Een voorstelteam opbouwen: rollen en verantwoordelijkheden
Het juiste voorstelteam is vaak net zo belangrijk als het voorstel zelf. In mijn ervaring bestaat er geen ‘juiste’ teamstructuur voor een voorstelteam en kunnen de rollen en verantwoordelijkheden binnen het voorstelteam behoorlijk verschillen. Een voorstelteam kan er namelijk heel verschillend uitzien, afhankelijk van de aard van de kans en het gebruikte voorstelproces.
Het enige wat ik met zekerheid kan zeggen, is dat er wel een ‘verkeerde’ teamstructuur bestaat: elke samenstelling waarbij er niet voldoende dekking is om te doen wat nodig is om het voorstel succesvol af te ronden. Laten we daarom kijken welke dekking je mogelijk nodig hebt.
Welke rollen binnen een voorstelteam heb ik mogelijk nodig?
Ik zei dat er geen ‘juiste’ teamstructuur bestaat, maar soms heb je gewoon een startpunt nodig. Hieronder staat een voorbeeld van een typisch voorstelteam waarmee ik bij een bureau of adviesorganisatie zou werken voor contracten van $500,000 – $2.5M (USD). Dit verschilt per organisatie en per kans, maar het kan een goede basis vormen als dit nieuw terrein is voor je team.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Je voorstelteam kan, afhankelijk van de omvang van je organisatie, enkele of alle hier genoemde rollen omvatten.
Waarom is het belangrijk om een voorstelmanager te hebben?
Er is een rol die ik hierboven een beetje heb laten liggen: de voorstelmanager.
Als je organisatie nieuwe opdrachten serieus neemt (en dat zou ook moeten!), wordt het heel belangrijk om een voorstelmanager te hebben. Dit is het punt: voorstellen zijn eigenlijk projecten die moeten worden beheerd. Een voorstelmanager kan de kans op mislukking aanzienlijk verkleinen, bijvoorbeeld door te voorkomen dat je te laat indient, een offerte indient die wordt afgewezen omdat deze niet voldoet aan het RFP-proces, een voorstel van lage kwaliteit indient of te maken krijgt met een van de andere risico’s die ervoor kunnen zorgen dat je voorstel mislukt.
Enkele specifieke manieren waarop een voorstelmanager waarde kan toevoegen, zijn bijvoorbeeld het opstellen van een nalevingsmatrix om de indieningsvereisten voor het voorstel bij te houden, het toewijzen en inplannen van bijdragers en het opstellen en bewaken van de indieningstijdlijn.
Zonder iemand die de rol van voorstelmanager op zich neemt, krijg je op het laatste moment feedback, ontbreekt het aan duidelijkheid over wie wat doet, ontstaan er verschillen in de interpretatie van de vereisten voor het voorstel, zitten er hiaten in je voorstel die je pas de dag voor indiening ontdekt en neemt de algehele stress toe.
En ja, ik spreek uit eigen pijnlijke ervaring!
Hoe zorg je voor voldoende dekking?
Ongeacht je voorstelteamstructuur moet je ervoor zorgen dat je team over de juiste dekking beschikt. Hiervoor kun je je PM-gereedschapskist erbij pakken en samen met je team een RACI-matrix of checklist voor de benodigde dekking opstellen.
Kort gezegd brainstormt het team over alles wat moet worden gedaan om het voorstel in te dienen en wijst het voor elk onderdeel een eigenaar aan (de verantwoordelijke persoon). Als er na afloop nog lege plekken zijn, moet je je team op die punten versterken of iemand naar voren schuiven om die verantwoordelijkheden op zich te nemen.
Een checklist voor de dekking van een voorstel helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat alles is afgedekt voordat ze een voorstel indienen.
Het voorstelteam werven en samenstellen
Een ander element dat minstens zo belangrijk is, is hoe je het team werft en informeert. Hier zijn enkele tips als jij verantwoordelijk bent voor het samenstellen van je team.
- Zorg ervoor dat je alle relevante perspectieven meeneemt. Laat het UX-team of het QA-team niet buiten beschouwing en denk niet dat je zonder hen een concurrerend en realistisch voorstel kunt maken.
- Zorg ervoor dat je belangrijkste teamleiders zich prettig voelen bij het maken van schattingen wanneer er enige onduidelijkheid is. Een schattingsteam dat verwacht alle antwoorden te hebben, zal ernstig teleurgesteld worden.
- Betrek ook enkele mensen die nog nooit eerder aan een voorstel hebben gewerkt, zodat je een frisse blik krijgt en hun tegelijkertijd een leermogelijkheid biedt.
- Als er binnen je organisatie mensen zijn die bekend zijn met de koper of ervaring hebben met het opleveren van een vergelijkbare scope, zoek dan een manier om hen erbij te betrekken.
Wat betreft het informeren van teamleden zijn dit enkele goede werkwijzen:
- Start tijdens de planningsfase met een kansenbrief waarin gegevens staan over de koper, de probleemstelling, de scope van de aanvraag, de belangrijkste risico’s en de belangrijke data die relevant zijn voor de indiening.
- Gebruik de kansenbrief altijd om context te bieden en het gesprek naar een hoger niveau te tillen wanneer je nieuwe teamleden informeert. Deel vooraf een kopie met hen, zodat ze de gelegenheid hebben om vragen te formuleren, en moedig hen ook aan ernaar te verwijzen terwijl ze aan hun onderdelen van het voorstel werken.
- Blijf details aan je kansenbrief toevoegen zodra deze gedurende het salesproces beschikbaar komen: de thema’s waarmee je wilt winnen, de scope of aanpak op hoofdlijnen, het voorgestelde team, de beoogde budgetrange, enzovoort.
- Wanneer je voorstel wordt geaccepteerd en het project wordt goedgekeurd, ontwikkel je de kansenbrief door tot de projectbrief, zodat je continuïteit van informatie behoudt en het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden.
Tip:
Op zoek naar tips om teamleden goed te informeren, zodat iedereen op één lijn zit wat betreft de visie en scope van het project of voorstel? Word vandaag nog lid van onze community en volg onze workshop Meesterlijk project briefen!
Wat vind jij?
Heb je een solide teamstructuur die herhaalbare resultaten oplevert? Welke verhalen kun je delen over voorstelteams en over momenten waarop dingen misliepen versus momenten waarop alles soepel verliep? Welke vaardigheden en teamdynamiek, naast alleen rollen en verantwoordelijkheden, hebben tot jouw succes geleid? Laat het me weten in de reacties!
Bekijk voor meer tips over voorstellen de belangrijkste tips van Galen Low voor het winnen van voorstellen.
