Przepływ pracy a proces: 5 kluczowych różnic i 5 podobieństw

Czym jest proces?

Proces, nawiązując do naszej wcześniejszej analogii z przepisem, to ogólny plan całego posiłku i każdego jego dania. Bez procesu wyznaczającego kierunek przepływu pracy każdy przepis może być pyszny sam w sobie, ale dania nie połączą się w całość, która zapewni doświadczenie satysfakcjonującego posiłku.

Mówiąc prościej, proces biznesowy łączy zestaw zadań, członków zespołu, przepływ procesu i narzędzia potrzebne do ukończenia projektu. Proces powinien składać się z wielu dobrze zorganizowanych przepływów pracy, które zmniejszają trudności związane z kończeniem zadań, które zwykle zajmują dużo czasu.

Przepływ pracy a proces: różnice i podobieństwa

Między procesami a przepływami pracy istnieją kluczowe różnice i podobieństwa. Występuje między nimi sporo podobieństw, ale oba elementy mają kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o przepływy pracy w zarządzaniu projektami.

Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice i podobieństwa między przepływem pracy a procesem:

	Przepływ pracy	Proces	Podobieństwa
Cele	Usprawnienie i ograniczenie czasu poświęcanego na poszczególne zadania	Ukończenie projektów sprawnie i skutecznie	Automatyzacja może pomóc obu elementom odnosić sukcesy w zarządzaniu projektami
Zakres	Poziom mikro, skoncentrowany na zadaniach	Poziom makro, skoncentrowany na projekcie	Aplikacje i narzędzia pomagają zarządzać zarówno poziomem mikro, jak i makro
Główne założenie	Automatyzacja i optymalizacja najszybszej ścieżki ukończenia zadań	Zatwierdzanie i zapewnienie, że zadania są ukończone, aby przybliżać projekty do finalizacji	Dane są podstawą obu elementów, pomagając poprawić i doprecyzować ich założenia
Strategia	Taktyczna: dzieli zadania na części i wyznacza najszybszą ścieżkę wykonania wszystkich zadań w określonej sekwencji	Mapowanie procesu: określa, co będzie potrzebne do ukończenia projektu	Obecność kierowników projektów na każdym etapie ma kluczowe znaczenie dla obu strategii
Szablony	Zależne: przepływy pracy działają tylko z dobrze zdefiniowanymi szablonami	Niezależne: procesy mogą działać bez szablonów, aby ukończyć projekty	Niezależnie od stosowania szablonów, automatyzacji czy strategii zarówno przepływy pracy, jak i procesy są niezbędne w dochodowych firmach

Przeczytaj o różnicach między BPM a przepływami pracy tutaj oraz o różnicach między oprogramowaniem do zarządzania projektami a oprogramowaniem do automatyzacji przepływów pracy tutaj.

Różnice

1. Cele: usprawnienie a ukończenie

Celem projektowania przepływu pracy jest zmniejszenie trudności związanych z czasochłonnymi zadaniami, zazwyczaj przy pomocy automatyzacji procesów biznesowych lub automatyzacji przepływów pracy. Celem procesów biznesowych jest jednak osiągnięcie celów projektu i doprowadzenie go do ukończenia w możliwie najbardziej sprawny i skuteczny sposób.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Zakres: mikro a makro

Zakres i sekwencja przepływu pracy są zawężone do poziomu mikro, ponieważ przepływy pracy mają pomagać w zarządzaniu szczegółami i poszczególnymi krokami (czasem przy użyciu diagramów przepływu pracy). Pomaga to zapewnić łatwe i szybkie wykonanie wszystkich kroków. Przykładem przepływu pracy jest zestaw zadań związanych z wysłaniem nowemu pracownikowi listu z ofertą pracy. Z kolei proces biznesowy obejmuje cały proces zatrudniania pracownika — od rozmowy kwalifikacyjnej po wdrożenie.

3. Główne założenie: automatyzacja a zatwierdzanie

Przepływ pracy koncentruje się na pracy z platformami automatyzacji procesów, aby zapewnić płynny i skuteczny przebieg procesu. Tymczasem zarządzanie procesami biznesowymi skupia się na procesie zatwierdzania potrzebnym do realizacji projektów dla całej firmy, przesuwając poszczególne elementy projektu tak szybko i skutecznie, jak to możliwe. 

4. Strategia: podejście taktyczne a mapowanie procesów

Strategia stosowana w przepływie pracy ma charakter taktyczny. Posługując się naszym przykładem przepływu pracy dla działu zasobów ludzkich, przepływ pracy rozkłada na czynniki pierwsze każde zadanie — od zamówień zakupu dla nowych pracowników po kierowanie pytań dotyczących wdrażania pracowników do odpowiednich interesariuszy (lub do podręcznika pracownika). Z kolei procesy biznesowe wdrażają strategie mapowania procesów, aby określić, co będzie potrzebne do ukończenia większego projektu.

5. Szablony: zależne a niezależne

Przepływ pracy i oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy zależą od szablonów i zadań wykonywanych krok po kroku. Procesy są jednak zazwyczaj bardziej organiczne. Chociaż wiele procesów przebiega od kroku 1 do kroku 2, w przypadku niektórych procesów można pominąć kroki w zależności od przypadku użycia, nowych potrzeb klienta lub dowolnej liczby czynników, które mogą wpływać na projekt.

Podobieństwa

1. Oba rozwiązania rozwijają się dzięki automatyzacji

Podczas gdy cyfrowe przepływy pracy praktycznie wymagają narzędzi automatyzacji, zarówno procesy biznesowe, jak i przepływy pracy rozwijają się dzięki wykorzystaniu automatyzacji. 

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy minimalizuje czas poświęcany na serię zadań. Z kolei oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych skupia się bardziej na całościowym obrazie projektu (np. na takim narzędziu jak Onspring) i umożliwia szybkie oraz proste procesy zatwierdzania, aby sprawnie posuwać projekt do przodu.

2. Oba rozwiązania mają mnóstwo aplikacji i narzędzi

Wiele aplikacji do obsługi przepływu pracy koncentruje się na zarządzaniu przepływem pracy bez użycia kodu, ale wiele aplikacji można również wykorzystywać do obsługi procesów biznesowych.

Chociaż narzędzia do automatyzacji przepływu pracy mogą automatycznie przesuwać zadania przez kolejne etapy procesu w tle, aplikacje te często oferują również aktualizacje powiadomień dla kierowników projektów, zoptymalizowane dane i pulpity nawigacyjne, informacje dotyczące przypadków użycia oparte na postępie przepływu pracy oraz usprawnione oprogramowanie do obsługi przepływu procesów służące do wizualnego mapowania, monitorowania i udoskonalania sekwencji zadań.

Oto moje propozycje najlepszego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do identyfikowania ryzyka z wykorzystaniem AI
2. 2. Wrike — Najlepsze rozwiązanie do ponownego łączenia odizolowanych zespołów
3. 3. Moxo — Najlepsze do bezpiecznych portali współpracy z klientami
4. 4. Productive — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania agencją
5. 5. Screendragon — Najlepsze rozwiązanie do złożonej automatyzacji przepływów pracy i zatwierdzania
6. 6. Qntrl — Najlepsze rozwiązanie do orkiestracji przepływów pracy
7. 7. Quickbase — Najlepszy wybór do dynamicznego zarządzania pracą
8. 8. Celigo — Najlepsze rozwiązanie z ponad 1 000 gotowych łączników aplikacji
9. 9. TrailHQ — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy z wykorzystaniem AI
10. 10. Quixy — Najlepsze rozwiązanie do tworzenia przepływów pracy metodą przeciągania i upuszczania

3. Oba rozwiązania odnoszą sukces, gdy są wspierane przez dane

Skoro mowa o danych, zarówno przepływy pracy, jak i procesy odnoszą sukces tylko wtedy, gdy są oparte na wynikach opartych na danych.

Możesz zautomatyzować kroki w przepływie pracy tylko wtedy, gdy w pełni rozumiesz, gdzie można zoptymalizować czasochłonne zadania i gdzie można usunąć całe kroki. Podobnie procesy biznesowe można usprawnić tylko wtedy, gdy dane potwierdzają, że dzięki odpowiednim korektom projekty mogą być realizowane wydajniej.

4. Oba rozwiązania wymagają członków zespołu zarządzania projektami

Niektórzy mogą sądzić, że automatyzacja przepływu pracy wyeliminuje potrzebę zarządzania projektami, ale zarówno przepływy pracy, jak i procesy wymagają udziału członków zespołu zarządzania projektami przez cały projekt.

Menedżerowie projektów odgrywają kluczową rolę w opracowywaniu sekwencji działań potrzebnych do zapewnienia skutecznych przepływów pracy, często korzystając z oprogramowania do zarządzania przepływami pracy w przedsiębiorstwie, aby automatyzować powtarzalne zadania i zwiększać wydajność. Podobnie proces biznesowy wymaga nadzoru osoby, która może dostosowywać przepływy pracy i procesy do wymagań niezbędnych do ukończenia projektu.

5. Oba mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy

Z konieczności niemal każda firma ma jakiś proces. Projekty, niezależnie od ich rodzaju, muszą zostać ukończone, aby firma mogła funkcjonować. Jednak aby firma mogła odnosić sukcesy i rozwijać się, musi również mieć przepływy pracy zapewniające realizację zadań projektowych w terminowy, uporządkowany i powtarzalny sposób.

Rodzaje oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy i procesów

Istnieją różne rozwiązania programowe do automatyzacji przepływów pracy i procesów, z których każde jest dostosowane do innych potrzeb biznesowych:

1. Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy

Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy zwiększa wydajność poprzez automatyzację określonych zadań. Najważniejsze rodzaje obejmują:

• Narzędzia automatyzacji oparte na regułach – wykonują zdefiniowane wcześniej działania na podstawie logiki „jeśli-to, to-tamto” w przypadku powtarzalnych zadań.
• Platformy skoncentrowane na integracji – łączą różne aplikacje, aby usprawnić przepływ danych i automatyzację.
• Systemy skoncentrowane na zadaniach wykonywanych przez ludzi – zarządzają przepływami pracy wymagającymi nadzoru człowieka, zapewniając realizację zadań.

2. Oprogramowanie do automatyzacji procesów

Oprogramowanie do automatyzacji procesów optymalizuje całe procesy biznesowe obejmujące wiele przepływów pracy. Najważniejsze rodzaje obejmują:

• Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) – wykorzystuje boty do automatyzacji powtarzalnych zadań realizowanych na dużą skalę.
• Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) – zapewniają narzędzia do modelowania, automatyzacji i analizy złożonych procesów (to tylko niektóre z kluczowych zalet oprogramowania BPM).
• Inteligentna automatyzacja procesów (IPA) – łączy RPA ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym (AI/ML), aby realizować zadania wymagające podejmowania decyzji, takie jak obsługa klienta.

Jeśli nie masz pewności, jaki rodzaj rozwiązania automatyzacyjnego będzie najlepszy dla Twojej firmy, ustrukturyzowane kursy automatyzacji procesów biznesowych mogą pomóc Ci zrozumieć dostępne narzędzia, dowiedzieć się, kiedy z nich korzystać oraz jak projektować strategie automatyzacji zgodne z Twoimi celami.

Co jest częstsze w zarządzaniu projektami: przepływy pracy czy procesy?

Chociaż procesy są częstsze w zarządzaniu projektami niż przepływy pracy, wynika to wyłącznie z faktu, że posiadanie co najmniej jednego jasno zdefiniowanego procesu realizacji projektów jest absolutnym minimum niezbędnym do dalszego funkcjonowania firmy.

Jeśli Twoja firma zajmuje się zarządzaniem projektami, a Ty sam jesteś menedżerem projektu, prawdopodobnie bardziej interesują Cię przepływy pracy (i posiadanie ich większej liczby). Prawdopodobnie zależy Ci również na optymalizacji przepływów pracy w jak największym stopniu. Dzieje się tak dlatego, że przepływy pracy sprawiają, iż procesy biznesowe stają się płynniejsze, możliwe do powielania i znacznie wydajniejsze.

Ostatecznie jednak do utrzymania zdrowego i rentownego systemu zarządzania projektami potrzebujesz zarówno wysokiej jakości procesów biznesowych, jak i wydajnych przepływów pracy.

Jak zbudować system biznesowy

Teraz, gdy znasz już różnicę między przepływami pracy a procesami, ważne jest również, aby wiedzieć, jak zintegrować je w kompleksowy system biznesowy. Razem przepływy pracy i procesy tworzą usprawniony, powtarzalny system biznesowy, który zwiększa wydajność operacyjną i wspiera długoterminowy rozwój.

Oto kilka pierwszych kroków do ustanowienia skutecznego systemu biznesowego:

1. Zidentyfikuj kluczowe działania biznesowe: Wymień najważniejsze działania, które napędzają sukces firmy, w tym operacje, interakcje z klientami, rozwój produktów i zadania administracyjne. Ta podstawa gwarantuje, że system wspiera najważniejsze funkcje.
2. Zmapuj procesy: Opracuj wysokopoziomowe mapy procesów, aby zobrazować sekwencję zadań wymaganych dla każdej kluczowej funkcji biznesowej. Pomaga to zidentyfikować nieefektywności i zależności.
3. Szczegółowo opisz przepływy pracy w ramach procesów: Podziel każdy proces na szczegółowe przepływy pracy, określając zadania wykonywane krok po kroku, osoby odpowiedzialne i punkty decyzyjne, aby zwiększyć przejrzystość i odpowiedzialność.
4. Udokumentuj procedury i standardy: Stwórz szczegółowe standardowe procedury operacyjne (SOP), aby zapewnić spójność. Jasna dokumentacja służy jako punkt odniesienia podczas szkoleń i realizacji działań operacyjnych.
5. Wdróż narzędzia i automatyzację: Wykorzystuj oprogramowanie do zarządzania projektami, narzędzia do automatyzacji przepływów pracy i platformy komunikacyjne, aby zwiększyć wydajność, ograniczyć pracę ręczną i usprawnić współpracę.
6. Przeszkol członków zespołu i zwiększ ich samodzielność: Upewnij się, że pracownicy rozumieją system biznesowy i swoją rolę w jego ramach. Zachęcaj do przekazywania opinii i elastycznego działania, aby napędzać ciągłe doskonalenie.
7. Monitoruj, oceniaj i optymalizuj: Regularnie oceniaj wydajność systemu, korzystając z kluczowych wskaźników, opinii pracowników, audytów procesów i analizy przepływów pracy. W razie potrzeby dostosowuj przepływy pracy i procesy, aby utrzymać wydajność i skalowalność.

Poznaj więcej informacji na temat zarządzania przepływami pracy

Teraz, gdy lepiej rozumiesz różnice między przepływem pracy a procesem, możesz chcieć bardziej zgłębić temat przepływów pracy w zarządzaniu projektami. Mamy 6-etapowy przewodnik z najlepszymi praktykami, który pomoże Ci zacząć robić dokładnie to!