Een projectvoorstel schrijven (met een concreet voorbeeld)
Het is een bekend tafereel dat zo oud is als projecten en projectvoorstellen zelf: projectmanagers trekken zich de haren uit het hoofd omdat het verkoopteam iets heeft verkocht dat onmogelijk uit te voeren was, terwijl de verkoopmedewerkers zich de haren uit het hoofd trekken omdat het plan dat het team heeft opgesteld te duur is om het werk binnen te halen.
Velen van ons hebben dit jarenlang beschouwd als de natuurlijke gang van zaken. Maar ik ben hier om je te vertellen dat het niet zo hoeft te zijn.
In dit artikel brengen we de werelden samen en verenigen we concurrerende krachten door de projectmanager in jou uit te rusten met de vaardigheden om een project- of bedrijfsvoorstel vorm te geven dat zowel overtuigend als uitvoerbaar is.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Na het lezen van dit artikel kun je:
- De handen uit de mouwen steken en vol vertrouwen aan elke fase van de levenscyclus van een projectvoorstel beginnen
- Optreden als de verbindende schakel tussen je verkoopteam en je uitvoeringsteams
- Het respect en vertrouwen van je collega’s in bedrijfsontwikkeling winnen, terwijl je het respect en vertrouwen van je collega’s in projectmanagement behoudt?
Hulpmiddelen voor projectvoorstellen
Hier is een lijst met enkele nuttige softwareoplossingen voor projectvoorstellen—dit zijn enkele van de beste hulpmiddelen om snel voorstellen te schrijven en het goedkeuringsproces te beheren.
Deze bieden veel meer functionaliteit dan een eenvoudig sjabloon voor voorstellen en zijn ontworpen om verkoop- en accountmanagementteams te helpen reageren op RFP’s, offertes te maken, documenten online te ondertekenen en goedkeuringen en contracten te beheren.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bekijk voor meer opties deze lijst met RFP-software.
Ongeacht of je software voor bedrijfsvoorstellen gebruikt, je moet nog steeds weten hoe je een voorstel schrijft. Lees verder om te leren wat je in een voorstel moet opnemen en hoe je er een schrijft.
Wat is een projectvoorstel?
Voor onze doeleinden definiëren we een projectvoorstel als een document dat wordt ingediend bij een interne opdrachtgever, een klant of een potentiële klant en waarin wordt onderbouwd waarom jouw team een dienstenpakket of een werkpakket moet uitvoeren.
Het voorstel is belangrijk omdat het laat zien waarom jouw project het juiste project is voor de klant. Het voorstel komt vóór de start van het project, meestal na een reeks gesprekken tussen jou en de klant.
Soms reageer je op een verzoek om een voorstel (RFP), waarbij je met andere organisaties concurreert om de aandacht van je potentiële klant.
Hoe kies ik de juiste indeling voor een voorstel?
De indeling van een voorstel kan sterk variëren, afhankelijk van de aard van het nieuwe project en de formaliteit van het voorstelproces. Sommige teams gebruiken speciale voorstelsoftware, terwijl andere voorstellen gewoon goed opgestelde e-mails of grote spreadsheets met invulvelden zijn.
Het beste advies dat ik kan geven is dit: als er een indeling voor het voorstel is voorgeschreven (bijv. als het een vereiste in de RFP is), gebruik die indeling dan. Natuurlijk zal een folder die uitvouwt tot een kamergrote mindmap ervoor zorgen dat mensen je onthouden, maar je kunt erdoor worden gediskwalificeerd.
Anders raad ik aan om wat onderzoek te doen naar je doelgroep, zodat je een idee krijgt of zij de voorkeur geven aan beknoptheid en gesprek, of aan een diepgaand verhaal. In het eerste geval volstaat mogelijk een korte presentatie van 5-10 dia’s. In het tweede geval heb je wellicht een veel uitgebreider document met hoofdstukken nodig.
Een projectvoorstel schrijven in 5 stappen
Zodra je wordt gevraagd om een voorstel te leiden of te ondersteunen, zullen de projectmanagementdelen van je brein zich waarschijnlijk vrijwel onmiddellijk op twee doelen richten: het voorstel op tijd indienen en ervoor zorgen dat het voorstel iets weerspiegelt wat je collega’s en teams daadwerkelijk kunnen uitvoeren.
Instinctief begin je waarschijnlijk je procesdocumenten, risicobeheerstrategieën en lanceringschecklists erbij te pakken, maar je bevindt je op onbekend terrein.
Het goede nieuws is dat voorstellen, wanneer ze goed worden uitgevoerd, een levenscyclus hebben die vergelijkbaar is met die van een projectlevenscyclus. Het voorstelproces verloopt doorgaans ongeveer als volgt:
Het proces om een succesvol voorstel op te stellen, kan worden opgedeeld in 5 basisstappen.
1. Beoordeel of de kans goed past
De eerste stap is het identificeren van kansen waarvoor je een sterke businesscase kunt opstellen en die ook goed bij het team passen.
Kansen kunnen extern worden geïdentificeerd (bijvoorbeeld via een verzoek om een voorstel dat door de inkoper is uitgevaardigd) of intern (bijvoorbeeld wanneer een accountteam of uitvoeringsteam een behoefte aan een project ziet en dit proactief wil nastreven). Maar de echte vaardigheid zit in het beoordelingsproces.
Om een kans te beoordelen, moet je de vereisten grondig doornemen en deze evalueren aan de hand van de mogelijkheden, cultuur en strategie van je organisatie. Veel verkoopteams gebruiken een beoordelingsmatrix of scorekaart om kansen kwantitatief te beoordelen en te prioriteren.
Deze scorekaarten kunnen vragen bevatten over de winbaarheid, haalbaarheid en aantrekkelijkheid van de kans, en die gebruiken om een numerieke score te ontwikkelen.
Het idee is vooral om het beoordelingsproces te gebruiken als basis voor een beslissing om wel of niet door te gaan met de kans.
Deze beslissing moet worden genomen door de relevante verantwoordelijken binnen je organisatie, zodat je alleen kansen nastreeft die je kunt winnen, die je kunt uitvoeren en die je überhaupt echt wilt.
2. Plan je strategie om te winnen
Als de beslissing is genomen om de kans na te streven, is de volgende stap het opstellen van een plan om het voorstel uit te werken. Wat is de strategie om te winnen? Wie is het team dat het voorstel zal opstellen en wat zijn hun rollen en verantwoordelijkheden? Wat is het werkplan voor het opstellen en indienen van het voorstel?
In deze fase is het belangrijk om het team goed te informeren, verwachtingen duidelijk vast te leggen en hen samen te brengen om de strategie op te stellen. Als het om een competitieve kans gaat, doe dan moeite om je concurrenten te kennen en wees realistisch over je positie in de markt.
Als je mensen in je netwerk hebt die de inkoper kennen, neem dan contact met hen op. Onderzoek wat belangrijk is voor de inkopende organisatie om achtergrondinformatie te verzamelen: bekijk jaarverslagen, controleer of er nieuwe mensen in het leidinggevende team zijn gekomen en ga na waarover de organisatie onlangs in het nieuws is geweest.
Ontwikkel samen een handvol winthema's — uitspraken over waarom jouw team moet worden geselecteerd, gebaseerd op wat je inkoper of beslisser belangrijk vindt — en bouw een proces op om deze thema's door je hele voorstel heen te verweven.
Tot slot wil je overeenstemming bereiken over een aanpak op hoofdlijnen voor het voorgestelde project en over een werkplan voor het ontwikkelen van het voorstel zelf.
Zorg ervoor dat het voorstelteam tijd kan vrijmaken om het voorstel op te stellen, zodat je niet met lege handen staat wanneer de deadline nadert. Plan regelmatig vergaderingen om de voortgang te bespreken en samen aan de inhoud te werken. Behandel het alsof je een project plant!
3. Stel een sterke aanpak en een sterk voorsteldocument op
Het opstellen van het voorstel zelf is een iteratief proces dat — in een ideale wereld — gelijktijdig plaatsvindt met een iteratief beoordelingsproces. Dit helpt om de balans te vinden tussen het ontwikkelen van de beste aanpak en het voortdurend toetsen van de realiteit met je experts.
Tijdens het opstellen van het voorstel zijn je vaardigheden op het gebied van projectmanagement een welkome aanvulling op elk voorstelteam. Als iemand die het proces voor het afbakenen van de scope en het maken van ramingen kan leiden en tegelijkertijd risico's en ambiguïteit kan omzetten in aannames, ben je goed gepositioneerd om de verschillende, soms tegenstrijdige stemmen die je onderweg tegenkomt, samen te brengen.
Ondertussen moeten ook andere onderdelen van het voorstel vorm beginnen te krijgen:
- Casestudy's moeten worden geselecteerd
- Biografieën van de voorgestelde teamleden moeten worden verzameld en aangepast
- Referenties moeten worden benaderd voor toestemming
- Nieuwe teamleden die bijdragen, moeten worden geïnformeerd
- Inhoudssecties moeten worden nagelezen, geredigeerd en omgevormd tot één herkenbare schrijfstijl met één duidelijke boodschap
4. Beoordeel iteratief en voer zorgvuldig onderzoek uit
Zorg er bij het opstellen van het voorstel voor dat je de concepten onderweg aan je beoordelaars voorlegt: leg de projectomvang en aanpak voor aan je inhoudelijke experts, je managementteam, je juridische team en vooral aan de persoon die de uiteindelijke goedkeuring van het voorstel zal geven.
Zoals ik hierboven al aangaf, kun je dit het beste als een iteratief proces uitvoeren: opstellen, beoordelen, herhalen. Daar zijn twee redenen voor: als je de beoordeling tot het einde uitstelt, beperk je de kwaliteit van de feedback die je krijgt en loop je het risico dat het voorstel niet wordt goedgekeurd voor uitvoering, tenzij er op het laatste moment ingrijpende wijzigingen worden aangebracht.
De iteratieve methode helpt om onderweg draagvlak op te bouwen, je voorstel klaar te stomen voor de definitieve goedkeuring en waardevolle input vanuit verschillende perspectieven te verzamelen, zodat je voorstel zo sterk mogelijk wordt.
5. Lever het voorstel aan en bereid je voor op de volgende stappen
Het aanleveren van het voorstel is meer dan alleen op ‘Verzenden’ drukken: je hebt een goede planning nodig. Dit is niet het moment voor onduidelijkheid. Controleer de indieningsvereisten drie keer en bevestig de praktische details. Lees alles na en controleer de cijfers.
Moet het voorstel op papier worden ingediend? Zo ja, hoeveel exemplaren? Wie drukt de verzendenveloppen? Als het om een digitale indiening gaat, test de pdf-export dan ruim van tevoren, zodat je zeker weet dat het bestand per e-mail kan worden verzonden.
Zorg er na het indienen van het voorstel voor dat je een ontvangstbevestiging krijgt. Ga daarna niet te lang achteroverleunen — hier eindigt het verhaal niet. Voorbereid zijn op de volgende stappen is cruciaal. Bereid het team voor op mondelinge presentaties of vragen ter verduidelijking.
Werk de briefing bij naarmate er over de reikwijdte wordt onderhandeld. Houd de voorgestelde teamleden in de gaten, zodat je weet of ze beschikbaar zijn wanneer het project van start gaat.
Zoals bij elk project verloopt dit proces niet altijd vlekkeloos! Als je veelvoorkomende uitdagingen bij voorstellen wilt overwinnen of vermijden, overweeg dan DPM-lid te worden en onze mini-cursus Meesterlijke projectvoorstellen te volgen!
Voorbeeld van een projectvoorstel
Zoals eerder vermeld, variëren de exacte structuur en inhoud van je projectvoorstel afhankelijk van de kans en de vereisten van de aanvraag. Het beste advies dat ik kan geven, is echter om je voorstel te structureren op basis van wat je doelgroep belangrijk vindt, in plaats van wat jij belangrijk vindt.
Elke sectie moet toewerken naar een consistente reeks winnende thema’s. Doe onderzoek en krijg inzicht in wat belangrijk is voor de belanghebbenden en besluitvormers van het project, evenals voor de organisatie als geheel.
Sjabloon voor een projectvoorstel
Download hier je sjabloon en gebruik deze handleiding terwijl je het invult – de inzichten in dit artikel helpen je om een ijzersterk projectvoorstel te maken.
Bovenstaande mag niet worden gebruikt als een definitief sjabloon voor een projectvoorstel, dus ik neem je graag mee door een opzet voor een projectvoorstel die ik beschouw als een redelijk typisch kort voorstel voor een bestuurlijk publiek. Dit zijn de parameters:
- De koper ontvangt het voorstel vooraf ter voorbereiding, maar we krijgen de gelegenheid om het aan hen te presenteren.
- De koper bestaat uit meerdere leidinggevenden die verschillende onderdelen van het bedrijf vertegenwoordigen.
- Dit is geen nieuwe klant. We hebben al een relatie met de koper en zij hebben om dit voorstel gevraagd.
- De koper wil liever horen wat we voor hen gaan doen dan meer weten over onze kwalificaties.
Hier is een voorbeeldstructuur op basis van bovenstaande parameters:
1. Vat je voorstel en kwalificaties samen in een beknopte introductie of managementsamenvatting
De eerste pagina is niet per se de eerste pagina die wordt gelezen, maar een samenvatting voor leidinggevenden helpt om je belangrijkste punten over te brengen aan iemand die alleen van plan is de eerste pagina en het prijskaartje te lezen.
Gebruik 1-2 zinnen om elk van de volgende kernpunten uit te leggen: je begrip van de uitdaging, je aanpak, waarom jouw team hier het meest geschikt voor is, hoe je met hun team zult samenwerken en wat de volgende stappen zijn.
2. Toon aan dat je het probleem of de uitdaging begrijpt
Bij het schrijven van de hoofdtekst van het voorstel is het vaak een goed idee om te beginnen met een nieuwe formulering van het probleem en de achtergrond van het project.
Mijn redenering is dat je lezers waarschijnlijk eerst over zichzelf willen horen en niet over jou. Probeer naast het tonen van je begrip ook te laten zien dat je begrijpt hoe het bedrijf van de koper werkt en wat de bredere implicaties van het project zijn.
Maak duidelijk dat je de reikwijdte en doelstellingen van het voorgestelde project begrijpt — vermeld je aannames.
3. Beschrijf op hoofdlijnen hoe je aanpak het probleem zal oplossen
Wanneer je meteen ter zake wilt komen, is het goed om na je beschrijving van de uitdaging een voorgestelde visie te geven op de manier waarop je die uitdaging zult overwinnen.
Dit is doorgaans een beschrijving op hoofdlijnen van je aanpak die meer antwoord geeft op de vraag “waarom” dan op de vragen “wat” of “hoe”. Meestal benadrukken we de bedrijfswaarde van onze aanpak en welke specifieke resultaten we voor de koper zouden realiseren in relatie tot diens vraag.
Geef een overzicht op hoofdlijnen van je aanpak en leg uit “waarom” je ervoor hebt gekozen die aanpak te hanteren.
4. Beschrijf je aanpak en projectplan in detail
Voor dit kortere format willen we ons plan alleen gedetailleerd genoeg presenteren om een gesprek op gang te brengen (maar zorg ervoor dat je alle gedetailleerde antwoorden bij de hand hebt wanneer je het presenteert!).
Dit omvat vaak een globale tijdlijn met belangrijke fasen, mijlpalen en op te leveren resultaten of uitkomsten. Dit kan een Gantt-diagram omvatten, of je kunt simpelweg bredere tijdsperioden beschrijven. Doorgaans plaatsen we dit in de context van de waarde die we zullen creëren (het “waarom”), en niet alleen van wat we zullen doen (het “wat” en het “hoe”).
5. Stel het team voor: wie doet wat en waarom zijn zij de beste mensen voor de opdracht?
Voor sommige kopers is het team net zo belangrijk als de aanpak. Ervan uitgaande dat je een sterk en gekwalificeerd team naar voren schuift, benadruk je de specifieke kwalificaties die hen tot de uitblinkers voor deze opdracht maken en beschrijf je wat zij aan het project zullen bijdragen.
6. Bewijs dat je dit al eerder hebt gedaan
Relevante casestudy's kunnen de overtuigingskracht van je voorstel vergroten. Irrelevante casestudy's kunnen alleen maar voor verwarring zorgen. Neem indien mogelijk casestudy's op die aan ten minste twee van de volgende criteria voldoen, en wees niet terughoudend om expliciet te vermelden waarom de casestudy relevant is voor je lezers:
- Een project met een vergelijkbare omvang/aanpak
- Een project dat is uitgevoerd voor een vergelijkbaar type organisatie op een vergelijkbare schaal
- Een project waarbij hetzelfde team is ingezet als het team dat je voorstelt
- Een project waarvoor je een sterke, ervaren en bereikbare referentie hebt
7. Verwoord je aannames en wat je van je lezers nodig hebt om succesvol te zijn
In deze fase wil je je koper waarschijnlijk niet afschrikken met uiterst gedetailleerde aannames, maar je wilt wel de basis voor je raming communiceren en tegelijkertijd de basis leggen voor wat je van je koper nodig hebt om succesvol te zijn.
Ik zou aanraden een sectie op te nemen met de titel “Wat we van jou nodig hebben”, met zaken als toegang tot gegevens en eerder onderzoek, een vast contactpersoon gedurende het hele project, toegang tot systemen en documentatie, deelname van het team aan tweewekelijkse plannings- en evaluatiesessies, enz.
8. Plaats de kosten in de context van de waarde
Een grote fout die ik in het begin van mijn carrière vaak maakte, was simpelweg een kostenoverzicht op een pagina zetten zonder enige context.
Kopers zullen onvermijdelijk op een bepaalde manier reageren op het prijskaartje, en de beste manier om daarop in te spelen is de kosten te plaatsen in relatie tot de waarde. Vat de overeenkomst op deze pagina samen: wat je koper heeft gevraagd, welke waarde je zult leveren en vervolgens de kosten voor die waarde.
9. Neem indien gepast aanvullende informatie op als bijlage
Als er details zijn die je voor bepaalde lezers wilt opnemen en die aanvullend zijn, zet deze dan in een bijlage en voorzie de bijlage van een duidelijke aanduiding.
Dit kan inhoud over kennisleiderschap omvatten, een gedetailleerde beschrijving van je methodologie, een overzicht van je bedrijf en de managementstructuur, financiële overzichten, je aanpak voor duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen, prijzen, enz.
Deze zaken kunnen voor sommige lezers belangrijk zijn, maar ze vormen niet de kern van je argument. Verhoog de cognitieve belasting van je lezers niet onnodig.
Deskundig advies: zo laat je je projectvoorstel opvallen
Verstop je budget niet tussen de op te leveren resultaten
Jason Swenk, die kan bogen op een indrukwekkend acceptatiepercentage van 80% voor zijn voorstellen, raadt ook aan om de prijsstelling te scheiden van het gedeelte over de op te leveren resultaten in je voorstel.
Praten over de prijs kan ongemakkelijk zijn, maar het verdient een eigen sectie. Door de prijs naast de op te leveren resultaten te verstoppen, leid je de aandacht van de klant af van wat je voor hem of haar kunt doen. Je wilt dat de klant zich voorstelt wat jullie samen kunnen bereiken, niet hoeveel van het budget je kost.
Bewijs je waarde voor je klant met eerdere successen
Bedrijfscoach Nathan Ingram zegt dat voorstellen geen “speculatief” werk bevatten. “Je zou toch nooit een homepage voor een klant ontwerpen voordat die je heeft betaald?” Als een klant bewijs wil van je deskundigheid, geef dan in plaats daarvan voorbeelden en referenties.
Plak een prijskaartje op het probleem van je klant
Wees overtuigend. Tijdens een conferentie van het Project Management Institute in 2009 zei Eddie Merla: “soms kan het concept correct zijn geformuleerd, maar is de rechtvaardiging voor het project zwak.”
Je moet een overtuigend argument op basis van een haalbaarheidsbewijs opbouwen om met het project verder te gaan. Een manier om dit aan te pakken, is door een prijskaartje aan het probleem te hangen. Klanten zullen veel eerder verder willen gaan als ze geloven dat het huidige probleem hun geld kost.
Wat denk jij?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en maak via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.
