Jak planować zasoby dla wielu projektów: 6 wskazówek ekspertów

1. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami

Podczas procesu zarządzania zasobami pomocne może być wykorzystanie oprogramowania do przedstawienia harmonogramów wszystkich projektów. Po wprowadzeniu do oprogramowania wszystkich szczegółów projektów (takich jak zadania i czas ich trwania) możesz wygenerować raport, którego użyjesz do planowania dostępności zasobów. Raporty pokazują, ile czasu każdy członek zespołu ma zarezerwowane na pracę projektową, a ile pozostaje mu na inne projekty.

Zebranie tych informacji w jednym raporcie lub panelu może pomóc ocenić, czy należy przeprowadzić dodatkowe działania w zakresie zarządzania zasobami projektu, przełożyć terminy realizacji lub zaangażować freelancera albo zasób z innego zespołu, aby pomóc wyrównać obciążenie.

Podczas ustawiania dostępności w oprogramowaniu uwzględnij takie kwestie jak spotkania zespołu lub agencji, przerwy, dni chorobowe czy płatne urlopy, a także pracowników o niestandardowych harmonogramach, aby uzyskać z oprogramowania jak najdokładniejsze informacje.

Dodatkową korzyścią z korzystania z oprogramowania do prognozowania projektów jest możliwość prognozowania zapotrzebowania na zasoby. Osoba odpowiedzialna za rezerwowanie nowych projektów może dostrzec luki w harmonogramie zasobów lub okresy zwiększonego zapotrzebowania i, miejmy nadzieję, wypełnić je, zanim pojawią się w harmonogramie — maksymalizując wydajność i czas podlegający rozliczeniu.

Oto krótka lista najlepszych narzędzi do zarządzania zasobami, które pomogą Ci w optymalizacji zasobów:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Najlepszy do planowania zasobów z wglądem finansowym
2. 2. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
3. 3. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
4. 4. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
5. 5. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
6. 6. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
7. 7. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
8. 8. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do prostego planowania obciążenia pracą
9. 9. Microsoft Project — Najlepsze dla użytkowników Microsoftu
10. 10. Rocketlane — Najlepsza do ujednoliconej współpracy z klientami

Jeśli realizujesz projekty w małej firmie lub masz ograniczony budżet, zapoznaj się z tą listą bezpłatnych programów do zarządzania zasobami.

2. Ustalaj priorytety projektów

Podczas zarządzania wieloma projektami ustalanie priorytetów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu (i zachowania zdrowia psychicznego). Różne projekty przynoszą różne rezultaty i nie wszystkie mogą być najważniejszym projektem dla każdego członka zespołu lub zasobu. Ustalenie kolejności priorytetów może pomóc lepiej zarządzać zatorami w przepływie zasobów projektowych.

Na przykład trwający rok projekt o wartości siedmiocyfrowej w agencji cyfrowej może mieć wyższy priorytet niż miesięczny projekt doraźny. Jeśli zasób agencji jest podwójnie zarezerwowany, powinien pracować nad projektem trwającym rok, a Ty powinieneś sprawdzić, czy ktoś inny (lub wykonawca) może przejąć zadania związane z mniejszym projektem. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, warto sprawdzić, czy można zmienić termin realizacji mniejszego projektu.

Uwaga: Tę rozmowę należy przeprowadzić na długo przed terminem. Nie dzień lub dwa wcześniej, a tym bardziej w dniu, w którym przypada termin oddania rezultatu.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Monitoruj wykorzystanie zasobów

Planowanie zasobów projektu i zarządzanie nimi nie są działaniami jednorazowymi. Musisz zajmować się nimi na bieżąco, aby mieć pewność, że projekty postępują zgodnie z przewidywaniami. A jeśli zarządzałeś wieloma projektami, wiesz, że rzadko tak się dzieje.

Czasami zdarzają się różne sytuacje. Na przykład klient w projekcie A potrzebuje dodatkowego tygodnia na przejrzenie i zatwierdzenie projektów. Sponsor projektu B chce jeszcze jednej rundy koncepcji. Projektant w projekcie C zachorował na grypę, a twórca stron internetowych w projekcie B musiał w tym tygodniu pilnie poddać się zabiegowi medycznemu.

Jeśli ten scenariusz sprawił, że gorliwie pokiwałeś głową (lub z niepokojem myślisz o zarządzaniu wieloma projektami), rozumiesz, dlaczego musisz monitorować te zmiany i aktualizować oprogramowanie do zarządzania zasobami w miarę rozwoju sytuacji.

Możesz również spróbować rozpisać kilka scenariuszy, aby upewnić się, że wszystkie projekty są uwzględnione i posuwają się naprzód tak sprawnie, jak to możliwe wraz ze zmianami harmonogramów.

4. Uważaj na niekontrolowane rozszerzanie zakresu

Podobnie jak harmonogramy mogą się zmieniać, zmieniać się może również zakres projektu. Podczas zarządzania wieloma projektami interesariusze prawdopodobnie będą prosić o dodatkowe poprawki, nowe funkcje lub, co gorsza, zmiany kierunku całego projektu. Te zmiany zakresu mogą również zmienić harmonogramy projektów i wymagane zasoby.

Na przykład jeśli interesariusz zdecyduje się dodać dodatkowe strony internetowe lub materiały kreatywne pod koniec etapu projektowania, może to stanowić większy problem niż samo wydłużenie harmonogramu i dodanie godzin. Twój projektant może być zajęty pracą nad innym projektem, a zatrzymanie go przy tych dodatkowych materiałach zagrozi harmonogramowi tamtego projektu. Jest to szczególnie istotne, jeśli projektant wnosi do projektu specjalistyczne umiejętności projektowe i nie można go zastąpić innym projektantem w Twoim zespole lub firmie.

Aby rozwiązać konflikt harmonogramów, potrzebne będzie zarządzanie zasobami marketingowymi. Rozważ wykonanie dodatkowych prac projektowych w późniejszym terminie, poinformowanie interesariusza, że nie możesz spełnić prośby, lub zaangażowanie innego projektanta do zapewnienia dodatkowego wsparcia.

Innym sposobem przeciwdziałania temu problemowi jest przewidzenie go i proaktywne zapytanie podczas spotkania rozpoczynającego projekt, czy interesariusze widzą dodatkowe potrzeby nieuwzględnione w planie projektu. Nawet jeśli dodatkowy zakres (czyli: niekontrolowane rozszerzanie zakresu) nie zostanie dokładnie zidentyfikowany, przynajmniej wszyscy o nim myślą i mają go na uwadze.

5. Planuj z wyprzedzeniem na intensywne okresy

W porządku, ta wskazówka może wydawać się oczywista. Ale zamiast skupiać się na tym, że musisz planować z wyprzedzeniem na intensywne okresy, zastanówmy się, jak możesz to faktycznie zrobić. W zarządzaniu projektami wszyscy znamy jakąś wersję powiedzenia „Kiedy człowiek planuje, Bóg się śmieje”, ale tutaj chodzi raczej o kontrolowanie tego, na co mamy wpływ, i posiadanie planów awaryjnych.

Jeśli planujesz zasoby dla wielu projektów (co ma miejsce w agencji cyfrowej lub podobnym środowisku), powinieneś analizować zasoby zarówno w krótkiej, jak i długiej perspektywie. 

Wiedząc, że będziesz bardzo zajęty sezonowo (na przykład przed Black Friday) lub tymczasowo (trzy duże projekty rozpoczynają się w określonym czasie), możesz wcześnie rozpocząć planowanie. Może to oznaczać zatrudnienie dodatkowych pracowników, dodanie zapasu czasu do harmonogramów lub zablokowanie tego okresu, aby nie można było zaplanować dodatkowej pracy.

Jeśli intensywny okres pojawi się w krótkiej perspektywie i nie możesz działać proaktywnie, pomyśl o zapobieganiu wypaleniu zawodowemu. Nadmierne przydzielanie zasobów to przepis na wypalenie zawodowe, dlatego warto współpracować z zespołem projektowym i kadrą kierowniczą nad sposobami zapobiegania takiej sytuacji. Oto kilka sposobów pomagania członkom zespołu dotkniętym wypaleniem zawodowym, jeśli już go doświadczają.

Jeśli zauważysz, że ludzie wykorzystują maksymalną liczbę godzin przy jednym projekcie lub pracują po wiele godzin zatwierdzonych nadgodzin, aby dotrzymać kamieni milowych projektu lub terminów, rozważ zaoferowanie czasu na regenerację, aby umożliwić im bardzo potrzebną przerwę.

6. Stale monitoruj postępy projektu

Oprócz kontaktowania się z zasobami upewnij się, że monitorujesz postępy wszystkich realizowanych projektów, a także wszelkich nowych projektów, które mogą pojawić się w planach. 

Opóźnienia w dowolnym miejscu procesu mogą prowadzić do dodatkowych wąskich gardeł w projekcie lub powstawania luk w harmonogramach zespołów. Żadne z tych zjawisk nie jest idealne podczas próby zarządzania wieloma strumieniami pracy, które mogą się zbiegać.

Jeśli zauważysz, że projekt w Twoim portfelu z dowolnego powodu odchodzi od zaplanowanego harmonogramu, zawsze warto działać proaktywnie i spróbować zrozumieć, co może się stać z całościową alokacją zasobów w zależności od postępów projektu (lub ich braku).

Narzędzia do planowania zasobów

Oto kilka różnych rodzajów oprogramowania przydatnych w planowaniu wydajności obciążenia pracą:

1. Oprogramowanie do zarządzania zasobami: Obecnie na rynku dostępnych jest wiele świetnych rozwiązań w zakresie oprogramowania do zarządzania zasobami. Wybór odpowiedniego rozwiązania będzie zależeć od wielkości zespołu, rodzaju zarządzanych projektów oraz budżetu.
2. Wykresy Gantta: Przedstawienie harmonogramów projektów za pomocą serii wykresów Gantta może pomóc zrozumieć, kiedy przypadają najbardziej intensywne okresy, oraz sprawdzić, czy w harmonogramie danej osoby jest wolny czas, który można wykorzystać. Zapewniają one przejrzystą wizualizację i można je oznaczyć kolorami, aby ułatwić korzystanie z nich.
3. Microsoft Excel i Arkusze Google: Jeśli masz mniejsze zespoły i mniej złożone projekty, możesz używać arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania zasobami. Ponadto, jeśli Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami nie sprawdza się dobrze w zarządzaniu zasobami, a nie chcesz dodawać kolejnego narzędzia do swojego stosu technologicznego, sprawdzony arkusz Excela może dostarczyć potrzebnych informacji w dość przyjazny dla użytkownika sposób. Główną wadą tego rozwiązania jest to, że pokazywanie i mapowanie zależności może być bardziej skomplikowane, a funkcjonalność automatycznego wskazywania problemów nie jest na takim samym poziomie jak w oprogramowaniu zaprojektowanym specjalnie do zarządzania zasobami projektu.

Typowe wyzwania związane z planowaniem zasobów dla wielu projektów

Jeśli zarządzałeś projektem, wiesz, że zarządzanie zasobami nie jest najłatwiejszym zadaniem. A gdy do tego dołączysz wiele projektów i większą pulę zasobów, zarządzanie tak złożonymi projektami może stać się jeszcze większym wyzwaniem. 

Przyjrzyjmy się niektórym z najczęstszych wyzwań związanych z planowaniem zasobów dla wielu projektów oraz sposobom ich przezwyciężenia.

Zapewnienie dostępności odpowiednich osób do właściwych projektów

Podczas planowania wielu projektów wyzwaniem może być zapewnienie dostępności odpowiednich osób we właściwym czasie do właściwego projektu. 

Przedstaw wszystkie harmonogramy projektów możliwie jak najwcześniej podczas opracowywania planu obsady. Celem jest znalezienie sposobu na utrzymanie wskaźnika wykorzystania zespołu na możliwie stałym i wysokim poziomie, bez przeciążania któregokolwiek członka zespołu ani pozostawiania kogokolwiek bez zajęcia.

Wyrównywanie obciążenia zasobów w przypadku przeciążenia

Jeśli okaże się, że masz realizowane projekty i w ich trakcie musisz przeprowadzić wyrównywanie obciążenia zasobów lub równoważenie obciążenia, zapewnienie wszystkim projektom odpowiednich zasobów może być szczególnie trudne, jeśli niektóre osoby są przydzielone do zbyt wielu zadań. Techniki wyrównywania obciążenia zasobów mogą pomóc uporządkować tę sytuację.

Możesz zacząć od użycia narzędzia do planowania zasobów w celu wyrównania harmonogramów, a następnie sprawdzić, gdzie występują luki (jest to znane jako analiza luk w zasobach). Jeśli nie możesz wypełnić luk idealnym zasobem, poszukaj kolejnej najlepszej opcji. Może ona obejmować:

• Przydzielenie idealnej osoby do nadzorowania nowszego lub mniej doświadczonego członka zespołu, aby praca została wykonana zgodnie z tym samym harmonogramem
• Przesunięcie niektórych terminów lub dostosowanie planu projektu, gdy jest to możliwe
• Zaangażowanie tymczasowej pomocy w celu odciążenia podstawowego zespołu

Stosowanie dobrych umiejętności podejmowania decyzji i pracy zespołowej

Jako kierownik projektu Twoim zadaniem jest reprezentowanie potrzeb zespołu projektowego, ale może nadejść moment, w którym ze względu na terminy, budżet lub ograniczenia zasobów będziesz musieć podjąć najlepszą możliwą decyzję.

Jednym z najtrudniejszych aspektów tego zadania jest zaufanie intuicji i podjęcie najlepszej możliwej decyzji na podstawie dostępnych informacji.

Jeśli Ty i Twój zespół regularnie przeprowadzacie retrospektywy, czy to po każdym sprincie, czy na zakończenie projektu, będziecie mieć czas na refleksję nad podjętymi decyzjami i rozmowę o tym, jak możecie chcieć postępować w podobnych sytuacjach w przyszłości.

Pamiętaj, że im częściej będziecie to robić, tym lepiej będzie Wam to wychodzić.

Kolejnym często pojawiającym się wyzwaniem jest współpraca jako zespół. Choć nie zawsze możesz zgadzać się ze wszystkimi członkami zespołu projektowego co do sposobu podejścia do danej kwestii, ważne jest, abyście wszyscy współpracowali w celu zmaksymalizowania efektywności i wspólnego ukończenia projektów.

Zarządzanie sprzecznymi priorytetami

Kolejnym bardzo częstym wyzwaniem podczas planowania zasobów dla wielu projektów jest zarządzanie sprzecznymi priorytetami. Interesariusze każdego projektu będą twierdzić, że ich projekt ma najwyższy priorytet i powinien zostać zrealizowany jako pierwszy.

I chociaż jest w tym ziarno prawdy (z ich perspektywy), Twoją rolą jest spojrzenie na szerszy obraz oraz ustalenie priorytetów dla zasobów i pracy na podstawie ich wpływu na Twój zespół i organizację.

Łatwiej to powiedzieć, niż zrobić. Kiedy wiceprezes ds. operacyjnych naciska na Ciebie, domagając się, aby jego inicjatywa znalazła się na szczycie listy, nie będzie przyjemnie. Trzeba będzie postawić granicę i (spokojnie) wyjaśnić, dlaczego ich projekt jest mile widziany, ale niekonieczny, a projekt kogoś innego ma kluczowe znaczenie dla realizacji celów.

Zarządzanie stresem zarówno kierownika projektu, jak i zespołu projektowego

Wiele projektów i wiele zasobów może wiązać się z dużym stresem. Chociaż zarządzanie stresem może być ogólnie trudne dla kierownika projektu, większa liczba projektów i zasobów podnosi poprzeczkę.

Znalezienie zdrowych sposobów radzenia sobie ze stresem — zarówno własnym, jak i zespołu — jest naprawdę ważne. Jeśli wiesz, że wchodzisz w intensywny okres pracy pod dużą presją, pamiętaj o robieniu przerw, planowaniu spacerów, zdrowym odżywianiu się i rozważeniu zaplanowania kilku dni PTO na regenerację. 

Jeśli nic z tego nie wydaje się możliwe, odetchnij i spróbuj znaleźć sposób, aby wspólnie z zespołem doprowadzić do realizacji tych działań. Pamiętaj też, że ideał jest wrogiem dobra, więc nadal rób wszystko, co w Twojej mocy.

Jeśli Twoja organizacja ma dobrego specjalistę ds. zasobów ludzkich, skontaktuj się z nim, aby dowiedzieć się, jakie zasoby mogą być dostępne dla Ciebie i Twojego zespołu. Ponadto korzystanie z narzędzia do zarządzania zasobami pracowników może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi lepiej przydzielać zasoby ludzkie i nimi zarządzać.

Dołącz do nas, aby uzyskać więcej informacji na temat planowania zasobów i zarządzania wieloma projektami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami, historiami projektów i najlepszymi praktykami albo po prostu dać upust emocjom? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych, z których wielu ma duże doświadczenie w planowaniu zasobów dla wielu projektów w naszej społeczności na Slacku.