Zarządzanie zasobami: 5 wskazówek skoncentrowanych na człowieku na 2026 rok
Nie oszukujmy się — spośród wszystkich zasobów, którymi trzeba zarządzać w trakcie realizacji projektu, ludzie są prawdopodobnie najbardziej nieprzewidywalni. Istoty ludzkie potrafią zaskoczyć kierownika projektu większą liczbą niespodziewanych problemów niż warunki makroekonomiczne siejące spustoszenie w budżecie, ekstremalne warunki pogodowe zmuszające cię do pracy z „torbą ewakuacyjną” obok biurka oraz oprogramowanie, które uparcie postanawia się schrzanić dokładnie wtedy, gdy najbardziej go potrzebujesz. (Drodzy specjaliści od technologii: poprzyjcie mnie w tej kwestii. To ostatnie jest oficjalnym terminem, a nie tylko wymówką, żeby użyć wulgaryzmu).
Ludzie są bez wątpienia najważniejszym elementem zwiększania produktywności w zarządzaniu projektami. A jednak nazywamy ich „zasobami”.
Posłuchajcie, bez oceniania. Ja tak robię. Ty prawdopodobnie też. To część oficjalnego słownika zarządzania projektami, więc jaki mamy wybór?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
A co, gdybyśmy mogli zmienić nasze nastawienie, jeśli nie słownictwo, i przyjąć bardziej skoncentrowane na człowieku podejście? A co, gdyby niewielka inwestycja w ludzką stronę zarządzania zasobami projektu przyniosła wzrost produktywności? Czy to cię interesuje? Porozmawiajmy o tym, jak to osiągnąć.
Dlaczego skuteczne zarządzanie zasobami jest tak naprawdę zarządzaniem ludźmi
Wygląda na to, że zostało nam jeszcze co najmniej kilka miesięcy, zanim sztuczna inteligencja przejmie planetę, więc na razie to ludzie wciąż są siłą napędową projektów. A ludzie są w piękny sposób złożeni, co może stwarzać dodatkowe wyzwania dla kierowników projektów. Jednak wszystkie te złożoności mogą również tworzyć okazje do … magii.
Courtney Johnston od lat jest kierowniczką projektów i wielką zwolenniczką „zarządzania projektami skoncentrowanego na człowieku”. W niedawnym odcinku podcastu DPM podzieliła się następującą perspektywą:
„Moja hipoteza dotycząca zarządzania projektami skoncentrowanego na człowieku opiera się przede wszystkim na świadomości, dostrzeganiu i byciu lepszym człowiekiem dla ludzi wokół ciebie. [Chodzi o] próby znalezienia odpowiedzi poprzez uwzględnianie ludzkiej perspektywy i ludzkiego doświadczenia na każdym etapie procesu, który próbujesz rozwiązać”.
Johnston twierdzi również, że takie ludzkie podejście przyniesie korzyści w postaci kreatywności, produktywności i lojalności.
„Jeśli wniesiesz radość do miejsca pracy, czy uzyskasz lepsze rezultaty?” — pyta. „Jednoznacznie postawię na to wszystkie moje pieniądze i powiem: tak. Powiem: tak, w tysiącu procentach. Ponieważ radość jest jedną z tych wielkich, soczystych, magicznych ludzkich emocji.
„A jeśli uda ci się wywoływać radość w swoim zespole każdego dnia — może nie każdego dnia, ale przez większość czasu — ludzie pozostaną z tobą” — kontynuuje Johnston. „Przyniosą swoje pomysły. Będą ciężej pracować nad rozwiązaniem problemu, ponieważ są szczęśliwi, prawda?”
Jak więc możesz stworzyć w swoim zespole odrobinę magii? Przyjrzyjmy się kilku praktycznym sposobom na przyjęcie skoncentrowanego na człowieku podejścia do zwiększania produktywności i rentowności bez przekraczania terminów.
5 sposobów na podejście do wykorzystywania zasobów z ludzkiej perspektywy
Czas działać. Masz już gotowy świetny plan zarządzania zasobami projektu w swoim ulubionym oprogramowaniu. Brawo, kierowniku projektu! Zanim jednak ruszysz, sprawdź swoje przeczucia dotyczące niektórych z tych strategii wykorzystywania zasobów, aby ci irytujący, eee, wspaniali ludzie nie pokrzyżowali planów.
1. Znajdź właściwą równowagę w wykorzystywaniu zasobów ludzi
Może kusić, aby powierzyć najważniejsze elementy projektu najlepszym pracownikom. To jednak może być miecz obosieczny. Wszystkie pochwały, które ludzie otrzymują za bycie „najlepszymi”, często idą w parze z solidną porcją przepracowania.
Z drugiej strony osoby osiągające słabsze wyniki są często wykorzystywane w niewystarczającym stopniu. Wiecie, o kim mówię — o ludziach, którzy robią wystarczająco du...żo, żeby nie zostać zwolnieni, ale nie na tyle, żeby naprawdę pomagać. Wszyscy z nimi pracowaliśmy.
A jeśli trafisz na jedną z takich osób (i nie leży w twoich kompetencjach wręczenie jej wypowiedzenia), może kusić, aby przydzielać jej jak najmniej pracy projektowej, żeby nie sabotowała terminów.
Tworząc plan alokacji zasobów, poświęć trochę czasu na dodatkowe rozeznanie, aby dowiedzieć się, nad czym wszyscy pracują poza twoim projektem.
Aby skutecznie zarządzać obciążeniem pracą swojego zespołu, powinieneś przeprowadzać indywidualne rozmowy kontrolne z najbardziej wydajnymi osobami w zespole, aby sprawdzić, jak Twój projekt wpisuje się w ich pozostałe obowiązki. Poproś ich o szczerą ocenę tego, czy będą w stanie poświęcić Twojemu projektowi całą swoją uwagę. Nawet jeśli na papierze mają wystarczająco dużo godzin, pamiętaj, że przełączanie się między zadaniami może obniżać produktywność i prowadzić do wypalenia.
Jeśli nie są pewni, ile mogą zadeklarować, zapytaj ich, kogo jeszcze poleciliby do tego zadania. Prawdopodobnie dobrze wiedzą, kto wykonuje pracę na poziomie jakości, którego będziesz potrzebować w danej dziedzinie.
Do tego mniej wydajnego pracownika wrócimy za chwilę.
2. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami, aby identyfikować wąskie gardła
Większość narzędzi do zarządzania zasobami pozwala szybko sprawdzić, kto nad czym pracuje, a także na jakim etapie znajduje się obecnie dane zadanie. Regularne sprawdzanie tego widoku może pomóc znaleźć możliwości szybszego posuwania prac do przodu. Co ważniejsze, może pomóc Ci zidentyfikować wąskie gardła w projekcie, które mogłyby całkowicie zagrozić terminowi jego realizacji.
Niektóre narzędzia obejmują również funkcję oznaczania dostępnych zasobów i sugerowania ich ponownej alokacji, dzięki czemu możesz dotrzymać prognozowanych terminów.
Pamiętasz tego mniej wydajnego pracownika, o którym rozmawialiśmy? Wizualizacja miejsc, w których pojawiają się wąskie gardła, może pomóc Ci ocenić, czy ten członek zespołu po prostu się ociąga, czy też dzieje się coś innego.
Załóżmy na przykład, że jego zadania zawsze zatrzymują się w tym samym momencie projektu. Potraktuj to jako sygnał, aby dowiedzieć się, dlaczego tak się dzieje. Być może nie czuje się pewnie podczas korzystania z określonego oprogramowania i przydałoby mu się dodatkowe szkolenie.
Może cierpi na syndrom oszusta (czyż nie wszyscy przez to przechodzimy?) i niechętnie posuwa swoją pracę do przodu, gdy inni będą mogli ją zobaczyć. W takim przypadku rozważ połączenie go z mentorem, który pomoże mu rozwijać umiejętności.
Albo być może ta osoba po prostu notorycznie zawala zadania. W takim przypadku generowanie raportów lub wykonywanie zrzutów ekranu z oprogramowania do zarządzania zasobami pomoże Ci udokumentować problem i uzasadnić potrzebę podjęcia bardziej zdecydowanych działań.
Jeśli potrzebujesz niedrogiej opcji na początek, sprawdź naszą listę bezpłatnego oprogramowania do zarządzania zasobami. Jeśli natomiast próbujesz znaleźć odpowiednie narzędzie do zarządzania zasobami dla swojego zespołu, zapoznaj się z tym przewodnikiem po demonstracji oprogramowania do zarządzania zasobami, który pomoże Ci podjąć świadomą decyzję.
3. Pamiętaj o zasadzie 80/20
Tak, oczywiście, każdy aspekt Twojego planu zarządzania projektem jest ważny!
Ale czy rzeczywiście?
Wszyscy znamy zasadę 80/20, zgodnie z którą 80% efektów wynika z 20% pracy. Nie oznacza to, że pozostałe 80% pracy nie jest ważne, ale dobrze przypomina, by nie tracić z oczu najważniejszego celu.
Pamiętaj, że Twoją rolą nie jest perfekcyjna realizacja projektu i utrzymywanie wszystkich w szeregu, lecz realizacja nadrzędnego celu: stworzenie strony internetowej, wprowadzenie produktu na rynek, budowanie świadomości marki czy cokolwiek innego. Ostatecznie klienta nie obchodzi, jak wygląda Twój panel projektu, więc pamiętaj, że Twój plan zarządzania zasobami jest wskazówką, a nie nakazem.
Określ nadrzędny, główny cel swojego projektu i cały czas przypominaj go sobie oraz zespołowi. Przedstawiaj go na początku każdego spotkania. Traktuj go jak mantrę, gdy Joelle z działu kreatywnego upiera się, że grafika reklamy nie pasuje do estetyki modernizmu połowy wieku, którą chciał osiągnąć. (I podziękuj Joelle za jego wyczucie szczegółów oraz zapewnij go, że przy następnym projekcie będzie miał kolejną szansę. Jest niezwykle utalentowany! Chcesz mieć go po swojej stronie!)
Gdy pojawią się przeszkody — a pojawiają się zawsze — zapytaj siebie i grupę: „Jak bardzo wpływa to na nasz nadrzędny cel?”. Jeśli odpowiedź brzmi „bardzo”, potraktuj usunięcie wąskiego gardła jako najwyższy priorytet. Jeśli wpływ nie jest znaczący, znajdź obejście i idź dalej.
4. Wykorzystuj automatyzację
Automatyzacja może być świetnym sposobem na uporanie się z tymi zadaniami „80%”, które nie pojawiają się w efekcie końcowym, ale mimo wszystko trzeba je wykonać. Na przykład funkcja rejestrowania czasu często obejmuje ustawienie pozwalające wysyłać powiadomienia push przypominające członkom zespołu o aktualizowaniu wpisów. Możesz też wykorzystać oprogramowanie do rejestrowania czasu, aby całkowicie zdjąć to zadanie z barków pracowników. (Zobacz nasze przemyślenia na temat najlepszego oprogramowania do rejestrowania czasu.)
Istnieje mnóstwo funkcji automatyzacji, które pomagają utrzymać płynność pracy i zwiększyć produktywność. Jednym z prostych, ale skutecznych rozwiązań jest skonfigurowanie automatycznych przypomnień o terminach wykonania zadań, aby kluczowe elementy nie zostały pominięte.
Na bardziej zaawansowanym poziomie wiele narzędzi do zarządzania zasobami oferuje automatyzacje, które mogą uruchamiać inne działania w ramach przepływu pracy, dzięki czemu nie trzeba zużywać cennych zasobów ludzkich na powtarzalne zadania. Trzeba wstawić listę kontrolną, wysłać wiadomość e-mail albo uruchomić nowy przepływ pracy? Niech automatyzacja się tym zajmie.
Oprócz nauczenia się samodzielnej konfiguracji automatyzacji upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, jak one działają. Łatwym sposobem na udostępnienie tych informacji jest nagranie krótkiego filmu w Loomie, Zoomie lub podobnym narzędziu oraz przedstawienie całego procesu.
Pamiętaj, aby zapytać członków zespołu o dodatkowe pomysły dotyczące zadań, które można zautomatyzować. Pozwolenie robotom na zajęcie się powtarzalną pracą, podczas gdy pracownicy wiedzy skupiają się na pracy wymagającej ludzkiego zaangażowania, oznacza, że możesz skuteczniej alokować zasoby.
5. Uwzględnij czas rezerwowy w harmonogramach projektów
Maratończyk nie biegnie przez cały wyścig w tym samym tempie. Wybitni sportowcy nie mogą cały czas pracować z pełną wydajnością — podobnie jak pracownicy wiedzy. Ludzie po prostu nie są tak skonstruowani.
Tak jak uwzględniasz rezerwy w harmonogramach, aby wziąć pod uwagę opóźnienia w dostawach lub inne rzeczy pozostające poza twoją kontrolą, tak samo warto stworzyć w harmonogramie bufor na nieoczekiwane „problemy z ludźmi”. Dzieci chorują. Ludzie tracą członków rodziny. Jest wtorkowe popołudnie, a Galena rozprasza brak babeczek. Różne rzeczy się zdarzają.
Podczas planowania zasobów dobrym pomysłem jest spojrzenie na nie z dwóch różnych perspektyw:
- Harmonogram, jeśli wszystko pójdzie dobrze
- Harmonogram, jeśli wszystko pójdzie źle
Następnie oczywiście odrzuć pierwszą prognozę, bo nigdy się nie sprawdzi. Zamiast tego znajdź kompromis między obiema wersjami, aby lepiej zrozumieć rzeczywistość.
Gdy projekt zacznie się rozwijać, prawdopodobnie zauważysz, że niektóre fazy kończą się szybciej, niż oczekiwano, podczas gdy inne zajmują więcej czasu. Szybki audyt czasu w trakcie projektu może pomóc odkryć przyczynę — a dzięki uwzględnieniu pewnego buforu będziesz mieć lepszą pozycję do wprowadzania trafnych korekt w miarę postępów prac.
Zarządzanie projektami oznacza dbanie o ludzi
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak przyjąć podejście do zarządzania projektami skoncentrowane na człowieku? Jeśli pracujesz w branży kreatywnej lub w agencji, poznaj zarządzanie zasobami w środowisku kreatywnym oraz zarządzanie zasobami agencji.
Jeśli chcesz poprawić sposób zarządzania zasobami projektu, sprawdź te najlepsze kursy zarządzania zasobami.
