Przewodnik po śledzeniu zasobów: narzędzia i jak to robić
Zwiększ produktywność: Śledzenie zasobów pozwala identyfikować przeciążenie i niewykorzystanie zasobów, wprowadzać na czas korekty w obsadzie, zwiększać ogólną produktywność oraz ograniczać wypalenie zawodowe pracowników.
Twoja kryształowa kula: Gromadząc dane dotyczące wykorzystania zasobów, możesz dokładnie prognozować przyszłe potrzeby projektowe i podejmować świadome decyzje rekrutacyjne, co pomaga również ograniczać potencjalne wąskie gardła.
Popraw wynik finansowy: Efektywne planowanie zasobów oznacza pomyślną realizację projektów, co buduje zaufanie interesariuszy, przyczynia się do rozwoju firmy i pozytywnie wpływa na wynik finansowy.
Czy kiedykolwiek trudno było Ci zrozumieć, nad czym pracują członkowie Twojego zespołu, albo wyjaśnić zaniepokojonemu klientowi opóźnienia w harmonogramie?
Wyjaśnię, jak śledzenie zasobów pomaga podejmować świadome decyzje dotyczące obsady obecnych projektów oraz poprawia zdolność prognozowania przyszłych potrzeb projektowych.
Czym jest śledzenie zasobów?
Śledzenie zasobów obejmuje monitorowanie liczby osób, sprzętu i materiałów zaangażowanych w realizację projektów oraz obciążenia zespołu, a także dostosowywanie tych zasobów w czasie rzeczywistym na podstawie postępów projektu. Zwykle odbywa się to za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dlaczego śledzenie zasobów jest ważne?
Śledzenie zasobów ma kluczowe znaczenie dla wysokiej jakości realizacji projektów. Zrozumienie alokacji zasobów i wykorzystania zasobów:
- Zwiększa produktywność: Śledzenie zasobów wskazuje obszary nadmiernego przydzielenia zasobów, dzięki czemu można z wyprzedzeniem dostosować poziom obsady i zapobiec wypaleniu zawodowemu. Można również wskazać obszary dostępności zasobów. Jeśli członkowie zespołu nie są w pełni wykorzystywani, przydziel im dodatkowe zadania, aby ograniczyć czas bezczynności.
- Optymalizuje prognozowanie zasobów: Gromadzenie i monitorowanie danych dotyczących wykorzystania zasobów pomaga prognozować przyszłe potrzeby i usprawniać decyzje rekrutacyjne na podstawie wymaganych zestawów umiejętności. Lepsze podejmowanie decyzji ogranicza wąskie gardła, kontroluje koszty i zwiększa rentowność.
- Wpływa pozytywnie na wynik finansowy: W miarę zwiększania skuteczności planowania zasobów i minimalizowania konfliktów dotyczących zasobów realizacja celów projektu staje się łatwiejsza. Skuteczna realizacja projektów buduje zaufanie interesariuszy i przyczynia się do rozwoju firmy.
Jak śledzić zasoby
Skoro rozumiesz już znaczenie śledzenia zasobów, przyjrzyjmy się narzędziom do zarządzania zasobami, które pomogą Ci monitorować zasoby i skuteczniej realizować przepływy pracy w projektach.
Karty czasu pracy
Karty czasu pracy to sprawdzony sposób gromadzenia danych o śledzeniu zasobów w czasie rzeczywistym. Poproś członków zespołu o rejestrowanie czasu poświęcanego na różne projekty, które wspierają:
Następnie zbierz te informacje w podsumowanie na poziomie projektu, aby uzyskać widoki rejestrowania czasu dla całego portfela projektów.
Rejestrowanie czasu jest kluczową funkcją wielu programów do zarządzania projektami, jeśli chcesz zautomatyzować ten proces.
Wykresy Gantta
Wykres Gantta przedstawia wizualnie działania projektowe, harmonogramy i zależności.
Oś x przedstawia horyzont czasowy projektu, a na osi y wyszczególnione są działania projektowe. Długość słupków oznacza czas trwania poszczególnych zadań.
Wykresy Gantta dostarczają informacji o stanie trwającego zarządzania zadaniami, dzięki czemu można podejmować decyzje dotyczące zasobów na podstawie potrzeb projektu.
Raporty wykorzystania zasobów
Raporty wykorzystania zasobów przedstawiają liczbę godzin, które członkowie zespołu poświęcają na każdy ze wspieranych projektów, w porównaniu z liczbą dostępnych godzin.
Oto równanie służące do obliczania wskaźnika wykorzystania:
Wskaźnik wykorzystania godzin rozliczanych = godziny pracy / dostępne godziny
Na przykład, jeśli członek zespołu ma przydzieloną pracę na 32 godziny z 40-godzinnego tygodnia pracy, jego wskaźnik wykorzystania podlegającego rozliczeniu wyniesie 80%.
Raporty dotyczące wykorzystania agregują ogólnofirmowe wskaźniki wykorzystania, aby określić dostępne zasoby i zidentyfikować możliwości optymalizacji wykorzystania istniejących zasobów.
Arkusze kalkulacyjne alokacji zasobów
Arkusze kalkulacyjne alokacji zasobów pokazują, ile pracy członkowie zespołu mają przydzielonej w ramach obsługiwanych przez nich projektów.
Możesz wykorzystać te informacje, aby określić, czy członkowie zespołu są niewykorzystani, czy przeciążeni, a następnie wprowadzić zmiany w swoim modelu alokacji zasobów, aby odpowiednio dostosować poziom nakładu pracy.
Raporty wykorzystania budżetu
Raporty wykorzystania budżetu porównują wydatkowane środki z dostępnym budżetem, dzięki czemu kierownicy projektów mogą sprawdzić, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z założeniami budżetowymi.
Jeśli prognozy wskazują, że projekt przekroczy budżet, kierownicy projektów mogą dostosować plan zarządzania zasobami (np. zastąpić zasób tańszym), aby ograniczyć wydatki i wyrównać różnicę.
Narzędzia do śledzenia zasobów
Kierownicy projektów mogą korzystać z narzędzi do śledzenia zasobów, aby podsumowywać i analizować dane dotyczące zasobów na potrzeby planowania projektu. W przypadku mniejszych zespołów lub zespołów, które dopiero zaczynają, bezpłatne narzędzia do współpracy z podstawowymi funkcjami zarządzania zadaniami i współdzielonymi kalendarzami mogą stanowić solidną podstawę widoczności zasobów. Oto najlepsze dostępne obecnie narzędzia programowe do śledzenia zasobów:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Przeczytaj także: Zapoznaj się z naszą listą najlepszego oprogramowania do zarządzania zasobami pracowników, aby usprawnić obsadę projektów i zoptymalizować alokację zasobów.
Najlepsze praktyki śledzenia zasobów
Oto kilka najlepszych praktyk śledzenia zasobów, które przyczyniają się do sukcesu projektu:
- Poświęć czas z wyprzedzeniem na planowanie zasobów. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania zasobami, aby ułatwić dokumentowanie działań w projekcie, kluczowych kamieni milowych oraz tego, jak dostępność Twojego zespołu odpowiada wymaganiom projektu. Solidne podstawy zapewnią Ci sukces, gdy nieuchronnie napotkasz problemy w projekcie.
- Uwzględnij rezerwę w harmonogramie projektu, aby uwzględnić ewentualne opóźnienia. Zawsze warto przygotować plan awaryjny (albo dwa!), który można wdrożyć w razie niedostępności kluczowego członka zespołu.
- Odpowiednio rozdzielaj zasoby projektu, aby utrzymać zaangażowanie zespołu. Członkowie zespołu pracują lepiej, gdy w pełni wykorzystuje się ich potencjał, a przydzielane im zadania są zgodne z ich zainteresowaniami i aspiracjami zawodowymi. Planowanie zdolności to przydatne ćwiczenie pozwalające ocenić, kiedy i jakich zasobów ludzkich będziesz potrzebować w ramach harmonogramów projektów.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania zasobami
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.
