, które ludzie przestaną wykonywać ręcznie — AI będzie przygotowywać wpisy na podstawie zgłoszeń, kalendarzy i spotkań statusowych, a konsultanci będą je przeglądać. W dalszej kolejności powinny pojawić się rutynowe prace związane z ofertami, takie jak ustalanie, kto stworzył daną rzecz dwa tygodnie wcześniej, dzięki czemu zespoły będą mogły skupić się na tworzeniu przekonującej narracji.
Porównuje obecną chwilę do pojawienia się elektryczności w fabrykach. Pierwszym krokiem były żarówki, kolejnym — wspólne silniki, a dopiero później linia montażowa całkowicie zmieniła sposób organizacji procesu. Jego zdaniem większość firm wciąż znajduje się na etapie żarówek, jeśli chodzi o sztuczną inteligencję, a Projectworks ma pomóc im przeprojektować sposób pozyskiwania zleceń, realizacji prac i otrzymywania za nie wynagrodzenia — od początku do końca.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Projectworks wykorzystuje sztuczną inteligencję do wspierania firm konsultingowych, sprawdź tutaj.
