Hoe je resourcebeheer binnen projectmanagement onder de knie krijgt
Resourcebeheer staat gelijk aan de juiste brandstof in je motor stoppen. Geen brandstof? Geen vermogen. Punt.
Uit een onderzoek onder professionals in projectmanagement door Wellingtone bleek dat “slecht resourcebeheer” een van de grootste uitdagingen binnen projectmanagement was. Teams van mensen mobiliseren is moeilijk—voor iedereen!
Voeg daar de complexiteit van de digitale wereld aan toe, waarin technologie, gebruikersverwachtingen en het concurrentielandschap voortdurend veranderen. Teams zijn verspreid, het personeelsverloop is hoog en de opkomende technologie die je nodig hebt, is mogelijk nog schaars.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Natuurlijk zijn er uitstekende softwareoplossingen voor resourcebeheer beschikbaar die je kunnen helpen bij het plannen, ontwikkelen en beheren van middelen voor je projecten. Maar zonder de juiste aandachtspunten zullen de verschillen tussen een softwareoplossing van de volgende generatie en staartdelingen maken op een schoolbord verwaarloosbaar zijn.
Wat doet een resourcemanager?
Projectmanagers moeten vaak de rol van resourcemanager vervullen, maar dit hangt af van de omvang van je bedrijf.
In een groot bedrijf kan een resourcemanager een afzonderlijke functie zijn die toezicht houdt op de toewijzing van middelen (voornamelijk mensen, vaak met verschillende niveaus en soms verschillende vaardigheden) aan meerdere projecten tegelijk. Resourcemanagers werken op het niveau van het bedrijf of de organisatie en willen de middelen identificeren die het beste bij elk project passen. Ze ondersteunen het projectmanagementteam en de verantwoordelijken voor de verschillende disciplines om ervoor te zorgen dat de juiste beslissingen worden genomen bij projecttoewijzingen, ten gunste van het individu, het bredere team, het hele bedrijf en de klant.
In tegenstelling tot een resourcemanager houdt een projectmanager toezicht op slechts één project of soms meerdere projecten tegelijk. Kort gezegd: als projectmanager is je project je wereld (binnen werktijd!).
Je bent verantwoordelijk voor het afronden van je project binnen de gestelde termijn. En je houdt je bezig met details: het projectbudget, de projectplanning, specifieke projecttaken en mijlpalen. Waarschijnlijk vind je het ook belangrijk dat je team tevreden is, maar op het kritieke pad blijven is van het grootste belang.
In een ideale wereld zou je bureau of je bredere bedrijf iemand hebben die zich specifiek bezighoudt met resourcebeheer, maar als dat niet het geval is, kunnen enkele doeltreffende aandachtspunten voor resourcebeheer je helpen om je project volgens plan op te leveren door knelpunten te voorzien, de juiste mensen op het juiste moment te betrekken en het team betrokken te houden.
Goed, laten we met dat in gedachten enkele belangrijke aandachtspunten voor resourcebeheer voor projectmanagers bekijken.
6 technieken voor resourcebeheer in projectmanagement
Hier zijn zes belangrijke technieken voor resourcebeheer die projectmanagers moeten kennen.
1. Zorg voor een (gezamenlijk) projectplan
Een van je belangrijkste verantwoordelijkheden als projectmanager tijdens een project is ervoor te zorgen dat de projectplanning en de beschikbaarheid van specifieke mensen om die taken uit te voeren op elkaar zijn afgestemd.
Dit is geen probleem dat je alleen hoeft op te lossen: ga samen met je collega's uit andere disciplines zitten om je raming en algemene projectplan te bespreken voordat de toewijzing van middelen zelfs maar begint.
Een goed doordacht projectplan helpt ervoor te zorgen dat vanaf het begin duidelijk is welke niveaus en individuele vaardigheden nodig zijn, en wanneer. Dit is vooral belangrijk wanneer meerdere concurrerende projecten allemaal beslag willen leggen op de tijd van dezelfde mensen.
2. Versterk je capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning is het proces dat je gebruikt om de uren van teamleden in te plannen voor een vaststaande hoeveelheid werk. De voortdurende opgave is om de beschikbaarheid van je collega's af te stemmen op wat het project nodig heeft en natuurlijk ook op je budget.
Je kunt de benodigde tijd niet effectief inschatten zonder die projecttaken op te splitsen en ze te begrijpen. Gebruik daarom dat projectplan om een kader voor de werkzaamheden vast te stellen wat betreft de taken en maak vervolgens je resourceplan.
Je team zal van jou (en idealiter van hun disciplineleiders) verwachten dat je duidelijk maakt wat de taken precies inhouden, wie eraan zal werken en wanneer.
Als je online reclameproject bijvoorbeeld een hele reeks afbeeldingen moet bijsnijden voordat je aan geavanceerdere animatie begint, wil je de eerste taak waarschijnlijk toewijzen aan een van de meer junior leden van het ontwerpteam voordat deze naar een senior animator gaat. Dit moet ruim van tevoren worden uitgewerkt, zodat je de juiste middelen voor de werkzaamheden kunt inplannen wanneer je ze nodig hebt.
Zodra je taken hebt toegewezen, is het van cruciaal belang om de voortgang te bewaken zodat het project op schema blijft. Bepaal daarom samen met je team wat de beste manier is om briefings, deadlines en opleveringen te communiceren, zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.
Het is ook belangrijk om je ervan bewust te zijn dat te veel toezicht (of micromanagement) het moreel kan schaden. Probeer een balans te vinden tussen toezicht houden op het project en een te dominante manager worden. Een dagelijkse of wekelijkse korte voortgangsmeeting en regelmatige communicatie via Slack (of een andere tool voor directe berichten), ondersteund door ijzersterke documentatie en glasheldere taakbriefings, zullen wonderen doen.
3. Begrijp en bewaak de werkbelasting
Werkbelasting staat los van capaciteitsplanning. Werkbelastingbeheer is het proces waarbij je de juiste tijdsblokken toewijst waarmee een teamlid succesvol kan zijn. Voor sommige taken zijn langere aaneengesloten periodes zonder onderbrekingen nodig. Andere taken kunnen beter worden verspreid en afgewisseld met andere, uiteenlopende taken.
Als je bijvoorbeeld de capaciteit plant, zie je misschien dat je technisch architect de komende drie weken één uur per dag beschikbaar is.
- Als je op maandag begint, lijkt het op papier alsof je die integratiestrategie tegen het einde van de maand kunt afronden.
- Maar als die persoon elk uur van context wisselt tussen een ander project, is de kans dat het teamlid kan omschakelen, opnieuw vertrouwd raakt met de vereisten van jouw project en de juiste focus heeft om in dat uur zinvol werk te verrichten zeer, zeer klein. De persoon kan binnen de capaciteit vallen, maar de werkbelasting zal te zwaar zijn om effectief te kunnen werken.
- Aan de andere kant kan er een teamlid beschikbaar zijn om twintig dagen achter elkaar gegevens in te voeren, maar tegen het einde van die twintig dagen zullen diens betrokkenheid en productiviteit waarschijnlijk niet erg hoog meer zijn.
De kern van dit alles is: alleen omdat iemand in je team de capaciteit lijkt te hebben om de taak uit te voeren, betekent dat niet automatisch dat die persoon niet overweldigd zal raken door de werkbelasting.
4. Zorg voor strategieën om je mensen actief in te zetten
Onderbenutting kan ook de productiviteit en het algemene moreel van het team schaden. Een burn-out is vervelend, maar je vervelen ook. En omdat arbeid vaak de grootste kostenpost van een project is, moet je ervoor zorgen dat je alle teamleden taken toewijst waarmee je hun talenten optimaal benut.
Een deel van dit idee houdt in dat je de planning aanpast, zodat ze precies de juiste hoeveelheid werk hebben. Te veel werk veroorzaakt stress en te weinig werk betekent dat je niets doet.
Als mensen hun werk sneller afronden dan in je resourceplan was voorzien, houd dan een kleine takenlijst bij met projectactiviteiten waarmee je ze bezig kunt houden.
Als je deel uitmaakt van een groter bedrijf, werk dan samen met je management- en marketingteams om te kijken of er interne initiatieven zijn die het grotere geheel ten goede zouden komen en die kunnen voorkomen dat verveling toeslaat wanneer het werk tijdelijk opdroogt.
Het resultaat is een meer betrokken team dat niet voortdurend naar de uitgang zoekt.
Heb je weleens gehoord van zelfsturende teams? Als je je afvraagt wat dat voor jou kan betekenen, bekijk dit dan eens: Projectteams zonder projectmanagers: het dilemma van de PM verkend (met Julia Ryzhkova van Railsware)
5. Verwaarloos je behoeften aan apparatuur en hulpmiddelen niet
Hoewel mensen de belangrijkste hulpbron zijn binnen projectmanagement, mag ook het beheer van de apparatuur die voor het project nodig is niet worden genegeerd. Ik moet denken aan een verhaal dat een collega me vertelde over een project waarbij ze bijna waren vergeten de servers op tijd te bestellen voor een grootschalige ERP-implementatie.
Het hoeft echter niet altijd om de grote, voor de hand liggende apparaten te gaan. Wanneer je bijvoorbeeld nieuwe medewerkers en opdrachtnemers voor je project aanneemt, moet je mogelijk een laptop en de juiste licenties voor je cloudgebaseerde hulpmiddelen verstrekken.
Als het drie dagen duurt om een abonnement op een hulpmiddel door het financiële team te laten goedkeuren, kan dat betekenen dat een teamlid drie dagen wordt belemmerd bij het voltooien van zijn of haar taak. Daar moet je rekening mee houden in je resourceplanning.
Om ervoor te zorgen dat je zaken met betrekking tot apparatuur goed op orde hebt, moeten sterke processen voor activabeheer en inkoop deel uitmaken van deze overweging:
Beoordeel wat je hebt
Is de lijst met apparatuur van je bedrijf up-to-date? Het is mogelijk dat je al over wat je nodig hebt in je voorraad beschikt. Zorg ervoor dat je een volledige, nauwkeurige en actuele lijst samenstelt van de apparatuur waartoe je toegang hebt, zowel fysiek als cloudgebaseerd.
Beoordeel wat je nodig hebt
Wanneer je hebt aangeschaft wat je nodig hebt, zijn er nog andere elementen van het beheer van apparatuur als hulpbron. Onderhoud is bijvoorbeeld een belangrijke taak binnen het beheer van projecthulpbronnen die met apparatuur te maken heeft. Als je iets repareert voordat het kapotgaat, kun je onnodige en onverwachte kosten in de toekomst voorkomen.
Heralloceren wanneer dat nodig is
Soms kun je een apparaat dat voor één taak niet wordt gebruikt, verplaatsen naar een andere taak om de productie gaande te houden. Het is niet altijd zinvol om apparatuur gelijkmatig over taken te verdelen.
Bepaal hoe je je apparatuur inzet waar je project(en) die het hardst nodig hebben. Dit is een dynamische situatie die baat kan hebben bij een hulpmiddel voor resourceplanning. Software kan niet alleen helpen bij de huidige toewijzing van apparatuur, maar ook voorspellen wanneer je die in de toekomst mogelijk opnieuw moet toewijzen.
6. Beheers budgetmanagement
De hulpbron die bij het plannen van projecthulpbronnen verrassend genoeg het vaakst over het hoofd wordt gezien, is geld. Financiële middelen maken het mogelijk om over de mensen en apparatuur te beschikken die je nodig hebt: het is de brandstof voor de brandstof.
Volgens FinancesOnline mislukt 28 procent van de projecten vanwege onnauwkeurige kostenramingen. Een overschrijding van het budget schaadt duidelijk het financiële resultaat van het project. Een onderschrijding van het budget is echter ook niet altijd gunstig. Het management kan de afwijking opmerken en denken dat het bedrijf de middelen die aan jouw project waren toegewezen elders had kunnen gebruiken. Het belangrijkste principe bij budgettering is nauwkeurigheid.
Voor projectmanagers legt dit extra nadruk op kostenbeheer. Om de kosten binnen de perken te houden, moet je de juiste budgettaire middelen toewijzen. Je budget bepaalt namelijk de grenzen voor het beheer van je andere hulpbronnen.
Taken voor budget- en resourcebeheer
Budget- en resourcebeheer omvat vier primaire taken:
- Planning: Bepaal welke hulpbronnen je nodig hebt voordat het project begint.
- Schatting: Bereken de kosten die nodig zijn om de hulpbronnen te verkrijgen die je tijdens de planningsfase hebt geïdentificeerd.
- Budgettering: Ken aan elke taak een financiële waarde toe, pas taken in een tijdlijn en stel mijlpalen vast om de efficiëntie te beoordelen.
- Beheersing: Vergelijk de werkelijke projectkosten met het budget en voer een plan uit om eventuele kostenafwijkingen terug te dringen.
De afstemming van financiën op hulpbronnen vormt de basis voor het succes van een project. Als je hulpbronnen niet aan de vereiste voorwaarden voldoen, loop je het risico dat je planning vertraging oploopt en de kosten stijgen. Als je hulpbronnen te hoog gekwalificeerd zijn, kunnen de kosten sterk oplopen.
Uitdagingen bij de toewijzing van hulpbronnen
Ondanks een grondige resourceplanning kunnen zich tijdens een project onvoorspelbare situaties voordoen. Ziekteverlof, vertraagde leveringen en veranderende klantbehoeften zijn slechts enkele onverwachte obstakels die je kunnen dwingen je resourceplan snel aan te passen. Wanneer dit gebeurt en de toegewezen resources niet aan de behoeften van het project zullen voldoen, is dat een uitdaging bij de toewijzing van resources.
Resourcebeheer gebruikt twee belangrijke technieken om deze uitdagingen op te lossen: resource-nivellering en resource-egalisatie. Resource-nivellering past de projectplanning aan of verlengt deze zodat die aansluit bij de beschikbaarheid van de resources. Wanneer deadlines niet kunnen worden gewijzigd, zoekt resource-egalisatie daarentegen een manier om de beschikbaarheid van resources aan te passen.
Stel bijvoorbeeld dat een ander project de menselijke resources deelt die je voor een taak nodig hebt. Met resource-egalisatie kun je de planning wijzigen en de taak uitstellen totdat de medewerkers volledig beschikbaar zijn.
Of je kunt andere taken naar voren halen die medewerkers nu kunnen uitvoeren. Een andere optie is om meer medewerkers in te huren. In elk geval rond je het project binnen dezelfde doorlooptijd af. Kortom, je hebt de piekvraag naar medewerkers “geëgaliseerd”.
Als je in dezelfde situatie echter resource-nivellering zou gebruiken, zou je de duur van de taak eenvoudig kunnen verlengen. In dat geval werken medewerkers elke dag minder uren. Of minder medewerkers kunnen de taak uitvoeren. Dit kan er uiteindelijk wel of niet toe leiden dat de totale projectduur toeneemt.
Software gebruiken voor resourcebeheer
Weet je nog dat ik aan het begin zei dat een geweldige tool voor resourcebeheer niets waard was zonder de juiste overwegingen voor resourcebeheer? Zodra je deze overwegingen in de praktijk hebt gebracht, kan de juiste tool voor resourcebeheer wonderen gaan doen voor de manier waarop je de projectportfolio van je organisatie opschaalt.
Het kan ook een enorm concurrentievoordeel zijn. In een andere enquête van Wellingtone bevestigde slechts 23 procent van de respondenten dat ze een softwareoplossing voor resourcebeheer gebruiken voor projectportfoliobeheer.
Hoe helpt het dan?
Software voor resourcebeheer helpt je snel te plannen en een beter inzicht te krijgen in de beschikbaarheid en vaardigheden van je projectteam. Het helpt je verder te kijken dan de vraag “wie is beschikbaar”, zodat je kunt beginnen met vragen “wie is de beste persoon voor deze taak?”.
Je kunt bijvoorbeeld een datawetenschapper die gepassioneerd is door gegevensprivacy voor patiënten koppelen aan dat zorgproject dat over 10 weken van start gaat. Of je kunt besluiten om 2 medior-ontwerpers onder begeleiding in te zetten in plaats van je senior ontwerper in te schakelen, die drie keer zoveel factureert. Beter nog: je kunt de vaardigheden van je team onderzoeken om te zien of je een nieuwe dienstverlening kunt ontwikkelen.
Dit is ook een manier om een positievere en productievere werkomgeving voor medewerkers te creëren: wanneer je team weet dat hun interesses, ontwikkelpunten en doelen worden meegenomen in het werk dat aan hen wordt toegewezen, is de kans groter dat ze betrokken en enthousiast aan hun dag beginnen.
Technologie helpt ook bij het maken van visuele weergaven van de werklast. Een van de nuttigste manieren om projectactiviteiten te illustreren is het gebruik van een Gantt-diagram. Een Gantt-diagram is een staafdiagram dat een visuele weergave van het volledige project biedt, inclusief de volledige projectomvang en tijdlijnen. Als je factureert op basis van dagtarieven, is het een eenvoudige manier om kosten te visualiseren in de context van de beschikbaarheid van teamleden. Het is ook handig om te zien waar activiteiten die buiten de kritieke keten vallen, kunnen worden herschikt om de juiste persoon voor de taak te vinden.
Maar deze visuele hulpmiddelen helpen projectteamleden ook om zich gemakkelijker voor te bereiden op taken en tussen taken over te stappen. Ze creëren bovendien een gevoel van eenheid en persoonlijke verantwoordelijkheid—elke medewerker kan duidelijk zien hoe een individuele taak bijdraagt aan het projectplan.
Wat nu?
Wil je meer leren over hoe je resourcebeheer beheerst? Bekijk dan onze door experts ontwikkelde cursussen over projectmanagement van The DPM School.
