Jak stworzyć przepływ pracy: 7 prostych kroków
Zapobieganie chaosowi w projekcie: Spójne przepływy pracy pomagają uniknąć opóźnień w projektach, błędów i przekroczeń budżetu, a także pomagają kierownikowi projektu upewnić się, że projekty osiągają zamierzone rezultaty bez nieoczekiwanych problemów.
Krok po kroku: Tworzenie przepływu pracy samo w sobie jest przepływem pracy: definiujesz cel, identyfikujesz zaangażowane osoby, wypisujesz kroki, tworzysz diagram przepływu pracy, testujesz go i udoskonalasz, a następnie wdrażasz.
Oprogramowanie przychodzi z pomocą: Oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy to najłatwiejszy sposób na tworzenie i utrzymywanie uporządkowanych przepływów pracy, a także zapewnia ustrukturyzowane podejście do zarządzania złożonymi procesami projektowymi.
Bez ustalonych przepływów pracy, które określają, jak Ty i Twój zespół będziecie wykonywać pracę w trakcie całego projektu, możesz spodziewać się opóźnień, błędów i problemów z jakością, rozszerzania zakresu oraz przekroczenia budżetu.
Twoje zespoły potrzebują spójnych, powtarzalnych przepływów pracy (zwykle tworzonych i zarządzanych w oprogramowaniu do zarządzania przepływami pracy), aby realizować pracę projektową, która osiąga zamierzony rezultat. W tym artykule omówię, jak utworzyć przepływ pracy, i przedstawię kilka najlepszych praktyk, które pomogą zrobić to właściwie.
Czym jest przepływ pracy?
Przepływ pracy to powtarzalna seria kroków lub działań, które należy wykonać, aby osiągnąć większy rezultat. Na przykład podczas tworzenia nowej strony internetowej przepływ pracy obejmuje zaprojektowanie układu, napisanie kodu, przetestowanie strony i uruchomienie jej.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Korzystając z cyfrowych przepływów pracy, kierownicy projektów mogą kontrolować przebieg projektów i upewniać się, że zadania są realizowane tak sprawnie, jak to możliwe. Wizualne przepływy pracy wykorzystują schematy blokowe lub diagramy pokazujące kolejne etapy procesu, przez które przejdzie każdy element pracy, zanim zostanie uznany za ukończony.
Przepływy pracy różnią się od procesów biznesowych tym, że przedstawiają konkretne, następujące po sobie zadania w ramach szerszych procesów, które pozwalają osiągać cele organizacji.
Jak utworzyć przepływ pracy?
Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas projektowania przepływu pracy.
1. Określ, co chcesz osiągnąć
Podczas planowania przepływu pracy bardzo precyzyjnie określ, co ma on umożliwić. Jeśli nie będziesz niezwykle dokładny i całkowicie jasny, członkowie zespołu oraz interesariusze z łatwością mogą zacząć zakładać, co jest uwzględnione w przepływie pracy, a co nie.
Na przykład, jeśli tworzysz przepływ pracy dotyczący pisania wpisów na blogu, dokładnie określ i zakomunikuj, czy ten przepływ pracy służy wyłącznie do opracowania treści, czy obejmuje również przygotowanie grafik, przesłanie wpisu na bloga i udostępnienie go w mediach społecznościowych.
Możesz realizować wszystkie te kroki w ramach jednego przepływu pracy albo utworzyć osobne przepływy dla każdej części — najważniejsze jest, aby wszystko było jasne dla zespołu.
2. Określ, kto powinien być zaangażowany
Zidentyfikuj wszystkie osoby, które powinny być zaangażowane. Uwzględnij osoby wykonujące pracę, a także osoby dokonujące przeglądu i zatwierdzające.
Zdefiniowanie procesu zatwierdzania jest również kluczową częścią tworzenia przepływu pracy. Bez niego pojawią się wąskie gardła lub inne problemy, które mogą zakłócić proces.
Prostym sposobem na określenie wszystkich osób, które powinny być zaangażowane, jest utworzenie i wypełnienie diagramu RACI. Być może nie będzie można tego zrobić, dopóki nie wypiszesz wszystkich etapów procesu (zobacz krok trzeci poniżej), ale warto przygotować go przed uruchomieniem przepływu pracy.
3. Wypisz etapy procesu i zadania
Wypisz etapy procesu i zadania, które należy wykonać. To lista krok po kroku obejmująca wszystko, co powinno wydarzyć się od początku do końca przepływu pracy.
Wróćmy do naszego przykładu z blogiem. Jeśli nasz przepływ pracy dotyczy publikowania i promowania wpisu na blogu, spisanie jego etapów (oraz zasobów marketingowych, które powinny być zaangażowane) może wyglądać następująco:
- Wybierz temat wpisu na blogu
- Uzyskaj zgodę dyrektora marketingu na realizację tego tematu
- Napisz brief dotyczący treści i konspekt treści
- Przedstaw wytyczne kreatywne i określ rozmiary potrzebnych obrazów lub ilustracji
- Przydziel autora do wpisu na blogu
- Przydziel grafika do wpisu na blogu
- Autor tworzy pierwszy szkic wpisu na blogu
- Grafik dostarcza wymagane obrazy
- Redaktor sprawdza szkic wpisu na blogu i obrazy
- Autor wprowadza poprawki do treści
- Grafik wprowadza poprawki do obrazów
- Redaktor zatwierdza treść i obrazy
- Koordynator marketingu przesyła treść do systemu CMS witryny
- Redaktor sprawdza i zatwierdza wpis w witrynie testowej
- Koordynator marketingu publikuje wpis
- Autor treści tworzy podpis do mediów społecznościowych
- Redaktor sprawdza i zatwierdza podpis
- Koordynator marketingu publikuje podpis i link do wpisu na blogu na LinkedIn i Facebooku.
4. Utwórz diagram przepływu pracy
Pomocne może być przedstawienie przepływu pracy w formie wizualnej za pomocą diagramu przepływu pracy. Możesz użyć widoku osi czasu, wykresu Gantta lub oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy (takiego jak ProcessMaker lub jedna z jego alternatyw), aby pokazać każdy krok, osobę odpowiedzialną za jego wykonanie oraz czas potrzebny na jego realizację.
Wizualne mapowanie przepływów pracy to także dobry sposób na usprawnienie komunikacji dotyczącej tego, kto, co i kiedy zrobi.
5. Przetestuj i udoskonalaj swój przepływ pracy
Twój przepływ pracy może wyglądać świetnie na papierze, ale może zawieść w praktyce. Opracowanie iteracyjnego procesu przepływu pracy nie jest czynnością, którą wykonuje się tylko raz. Gdy zaczniesz z niego korzystać, możesz zauważyć powtarzalne zadania lub zbędne działania albo odkryć, że gdzieś pominięto kluczowy krok.
Przetestuj nowy przepływ pracy i zbierz od zespołu opinie na temat tego, co działa, a co nie. Jeśli proces się załamuje, trwa zbyt długo lub jest niejasny, test pomoże Ci rozwiązać problemy i wprowadzić poprawki, które go udoskonalą.
Nawet jeśli pierwsza realizacja zakończy się sukcesem, zawsze możesz nadal optymalizować swój przepływ pracy, gdy członkowie zespołu będą z niego korzystać i współpracować ze sobą.
6. Wdróż przepływ pracy w całym zespole
Gdy przetestujesz przepływ pracy i upewnisz się, że działa sprawnie, wdroż go w całym zespole. Może to obejmować zaangażowanie większej liczby interesariuszy, aby przepływ pracy działał sprawniej, lub wdrażanie nowych członków zespołu, którzy będą korzystać z przepływu pracy związanego z zarządzaniem projektem.
Jeśli korzystasz z kilku różnych typów zarządzania przepływem pracy lub przepływ pracy jest nowym procesem, rozważ wykorzystanie schematu blokowego albo krótkiego samouczka, aby pomóc ludziom zapamiętać, co dzieje się w jakiej kolejności.
Wskazówki dotyczące tworzenia przepływów pracy
Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia przepływów pracy dla zespołu:
1. Jasno określ, co obejmuje Twój przepływ pracy
Precyzyjnie określ, co obejmuje przepływ pracy, a czego nie obejmuje.
Jeśli potrzebujesz innego przykładu, rozważ marketing e-mailowy. Możesz mieć jeden przepływ pracy dotyczący tworzenia treści wiadomości e-mail, drugi dotyczący projektowania układu wiadomości, a trzeci dotyczący wysyłania wiadomości i monitorowania danych analitycznych. Wszystkie te przepływy pracy mogą być uruchamiane za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail.
Nie zapomnij uwzględnić zasobów, których będziesz potrzebować — proces zarządzania zasobami marketingowymi może być skomplikowany. Na szczęście oprogramowanie do zarządzania zasobami marketingowymi może pomóc.
2. Przydziel konkretne role i obowiązki
Upewnij się, że za każdą rolę lub zadanie odpowiada jedna osoba. Możesz poprosić kogoś o sprawdzenie pracy lub przedstawienie pomysłów, ale jedna osoba musi być właścicielem zadania. Jeśli zaangażowanych jest zbyt wiele osób, praca nigdy nie zostaje wykonana, ponieważ członkowie zespołu zakładają, że zajmie się nią ktoś inny.
Jeśli dyrektor marketingu i redaktor zarządzający odpowiadają za przygotowanie kalendarza treści i przydzielanie zadań autorom, podziel to zadanie na dwa odrębne obszary.
Dyrektor marketingu powinien opracować kalendarz treści, a redaktor zarządzający powinien go przejrzeć i przekazać informacje zwrotne przed przydzieleniem zadań autorom.
3. Twórz szablony dla swoich przepływów pracy
Gdy zaczniesz gromadzić przepływy pracy, z których regularnie korzystasz, oszczędzaj czas, tworząc szablony. W większości popularnych narzędzi programowych do zarządzania projektami możesz tworzyć całe projekty z wieloma przepływami pracy.
Im więcej szczegółów zawrzesz w szablonach, tym łatwiej będzie konfigurować nowe projekty i angażować ludzi do pracy.
Niektóre przepływy pracy trzeba będzie dostosować do konkretnych projektów. Być może harmonogram został skrócony, ponieważ klient zapłacił dodatkową opłatę za pilną realizację lub interesariusz nadał priorytet konkretnemu elementowi — zadbaj o możliwość modyfikowania szablonu, aby uwzględniać te zmiany bez tworzenia za każdym razem nowego przepływu pracy.
4. Nie komplikuj nadmiernie swoich przepływów pracy
Przepływ pracy jest dobry tylko tak długo, jak długo ludzie z niego korzystają! Jeśli utworzysz skomplikowany przepływ pracy, którego nikt nie umie używać, nie będziesz też wiedzieć, kiedy przestanie działać. Aby temu zapobiec, możesz zacząć od nauki tworzenia schematu blokowego.
Skomplikowane przepływy pracy mogą powstawać, jeśli korzystasz z wielu integracji i automatyzacji do uruchamiania przepływu pracy. Funkcje te mogą pomóc w zarządzaniu złożonym przepływem pracy i oszczędzać czas, ale najważniejsze jest, aby wszyscy zaangażowani potrafili go zrozumieć, dlatego warto poznać najlepsze praktyki tworzenia schematów blokowych.
5. Unikaj zbyt wielu kroków
Przepływami pracy obejmującymi zbyt wiele kroków trudno zarządzać. Rozważ utworzenie odrębnych, ale powiązanych ze sobą przepływów pracy. Dobrym przykładem jest wdrażanie nowego pracownika. Jest to dość standardowy proces biznesowy lub przepływ pracy, w który zaangażowanych jest wiele osób i który obejmuje wiele kroków.
Możesz mieć jeden przepływ pracy dla działu zasobów ludzkich, który zajmie się całą dokumentacją, oraz drugi dla wewnętrznego specjalisty IT, który utworzy konta użytkowników we wszystkich systemach i narzędziach, takich jak Slack, poczta e-mail, narzędzie do zarządzania projektami oraz oprogramowanie do projektowania, programowania lub pracy kreatywnej.
Potrzebny będzie również kolejny przepływ pracy dotyczący spotkania z zespołem i szkolenia z wewnętrznych procesów. Może on obejmować ustalenie harmonogramu na pierwszy dzień i pierwszy tydzień.
Więcej przykładów przepływów pracy znajdziesz tutaj.
6. Poproś o informacje zwrotne
Testowanie i iteracyjne udoskonalanie dotyczy zarówno nowych, jak i istniejących przepływów pracy. Regularnie kontaktuj się ze swoimi zespołami, aby upewnić się, że przepływ pracy nadal spełnia ich potrzeby. W miarę zmian procesów sprawdzaj, jak skonfigurowałeś swoje przepływy pracy, i wprowadzaj poprawki, aby lepiej wspierać potrzeby wszystkich.
Dołącz do nas, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania przepływami pracy
Jeśli szukasz więcej informacji na temat najlepszych praktyk zarządzania przepływami pracy, dołącz do naszej aktywnej społeczności kierowników projektów, w której możesz omawiać przepływy pracy z innymi kierownikami projektów, takimi jak Ty.
