6 voorbeelden & sjablonen voor een werkverdelingsstructuur (WBS)

1. Voorbeeld van een WBS voor een bouwproject

In dit voorbeeld van een werkdecompositie­structuur wordt het bouwproject opgesplitst in specifieke opleverproducten in een vertakkend stroomdiagram voor elke fase van het project. Dit is een voorbeeld van een fasegebaseerde WBS—de structuur is per fase opgesplitst, maar houdt ook rekening met zowel de toewijzing van middelen als de opleverproducten van het project op basis van de projectomvang.

Dit WBS-voorbeeld definieert duidelijk welke stappen in één fase van het project moeten worden voltooid voordat de volgende fase kan beginnen. Het is een eenvoudige manier om in één oogopslag de voortgang van een bouwproject te zien. Een van de voordelen van projectmanagementsoftware voor de bouw is dat je hiermee sneller en met minder fouten een WBS kunt opzetten.

2. Voorbeeld van een WBS voor een IT-project

Dit voorbeeld van een op IT of softwareontwikkeling gebaseerde werkdecompositie­structuur valt in een categorie tussen een fasegebaseerde WBS en een verantwoordelijkheidsgebaseerde WBS. Elke kolom vertegenwoordigt een bepaald team dat specifieke taken uitvoert om het algemene projectdoel te bereiken.

Dit type WBS werkt goed met een Gantt-diagram om alles georganiseerd te houden—je kunt elk team volgen, zien aan welke opleverproducten ze werken en wat het tijdsbestek is, zodat iedereen op schema blijft. Je kunt ook eenvoudig potentiële knelpunten en obstakels zien die kunnen ontstaan als de taken van het ene team pas kunnen starten wanneer de taken van een ander team zijn voltooid. Zo kun je vooraf plannen om die knelpunten of afhankelijkheden te beperken.

3. Voorbeeld van een WBS voor een marketingcampagne

Dit voorbeeld van een werkdecompositie­structuur voor een marketingcampagne is opnieuw een voorbeeld van een fasegebaseerde WBS, maar het is ook deels een procesgerichte WBS.

De werkpakketten op hoog niveau richten zich op de fasen, maar elk werkpakket wordt opgesplitst in processen die binnen die fase moeten worden voltooid. Dit kan ook helpen bij het beheren van meetwaarden en het stellen van verwachtingen, zolang de processen duidelijk zijn gedefinieerd en het team ze volgt.

4. Voorbeeld van een WBS voor evenementenplanning

Deze werkverdelingsstructuur voor evenementenplanning is een geweldig voorbeeld van een opleveringsgerichte WBS, omdat deze laat zien welke taken moeten worden uitgevoerd om het evenement succesvol te plannen en te organiseren.

Hoewel evenementenplanning met een klein team kan worden uitgevoerd, kan het voor sommige evenementen nodig zijn om met steeds meer projectteamleden samen te werken. Bedenk welke middelen je nodig hebt om ervoor te zorgen dat al het werk op tijd wordt voltooid en dat je niet te veel of te weinig teamleden hebt (zodat niemand te weinig werk heeft of wordt overbelast).

5. Voorbeeld van een WBS voor de gezondheidszorg

Dit voorbeeld van een werkverdelingsstructuur voor een zorggerelateerd project hanteert een fasegebaseerde en opleveringsgerichte aanpak. Het is ook vermeldenswaard dat het project is opgesplitst in twee werkverdelingsstructuren, wat nuttig is voor projecten die langere tijdspannes beslaan.

6. Voorbeeld van een WBS voor productontwikkeling

Dit voorbeeld van een werkverdelingsstructuur voor een productontwikkelingsproject is een fasegerichte WBS. Elke fase van het project wordt vervolgens opgesplitst in specifieke productopleveringen die binnen die fase moeten worden voltooid (bijvoorbeeld: in de marketingfase produceert het team een marktstrategie, een marketingplan en alle marketingmaterialen). 

Soorten werkverdelingsstructuren

Zoals besproken kunnen veel werkverdelingsstructuren over het algemeen worden ingedeeld in een van enkele verschillende typen WBS-systemen. Of ze nu in Microsoft Excel of met WBS-software zijn gemaakt, elke WBS valt onder een van deze typen, met enige variatie op basis van de visuele weergave en de gebruikte projectmanagementtools.

1. Opleveringsgerichte WBS: Een opleveringsgerichte WBS is verreweg de meest voorkomende werkverdelingsstructuur. Deze splitst elk project op in specifieke opleveringen en verdeelt de taken vervolgens dienovereenkomstig. Deze structuur is nuttig voor een breed scala aan projecten. 
2. Fasegerichte WBS: Een fasegerichte WBS is uitstekend geschikt voor projecten waarin risicobeheer en resourcebeheer een grote rol spelen, zoals softwareontwikkeling. Een fasegerichte WBS splitst het project op in fasen, waarbij elke fase vervolgens wordt opgesplitst in taken.
3. Procesgerichte WBS: Dit minder vaak gebruikte type WBS splitst het project op in de gebruikte processen in plaats van in de exacte opleveringen die worden geproduceerd. Dit is ideaal voor dienstverlenende sectoren die meer gericht zijn op de geleverde dienst dan op een specifiek einddoel of product.
4. Verantwoordelijkheidsgerichte WBS: Dit type WBS wordt gebruikt bij de meest complexe projecten waarbij meerdere belanghebbenden, afdelingen of bedrijven betrokken zijn. Het verdeelt het project in secties op basis van wie verantwoordelijk is voor het voltooien van dat deel van het totale project.

Een werkverdelingsstructuur maken

Volg deze eenvoudige takenlijst om een werkverdelingsstructuur voor je project op te stellen.

1. Identificeer de projectresultaten.
2. Splits de projectresultaten op in werkpakketten.
3. Lijn taken opnieuw uit in een volgorde waarin de activiteit moet worden voltooid.
4. Verfijn je schattingen om ervoor te zorgen dat je aan elke taak in je WBS een inspanningsniveau hebt toegewezen.
5. Plan de taken op basis van de volgorde en het verwachte inspanningsniveau.
6. Beoordeel de personeelsbezetting van het project om ervoor te zorgen dat je een realistisch plan hebt op basis van de beschikbare middelen.
7. Beoordeel het voltooide plan samen met je team om draagvlak te creëren.

Hier zijn nog enkele professionele tips om te volgen bij het maken van je WBS:

• Maak een WBS-woordenboek: Een WBS-woordenboek heeft dezelfde hiërarchische structuur, maar bevat een korte beschrijving van elk werkpakket. Dit helpt om de reikwijdte van elke taak te verduidelijken, zodat alle teamleden hun verantwoordelijkheden begrijpen.
• Houd rekening met de 8/80-regel: Werkpakketten moeten minimaal 8 uur en maximaal 80 uur inspanning vergen.
• Gebruik de 100%-regel: Zorg ervoor dat de WBS 100% van het werk omvat dat nodig is om het project te voltooien, zonder overbodig of niet-gerelateerd werk. Kindtaken op elk niveau moeten 100% van het werk omvatten dat nodig is om de bovenliggende taak te voltooien.
• Richt je op resultaten, niet op acties: Concentreer je op projectresultaten en resultaten in plaats van op specifieke acties. Richt je bijvoorbeeld op "het remsysteem" in plaats van op "de remblokken kalibreren".
• Vermijd aannames: Een project baseren op aannames in plaats van geverifieerde gegevens kan ervoor zorgen dat het mislukt. Vermijd aannames en zorg ervoor dat alle gegevens nauwkeurig en volledig zijn.
• Stem taken af op het projectniveau: Blijf op het hoogste niveau, dat het hele project en de scopebeschrijving voor de projectlevenscyclus vertegenwoordigt, niet steken in details.
• Negeer feedback NIET: Als je de WBS niet met het team en de belanghebbenden beoordeelt om hun feedback en draagvlak te verkrijgen, kan dat leiden tot problemen met taakschattingen en de algehele uitvoering. Zorg ervoor dat het projectteam instemt met de taakschattingen in de WBS om afstemming en verantwoordingsplicht te bevorderen.

Je WBS moet het volledige projectplan beschrijven, tot en met de laagste niveaus van projectresultaten. Het is een van de vele technieken voor projectplanning die succesvolle projectmanagers gebruiken.

Tools voor het maken van een WBS-sjabloon

Er zijn ook veel softwaretools voor WBS'en en sjablonen die je kunt gebruiken om je leven een stuk eenvoudiger te maken tijdens het werken aan je WBS.

Om je op weg te helpen, is hier een gratis downloadbaar WBS-sjabloon. Download het bestand als XLSX-bestand en gebruik het in Google Spreadsheets of Excel om het te bewerken. Het bestand bevat ook een voorbeeld-WBS die je als model kunt gebruiken.

Wat nu?

Als je nog meer dringende vragen hebt over het maken van de best mogelijke werkverdelingsstructuur voor je project, word dan lid van de DPM-community om toegang te krijgen tot andere digitale projectmanagers, bronnen te delen en meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases te downloaden.