Czym jest wykres Gantta? Kompletny przewodnik dla kierowników projektów
Powiem to prosto z mostu. Uwielbiam dobre wykresy Gantta. To nerdowskie? Jeśli tak, to zanim skończysz czytać ten artykuł, też staniesz się wielkim nerdem.
Ale wyjaśnijmy sobie jedno: powiedziałem „dobry wykres Gantta”.
Dobry wykres Gantta przedstawia w formie wizualnej zależności między pracami, które należy wykonać w określonym czasie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Pokazuje, co musi się wydarzyć, aby można było rozpocząć coś innego, lub co musi się zakończyć, aby mogło zakończyć się coś innego.
- Pokazuje, jakie prace będą wykonywane równocześnie w ramach jednego obszaru oraz które będą wymagały współpracy.
- Przedstawia etapy i nadaje logikę kluczowym datom.
- Upraszcza złożoność projektu i przedstawia ją w przejrzysty sposób.
- Pokazuje realną drogę do sukcesu.
Dla kontrastu, oto co uważam za zły wykres Gantta. Zły wykres Gantta to taki, na który chce patrzeć wyłącznie kierownik projektu. Przenosi złożoność projektu na stronę i jest równie interesujący wizualnie jak pleśń rosnąca na kromce chleba.
To historia, której nikt nie chce słuchać, ponieważ jest pełna żargonu i nudna. A ponieważ tak jest, przez cały projekt jedynymi osobami wprowadzającymi do niej dane są kierownik projektu i tylko kierownik projektu.
Jak wygląda wykres Gantta
Wykres Gantta, zaprojektowany pod koniec XIX wieku przez inżyniera mechanika Henry’ego Gantta, to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala użytkownikowi szybko wizualizować dane projektu. Najważniejszymi spośród tych danych są zależności między zadaniami, a także bieżący postęp projektu.
Wszystko to jest przedstawione w odniesieniu do ustalonego harmonogramu projektu. Podobnie jak plan podróży na długą trasę pokazuje, co i kiedy się wydarzy oraz co nastąpi później, wykres Gantta daje ogólny wgląd w kolejne kroki projektu, to, co nastąpi później, oraz termin, do którego wszystko powinno zostać wykonane (oczywiście jest to szacunek, a sytuacja nadal może się zmienić)!
Choć bardzo lubię rozpoczynać planowanie harmonogramu projektu na papierze (jestem głęboko przekonany, że jeśli nie potrafisz rozpisać czegoś na papierze, nie jesteś jeszcze gotowy, aby użyć komputera do rozplanowania tego).
Obecnie wykresy Gantta tworzy się w oprogramowaniu, w dużej mierze automatycznie. Więcej informacji na temat oprogramowania do wykresów Gantta znajdziesz tutaj.
Konfiguracja wykresu Gantta
Każde oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta wygeneruje poziomy wykres słupkowy (czyli w skrócie to, co ludzie mają na myśli, mówiąc „wykres Gantta”).
Lewej osi pionowej odpowiada lista zadań, które zostaną wykonane w trakcie projektu, potencjalnie na kilku różnych poziomach, jeśli projekt jest złożony.
Zadania są zazwyczaj uporządkowane od góry do dołu zgodnie z kolejnością, w jakiej muszą zostać wykonane w ramach projektu. W bardziej złożonym projekcie zadania mogą być uporządkowane według kontekstu, etapu, zespołu lub obszaru.
Oś pozioma przedstawia harmonogram projektu. Poziome paski tworzone dla każdego zadania projektowego są proporcjonalne do czasu potrzebnego na wykonanie danego zadania. Jeśli cały projekt trwa cztery tygodnie, a wykonanie pierwszego zadania ma zająć tydzień, pasek tego zadania wypełni jedną czwartą harmonogramu.
Większość internetowych programów do tworzenia wykresów Gantta może również wyświetlać członka zespołu projektowego przypisanego do każdego zadania. Stopień wypełnienia paska informuje kierownika projektu, zespół i interesariuszy o postępie prac nad każdym zadaniem.
Wykres Gantta zapewnia kierownikowi projektu, zespołowi i interesariuszom spójny wgląd w ścieżkę krytyczną projektu oraz jego ogólny postęp.
Dzięki wizualizacji tej ścieżki krytycznej łatwo zauważyć, kiedy należy wprowadzić korekty harmonogramu, aby uniknąć wąskich gardeł w postępie projektu.
Powiązany artykuł: 7 elementów, które powinien zawierać wykres Gantta + inne wskazówki dotyczące wykresów Gantta
Do czego wykorzystuje się wykresy Gantta?
Wykres Gantta identyfikuje zadania, które można wykonać jednocześnie, oraz te, które zależą od ukończenia innego zadania. To sposób na wizualizację zarządzania projektem i określenie jego najważniejszych aspektów.
Ponieważ wykres słupkowy jest naniesiony na oś czasu, wykres Gantta może również ujawnić, gdzie w projekcie występują przestoje. Jest także świetnym sposobem na zidentyfikowanie wszelkich większych przerw lub ograniczeń czasowych (powiedzcie to razem ze mną: PTO, urlop), które znacząco wpłyną na zdolność zespołu do dalszych postępów.
Kierownicy projektów, zespoły i interesariusze mogą korzystać z wykresu Gantta, aby sprawdzać postępy względem planu i upewniać się, że wszystkie kwestie związane z czasem zostały z wyprzedzeniem uwzględnione i odpowiednio zaadresowane.
Dowiedz się więcej o tym, do czego służą wykresy Gantta i jakie są ich konkretne zastosowania tutaj.
Wskazówka: Wykres Gantta, który pozostaje wyłącznie w narzędziu i nie jest wykorzystywany w rzeczywistych rozmowach, nie jest zbyt pomocny! Jeśli jesteś kierownikiem projektu, członkiem zespołu lub interesariuszem zespołu korzystającego z wykresu Gantta, zadbaj o to, aby wykres był jak najbardziej widoczny, i używaj go jako narzędzia do otwartego omawiania postępów oraz kolejnych działań.
Korzyści z wykresu Gantta
Wykres Gantta służy do wizualnego uporządkowania w jednym miejscu najważniejszych zadań projektu oraz danych dotyczących terminów.
Umieszczenie tak istotnych informacji na jednym wykresie upraszcza komunikowanie planu (i wszelkich aktualizacji) oraz ułatwia zrozumienie czasu potrzebnego na ukończenie zarówno poszczególnych zadań, jak i całego projektu.
Korzystanie z wykresu Gantta w zarządzaniu projektami jest korzystne, ponieważ pozwala na pierwszy rzut oka zobaczyć, jak poszczególne zadania odnoszą się do siebie, kiedy przypadają ich terminy oraz ile czasu przeznaczono na każde z nich.
Pomaga to zachować organizację i realizować projekt zgodnie z planem. Ponadto wykres Gantta może pomóc we wczesnym identyfikowaniu potencjalnych zagrożeń i problemów w projekcie, dzięki czemu można się nimi zająć, zanim staną się zbyt poważne.
Jeśli jest regularnie aktualizowany, nawet prosty wykres Gantta może służyć jako kluczowe narzędzie, które umożliwia każdemu członkowi zespołu projektowego szybkie sprawdzenie postępów projektu i planu w czasie.
Kwestie, o których należy pamiętać
Aby utworzyć wykres Gantta, najpierw potrzebujesz podstawowego planu projektu obejmującego zadania, daty i, jeśli ma to zastosowanie, zależności. Nie próbuj tworzyć wykresu Gantta bez tych elementów wejściowych.
Nawet jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami w celu utworzenia wykresu Gantta, najpierw musisz mieć plan projektu, który zawiera wszystkie (możesz zacząć od części) poszczególne zadania wymagane w ramach danego przedsięwzięcia.
Konieczne jest również oszacowanie, ile czasu może zająć każde zadanie i czy określone zadania są od siebie zależne. Należy także ustalić daty rozpoczęcia i zakończenia. Kamienie milowe projektu mogą służyć jako motywacja dla zespołu projektowego albo mogą być wymagane przez interesariuszy (lub umowę).
Podobnie jak w przypadku każdego oprogramowania do zarządzania projektami, użytkownik musi dostarczyć możliwie najwięcej danych. Następnie kierownik projektu musi zrozumieć elementy końcowe całego projektu i znać jego strukturę podziału pracy.
Żadne narzędzie do tworzenia wykresów Gantta nie poinformuje Cię, że brakuje konkretnego zadania ani kto w Twoim zespole powinien wykonać określoną pracę. Pamiętaj: wykres Gantta to jedynie wizualna reprezentacja planu projektu w czasie. Sam w sobie nie jest planem.
Najlepsze zastosowania wykresów Gantta
Specjaliści ds. zarządzania projektami korzystają z narzędzi takich jak wykresy Gantta, ponieważ można za ich pomocą wizualizować projekty każdego rodzaju i rozmiaru na potrzeby interesariuszy.
Sam wykres Gantta istnieje od dziesięcioleci i odegrał kluczową rolę w wizualizowaniu oraz komunikowaniu postępów wielu dużych przedsięwzięć, z których korzystasz, takich jak infrastruktura transportowa, systemy autostrad, a nawet proces tworzenia treści The Digital Project Manager!
Jednym z moich ulubionych rodzajów projektów do wizualizacji za pomocą wykresu Gantta jest budowa, ponieważ prawdopodobnie wszyscy mijaliśmy dom lub budynek w trakcie jego budowy i wiemy, że nie należy montować szafek, dopóki dach nie zostanie ukończony!
Obecnie wykresy Gantta są używane praktycznie w każdej branży i sektorze, o czym świadczy mnogość tworzonego oprogramowania do wykresów Gantta oraz szablonów przygotowanych dla wielu różnych kontekstów i scenariuszy (PS: tutaj znajdziesz nasz szablon wykresu Gantta).
Kierownicy projektów korzystający z metodyki predykcyjnej lub kaskadowej zazwyczaj wykorzystują wykresy Gantta do wizualizacji drogi zespołu do pomyślnego zakończenia projektu. W rzeczywistości w pewnym sensie właśnie stąd wzięła się nazwa metodyki kaskadowej — od kaskady przedstawionej na wykresie Gantta prowadzącej do mety.
Ponieważ metodyka kaskadowa zakłada sekwencyjną realizację harmonogramu projektu, a wszystkie plany są definiowane na początku, wykres Gantta idealnie nadaje się do wizualnego odwzorowania tej sekwencji.
Ponadto wykresy Gantta zapewniają kierownikom projektów i zespołom wizualny sposób dzielenia projektu na łatwe do zarządzania części. To narzędzie pomaga im również identyfikować kamienie milowe w harmonogramie projektu, co dostarcza im danych, które mogą wykorzystać do przekazywania informacji zwrotnych interesariuszom organizacji.
Pomijane zastosowania wykresów Gantta
Ponieważ wykres Gantta odwzorowuje zależności między zadaniami i ścieżkę krytyczną projektu, to narzędzie do zarządzania projektami może pokazać, jak zmiana pojedynczego zadania może potencjalnie wpłynąć na cały projekt. Skuteczne zarządzanie projektem często wymaga elastyczności, dlatego przewidywanie, jak zmiana wprowadzona obecnie wpłynie na ukończenie projektu w przyszłości, ma kluczowe znaczenie. Tego rodzaju informacje zwrotne są jednym z niedostatecznie wykorzystywanych elementów wykresu Gantta.
Wskazówka: Chociaż prawdą jest, że wykresy Gantta są często wykorzystywane w projektach predykcyjnych typu kaskadowego, można ich również używać w projektach zwinnych, aby zobrazować to, co zostało zrobione, oraz to, o czym wiadomo, że ma zostać zrobione.
Kluczowa różnica między projektami predykcyjnymi/kaskadowymi a adaptacyjnymi/zwinnymi nie polega na tym, czy używamy wykresu Gantta, lecz na tym, jak planujemy i czy na początku musimy znać wszystkie informacje o projekcie i jego funkcjonowaniu (podejście predykcyjne/kaskadowe), czy też możemy odkrywać, projektować i budować rozwiązanie w trakcie pracy (podejście adaptacyjne/zwinne).
Ograniczenia wykresów Gantta
Żadne narzędzie ani oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest idealne. Dotyczy to również wykresu Gantta — może on stać się zbyt złożony wraz ze wzrostem liczby zależności i działań.
Innymi słowy, nadmiernie rozbudowany wykres słupkowy może zawierać tak wiele szczegółów, że ogólny obraz stanie się niejasny. Wykresu Gantta nie należy używać tylko po to, żeby go używać; musi on wnosić wartość.
Jeśli jakiekolwiek działanie związane z zarządzaniem projektem, w tym tworzenie wykresu Gantta, nie wnosi wartości, nie wykonuj go. Jako kierownik projektu skup swój czas i wiedzę na działaniach przynoszących wartość.
Na przykład nawet jeśli utworzyłeś wykres Gantta, ale Twój zespół i interesariusze z niego nie korzystają lub nie znajdują w nim wartości, nie jest on wartościowy. Zarządzaj swoim czasem i energią tak, aby tworzyć wartość, a nie dokumentację.
Mając to na uwadze, oto kilka istotnych elementów pomijanych na wykresach Gantta.
Priorytety zadań
Ponieważ tradycyjny wykres Gantta zazwyczaj przedstawia zadania projektu w kolejności, nie ukazuje on dokładnie priorytetów zadań. Na tradycyjnym wykresie Gantta każde zadanie wydaje się równie ważne jak wszystkie pozostałe, co może nie odzwierciedlać prawidłowo przebiegu projektu.
Wymagane zasoby
Chociaż jest to zasadniczo wykres słupkowy, rozmiar słupka dla każdego zadania odpowiada czasowi, a nie zasobom wymaganym do jego wykonania. Zarządzanie zadaniami może wymagać dostępu do takich informacji, ponieważ niektóre decyzje planistyczne mogą być uzależnione bardziej od zasobów niż od czasu.
Koszty projektu
Kolejnym ograniczeniem wykresu Gantta jest jego koncentracja na harmonogramie projektu zamiast na kosztach. Zarządzanie projektem często wymaga uwzględnienia kosztów w procesie podejmowania decyzji, a wykres Gantta nie dostarczy danych pomocnych przy podejmowaniu tego rodzaju decyzji.
Pełny obraz projektu
Oprogramowanie do zarządzania projektami, które tworzy wykresy Gantta, często dzieli je na segmenty. Utrudnia to wyświetlenie całego projektu na jednym ekranie lub pojedynczej kartce papieru, przez co wykresy te stają się nieskuteczne w prezentowaniu ich odbiorcom. Krótko mówiąc, wykres Gantta może zawierać tak wiele informacji, że cały projekt nie jest widoczny jednocześnie.
Jeśli masz problem z umieszczeniem wszystkiego na jednym ekranie lub jednej kartce papieru, zastanów się, czy możesz „zwinąć” zadania do strumieni prac lub kamieni milowych wyższego poziomu, aby wszystko zmieściło się w jednym widoku, nawet po dostosowaniu skali czasu. Wypróbuj to!
Inne metody wizualizacji projektu
Skuteczne zarządzanie projektem często opiera się na wykorzystywaniu wielu narzędzi. Oprócz wykresu Gantta przydatny może być również wykres PERT (technika oceny i przeglądu programu). Wykres PERT, w przeciwieństwie do ścieżki krytycznej, skupia się bardziej na zależnościach między zadaniami niż na harmonogramie, dzięki czemu jest przydatny w zarządzaniu projektami na większą skalę.
Diagram sieciowy jest przydatny do wizualnego przedstawiania sposobu, w jaki komponenty lub zadania projektu oddziałują na siebie, czego wykres Gantta nie pokazuje (jest to główna różnica między wykresami Gantta a wykresami PERT).
Dostępne są również narzędzia do zarządzania projektami, takie jak tablice Kanban, które działają poprzez ograniczanie liczby zadań będących w toku lub przypisanych do każdej osoby albo zespołu, zamiast ustalania harmonogramów.
Końcowe przemyślenia
Wykres Gantta odnosi sukcesy jako narzędzie do zarządzania projektami już od dziesięcioleci, ponieważ ostatecznie jest przyjaznym dla użytkownika sposobem wizualizowania zadań i czasu potrzebnego na ukończenie projektu. Pamiętaj jednak, że wykres Gantta nie jest planem projektu.
W połączeniu z innymi narzędziami do zarządzania projektami wykres Gantta może zapewnić doskonałą mapę do śledzenia postępów projektu i sprawdzania, co czeka zespół projektowy w następnej kolejności.
Jeśli masz trudności z wyobrażeniem sobie tego, co nadchodzi lub gdzie Twój zespół powinien znajdować się w przyszłości, wykres Gantta to świetny punkt wyjścia. W rzeczywistości każdy członek kadry kierowniczej, z którym kiedykolwiek pracowałem, znał wykresy Gantta, a w niektórych przypadkach wykres Gantta był oznaką solidnego planu projektu. Spróbuj!
Znajdź tutaj odpowiednie oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta dla potrzeb swojego projektu (po przygotowaniu podstawowego planu — nie pomijaj tego kroku!):
- Narzędzia do tworzenia wykresów Gantta
- Oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta
- Darmowe oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta
Subskrybuj biuletyn Digital Project Manager, aby być na bieżąco z informacjami o wykresach Gantta i innych narzędziach do zarządzania projektami.
