14 obowiązków kierownika projektu: przewodnik po Twojej roli
Jakie są obowiązki kierownika projektu?: Kierownicy projektów odpowiadają za prowadzenie projektów od początku do końca. Obejmuje to planowanie, tworzenie harmonogramów, zarządzanie budżetami, motywowanie zespołów oraz zapewnienie zgodności celów projektu z rezultatami biznesowymi.
Wykraczanie poza realizację: Dzisiejsi kierownicy projektów nie tylko wykonują polecenia — kształtują strategię, zarządzają interesariuszami i dbają o zgodność działań zespołu z celami biznesowymi, dzięki czemu są niezbędni dla sukcesu organizacji.
Najważniejsze umiejętności kierownika projektu: Kierownicy projektów potrzebują umiejętności twardych, takich jak tworzenie harmonogramów i zarządzanie budżetem, a także umiejętności miękkich, takich jak przywództwo, komunikacja i rozwiązywanie problemów, aby odnosić sukcesy. Umiejętności te pomagają utrzymać projekty na właściwym torze i motywować zespoły.
Rozwój kariery kierownika projektu: Szkolenia, takie jak DPM School, lub certyfikat PMP, w połączeniu z praktycznym doświadczeniem, mogą pomóc w doskonaleniu realizacji tych obowiązków, rozwijaniu umiejętności i awansowaniu w karierze związanej z zarządzaniem projektami.
Bycie kierownikiem projektu to nie tylko odhaczanie zadań czy pilnowanie harmonogramu — chodzi o równoważenie sprzecznych priorytetów, zarządzanie ryzykiem i utrzymywanie motywacji zespołu w obliczu nieoczekiwanych wyzwań.
Niezależnie od tego, czy próbujesz doprecyzować wymagania, uspokoić zestresowanego interesariusza, czy powstrzymać niekontrolowane rozszerzanie zakresu, Twoja rola może przypominać rozwiązywanie łamigłówek podczas maratonu. Ten przewodnik przedstawia najważniejsze obowiązki kierownika projektu i oferuje praktyczne wskazówki, które pomogą Ci poradzić sobie z chaosem oraz z pewnością siebie realizować projekty zakończone sukcesem.
Czym zajmuje się kierownik projektu?
Głównym obowiązkiem kierowników projektu jest realizacja projektów od początku do końca. Kierownicy projektu odpowiadają za dostarczenie projektu w sposób, który przynosi rezultaty biznesowe i wartość użytkownikowi końcowemu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Obejmuje to:
- Inicjowanie i planowanie projektu
- Zarządzanie budżetami (szczególnie w przypadku kierowników projektów inwestycyjnych), zakresem i harmonogramem
- Nadzorowanie zespołu oraz poszczególnych zadań i rezultatów, które zespół realizuje
- Zapewnianie jakości
- Zapobieganie ryzyku, które mogłoby wykoleić cały projekt
- Zarządzanie współpracą między zespołem projektowym, wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami, dostawcami oraz podwykonawcami.
Opis stanowiska kierownika projektu zmieniał się na przestrzeni lat, a obecnie rola kierownika projektu wykracza poza wykonywanie poleceń i obejmuje kształtowanie strategii projektu oraz wykazywanie się przywództwem.
Jakie są obowiązki kierownika projektu i na czym polega jego rola?
Rola kierownika projektu obejmuje dbanie o to, aby projekt był realizowany terminowo, uporządkowany i mieścił się w budżecie. Obowiązki kierownika projektu w tym zakresie obejmują:
- Inicjowanie projektu
- Rozpoczynanie projektu
- Rejestrowanie wymagań
- Porządkowanie projektu
- Tworzenie harmonogramów
- Monitorowanie budżetu
- Monitorowanie postępów zadań
- Przekazywanie aktualnych informacji o stanie projektu
- Motywowanie zespołu
- Rozwiązywanie problemów
- Zarządzanie ryzykiem
- Zarządzanie zmianą
- Wysyłanie faktur
- Zamykanie projektu
1. Zainicjuj projekt
Kierownicy projektu weryfikują wykonalność projektu, uzyskują zgody i konfigurują projekt w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Świadome swojej wartości organizacje dają zespołowi zarządzania projektami możliwość opracowania lub zweryfikowania zakresu, budżetu i harmonogramu podczas etapu sprzedaży lub kształtowania projektu. Omówisz założenia z osobami sponsorującymi projekt, przygotujesz wstępny kosztorys i harmonogram oraz przeanalizujesz plan z kluczowymi interesariuszami, aby uzyskać zgody.
Następnie:
- Skonfigurujesz swoje oprogramowanie do zarządzania projektami i foldery z plikami
- Utworzysz zaktualizowany opis projektu
- Zbierz potrzebny zespół
- Rozpoczniesz projekt wewnętrznie
- Wspólnie z zespołem opracujesz szczegółowy zakres prac (Statement of Work, SOW) lub potencjalnie dokument inicjujący projekt, zawierający dokładniej określony harmonogram, budżet i wymagania.
2. Rozpocznij projekt
Kierownicy projektów organizują oficjalne spotkania rozpoczynające projekt przed rozpoczęciem prac nad projektem, aby upewnić się, że wszyscy interesariusze są zgodni co do planu, zakresu, budżetu i harmonogramu.
Po zatwierdzeniu zakresu prac (SOW) można rozpocząć pracę. Pierwszym zadaniem związanym z zarządzaniem projektem jest zapewnienie wszystkim wspólnego zrozumienia sytuacji podczas zewnętrznego spotkania rozpoczynającego projekt z kluczowymi interesariuszami i sponsorem projektu. Utworzysz również podstawowe materiały, których będziesz używać do monitorowania projektu i komunikowania oczekiwań z nim związanych.
Przykłady takich materiałów:
- Udostępniany plan projektu
- Rejestr RAID
- Plan komunikacji
- Macierz RACI
- Twój szablon raportu statusowego
3. Rejestrowanie wymagań
Kierownicy projektów tworzą wymagania dotyczące projektu w dokumencie wymagań projektowych lub w postaci historyjek użytkownika.
Podczas tworzenia dokumentu wymagań odwołuj się do zakresu prac (SOW) oraz notatek klienta. Musisz również rozumieć ogólne potrzeby biznesowe projektu. Wymagania i historyjki użytkownika powinny odzwierciedlać zakres projektu oraz ogólny powód jego realizacji.
Jeśli dobrze rozumiesz strategię stojącą za projektem, będziesz w stanie odpowiedzieć na większość pytań zespołu lub innych interesariuszy i zapewnić zespołowi strategiczne wskazówki bez oczekiwania na dodatkowe informacje w sprawach, które nie wymagają decyzji klienta.
4. Utrzymywanie porządku w projekcie
Kierownicy projektów tworzą przejrzystą strukturę folderów dla dokumentów i materiałów.
Jednym z ważnych obowiązków kierownika projektu jest przechowywanie wszystkich informacji dotyczących projektu w jednym miejscu, do którego każdy ma dostęp. Zwykle jest to współdzielony dysk, Dysk Google, Dropbox i/lub oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi.
Musisz również zadbać o to, aby materiały i informacje dotyczące projektu były uporządkowane w najlepszy możliwy sposób, dzięki czemu będą gotowe do użycia, gdy zajdzie taka potrzeba. Przydatne jest tu oprogramowanie do zarządzania projektami lub inne narzędzia do zarządzania projektami. Zrób to na początku projektu, aby później nie tracić czasu ani pieniędzy na naprawianie problemów, którym można było zapobiec.
5. Tworzenie harmonogramu
Kierownicy projektów wypisują wszystkie zadania i umieszczają je na osi czasu, w kalendarzu lub cyklu sprintu.
Sposób tworzenia harmonogramu projektu zależy przede wszystkim od harmonogramu projektu. Jeśli termin zakończenia jest niezmienny, tworzysz oś czasu, zaczynając od tej daty i planując działania wstecz. Jeśli jest elastyczny, tworzysz oś czasu, zaczynając od chwili obecnej, i ustalasz odpowiednią datę uruchomienia projektu.
Musisz również pomyśleć o planach awaryjnych. Zacznij zastanawiać się, co może pójść nie tak i co zrobisz, jeśli tak się stanie. Niezależnie od wybranych taktyk określ, w którym miejscu harmonogramu będziesz w stanie je zastosować. Nie musisz udostępniać ich klientowi ani nawet zespołowi. Są one przede wszystkim dla ciebie, abyś miał je w zanadrzu na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych problemów.
6. Monitorowanie budżetu
Kierownicy projektów dbają o to, aby projekt nie był zagrożony przekroczeniem zakładanych kosztów.
Zazwyczaj projekty mają ustalony budżet, który określa się przed zaangażowaniem kierownika projektu. Twoim zadaniem jest przydzielenie tego budżetu do poszczególnych faz, kamieni milowych i zadań w całym cyklu życia projektu. Upewnij się, że budżet jest wystarczający do wykonania pracy, ponieważ w miarę postępów projektu trudniej będzie uzyskać dodatkowe środki (chyba że pojawią się oczywiste żądania wykraczające poza zakres).
I pamiętaj: budżet nie służy wyłącznie do śledzenia wydatków projektu — wyznacza również granice dla każdej osoby w zespole projektowym.
7. Monitorowanie postępów zadań
Kierownicy projektów sprawdzają stan zadań będących w toku i monitorują przepływ pracy w odniesieniu do planu projektu w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami.
W przypadku projektu prowadzonego w bardziej kaskadowym stylu może to oznaczać poświęcenie czasu na aktualizację wykresu Gantta, aby sprawdzić, czy nie istnieje ryzyko zejścia z ścieżki krytycznej.
W przypadku bardziej zwinnego projektu może to oznaczać ocenę rzeczywistej prędkości zespołu w porównaniu z planowaną oraz analizę wykresu spalania, aby sprawdzić, czy konieczne są zmiany zakresu w celu dopasowania go do harmonogramu (lub odwrotnie).
8. Przekazuj aktualizacje dotyczące statusu
Kierownicy projektów regularnie przekazują formalne i/lub nieformalne aktualizacje dotyczące statusu sponsorowi projektu lub klientowi.
To ważne zadanie związane z zarządzaniem projektem zapewnia komunikowanie postępów oraz uwzględnianie zmian w zakresie lub harmonogramie projektu. Oprócz częstszych aktualizacji przekazywanych sponsorom projektu lub klientom dobrą praktyką jest przygotowanie formalnego raportu o statusie projektu na określony moment. Obejmuje on dotychczasowe postępy, nadchodzące kamienie milowe, status kluczowych zagrożeń i zależności oraz kwestie wymagające omówienia.
Należy również przekazywać aktualizacje szerszemu ekosystemowi interesariuszy. Mogą one obejmować formalne informacje wysyłane użytkownikom końcowym i działom, na które projekt ma wpływ, a także demonstracje i prezentacje dla zespołów ds. bezpieczeństwa, zgodności oraz organów regulacyjnych.
9. Motywuj zespół
Kierownicy projektów dbają o to, aby zespół miał wszystko, czego potrzebuje, by odnieść sukces.
Musisz zadbać o to, aby prace przebiegały zgodnie z planem zarządzania projektem oraz aby każdy miał wszystko, czego potrzebuje do wykonania bieżącego zadania.
Regularne spotkania kontrolne z zespołem należą do najważniejszych codziennych zadań związanych z zarządzaniem projektem. Pozwalają zrozumieć, jak przebiegają prace, a także stwarzają okazję do umacniania relacji, motywowania zespołu, utrzymywania przejrzystości i odpowiedzialności oraz pomagania wszystkim w zrozumieniu, jak ich wysiłki wpisują się w szerszy obraz projektu.
Spotkania kontrolne mogą przyjmować formę codziennego spotkania zespołu, spotkań 1:1 z osobami wykonującymi pracę lub spotkań asynchronicznych. Pamiętaj: najlepiej, aby miały formę rozmowy, a nie przesłuchania.
10. Rozwiązuj problemy
Kierownicy projektów pomagają zespołowi radzić sobie z problemami, które mogą pojawić się na poszczególnych etapach rozwoju.
Jako kierownik projektu musisz rozwiązywać problemy w odpowiednim czasie, aby nie spowodowały one odejścia od założonego budżetu i harmonogramu. Zapewnij zespołowi zaufanie i bezpieczną przestrzeń do kreatywnego i krytycznego rozwiązywania problemów.
To jedno z najbardziej niezrozumianych zadań związanych z zarządzaniem projektem. Na przykład: „Co może zrobić kierownik projektu, aby pomóc odblokować pracę programisty, projektanta lub analityka biznesowego?”
Odpowiedź brzmi: bardzo dużo. Zadawaj pytania, które pozwolą spojrzeć na problem i jego możliwe rozwiązania z innej perspektywy:
- Możesz poprosić o dodatkowe wsparcie lub zaangażować innego eksperta merytorycznego, aby uzyskać drugą opinię.
- Możesz zmienić priorytety prac, aby uwzględnić wszelkie opóźnienia.
- Możesz upewnić się, że blokada ma istotne znaczenie dla całego projektu, i pomóc zespołowi ją obejść.
11. Zarządzaj ryzykiem
Kierownicy projektów przewidują możliwe zagrożenia i opracowują plany awaryjne, aby zaoszczędzić jak najwięcej czasu i zasobów.
Dobrzy kierownicy projektów wiedzą, jak identyfikować, analizować, ustalać priorytety, planować, monitorować ryzyko oraz reagować na nie. Ogranicza to jego wpływ i łagodzi skutki, gdyby zagrożenia się urzeczywistniły. Musisz rozmawiać z zespołem, aby zrozumieć potencjalne zagrożenia, to, jak mogą negatywnie wpłynąć na projekt, oraz prawdopodobieństwo ich wystąpienia — pomoże Ci to opracować plan zarządzania ryzykiem.
Wygospodaruj trochę czasu podczas każdego spotkania zespołu na omówienie zagrożeń. Zarządzasz również oczekiwaniami klientów, interesariuszy i zespołu kierowniczego. Korzystaj z codziennej komunikacji, takiej jak raporty o statusie, aby wszyscy byli na bieżąco.
12. Zarządzanie zmianą
Menedżerowie projektów konfigurują projekty tak, aby reagowały na trwałe i utrwalone zmiany, dzięki czemu cele projektu i założenia projektu są realizowane w oczekiwanym terminie.
Należy zastanowić się, w jaki sposób rezultaty projektu zostaną przekazane i wykorzystane. Nawiąż kontakt i zbuduj relacje z zespołem zarządzającym zmianą, którą przyniesie projekt, aby przekazywane przez niego informacje były dokładne, aktualne i użyteczne. Porozmawiaj z nim o wszelkich zagrożeniach związanych z wdrożeniem i zapytaj o plan, aby upewnić się, że uzyska zwrot z inwestycji.
Druga strona zarządzania zmianą obejmuje zmiany w zakresie projektu. W miarę realizacji i komunikowania prac mogą pojawić się nowe wymagania. Szybkie reagowanie na zmiany zakresu pozwoli zapobiec opóźnieniom w harmonogramie projektu, z wyprzedzeniem określi oczekiwania i zbuduje zaufanie do Twoich decyzji jako menedżera projektu.
13. Wysyłanie faktur
Menedżerowie projektów ewidencjonują liczbę godzin przepracowanych przy projekcie i wysyłają klientowi końcowe faktury po zakończeniu prac.
Upewnij się, że znasz warunki płatności swoich dostawców i odpowiednio regulujesz należności. Jeśli pracujesz w organizacji świadczącej usługi dla klientów, oznacza to również proaktywne fakturowanie klienta zgodnie z modelem współpracy.
Warto na bieżąco analizować i zatwierdzać karty czasu pracy z poprzedniego tygodnia w oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, aby mieć te informacje pod ręką podczas pracy w oprogramowaniu do fakturowania.
Jeśli rozliczenie odbywa się na podstawie kamieni milowych, musisz wiedzieć, gdzie znajdują się one w harmonogramie projektu. Jeśli rozliczenie obejmuje czas i materiały, zawsze uzgadniaj i prognozuj miesięczną kwotę faktury.
Możesz również wykorzystać w tym celu oprogramowanie do zarządzania zasobami z funkcją rozliczeń.
14. Zamknięcie projektu
Menedżerowie projektów zamykają projekt po jego ukończeniu, dokonując końcowych uzgodnień, przeprowadzając retrospektywę, zapisując wyciągnięte wnioski i archiwizując projekt.
Poproszą Cię o przedstawienie, jak projekt faktycznie wypadł w porównaniu z oczekiwaniami, więc wyprzedź te działania. Upewnij się, że wszystkie karty czasu pracy zostały przesłane oraz że masz dokumentację, którą możesz omówić, jeśli lub tam, gdzie wystąpiły problemy w porównaniu z zaplanowanymi zmianami zakresu, harmonogramu i budżetu.
Przeprowadź retrospektywę projektu (znaną również jako analiza po zakończeniu projektu) wraz z zespołem projektowym i kluczowymi interesariuszami. Wykorzystaj otrzymane opinie i spostrzeżenia, aby opracować wyciągnięte wnioski, a następnie udokumentuj je na potrzeby przyszłych projektów.
Następnie zarchiwizuj projekt, gromadząc wszystkie zasoby i rezultaty prac oraz umieszczając je w używanym systemie archiwizacji. Warto również poświęcić chwilę na świętowanie z zespołem. Jako lider projektu możesz przejąć inicjatywę w tym zakresie, aby nadal budować zaufanie, lojalność i dobre relacje.
Oto krótkie spojrzenie na to, czym zajmują się menedżerowie projektów i jak rozpocząć pracę:
Najważniejsze umiejętności menedżera projektu
Aby odnieść sukces jako menedżer projektu, potrzebujesz czegoś więcej niż tylko wiedzy technicznej lub umiejętności odhaczania zadań z listy rzeczy do zrobienia. Chodzi o znalezienie idealnej równowagi między twardymi umiejętnościami, które napędzają realizację, a umiejętnościami miękkimi, które sprzyjają współpracy i przywództwu. Bez solidnego połączenia obu tych rodzajów umiejętności trudno będzie Ci utrzymać projekty na właściwym torze lub zbudować zaufanie i pracę zespołową niezbędne do długoterminowego sukcesu.
Omówmy najważniejsze umiejętności zarządzania projektami, których potrzebujesz, aby dokładnie wiedzieć, na czym się skupić i osiągać doskonałe wyniki w swojej roli:
- Organizacja
- Planowanie projektu
- Praca zespołowa i współpraca
- Ustalanie priorytetów
- Myślenie krytyczne
- Rozwiązywanie problemów
- Zarządzanie ryzykiem
- Przywództwo
- Komunikacja
- Harmonogramowanie projektu
- Zarządzanie procesami
- Prowadzenie badań
- Tworzenie dokumentacji
- Dyplomacja
- Zarządzanie czasem
Opanowanie tych umiejętności nie nastąpi z dnia na dzień, ale dzięki praktyce odnajdziesz swój rytm i zaczniesz prowadzić projekty z większą pewnością siebie. Zacznij od określenia obszarów, w których jesteś najsilniejszy, oraz tych, które wymagają uwagi. Następnie poszukaj możliwości, aby uczyć się zarządzania projektami i rozwijać się — czy to dzięki doświadczeniu zdobywanemu w pracy, udziałowi w ukierunkowanym kursie szkoleniowym, czy nauce od mentora.
Zarządzanie projektami w takim samym stopniu opiera się na elastyczności, co na planowaniu. Im bardziej rozwijasz te umiejętności, tym lepiej będziesz przygotowany, aby stawić czoła każdemu wyzwaniu i poprowadzić swój zespół do sukcesu.
Tworzenie ścieżki kariery w zarządzaniu projektami
Jeśli rozważasz zarządzanie projektami jako karierę, znajdziesz wiele materiałów, które pomogą Ci zdobyć szkolenie i umiejętności potrzebne do tego, aby zostać skutecznym kierownikiem projektu. A może jesteś początkującą osobą, której powierzono zarządzanie projektami i nie wiesz, od czego zacząć.
Oto kilka pomysłów, gdzie możesz szukać pomocy:
- Kurs Mistrzowskie zarządzanie projektami cyfrowymi organizowany przez DPM to program szkoleniowy ukierunkowany na projekty cyfrowe, który obejmuje certyfikację. Zdobędziesz praktyczną wiedzę w oparciu o scenariusze, rozwijającą intuicję, umiejętność oceny sytuacji i przywództwo.
- Certyfikat profesjonalisty w zarządzaniu projektami (PMP) przyznawany przez Instytut Zarządzania Projektami (PMI) to uznawany na całym świecie certyfikat z zakresu zarządzania projektami, którego uzyskanie wymaga kilkuletniego doświadczenia (w przeciwieństwie do kursu DPM, który nie ma żadnych wymagań wstępnych).
- Dostępnych jest wiele innych jednorazowych kursów i programów szkoleniowych, w tym kursy oferowane przez Google i Coursera, a także programy studiów na akredytowanych uniwersytetach dla osób, które chcą uzyskać tytuł licencjata lub magistra. Możesz również zainteresować się specjalistycznymi kursami dotyczącymi konkretnych metodyk zarządzania projektami, takich jak zwinne zarządzanie projektami lub Scrum.
- Inną możliwością jest po prostu zaangażowanie się i rozpoczęcie zarządzania projektami. Zdobędziesz praktyczne doświadczenie, które będzie bezcenne w Twojej karierze. Możesz na bieżąco czytać książki o zarządzaniu projektami i artykuły (na The DPM znajdziesz ich mnóstwo!), aby uzupełniać swoje doświadczenie.
- Jeśli chcesz specjalizować się w zwinnym zarządzaniu projektami, zapoznaj się z naszym przewodnikiem, jak zostać zwinnym kierownikiem projektu.
Co dalej?
Jeśli szukasz możliwości nawiązywania kontaktów, chcesz porozmawiać o wyzwaniach, z którymi mierzysz się w swoich projektach, albo po prostu przez chwilę dać upust emocjom, członkostwo DPM jest właśnie dla Ciebie! Otrzymasz również dostęp do ponad 100 szablonów i przykładów oraz możliwość dołączenia do rozmów na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych!
