De ultieme gids voor workflowanalyse

Begin voor het uitvoeren van een workflowanalyse met het documenteren van de huidige situatie. Verzamel vervolgens zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens om knelpunten vast te stellen. Gebruik deze inzichten om je gewenste toekomstige situatie in kaart te brengen. Voer ten slotte veranderingen door en houd de voortgang bij om de effectiviteit ervan te evalueren.

Workflowanalyse versus procesmapping

Workflowanalyse onderzoekt elke stap in een proces om redundantie en verbeterpunten vast te stellen, terwijl workflowprocesmapping een hulpmiddel is dat binnen workflowanalyse wordt gebruikt om visueel weer te geven hoe een proces van begin tot eind functioneert.

De onderstaande tabel belicht de belangrijkste verschillen tussen workflowanalyse en procesmapping:

Waarom workflowanalyse belangrijk is voor projectmanagers

Het is belangrijk om je werkprocessen te analyseren om er zeker van te zijn dat ze zowel je projectdoelen als je dagelijkse operationele behoeften effectief ondersteunen.

Als projectmanager moet je overwegen om workflowanalyse uit te voeren voor zowel projectworkflows als persoonlijke workflows. Door te streven naar continue verbetering van je werkmanagementsysteem, zorg je ervoor dat je taken efficiënt en met de hoogst mogelijke kwaliteit uitvoert.

Voordelen van workflowanalyse

Het uitvoeren van een workflowanalyse kan verschillende voordelen bieden bij het beheren van je projecten, waaronder:

• Verbeterde efficiëntie en productiviteit: Door knelpunten in workflows of inefficiënte onderdelen van operationele workflows vast te stellen, krijg je de informatie die je nodig hebt om je workflows te verbeteren
• Betere benutting van middelen: Taakanalyse brengt mogelijkheden aan het licht om je personeel opnieuw in te zetten op de taken waarop zij de grootste impact zullen hebben
• Risicobeperking en preventie van problemen: Analyse van processtromen brengt bedreigingen of opkomende probleemgebieden aan het licht, zodat je risico’s kunt aanpakken voordat ze werkelijkheid worden
• Datagedreven besluitvorming: Door gegevens over bedrijfsworkflows te verzamelen, kun je weloverwogen beslissingen nemen over investeringen in projecten en bedrijfsvoering.

Typen workflowanalyse

Er zijn meerdere typen workflowanalyse die je kunt toepassen op verschillende projectscenario’s.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lineaire workflowanalyse

Lineaire workflowanalyse evalueert een proces stap voor stap van begin tot eind, vaak met behulp van proces- of workflowmapping om de volgorde van de betrokken taken visueel weer te geven. Het resultaat van een lineaire workflowanalyse is meestal een bepaald type workflowdiagram.

Door de sterk gestructureerde aanpak is lineaire workflowanalyse het meest geschikt om inefficiënties in een bestaand proces vast te stellen.

Crossfunctionele analyse

Crossfunctionele workflowanalyse omvat input van meerdere afdelingen binnen een organisatie om redundantie en verbeterpunten voor een bestaande workflow te identificeren. Deze analyse is het meest geschikt voor workflows waarbij crossfunctionele teams betrokken zijn. 

Je kunt crossfunctionele workflowanalyse bijvoorbeeld in de gezondheidszorg gebruiken om informatiestromen voor de diagnose en behandeling van patiënten te verbeteren.

Hybride workflowanalyse

Hybride workflowanalyse combineert lineaire en crossfunctionele workflowanalyse om een proces van begin tot eind in kaart te brengen en inefficiënties in het beheer van crossfunctionele afhankelijkheden te identificeren.

Het invoeren van digitale workflows is een goed toepassingsgebied voor hybride workflowanalyse, omdat dit het automatiseren omvat van tijdrovende processen met meerdere stappen die verschillende groepen belanghebbenden raken.

Wanneer moet je een workflowanalyse uitvoeren?

Hoewel workflowanalyse idealiter een doorlopend proces zou moeten zijn, kunnen bepaalde indicatoren aangeven wanneer het tijd is om een nieuwe workflowanalyse te starten. Deze signalen zijn onder andere:

• Hoge foutpercentages of herstelwerk: Als je merkt dat de kwaliteit en/of prestaties afnemen, is het misschien tijd om je projectworkflows opnieuw te bekijken, de hoofdoorzaak van deze problemen te achterhalen en corrigerende maatregelen te nemen. 
• Vertragingen in de projectoplevering: Een workflowbeoordeling kan inzicht geven in de redenen achter geconstateerde verschuivingen in de planning of projecttijdlijnen die risico lopen. 
• Verwarring binnen het team of overlappende verantwoordelijkheden: Als projectrollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk worden gedefinieerd, kan dit verwarring en mogelijke dubbeling van inspanningen veroorzaken. Gebruik workflowanalyse om vast te leggen wie wat doet en om teamleden verantwoordelijk te houden voor hun taken. 
• Overstappen op nieuwe tools of platforms: De invoering van nieuwe technologieën is een geschikt moment om je workflows te beoordelen, omdat dit soort veranderingen uitdagingen op het gebied van belanghebbendenbeheer kan veroorzaken door bestaande processen te verstoren. 
• Opschalen van activiteiten: Naarmate een organisatie groeit in omvang en complexiteit, worden de bedrijfsprocessen ingewikkelder. Workflowanalyse kan je helpen effectieve workflows te implementeren ondanks deze uitdagingen.

Veelvoorkomende workflowproblemen

Hier zijn enkele voorbeelden van veelvoorkomende workflowproblemen:

• Knelpunten en vertragingen: Knelpunten in een workflow ontstaan doorgaans op punten waar middelen met elkaar concurreren of waar processen slecht zijn gedocumenteerd of verkeerd worden begrepen, wat leidt tot vertragingen in de uitvoering van projecten. 
• Overbodige of onnodige stappen: Tijd verspillen aan onnodige taken leidt teamleden af van het uitvoeren van activiteiten die cruciaal zijn voor het succes van het project. 
• Slechte overdrachten tussen teamleden: Wanneer teamleden zich niet bewust zijn van  afhankelijkheden tussen projecttaken of niet communiceren over belangrijke taakovergangen, kan dit leiden tot kostbare projectvertragingen. 
• Gebrek aan inzicht in wie wat doet: Als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk worden gedefinieerd, ontstaat er verwarring. Dit kan leiden tot dubbel werk en/of vertragingen in de projectplanning, omdat teamleden moeite hebben om op de hoogte te raken. 
• Te grote afhankelijkheid van handmatige processen: Handmatige workflows zijn vaak tijdrovend en foutgevoelig, terwijl workflowautomatisering teamleden in staat stelt hun tijd en energie te richten op taken met hoge prioriteit waarvoor daadwerkelijk menselijke tussenkomst nodig is.
• Ontoereikende documentatie of standaardisatie: Als workflows niet zijn gedocumenteerd, wordt het moeilijker om kansen voor workflowoptimalisatie te herkennen en kostenbesparende standaardisatie binnen projectteams door te voeren.

Het workflowanalyseproces (stapsgewijze handleiding)

Hieronder staat een stapsgewijs proces voor het uitvoeren van een workflowanalyse:

1. Identificeer de te analyseren workflow

Workflowanalyse kan snel complex worden, dus neem vooraf de tijd om je scope te definiëren. Welke workflow of welk proces ga je onderzoeken? Kijk je naar workflows voor één of meerdere projecten? Hoe zit het met de bedrijfsvoering? Zorg voor overeenstemming met je belanghebbenden om te voorkomen dat je meer op je neemt dan je aankunt.

2. Verzamel workflowgegevens

In deze stap documenteer je de materialen die nodig zijn om de workflow te starten (input), de taken of processen die de input wijzigen (transformatie) en het eindproduct of resultaat (output). Je kunt gegevens verzamelen door het proces rechtstreeks te observeren, belanghebbenden te interviewen en bestaande documentatie te bekijken.

3. Breng de huidige workflow in kaart

Zodra je de gegevens hebt verzameld, documenteer je de workflow in de huidige staat. Weersta in deze fase de verleiding om te optimaliseren—leg gewoon vast wat er vandaag gebeurt, inclusief alle tekortkomingen, zodat je kunt bepalen hoe je het morgen beter kunt maken. 

4. Analyseer de workflow

Nu je de huidige staat in kaart hebt gebracht, bekijk je de workflow om eventuele knelpunten en de onderliggende oorzaken daarvan te identificeren. Dit omvat taken die repetitief, overbodig of onderbemand zijn, of te veel tijd kosten om uit te voeren. Het gebruik van software voor workflowdiagrammen kan je helpen om visueel verbeterpunten te herkennen.

5. Herontwerp voor verbetering

Dit is het leuke gedeelte—nu je alles hebt beschreven wat er mis is met de huidige staat van je workflow, kun je het proces herontwerpen om het te verbeteren! Verzamel input van belanghebbenden en beoordeel de haalbaarheid van ideeën als onderdeel van de ontwikkeling van het workflowproces.

6. Implementeer en monitor

Lanceer je nieuwe en verbeterde workflow en stel belangrijke prestatie-indicatoren vast, zodat je de voortgang in de loop van de tijd kunt beoordelen. Herhaal het ontwerp van je oorspronkelijke workflow om realtime aanpassingen te maken naar aanleiding van feedback uit de omgeving.

More Articles

• Tips voor het opbouwen van je Slack-profiel

Voorbeeld: workflowanalyse in de praktijk

Laten we het voorbeeld van een bezoek aan een medische praktijk bekijken.

Zodra je de workflow hebt geïdentificeerd die je wilt analyseren, werk je samen met je belanghebbenden om gegevens te verzamelen en de huidige staat te documenteren—als volgt:

Nu je begrijpt hoe het proces momenteel werkt, identificeer je mogelijkheden voor automatisering en/of het stroomlijnen van overdrachtsmomenten tussen teams. Zou de patiënt zich bijvoorbeeld online kunnen aanmelden en de formulieren voor de afspraak kunnen invullen om tijd te besparen tijdens het bezoek aan de praktijk?

Herontwerp de workflow met deze tijdsbesparingen in gedachten en monitor de voortgang om te controleren of de verbeteringen die je hebt geïdentificeerd resultaat opleveren.

Hulpmiddelen voor workflowanalyse

Je kunt verschillende hulpmiddelen gebruiken om het workflowanalyseproces te vereenvoudigen. Deze hulpmiddelen voor workflowanalyse omvatten:

1. Hulpmiddelen voor procesmodellering: Visualiseer je projectworkflows met behulp van gedetailleerde diagrammen, inclusief tijdlijnen, middelen en belangrijke mijlpalen
2. Workflowbeheersoftware: Coördineer en houd toezicht op elke stap van een workflow om ervoor te zorgen dat taken soepel van begin tot eind verlopen
3. Hulpmiddelen voor workflowautomatisering: Stroomlijn handmatige, repetitieve processen die foutgevoelig zijn, zodat teams zich kunnen richten op belangrijkere initiatieven
4. Projectmanagementsoftware: Help teams bij het plannen, uitvoeren en monitoren van lopend werk
5. Tijdregistratiesoftware: Registreer hoeveel tijd teamleden aan taken besteden om mogelijkheden voor optimalisatie te helpen identificeren
6. Taakbeheersoftware: Prioriteer en monitor taken binnen een groter project

Beste werkwijzen voor workflowanalyse

Hier zijn enkele beste werkwijzen voor het uitvoeren van een succesvolle workflowanalyse:

• Betrek belanghebbenden vroegtijdig: Het is essentieel om input van belanghebbenden te verzamelen over je bestaande werkprocessen, zodat je de huidige situatie beter begrijpt, problemen kunt vaststellen en in de toekomst effectieve werkprocessen kunt opzetten. Als je niet vroeg in het proces om input vraagt, loop je het risico later werk opnieuw te moeten doen. 
• Gebruik zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens: Combineer inzichten van belanghebbenden met kwantitatieve prestatiegegevens. Belanghebbenden denken misschien dat een werkproces goed functioneert, omdat ze alleen hun deel van het proces zien, maar de KPI's kunnen een ander verhaal vertellen. 
• Richt je op de impact: Om draagvlak te krijgen voor de veranderingen die je voorstelt, leg je uit hoe deze de winstgevendheid ten goede komen op het gebied van efficiëntie, kwaliteit, verwerkingscapaciteit of een andere kostenbesparende maatstaf. 
• Houd resultaten na de implementatie bij: Nadat je de wijzigingen in je werkproces hebt doorgevoerd, houd je de prestaties in de gaten om ervoor te zorgen dat het proces de verwachte resultaten oplevert.

Word lid voor meer inzichten in projectmanagement

Wil je meer leren over projectmanagement en projectmanagementsoftware? Word lid van onze ledencommunity om toegang te krijgen tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en om contact te leggen met honderden andere digitale projectmanagers in Slack. 

Als je dieper wilt ingaan op projectmanagementsoftware, bekijk dan onze gids over demo's van projectmanagementsoftware om de perfecte oplossing voor je team te vinden.