Kompletny przewodnik po analizie przepływu pracy

Aby przeprowadzić analizę przepływu pracy, zacznij od udokumentowania obecnego stanu. Następnie zbierz dane jakościowe i ilościowe, aby zidentyfikować wąskie gardła. Wykorzystaj te informacje do opracowania mapy pożądanego stanu przyszłego. Na koniec wprowadź zmiany i monitoruj postępy, aby ocenić ich skuteczność.

Analiza przepływu pracy a mapowanie procesu

Analiza przepływu pracy bada każdy etap procesu w celu zidentyfikowania powtórzeń i obszarów wymagających poprawy, podczas gdy mapowanie procesu przepływu pracy jest narzędziem stosowanym w ramach analizy przepływu pracy do wizualnego przedstawienia funkcjonowania procesu od początku do końca.

Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice między analizą przepływu pracy a mapowaniem procesu:

Dlaczego analiza przepływu pracy ma znaczenie dla kierowników projektów?

Ważne jest analizowanie procesów pracy, aby mieć pewność, że skutecznie wspierają zarówno cele projektu, jak i codzienne potrzeby operacyjne. 

Jako kierownik projektu powinieneś rozważyć przeprowadzenie analizy przepływu pracy zarówno dla przepływów pracy związanych z projektami, jak i osobistych. Dążenie do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania pracą pomaga zapewnić sprawną realizację zadań i najwyższą możliwą jakość.

Korzyści z analizy przepływu pracy

Przeprowadzenie analizy przepływu pracy może przynieść kilka korzyści podczas zarządzania projektami, w tym:

• Większa efektywność i produktywność: Zidentyfikowanie wąskich gardeł w przepływie pracy lub obszarów nieefektywności w przepływach pracy operacyjnej dostarcza informacji potrzebnych do usprawnienia przepływów pracy
• Lepsze wykorzystanie zasobów: Analiza zadań wskazuje możliwości przeniesienia pracowników do zadań, w których ich wpływ będzie największy
• Ograniczanie ryzyka i zapobieganie problemom: Analiza przebiegu procesu ujawnia zagrożenia lub pojawiające się obszary problemowe, dzięki czemu można ograniczyć ryzyko, zanim się zmaterializuje
• Decyzje oparte na danych: Zbieranie danych dotyczących przepływów pracy w firmie pozwala podejmować świadome decyzje dotyczące inwestycji projektowych i operacyjnych.

Rodzaje analizy przepływu pracy 

Istnieje wiele rodzajów analizy przepływu pracy, które można zastosować w różnych scenariuszach projektowych.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Liniowa analiza przepływu pracy

Liniowa analiza przepływu pracy ocenia proces krok po kroku od początku do końca, często wykorzystując  mapowanie procesu lub mapowanie przepływu pracy do wizualnego przedstawienia sekwencji zaangażowanych zadań. Wynikiem liniowej analizy przepływu pracy jest zwykle pewien rodzaj diagramu przepływu pracy.

Ze względu na wysoce uporządkowane podejście liniowa analiza przepływu pracy najlepiej nadaje się do identyfikowania nieefektywności w istniejącym procesie. 

Analiza międzyfunkcyjna

Międzyfunkcyjna analiza przepływu pracy uwzględnia dane wejściowe z wielu działów organizacji w celu zidentyfikowania zbędnych elementów i obszarów wymagających poprawy w istniejącym przepływie pracy. Najlepiej sprawdza się w przypadku przepływów pracy, które obejmują zespoły międzyfunkcyjne. 

Możesz na przykład wykorzystać międzyfunkcyjną analizę przepływu pracy w placówkach opieki zdrowotnej, aby usprawnić przepływy informacji związane z diagnozowaniem i leczeniem pacjentów.

Hybrydowa analiza przepływu pracy

Hybrydowa analiza przepływu pracy łączy liniową i międzyfunkcyjną analizę przepływu pracy, aby odwzorować proces od początku do końca i zidentyfikować nieefektywności w zarządzaniu zależnościami międzyfunkcyjnymi.

Proces wdrażania cyfrowych przepływów pracy jest dobrym przypadkiem użycia hybrydowej analizy przepływu pracy, ponieważ obejmuje automatyzację czasochłonnych, wieloetapowych procesów, które wpływają na różne grupy interesariuszy.

Kiedy należy przeprowadzić analizę przepływu pracy?

Chociaż analiza przepływu pracy powinna być idealnie procesem ciągłym, niektóre wskaźniki mogą sygnalizować, że nadszedł czas na rozpoczęcie nowej analizy przepływu pracy. Do takich sygnałów należą:

• Wysoki odsetek błędów lub konieczność ponownego wykonania pracy: Jeśli zauważasz spadek jakości i/lub wydajności, może nadszedł czas, aby ponownie przeanalizować przepływy pracy w projekcie, zrozumieć podstawową przyczynę tych problemów i podjąć działania naprawcze. 
• Opóźnienia w realizacji projektu: Przeprowadzenie oceny przepływu pracy może dostarczyć informacji o przyczynach zaobserwowanych opóźnień w harmonogramie lub zagrożeń dla terminowej realizacji projektu. 
• Nieporozumienia w zespole lub nakładające się obowiązki: Brak jasnego określenia ról i obowiązków w projekcie może powodować nieporozumienia i potencjalne powielanie wysiłków. Skorzystaj z analizy przepływu pracy, aby pomóc udokumentować, kto za co odpowiada, i rozliczać zespół z realizacji jego zadań. 
• Przejście na nowe narzędzia lub platformy: Wdrażanie nowych technologii to dobry moment na przegląd przepływów pracy, ponieważ tego typu zmiany mogą powodować wyzwania w zakresie zarządzania interesariuszami poprzez zakłócanie istniejących procesów. 
• Skalowanie działalności: W miarę jak organizacja rośnie pod względem wielkości i złożoności, jej procesy biznesowe stają się bardziej skomplikowane. Analiza przepływu pracy może pomóc we wdrażaniu skutecznych przepływów pracy w obliczu tych wyzwań.

Typowe problemy z przepływem pracy

Oto kilka przykładów typowych problemów z przepływem pracy:

• Wąskie gardła i opóźnienia: Wąskie gardła w przepływie pracy zwykle pojawiają się w miejscach, w których zasoby konkurują ze sobą lub w których procesy są słabo udokumentowane albo niezrozumiałe, co prowadzi do opóźnień w realizacji projektu. 
• Zbędne lub niepotrzebne kroki: Marnowanie czasu na niepotrzebne zadania odciąga członków zespołu od wykonywania działań kluczowych dla powodzenia projektu. 
• Niewłaściwe przekazywanie zadań między członkami zespołu: Gdy członkowie zespołu nie są świadomi  zależności między zadaniami w projekcie lub nie komunikują się w sprawie kluczowych momentów przekazywania zadań, może to prowadzić do kosztownych opóźnień w projekcie. 
• Brak wiedzy o tym, kto czym się zajmuje: Brak jasnego określenia ról i obowiązków powoduje nieporozumienia, które mogą prowadzić do powielania wysiłków i/lub opóźnień w harmonogramie projektu, gdy członkowie zespołu próbują nadrobić zaległości i zorientować się w swoich zadaniach. 
• Nadmierne poleganie na procesach ręcznych: Ręczne przepływy pracy są często czasochłonne i podatne na błędy, podczas gdy automatyzacja przepływu pracy pozwala członkom zespołu przekierować czas i energię na zadania o wysokim priorytecie, które rzeczywiście wymagają interwencji człowieka.
• Niewystarczająca dokumentacja lub standaryzacja: Jeśli przepływy pracy nie są udokumentowane, trudniej dostrzec możliwości optymalizacji przepływu pracy i wdrożyć standaryzację pozwalającą ograniczyć koszty w zespołach projektowych.

Proces analizy przepływu pracy (przewodnik krok po kroku)

Poniżej przedstawiono proces przeprowadzania analizy przepływu pracy krok po kroku:

1. Zidentyfikuj przepływ pracy do przeanalizowania

Analiza przepływu pracy może szybko stać się złożona, dlatego już na początku poświęć czas na określenie zakresu. Który przepływ pracy lub proces przeanalizujesz? Czy bierzesz pod uwagę przepływy pracy dla jednego projektu czy wielu projektów? A co z operacjami biznesowymi? Wypracuj porozumienie z interesariuszami, aby nie podjąć się większego zakresu, niż jesteś w stanie zrealizować.

2. Zbierz dane dotyczące przepływu pracy

Na tym etapie należy udokumentować materiały wymagane do rozpoczęcia przepływu pracy (dane wejściowe), zadania lub procesy, które modyfikują dane wejściowe (transformacja), oraz produkt końcowy lub rezultat (dane wyjściowe). Dane można zbierać poprzez bezpośrednią obserwację procesu, wywiady z interesariuszami oraz przegląd wszelkiej istniejącej dokumentacji.

3. Zmapuj bieżący przepływ pracy

Po zebraniu danych udokumentuj przepływ pracy w jego obecnym stanie. Na tym etapie oprzyj się pokusie optymalizacji — po prostu zapisz, co dzieje się dzisiaj, ze wszystkimi niedoskonałościami, aby móc ustalić, jak poprawić ten proces jutro. 

4. Przeanalizuj przepływ pracy

Skoro zmapowałeś bieżący stan, przeanalizuj przepływ pracy, aby zidentyfikować wszelkie wąskie gardła oraz ich przyczyny źródłowe. Obejmuje to zadania powtarzalne, zbędne, niedostatecznie obsadzone zasobami lub takie, których ukończenie zajmuje zbyt dużo czasu. Korzystanie z oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy może pomóc w wizualnym wskazaniu obszarów wymagających poprawy.

5. Przeprojektuj proces w celu jego usprawnienia

To najciekawsza część — skoro opisałeś już wszystko, co jest nie tak z bieżącym stanem przepływu pracy, możesz przeprojektować proces, aby go ulepszyć! W ramach opracowywania procesu przepływu pracy zbierz opinie interesariuszy i oceń wykonalność pomysłów.

6. Wdróż i monitoruj

Uruchom nowy i ulepszony przepływ pracy oraz ustal kluczowe wskaźniki efektywności, aby móc oceniać postępy w czasie. Iteracyjnie modyfikuj początkowy projekt przepływu pracy, aby wprowadzać korekty w czasie rzeczywistym w odpowiedzi na informacje zwrotne z otoczenia.

More Articles

• Czym jest przepływ pracy? Przegląd, przykłady i narzędzia
• Wizualizacja przepływu pracy: korzyści, przykłady i kroki
• Zarządzanie przepływem pracy: definicja, przykłady i najważniejsze korzyści
• Wąskie gardła w przepływie pracy: jak je zidentyfikować i usunąć
• Jak planować przepływ pracy: kroki & najlepsze praktyki

Przykład: analiza przepływu pracy w praktyce

Rozważmy przykład wizyty w gabinecie lekarskim.

Po zidentyfikowaniu przepływu pracy, który chcesz przeanalizować, współpracuj z interesariuszami, aby zebrać dane i udokumentować bieżący stan — na przykład w następujący sposób:

Skoro rozumiesz już, jak obecnie działa ten proces, zidentyfikuj możliwości automatyzacji i/lub usprawnienia punktów przekazywania zadań między zespołami. Czy na przykład pacjent mógłby zameldować się na wizytę i wypełnić dokumenty online, aby zaoszczędzić czas podczas wizyty w gabinecie?

Przeprojektuj przepływ pracy, uwzględniając te oszczędności czasu, i monitoruj postępy, aby upewnić się, że zidentyfikowane usprawnienia przynoszą oczekiwane rezultaty.

Narzędzia do analizy przepływu pracy

Możesz korzystać z różnych narzędzi, aby uprościć proces analizy przepływu pracy. Należą do nich:

1. Narzędzia do mapowania procesów: Wizualizuj przepływy pracy w projekcie za pomocą szczegółowych diagramów, uwzględniających harmonogramy, zasoby i kluczowe kamienie milowe
2. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy: Koordynuj i nadzoruj każdy etap przepływu pracy, aby zadania płynnie przechodziły od początku do końca
3. Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy: Usprawniaj ręczne, powtarzalne procesy podatne na błędy, aby zespoły mogły skupić się na ważniejszych inicjatywach
4. Oprogramowanie do zarządzania projektami: Pomagaj zespołom planować, realizować i monitorować bieżącą pracę
5. Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy: Rejestruj ilość czasu, jaką członkowie zespołu poświęcają na zadania, aby ułatwić identyfikowanie możliwości optymalizacji
6. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami: Ustalaj priorytety zadań i monitoruj je w ramach większego projektu

Najlepsze praktyki analizy przepływu pracy

Oto kilka najlepszych praktyk pozwalających przeprowadzić skuteczną analizę przepływu pracy:

• Zaangażuj interesariuszy na wczesnym etapie: Kluczowe jest zebranie opinii interesariuszy na temat istniejących przepływów pracy, aby lepiej zrozumieć obecny stan, zdiagnozować problemy i w przyszłości ustanowić skuteczne przepływy pracy. Brak zebrania opinii na wczesnym etapie procesu może skutkować koniecznością ponownego wykonania pracy w późniejszym czasie. 
• Korzystaj zarówno z danych jakościowych, jak i ilościowych: Połącz spostrzeżenia interesariuszy z ilościowymi danymi dotyczącymi wydajności. Interesariusze mogą uważać, że przepływ pracy funkcjonuje prawidłowo, ponieważ widzą tylko swoją część procesu, ale KPI mogą przedstawiać zupełnie inny obraz. 
• Skup się na wpływie: Aby uzyskać poparcie dla proponowanych zmian, wyjaśnij, w jaki sposób wpłyną one na wyniki finansowe — pod względem wydajności, jakości, przepustowości lub innego wskaźnika pozwalającego ograniczyć koszty. 
• Śledź wyniki po wdrożeniu: Po wprowadzeniu zmian w przepływie pracy monitoruj wydajność, aby upewnić się, że proces przynosi oczekiwane rezultaty.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania projektami

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami i oprogramowaniu do zarządzania projektami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej, aby uzyskać dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiązać kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na platformie Slack. 

Jeśli szukasz bardziej szczegółowych informacji na temat oprogramowania do zarządzania projektami, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po prezentacjach oprogramowania do zarządzania projektami, który pomoże Ci znaleźć rozwiązanie idealnie dopasowane do Twojego zespołu.