Dlaczego zespoły nienawidzą rejestrowania czasu i jak zmienić ich zdanie

Poza podstawowym powodem „Nie znoszę tego, ale ktoś kazał mi to robić”, oto kilka typowych przyczyn, dla których zespoły wdrażają śledzenie czasu pracy pracowników: 

1. Lepsze rozliczenia i zarządzanie klientami: W przypadku organizacji i agencji, które rozliczają klientów na podstawie czasu poświęconego na projekty, rejestrowanie rozliczanych godzin za pomocą śledzenia czasu pracy ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego wystawiania faktur. Zapewnia ono jasny i przejrzysty zapis czasu poświęconego na pracę dla klienta. Może to pomóc w uzasadnianiu kosztów i utrzymywaniu relacji z klientami.
2. Dokładniejsze szacunki dotyczące projektów: Śledzenie czasu pracy jest często wykorzystywane do monitorowania i zarządzania czasem poświęcanym na różne zadania i działania. Pomaga to oszacować, ile czasu podobne zadania mogą zająć w przyszłych projektach, dzięki czemu planowanie projektu staje się dokładniejsze. Śledzenie czasu pracy może być również wykorzystywane w zarządzaniu projektami do sprawdzania dokładności szacunków i wprowadzania korekt, jeśli okaże się, że są one nietrafione. Może także pomóc zidentyfikować zagrożenia, które mogą wpłynąć na rezultaty projektu.
3. Lepsza alokacja zasobów: Śledzenie czasu pracy pozwala zespołom projektowym zrozumieć, jak zasoby, w tym czas i umiejętności poszczególnych członków zespołu, są rozdzielane w ramach projektu. Informacje te są cenne przy optymalizacji alokacji zasobów i zapewnianiu równomiernego obciążenia pracą, a także zapobieganiu przeciążeniu lub niewystarczającemu wykorzystaniu członków zespołu, co może przyczyniać się do wypalenia zawodowego. Może to obejmować metody alokacji, takie jak przekazywanie zadań innym członkom zespołu, dołączanie kolejnych członków zespołu lub potencjalnie freelancerów, a także wydłużanie terminów realizacji zadań lub projektów.
4. Przyczynia się do usprawniania procesów i przepływu pracy: Dane dotyczące śledzenia czasu pracy można analizować w celu zidentyfikowania możliwości usprawnienia procesów i przepływu pracy. Kierownicy projektów mogą rozpoznawać wzorce, oceniać skuteczność procesów i przepływów pracy na podstawie wcześniej określonych wskaźników oraz podejmować decyzje oparte na danych, aby zwiększać ogólną efektywność. Możesz na przykład zauważyć, że kilku członków zespołu poświęca dużo czasu na to samo zadanie, co oznacza, że trzeba znaleźć sposób na skrócenie czasu poświęcanego przez nich na tę pracę lub usunąć przeszkodę, która ma na nich wpływ.

Dlaczego zespoły nie znoszą śledzenia czasu pracy? 

1. Postrzegane mikrozarządzanie

Nikt nie lubi czuć, że jest obserwowany. Poczucie, że „Wielki Brat” czuwa nad Tobą w każdej minucie pracy, sprawia, że ludzie czują się nieswojo.

Śledzenie czasu pracy może być postrzegane jako forma mikrozarządzania, w której pracownicy czują, że każdy ich ruch jest monitorowany i obserwowany. Może to prowadzić do braku zaufania, spadku motywacji oraz negatywnej atmosfery i kultury pracy.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Kara za niedokładne szacunki

Zespoły projektowe (a w szczególności zespoły projektów zwinnych) mogą nie lubić śledzenia czasu pracy, jeśli zarejestrowany czas jest porównywany z szacunkami dotyczącymi pracy. Jeśli zespoły projektowe proszone są o przedstawienie szacunku planowanego nakładu pracy i czasu trwania, mogą mieć poczucie, że śledzenie czasu służy do sprawdzania dokładności ich szacunków.

Członkowie zespołu mogą obawiać się, że zostaną pociągnięci do odpowiedzialności lub ukarani za przedstawienie niedokładnego szacunku, jeśli okaże się on nietrafiony. Może to być szczególnie problematyczne w przypadku zespołów pracujących nad projektami kreatywnymi lub projektami związanymi z badaniami & rozwojem.

3. Niepożądane zadanie administracyjne

Nikt nie lubi administracyjnych zadań typu „praca dla samej pracy”. Chociaż niektórzy członkowie Twojego zespołu projektowego mogą już korzystać z narzędzi zwiększających produktywność, aby samodzielnie organizować swoją pracę, mogą postrzegać śledzenie czasu jako dodatkowe zadanie administracyjne, które odbiera czas przeznaczony na właściwą pracę. Jeśli proces rejestrowania własnego czasu jest uciążliwy lub wymaga znacznej ilości czasu i wysiłku, powoduje frustrację.

4. Brak przejrzystości i zaufania

Jeśli cel śledzenia czasu nie jest skutecznie komunikowany lub jeśli sposób wykorzystywania zebranych danych nie jest przejrzysty, pracownicy mogą kwestionować wartość i konieczność tego procesu. Może to doprowadzić do powstania toksycznej kultury, w której pracownicy mogą czuć, że nie darzy się ich zaufaniem w zakresie wykonywania przez nich pracy. Nie jest to rodzaj kultury ani środowiska, w którym ktokolwiek chciałby pracować.

Dlaczego śledzenie czasu jest ważne dla zespołów projektowych?

Śledzenie czasu może mieć bardzo duże znaczenie dla projektu. Kierownik projektu może chcieć, aby zespoły śledziły czas z wielu powodów. 

Oto niektóre typowe korzyści ze stosowania narzędzi do śledzenia czasu przez zespoły:

• Dostarczają informacji o produktywności: Śledzenie czasu można wykorzystywać do analizowania produktywności zespołu i poszczególnych pracowników. Rozumiejąc, jak wykorzystywany jest czas i wysiłek, można identyfikować wąskie gardła w projekcie, luki, nieefektywności oraz obszary wymagające poprawy. Takie podejście oparte na danych może pomóc w opracowaniu strategii i planów zwiększających ogólną produktywność oraz morale pracowników. 
• Pomagają kontrolować koszty: Śledzenie czasu pomaga kontrolować koszty, dostarczając informacji o rzeczywistym czasie, wysiłku i środkach finansowych przeznaczonych na projekty. Informacje te są kluczowe dla dokładnego planowania budżetu i unikania przekroczeń kosztów. Jest to szczególnie ważne w przypadku projektów, dla których z klientami uzgodniono stały koszt projektu (lub zastosowano umowę o stałej cenie), a także projektów, które muszą mieścić się w ramach budżetu określonych przez klienta.

• Zapewniają zgodność z wymogami prawnymi i umownymi: W niektórych przypadkach przepisy, wymogi prawne lub umowy mogą wymagać śledzenia czasu. Śledzenie czasu zapewnia wykonywanie pracy zgodnie z ustalonymi standardami i wytycznymi w przypadku projektów objętych wymogami regulacyjnymi lub dotyczącymi zgodności, które nakładają obowiązek śledzenia czasu. Często ma to miejsce w branży konsultingowej, usługach prawnych i innych dziedzinach profesjonalnych, w których klienci wymagają szczegółowych rejestrów wykonanej pracy pracowników.
• Lepsze zarządzanie czasem: Członkowie zespołu będą mogli sprawdzić, jak spędzają czas, i określić, czy poświęcają zbyt dużo (lub zbyt mało) czasu na określone zadania. Dzięki możliwości przeanalizowania własnych danych dotyczących czasu pod koniec dnia lub tygodnia członkowie zespołu mogą dostosować czas i wysiłek przeznaczane na różne projekty lub zadania, aby zwiększyć rentowność.

4 sposoby, dzięki którym kierownicy projektów mogą przekonać zespół do śledzenia czasu

Przekonanie zespołu projektowego do śledzenia czasu może być delikatnym procesem, który wymaga skutecznych strategii komunikacyjnych, jasno przedstawionych korzyści oraz wspierającego podejścia. Oto kilka strategii, które można wykorzystać, aby zachęcić zespół do stosowania śledzenia czasu:  

1. Wyjaśnij cel śledzenia czasu

Pierwszym krokiem do przekonania zespołu jest jasne wyjaśnienie powodów wdrożenia śledzenia czasu. Podkreśl, że nie chodzi o mikrozarządzanie, lecz o zrozumienie, jak wykorzystywany jest czas, aby poprawić wydajność i produktywność. Jako kierownik projektu możesz pomóc wyjaśnić ten cel, wskazując korzyści zarówno dla zespołu, jak i całej organizacji.

2. Połącz śledzenie czasu z celami

Drugim krokiem jest powiązanie śledzenia czasu z ogólnymi celami i założeniami zespołu projektowego. Gdy członkowie zespołu zobaczą, jak ich czas przyczynia się do osiągania większych celów (lub realizacji „szerszej perspektywy”), mogą być bardziej zmotywowani do dokładnego rejestrowania czasu. Dodatkową korzyścią jest zapewnienie, że członkowie zespołu rozumieją również cele i założenia projektu oraz organizacji.

3. Wybierz przyjazne dla użytkownika narzędzia 

Jeśli wiesz, że Twój zespół niechętnie śledzi czas, po co wybierać trudne i skomplikowane w obsłudze narzędzie? Aby zachęcić zespół do korzystania z niego, wybierz aplikację do śledzenia czasu, która jest łatwa w obsłudze i bezproblemowo integruje się z przepływem pracy zespołu. Jeśli narzędzia są przyjazne dla użytkownika, wymagają minimalnego wysiłku i są dostosowane do specyfiki branży (np. oprogramowanie do śledzenia czasu dla konsultantów), członkowie zespołu chętniej zaczną z nich korzystać bez konieczności proszenia ich o to lub przypominania im o tym.

Zwróć uwagę na narzędzia do rejestrowania czasu pracy i oprogramowanie do śledzenia czasu oparte na sztucznej inteligencji z funkcjami umożliwiającymi Tobie i Twojemu zespołowi automatyzację śledzenia czasu (np. uruchamianie rejestratora czasu po otwarciu określonej karty), a także integrację z oprogramowaniem do zarządzania projektami lub innym oprogramowaniem do fakturowania w celu utworzenia spójnego systemu śledzenia czasu.

4. Dawaj przykład

Jak zamierzasz zachęcić ludzi do robienia czegoś, jeśli sam tego nie robisz? Jako kierownik projektu powinieneś dawać przykład i wykazywać zaangażowanie w śledzenie czasu. Gdy członkowie zespołu projektowego widzą, że liderzy aktywnie uczestniczą w tym procesie, nadaje to pozytywny ton całemu zespołowi. Zachęci to innych do pójścia w ich ślady. 

Więcej najlepszych praktyk dotyczących śledzenia czasu znajdziesz tutaj.

Co dalej?

Masz więcej pomysłów na zachęcanie zespołu do śledzenia czasu? Zostań członkiem i dołącz do dyskusji w naszej społeczności na Slacku wraz z setkami innych kierowników projektów cyfrowych. Otrzymasz również dostęp do ponad 100 szablonów, przykładów i wzorów dokumentacji projektowej, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i wkroczyć na drogę do sukcesu projektu.