Proces voor het prioriteren van projectmiddelen: 5 belangrijke stappen

Dit proces staat ook bekend als capaciteitsplanning, werklastbeheer of resourceoptimalisatie. Het doel is om een kwalitatief resultaat te garanderen door beschikbare resources zo efficiënt en kosteneffectief mogelijk in te zetten, op basis van het prioriteitsniveau.

Wanneer je over beperkte resources beschikt, helpen capaciteitsplanning en prioritering je om de productiviteit te maximaliseren en een burn-out te voorkomen. Door meer mensen, geld of apparatuur toe te wijzen aan urgente projecten of projecten met grote gevolgen, en minder aan minder kritieke activiteiten, zorg je ervoor dat directe behoeften eerst worden afgehandeld en dat tijd, vaardigheden, apparatuur en budget optimaal worden benut.

Je bedrijf heeft mogelijk iemand in een rol voor resourcebeheer (d.w.z. een resourcemanager) met wie projectmanagers samenwerken om conflicten op te lossen en prioriteiten te stellen. Zij zijn ook nuttig bij het voorspellen van resourcebehoeften vanaf het begin en bieden een overkoepelend overzicht van alle projecten om resourcebeperkingen te helpen voorkomen.

Resources prioriteren

Resourceoptimalisatie en prioritering helpen je team te bepalen welke projecten en initiatieven de meeste aandacht vereisen en wie welke taken moet uitvoeren. Dit zijn de stappen die je moet nemen om dit proces te voltooien:

1. Bekijk de huidige projectstatus: Verzamel updates van teamleden over de voortgang van projecten en identificeer knelpunten in projecten of taken die vertragingen veroorzaken.
2. Breng taken en resources in kaart: Noteer alle taken voor elk project, inclusief deadlines en afhankelijkheden. Maak vervolgens een lijst van beschikbare resources: teamleden, tools, budget en tijd.
3. Rangschik taken op urgentie en impact: Bepaal welke taken het meest urgent zijn op basis van deadlines en beoordeel de impact van elke taak op het projectsucces.
4. Koppel resources aan taken met hoge prioriteit: Identificeer de meest effectieve resource voor taken met een hoge prioriteit en wijs resources opnieuw toe van taken met een lagere prioriteit aan belangrijkere taken.
5. Gebruik visuele prioritering: Maak een grafiek, lijst op een whiteboard of spreadsheet om prioriteiten te ordenen en geef taken vervolgens een kleurcode (bijv. rood voor hoge prioriteit, geel voor gemiddelde prioriteit en groen voor lage prioriteit).
6. Communiceer prioriteiten aan het team: Organiseer een vergadering om wijzigingen in prioriteiten en resource-toewijzingen uit te leggen en verzamel feedback om ervoor te zorgen dat er geen belangrijke taken of resources over het hoofd worden gezien.
7. Monitor en pas waar nodig aan: Voer regelmatig controles uit om de voortgang handmatig bij te houden en wijs resources opnieuw toe als de projectvereisten veranderen of zodra taken zijn voltooid.

Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe je resources handmatig opnieuw kunt prioriteren om je te richten op urgente deadlines, ervoor te zorgen dat andere taken nog steeds worden voltooid en te voorkomen dat het projectsucces in gevaar komt.

Voorbeeld

Je digitale bureau jongleert met twee projecten die momenteel in uitvoering zijn:

1. Lancering van e-commerceplatform: De definitieve inhoud moet worden geüpload en de SEO-optimalisatie moet worden voltooid.
2. Campagne op sociale media: Een campagne ter promotie van het nieuwe platform heeft een naderende lanceringsdatum, maar de beelden en advertentietekst moeten nog worden voltooid.

 

Dit zijn de stappen die je kunt nemen:

1. Taken opstellen:
   • E-commerceplatform: De inhoudsupload en SEO-optimalisatie afronden.
   • Campagne op sociale media: Beelden maken, advertentietekst schrijven en berichten inplannen.
2. Taken prioriteren:
   • De campagne op sociale media is dringend, omdat deze rechtstreeks verband houdt met de lanceringsdatum van het platform.
   • SEO-taken voor het platform zijn essentieel, maar kunnen na de lancering van de campagne worden afgerond.
3. Middelen opnieuw toewijzen:
   • Wijs de contentschrijver opnieuw toe van de taken voor het e-commerceplatform om de advertentietekst voor de campagne op sociale media af te ronden.
   • Wijs de grafisch ontwerper de komende twee dagen uitsluitend toe aan beelden voor sociale media.
4. Een eenvoudige prioriteitenmatrix maken:
   • Markeer de taken voor de campagne op sociale media in een spreadsheet of tool voor taakbeheer als taken met hoge prioriteit.
   • Verplaats de SEO-taken naar een gemiddelde prioriteit en pak ze na de lancering van de campagne op.
5. Communiceren met het team:
   • Houd een teamvergadering om de tijdelijke verschuiving in focus toe te lichten.
   • Zorg dat alle teamleden instemmen met de nieuwe prioriteiten en stem hun planningen hierop af.
6. De voortgang bewaken:
   • Controleer dagelijks of de beelden en tekst voor de campagne op tijd worden voltooid.
   • Zodra de campagne klaar is voor lancering, wijs je middelen opnieuw toe om de SEO-taken af te ronden voordat de campagne live gaat (en wijs je ze weer toe aan andere relevante projecten die momenteel lopen als je teamleden aan andere projecten hebt onttrokken). Meet je voortgang en rapporteer deze aan je klant (dit kun je het beste doen met SEO-rapportagesoftware voor klanten).

Tools voor het prioriteren van middelen

De juiste tools voor projectbeheer en software voor middelenbeheer en planning kunnen aanzienlijk helpen bij het prioriteren van middelen. Ze bieden structuur en geven alle teamleden en belanghebbenden inzicht in capaciteitsbeperkingen, conflicten rond projectprioriteiten en overbelasting van middelen.

Hulpmiddelen voor projectmanagement

Dit omvat hulpmiddelen zoals Jira, Asana, Trello en monday.com. 

Wat ze doen: 

• Weergaven maken voor prioriteiten van middelen op projectniveau of per teamlid
• Aangepaste velden of tags toevoegen om taken met een hogere prioriteit te helpen organiseren
• Kritieke paden voor projecten bekijken om te helpen de juiste projecten en taken te prioriteren

Software voor middelenplanning

Dit omvat hulpmiddelen zoals Float, Wrike, Smartsheet en Resource Guru. 

Wat ze doen:

• Alle soorten middelen efficiënt toewijzen en opnieuw toewijzen, met functies zoals slepen en neerzetten of automatische waarschuwingen wanneer middelen hun capaciteit overschrijden.
• Capaciteit en werkstromen aanpassen voor verschillende soorten middelen op bedrijfsniveau
• Helpen bij het voorspellen van lopende en aankomende projecten, zodat er minder conflicten met middelen ontstaan
• Meerdere gebruikers tegelijkertijd laten werken, zodat alle project- of middelenmanagers op de hoogte zijn wanneer tijdlijnen worden aangepast
• Integreren met je bestaande hulpmiddelen voor projectmanagement om te helpen bij prioritering en het beoordelen en combineren van statistieken en gegevens voor besluitvorming
• Sjablonen voor middelenplanning bieden die je tijd kunnen besparen doordat ze een startpunt voor je plan bieden dat je kunt aanpassen en waarmee je kunt werken

Beste werkwijzen voor het prioriteren van middelen

Hier zijn mijn tips voor het prioriteren van middelen.

Kijk verder dan personele middelen

Middelen betekenen niet altijd alleen mensen. Breng bij het vaststellen van de beschikbare middelen alle beschikbare middelen in kaart, waaronder:

• Tijd: Hoeveel tijd is er nodig voor afzonderlijke activiteiten, het volledige project en het voltooien van specifieke taken?
• Budget: Word je beperkt door de beschikbare financiering voor specifieke activiteiten? Kun je meer in rekening brengen om meer mensen bij de geprioriteerde activiteit te betrekken?
• Mensen: Beschikt je team over de vereiste vaardigheden? Kun je mensen uit andere projecten halen om in een ander project aan een kritieke behoefte te voldoen?
• Hulpmiddelen: Kan een hulpmiddel helpen de activiteiten efficiënter vooruit te helpen of teamleden ondersteunen bij het voltooien van hun taken?

Gebruik visuele prioritering

Maak een prioriteringsmatrix, grafiek, lijst op een whiteboard of spreadsheet om prioriteiten te ordenen en geef taken een kleurcode (bijvoorbeeld rood voor hoge prioriteit, geel voor gemiddelde prioriteit en groen voor lage prioriteit). Met hulpmiddelen voor projectmanagement kun je meestal prioriteit toewijzen via kleurgecodeerde tags op elke taakkaart.

Breng je middelen in kaart

Maak een lijst van alle beschikbare middelen, waaronder teamleden, software, hulpmiddelen en budgetten. Koppel vervolgens taken aan middelen door behoeften en beschikbaarheid in dezelfde spreadsheet met elkaar te vergelijken. Beoordeel hoe elke taak aansluit bij strategische doelen en onmiddellijke behoeften, en prioriteer taken die een hoog rendement op inspanning hebben.

Houd rekening met tijdsbeperkingen

Gebruik een kalender of projecttijdlijn om deadlines voor elke taak op te sommen en markeer urgente of vaste deadlines met behulp van een kleurcodesysteem. Achteruit plannen of werken met een terugwerkend schema wordt vaak overgeslagen, maar dit is een uitstekende ouderwetse techniek voor projectmanagement. Werk vanaf de deadline terug naar het heden en let daarbij op problemen zoals overlap van middelen of overbelasting van één middel.

Optimaliseer de kostenefficiëntie

Je wilt niet zomaar dingen gaan verschuiven zonder rekening te houden met de kosten. In veel gevallen is je projectbudget opgesteld met risico en buffer in gedachten, dus waarschijnlijk heb je voldoende ruimte om te manoeuvreren terwijl je opnieuw prioriteiten stelt. 

Aan de andere kant kan het zijn dat je bij een beperkt budget meer financiering van de klant moet verkrijgen of goedkeuring moet krijgen van interne besluitvormers om het budget te overschrijden, zonder die extra kosten door te berekenen aan de klant.

Bereken de kosten van verschillende opties (bijvoorbeeld tijd, hulpmiddelen en arbeid) voor elke taak en kies vervolgens de meest efficiënte optie die aan de kwaliteitsnormen en het beschikbare budget voldoet.

Veelvoorkomende uitdagingen

Waarschijnlijk krijg je te maken met conflicten in projecten, overlappende deadlines en tekorten aan middelen. Als je je middelen niet goed prioriteert, loop je het risico op vertragingen, budgetoverschrijdingen en overbelasting van het team.

1. Te veel middelen toezeggen

Werk van lage kwaliteit en gemiste deadlines als gevolg van opgebrande en overbelaste medewerkers leiden tot een lage teammoraal en hoge personeelsverloopcijfers. Deze ambitieuze verwachtingen worden vaak aan medewerkers opgelegd door een gebrek aan goede prognoses en inzicht in de toewijzing van middelen. 

Tips om dit te voorkomen:

• Gebruik projectmanagementtools om kritieke paden en prioriteitsniveaus van projecten of programma's in één overzicht te zien.
• Stel duidelijke capaciteitslimieten en realistische verwachtingen op bij het plannen van middelen voor de korte en lange termijn.
• Buffer, buffer, buffer! Een buffer in projectmanagement is een niet zo geheim geheim. Bouw altijd een buffer in. Vertel nooit aan iemand hoeveel buffer je hebt, zodat je vaker wel dan niet als winnaar uit de bus komt.

2. Niet regelmatig opnieuw beoordelen

Zodra je met je project in een ritme en uitvoeringsmodus zit, moet je rekening blijven houden met veranderingen in de projectscope of doelstellingen. Beoordeel voortdurend wat een prioriteit voor het team moet zijn om verkeerd afgestemde prioriteiten, het missen van tijdgevoelige taken en verspilde inspanningen te voorkomen.

Tips om dit te voorkomen:

• Plan regelmatig overlegmomenten.
• Gebruik visuele hulpmiddelen die het team kan bekijken en gebruiken om op koers te blijven wanneer prioriteiten veranderen.

3. Feedback van het team negeren

Teamleden bevinden zich in de beste positie om feedback te geven. Door naar feedback te luisteren, kunnen jij en je bedrijf patronen herkennen in wat er moet veranderen om het proces en zowel de tevredenheid van het team als die van de klant te verbeteren.

Tips om dit te voorkomen:

• Stimuleer open communicatie en moedig teamleden aan om zorgen over de werkbelasting en suggesties te delen. Koppel met je team terug hoe hun inbreng van invloed is geweest op aanpassingen in de middelen, zodat ze het gevoel krijgen dat er naar hen wordt geluisterd.
• Gebruik anonieme enquêtes of teamvergaderingen om eerlijke feedback over taaktoewijzingen te verzamelen.
• Onderneem snel actie naar aanleiding van feedback door taken opnieuw te verdelen of middelen toe te voegen aan kritieke gebieden.

Sluit je aan voor meer inzichten in middelenbeheer

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en maak via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.