Czym są narzędzia EPM? Definicja + 10 najlepszych opcji
Niezależnie od tego, czy jesteś starszym kierownikiem projektu, który tworzy funkcję zarządzania projektami w rozwijającej się agencji cyfrowej, czy ambitnym założycielem chcącym skalować swoje praktyki, oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie może być Twoim najlepszym sprzymierzeńcem w prowadzeniu złożonych projektów i zarządzaniu zespołami międzyfunkcyjnymi.
Narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie to bardziej rozbudowane wersje znanych i cenionych narzędzi do zarządzania projektami, które pozwalają użytkownikom śledzić postępy zespołu, udostępniać dokumenty, wysyłać powiadomienia, przydzielać zadania i robić znacznie więcej!
Omówię tutaj niektóre przypadki użycia, kluczowe funkcje i korzyści, których kierownicy projektów w przedsiębiorstwach mogą oczekiwać od narzędzi do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, a także przedstawię listę najlepszych narzędzi dostępnych na rynku.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest narzędzie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie?
Narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie agregują informacje z wielu zespołów, aby przedstawić ujednolicony obraz projektów realizowanych w organizacji.
Gdy jesteś małą firmą, możesz polegać na przekazie ustnym lub prostym narzędziu do śledzenia zadań, aby wiedzieć, nad czym pracują wszyscy. W miarę rozwoju organizacji w końcu osiągasz punkt zwrotny, w którym nie wiesz już, co robią inni, dzięki samej obserwacji. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.
Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie jest przeznaczone dla dużych organizacji korporacyjnych realizujących bardziej złożone projekty. Ponadto projekty te często trwają przez długi czas, mają większe budżety i angażują większą liczbę członków zespołu projektowego oraz interesariuszy.
Dowiedz się więcej o różnych narzędziach używanych przez przedsiębiorstwa tutaj.
Przypadki użycia narzędzi do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie
Narzędzie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie najlepiej sprawdza się w przypadku dużych, złożonych projektów. W związku z tym, jeśli Twój projekt nie wymaga komunikacji i współpracy różnych zespołów w jednym miejscu, lepiej może być użyć oprogramowania do zarządzania projektami dostosowanego do potrzeb pojedynczych kierowników projektów. Dotyczy to szczególnie małych firm realizujących proste zadania.
Jeśli jednak masz zadanie obejmujące całą firmę, narzędzie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie jest idealnym rozwiązaniem do zarządzania projektem. Przykłady tego typu zadań obejmują projekty dla klientów, takie jak uruchomienie witryny internetowej, projekty związane z tworzeniem oprogramowania lub kampanie marketingu cyfrowego, a także wewnętrzne działania transformacyjne, takie jak zmiany organizacyjne po fuzji lub przejęciu.
Jeśli Twoja organizacja nie potrzebuje obecnie narzędzia EPM, ale planuje się rozwijać, nadal może być warto wybrać i skonfigurować narzędzie z wyprzedzeniem, aby mieć czas na udoskonalenie preferowanego rozwiązania EPM, zanim stanie się ono naprawdę potrzebne.
Warto również upewnić się, że wybrane narzędzie współpracuje z istniejącymi ramami zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.
Do czego służą narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie?
Narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie mają wiele wspólnych zastosowań z innymi rodzajami oprogramowania do zarządzania projektami, ale działają na znacznie większą skalę. Oto niektóre konkretne przypadki użycia, które wymagają rozwiązania dla przedsiębiorstw.
Śledzenie postępów projektu w wielu obszarach
Niektóre projekty obejmują interesariuszy na różnych szczeblach organizacji — od kierowników projektów, przez kadrę zarządzającą, po pracowników pierwszej linii. Na przykład migracja oprogramowania wymaga prac programistycznych, koordynacji zarządzania projektem oraz komunikacji wewnętrznej na poziomie kadry zarządzającej, co oznacza, że w trakcie realizacji będzie angażować kilka różnych zespołów.
Korzystanie z określonych rodzajów narzędzi EPM, takich jak oprogramowanie do śledzenia projektów, jest szczególnie ważne w większych firmach, w których członkowie zespołów pracują na całym świecie lub w różnych lokalizacjach biurowych.
Skalowanie do dużych projektów
Możliwość skalowania jest jedną z najważniejszych cech, jakie narzędzie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie może zapewnić organizacji. W miarę pozyskiwania nowych klientów przez agencję zarządzanie projektami staje się coraz ważniejsze dla sprawnego zarządzania rosnącym portfelem.
Współpraca
Niezależnie od wielkości zespołu skuteczna i wydajna współpraca ma kluczowe znaczenie. Kierownicy projektów i inni członkowie zespołu powinni mieć możliwość komunikowania się w czasie rzeczywistym.
Narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie umożliwiają udostępnianie dokumentów wewnątrz zespołów i pomiędzy nimi. Kierownicy projektów mogą również wysyłać zadania lub powiadomienia za pośrednictwem narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, zamiast wysyłać je osobno do każdego członka zespołu.
Ponadto narzędzia do współpracy w przedsiębiorstwie umożliwiają współpracę międzyfunkcyjną. Jeśli więc w Twojej firmie funkcjonuje system zarządzania projektami dla przedsiębiorstw, możesz korzystać z niego w różnych działach. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku projektu takiego jak uruchomienie strony internetowej, który obejmuje przedstawicieli wielu grup (inżynieria, marketing, zarządzanie produktem itp.).
Raportowanie
Funkcje raportowania pozwalają wyświetlać dane projektu z różnych perspektyw, co może być szczególnie przydatne dla kierowników projektów, którzy muszą przedstawić postępy projektu dociekliwemu klientowi.
Pamiętaj, że niektóre narzędzia, takie jak Wrike, mają wiele poziomów planu Enterprise. Dlatego upewnij się, że wybrany plan obejmuje potrzebne Ci funkcje. Aby kompleksowo porównać opcje oprogramowania do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie, rozważ ocenę wielu platform.
Do zaawansowanych analiz potrzebujesz planu Pinnacle firmy Wrike — i właśnie wtedy zaczynają proponować Ci droższe opcje.
Ponadto narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie wyposażone w funkcje raportowania ograniczają konieczność ciągłego uzyskiwania przez kierowników projektów aktualizacji od członków zespołu, pod warunkiem że statusy, karty czasu pracy i terminy są na bieżąco aktualizowane w narzędziu. To korzyść dla wszystkich zaangażowanych!
Budżetowanie
Funkcje budżetowania pozwalają planować koszty projektu i sprawdzać nadchodzące wydatki projektowe. Pomaga to kierownikom projektów upewnić się, że mieszczą się w budżecie, jednocześnie utrzymując realizację celów projektu.
Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie umożliwia bezproblemowe korzystanie z generowanych przez oprogramowanie pulpitów nawigacyjnych, aby informować klientów, gdy koszty mogą być napięte i/lub gdy zakres projektu ma tendencję do niekontrolowanego rozszerzania się.
Rozszerzone możliwości dostosowywania
W zależności od projektu narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie można dostosowywać. Na przykład może być konieczne zastosowanie dodatkowych funkcji bezpieczeństwa, jeśli projekt wymaga zabezpieczenia plików podczas ich przesyłania na serwer lub pobierania z niego.
Możesz także dostosowywać narzędzia do zarządzania projektami, zmieniając statusy i etykiety projektów. Jeśli projekt obejmuje kilka działów, ważne jest, aby wiedzieć, na jakim etapie procesu znajduje się każdy projekt, tak aby członkowie zespołu odpowiednio ustalali priorytety swojej pracy.
Standardowe funkcje narzędzi do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie
Większość narzędzi do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie obejmuje standardowe narzędzia do zarządzania projektami oraz kilka przydatnych dodatków. Oto szczegółowy przegląd typowych funkcji narzędzi EPM. Możesz także poszukać funkcji związanych z AI w zarządzaniu projektami w przedsiębiorstwie, które mogą przyspieszyć i ułatwić realizację przepływów pracy oraz procesów.
Funkcje komunikacyjne
Większość narzędzi do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie oferuje funkcje umożliwiające komunikację z innymi członkami zespołu bezpośrednio w aplikacji lub za pośrednictwem integracji zewnętrznych.
Metody komunikacji w aplikacji mogą obejmować wzmianki @ lub wiadomości bezpośrednie służące do powiadamiania członków zespołu o nadchodzących zadaniach. Fora lub tablice dyskusyjne ułatwiają komunikację między działami. Slack jest typową integracją zewnętrzną, która pozwala rozwijać dyskusje prowadzone w aplikacji w ramach różnych tematów projektowych.
Aplikacja do zarządzania projektami to kolejna przydatna funkcja, która ułatwia zdalną współpracę.
Funkcje śledzenia i zarządzania
Oprócz standardowego planowania wydajności i zarządzania zasobami narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie powinny obejmować następujące możliwości:
- Solidne budżetowanie i prognozowanie: To świetne rozwiązanie dla kierowników projektów, którzy pracują z wieloma budżetami i chcą zobaczyć, jak każdy projekt wpływa na budżet działu i/lub całego przedsiębiorstwa.
- Wizualizacja danych: Dzięki temu kierownicy projektów są świadomi postępów projektu bez konieczności przeglądania dużej ilości danych projektowych. Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie pozwala wizualizować postępy w całym portfelu wielu projektów.
- Zaawansowane monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności: Kluczowe wskaźniki efektywności (KPIs) są zazwyczaj najwyższym priorytetem kierownika projektu, dlatego monitorowanie w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie. Większość programów do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie pozwala łączyć wskaźniki KPI właściwe dla zespołu lub projektu ze wskaźnikami KPI firmy, aby ocenić wpływ poszczególnych projektów na wyniki przedsiębiorstwa.
- Możliwości konsolidacji finansowej i zamykania okresów: Są one pomocne, gdy kierownicy projektów chcą uzyskać ogólny obraz tego, na co przeznaczane są środki w całym przedsiębiorstwie.
- Raporty dotyczące efektywności łańcucha dostaw: To narzędzie jest pomocne dla kierowników projektów, którzy muszą wiedzieć, jak dobrze działa łańcuch dostaw w całym ich portfelu projektów.
- Raporty dotyczące zarządzania kapitałem ludzkim: Kierownicy projektów korzystają z tej funkcji, aby sprawdzić, jak dobrze członkowie ich zespołu współpracują i dzielą się informacjami. Może ona również pomóc określić, gdzie członkowie zespołu są niedostatecznie lub nadmiernie obciążeni pracą.
- Ewidencja czasu: Korzystanie z funkcji oprogramowania do ewidencji czasu jest ważne dla kierowników projektów, którzy muszą wiedzieć, jak terminy poszczególnych projektów mogą ulec zmianie, jeśli przy realizacji portfela będzie pracować więcej lub mniej członków zespołu.
- Raporty: Możliwości raportowania mają kluczowe znaczenie dla kierowników projektów, kierowników działów i kadry kierowniczej wyższego szczebla, którzy chcą zrozumieć wyniki projektów w całej organizacji, bez konieczności zagłębiania się w szczegóły pojedynczego projektu.
Planowanie strategiczne
Planowanie strategiczne na poziomie przedsiębiorstwa zapewnia kierownikom projektów ogólny obraz celów i założeń projektów oraz pokazuje, w jaki sposób konkretny projekt przyczynia się do realizacji celów biznesowych. Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie umożliwia kierownikom projektów przeglądanie informacji o projektach z różnych perspektyw i łatwe podejmowanie decyzji dotyczących tego, które projekty oraz jakie konkretne działania powinny zostać zrealizowane w następnej kolejności, z uwzględnieniem czynników środowiskowych przedsiębiorstwa.
Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie może również pomóc użytkownikom ustalić wytyczne operacyjne regulujące projekty firmy, niezależnie od ich skali. Jest to pomocne, gdy kierownicy projektów muszą współpracować z zespołami projektowymi w różnych działach lub gdy projekt obejmuje zewnętrznych dostawców — wszyscy mogą być na bieżąco.
Korzyści z narzędzi do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie
Najważniejszą korzyścią korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie jest lepsze zrozumienie postępów projektu. To z kolei pozwala oszczędzać czas poprzez ograniczenie liczby błędów spowodowanych nieporozumieniami lub brakiem organizacji, a także umożliwia zespołowi dotrzymywanie terminów projektów.
Narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie również:
- Zwiększają produktywność poprzez skrócenie czasu, który inni członkowie zespołu poświęcają na „pracę wokół pracy”, a tym samym wydłużenie czasu przeznaczanego na zadania, do których wykonania zostali zatrudnieni
- Ograniczają czas poświęcany na zbieranie informacji z różnych źródeł w celu udostępnienia ich kadrze kierowniczej — narzędzie EPM syntetyzuje te informacje za Ciebie
- Usprawniają ustalanie priorytetów poprzez zapewnienie wglądu w czas poświęcany na różne projekty
- Wprowadzają najlepsze praktyki zarządzania projektami w całej organizacji, pomagając szkolić kolejne pokolenie kierowników projektów.
Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie
Jeśli szukasz dla swojej organizacji narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, oto lista najlepszych opcji wraz z krótką recenzją, która pomoże Ci poznać mocne strony każdego narzędzia.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Czym narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie różnią się od innych programów do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie różni się od innych programów do zarządzania projektami, ponieważ jest przeznaczone do większych i bardziej złożonych projektów, które angażują wiele osób i zasobów oraz często wymagają koordynacji między kilkoma działami organizacji.
Kiedy należy użyć narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie zamiast innego programu do zarządzania projektami?
Powinieneś używać narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie do zarządzania projektami obejmującymi duży budżet, wiele działów lub dużą liczbę osób. Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie jest przeznaczone do tego typu projektów i często zawiera więcej funkcji niż standardowe narzędzia do zarządzania projektami.
Potrzeba zarządzania portfelem projektów w różnych działach to kolejny znak, że potrzebujesz narzędzi do zarządzania portfelem projektów w przedsiębiorstwie. W takich przypadkach, gdy zespoły projektowe pracują jednocześnie nad kilkoma różnymi rodzajami projektów lub gdy projekt obejmuje wiele firm z oddzielnymi budżetami działów i terminami realizacji, oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie ma kluczowe znaczenie.
Pod jakimi względami narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie są podobne do innych form oprogramowania do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie wywodzi się ze standardowych narzędzi do zarządzania projektami. Dlatego nawet najnowsze narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie przypominają swoje wcześniejsze, prostsze wersje. Oto niektóre funkcje, które zostały zachowane.
Współpraca zespołowa: Udostępnianie dokumentów, przydzielanie zadań i wysyłanie powiadomień członkom zespołu to standardowe funkcje dostępne w oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Raportowanie: Możliwość raportowania postępów poczynionych w ramach projektu może pomóc kierownikom projektów ocenić, jak dobrze pracują ich zespoły. Raportowanie ma kluczowe znaczenie dla zarządzania projektami każdego rodzaju.
Śledzenie czasu: Śledzenie czasu poświęconego na projekty za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu pracy w przedsiębiorstwie pozwoli kierownikom projektów lepiej oszacować, kiedy projekt może się zakończyć i czy będą potrzebować dodatkowych zasobów, aby go ukończyć, a dokładne dane dotyczące śledzenia czasu oznaczają dokładne budżety projektów.
Wykres Gantta: Są to osie czasu projektów, które kierownicy projektów mogą tworzyć i udostępniać swoim zespołom. Umożliwiają one kierownikom projektów wizualizację zadań projektowych w porządku chronologicznym, co jest ważne dla identyfikowania zależności między zadaniami. Wykresy Gantta pomagają również kierownikom projektów ustalać odpowiednie terminy dla członków zespołu oraz dostrzegać potencjalne opóźnienia i wąskie gardła.
Czy jesteś już przekonany, że potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie?
Jeśli Twoja organizacja zaczyna przerastać swoje dotychczasowe możliwości (oczywiście w dobrym sensie!), być może nadszedł czas, aby rozważyć inwestycję w oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, które usprawni i ustandaryzuje przepływy pracy związane z projektami. Dlaczego nie wypróbować go już dziś?
Zrozumienie koncepcji zarządzania projektami w przedsiębiorstwie może poprawić efektywność we wszystkich działach (pobierz nasz przewodnik w formacie PDF), a aby uzyskać więcej informacji o oprogramowaniu do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie (na przykład o kosztach!) i powiązanym oprogramowaniu, zapisz się do newslettera The Digital Project Manager.
