Wat is een document voor projectinitiatie & sjabloon om er een te maken
Een projectinitiatiedocument (PID) voorkomt dat projecten ontsporen wanneer de scope verandert, belanghebbenden het oneens zijn of teams hun prioriteiten uit het oog verliezen. Ik heb gezien dat zelfs goed geplande projecten zonder duidelijke documentatie en de juiste software voor projectmanagement om besluiten, eigenaarschap en opleveringen bij te houden, uit elkaar kunnen vallen.
In deze handleiding leer je hoe je een PID maakt dat teams vanaf het begin op één lijn brengt, verwarring vermindert en je een betrouwbaar raamwerk biedt voor het beheren van scope, communicatie, risico’s en goedkeuringen van de start tot de oplevering.
Wat is een projectinitiatiedocument?
Een projectinitiatiedocument is een belangrijk projectdocument waarin de projectscope, projectmijlpalen en criteria voor projectsucces worden vastgelegd. Het schetst ook de context van het project en fungeert als een fundamenteel projectdocument dat zowel als interne leidraad als voor externe belanghebbenden van belang is.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Een projectmanager maakt doorgaans een PID tijdens de initiatieffase van het project in de levenscyclus van het project, om de toon, context, verwachtingen en beperkingen voor de inspanning vast te leggen.
Waarom is een projectinitiatiedocument belangrijk?
Een projectinitiatiedocument is belangrijk omdat het het team helpt om het project succesvol te starten zonder vooraf te veel extra werk te creëren.
Naast het op gang brengen van zaken aan het begin van het project, blijft het PID een levend document waarnaar het team gedurende de hele levenscyclus van het project kan verwijzen. Het fungeert als een beveiliging wanneer er iets verandert in de personele bezetting of nieuwe teamleden zich aansluiten, zodat zij snel kunnen worden ingewerkt.
Wat neem je op in een projectinitiatiedocument?
Een projectinitiatiedocument moet het volgende bevatten:
- Basisinformatie over het project (bijv. klant, projectnaam)
- Projectdefinitie
- Achtergrond van het project
- Succescriteria
- Projectbudget
- Projectplanning
- Scope, inclusief wat wel en niet binnen de scope valt
- Projectvereisten
- Opleveringen
- Projectbeheersing
- Aannames en beperkingen
- Projectfasen op hoofdlijnen
- Rollen en verantwoordelijkheden van belanghebbenden
- Risico’s, aannames en afhankelijkheden
Je PID is vaak een beste inschatting op basis van de verklaring van werkzaamheden of de schatting die door het team is gemaakt. Er zijn nog zoveel dingen onzeker. Het plan dat je opstelt, pakt misschien niet uit zoals het is opgesteld.
Sjabloon voor een projectinitiatiedocument
Hier is een eenvoudig sjabloon voor projectinitiatie dat je kunt downloaden en aanpassen aan je projecten of initiatieven. Het bevat alle hierboven genoemde secties. We hebben ook een ingevuld voorbeeld toegevoegd (daarover hieronder meer), zodat je precies kunt zien wat je in elke sectie moet opnemen.
Voorbeeld van een projectinitiatie-document
Hier is een voorbeeld van hoe een ingevuld projectinitiatie-document eruit kan zien. Dit ingevulde voorbeeld is beschikbaar bij het hierboven genoemde sjabloon, zodat je dit formaat gemakkelijker op je eigen projecten kunt toepassen.
Een projectinitiatie-document maken: 7 stappen
Zo maak je een projectinitiatie-document met de belangrijkste projectinformatie voor je team en belanghebbenden.
1. Bepaal de context
Begin met het geven van achtergrondinformatie over enkele zakelijke drijfveren van het project (vraag het anders aan je accountmanager).
- Waarom wil de klant dit project uitvoeren?
- Welk probleem moet worden opgelost?
- Waar gaat het project over?
- Zijn er uitsluitend technische drijfveren, of is het doel van het project geworteld in de organisatiestrategie?
- Wat zijn de bedrijfsdoelen?
- Hoe definieert én meet de klant succes? Welke meetwaarden gebruiken ze?
Schets de strategische visie, doelen, projectdoelstellingen en idealiter een missie op hoofdlijnen. Hiermee stem je de projectaanpak binnen het team af, zodat teamleden deze doelen tijdens de hele uitvoering in gedachten kunnen houden.
Deze context helpt het team ook bij het definiëren van aanvullend werk en mogelijke projectverbeteringen (bijvoorbeeld: zou het niet geweldig zijn als we dit konden doen...?)
2. Bepaal de projectparameters
Wees in het PID transparant over de projectbeperkingen, inclusief informatie zoals:
- Wat is het budget voor dit project?
- Hoe is het budget verdeeld over de projectfasen of opleveringen?
- Hoe ziet de planning eruit?
- Hoe zie je de samenwerking met de klant voor je?
- Wat is het eerste doel waar het team naartoe werkt?
Uiteindelijk winnen en verliezen teamleden samen. Het is zeer onwaarschijnlijk dat je een succesvol project oplevert als elk lid van het projectteam zijn eigen gang gaat. Het samenstellen van een team van experts, in plaats van een verzameling individuen, draagt sterk bij aan het creëren van kameraadschap en het vroegtijdig stimuleren van samenwerking.
3. Bepaal de details
Definieer vervolgens de projectspecifieke details in een projectscopeverklaring, zodat je team begrijpt wat het moet opleveren om dit project succesvol te maken.
Bijvoorbeeld:
- Wat valt binnen en buiten de scope?
- Zijn er al initiële projectvereisten gedefinieerd?
Een cruciaal onderdeel van deze sectie zijn de vereiste opleveringen. Omdat deze doorgaans al vroeg in het contract worden gedefinieerd, moet het team begrijpen wat de verwachtingen voor deze opleveringen zijn. Dit omvat mogelijke aannames en beperkingen, zoals het aantal revisies waarmee rekening moet worden gehouden.
4. Definieer de projectonderverdelingsstructuur en het resourceplan
Het is belangrijk dat het team duidelijk voor ogen heeft hoe de projectopleveringen moeten worden uitgevoerd. Dit houdt in dat het werk wordt opgesplitst in kleinere onderdelen en dat wordt vastgesteld wie wat doet.
Hier is een voorbeeld van een projectonderverdeling op hoofdlijnen:
Neem het team mee door het globale plan en de werkverdelingsstructuur, zodat zij hun input kunnen geven. Dit helpt om afhankelijkheden zichtbaar te maken en het team te betrekken bij de ontwikkeling van het projectplan, zodat zij inzicht krijgen in de projectcontext en hun verantwoordelijkheid voor de projectresultaten.
Projectonderverdelingen kunnen verschillen in de mate van detail waarmee de verschillende activiteiten in elke fase worden uitgewerkt. Ze kunnen ook worden gekoppeld aan specifieke datums en worden afgestemd op de resourceplanning.
5. Bepaal wie wie is
Een belangrijk aspect van het projectinitiatie-document is de structuur van het projectteam (zowel intern als extern).
- Wie maakt deel uit van het team?
- Wie kan zaken goedkeuren voordat ze naar een klant gaan?
- Wie moet aan klantzijde worden geraadpleegd voordat de goedkeuring wordt gegeven?
Door deze communicatiekanalen vast te leggen, help je latere misverstanden te voorkomen. Een RACI-matrix is een uitstekend hulpmiddel om dit te documenteren. Hierin wordt vastgelegd wie:
- Verantwoordelijk: Wie voert het werk uit?
- Eindverantwoordelijk: Wie neemt de beslissing?
- Geraadpleegd: Aan wie moet het worden gevraagd voordat je verdergaat?
- Geïnformeerd: Wie moet op de hoogte worden gehouden?
De beste manier om een RACI-matrix op te stellen, is door de projectopleveringen of activiteiten op te sommen en deze te koppelen aan projectrollen voor zowel interne als externe teamleden. Wijs vervolgens de RACI-status toe. Zorg ervoor dat slechts één persoon eindverantwoordelijk is voor een projectoplevering.
Het definiëren van teamrollen en verantwoordelijkheden is een uitstekende manier om verwachtingen te scheppen voor projectcommunicatie en projectgovernance. Het verkleint het risico dat je te horen krijgt: “Ik dacht dat dat op jouw bord lag” of “Ik had dat moeten beoordelen voordat het naar de klant werd gestuurd.”
Intern team
Het interne team kan bestaan uit de projectmanager, accountmanager, andere teamleden en het senior management, voor het geval zij de opleveringen moeten goedkeuren.
Extern team
De belangrijkste vragen die we aan de klant moeten stellen, zijn:
- Wie weet wat we moeten doen en waarom?
- Wie is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de briefing?
- Wie is eindverantwoordelijk of verantwoordelijk voor het goedkeuren van de projectopleveringen?
- Is er een stuurgroep die we moeten raadplegen?
- Wie raakt er van streek als we hen niet bij het proces betrekken?
Het RACI-overzicht is een geweldige manier om inzicht te krijgen in hoe dingen binnen een bureau werken en om vertrouwd te raken met interne werkprocessen. Voeg aan het RACI-overzicht een communicatieplan toe waarin wordt beschreven hoe je samenwerkt binnen verschillende teamrollen.
6. Identificeer risico's, aannames, kwesties en afhankelijkheden
Neem een overzicht van bekende risico's en beperkingen op in het PID. Projecten kunnen om verschillende redenen complex zijn. Het helpt om er goed over na te denken, projectrisico's en -kwesties te voorzien en strategieën voor risicobeperking te ontwikkelen.
Enkele voorbeelden zijn:
- Planningen die te kort of te lang zijn
- Budgetbeperkingen
- Technische onzekerheden
- Complex stakeholderlandschap
- Afzonderlijke faalpunten
7. Deel je projectinitiatie-document
Zorg ervoor dat je projectinitiatie-document met het hele team deelt. Laat de klant het goedkeuren om aannames en rollen en verantwoordelijkheden te formaliseren.
Het is ook goed om er gedurende de projectlevenscyclus naar te verwijzen, zodat het team het overzicht niet verliest. Dit document is handig wanneer nieuwe projectstakeholders betrokken raken of wanneer het op te leveren resultaat of de goedkeuringsworkflow voor documenten ingewikkelder blijkt te zijn dan verwacht.
Bekijk voor meer informatie onze "expertles" 😉:
Projectinitiatie-document versus projectplan
Het projectinitiatie-document beschrijft het "wat" en "waarom" achter een project (oftewel de projectdoelen en de businesscase), terwijl het projectplan voortbouwt op het projectcharter om te bepalen hoe je het project beheert, inclusief risicobeheer, de projectplanning, communicatie enzovoort.
Je ontwikkelt het projectmanagementplan nadat je al goedkeuring hebt gekregen van de projectsponsor om het project uit te voeren (een stap die plaatsvindt tijdens de projectinitiatie).
PID's versus andere soorten projectinitiatiedocumentatie
Een businesscase bevat een volledige financiële beoordeling van het project, waaronder een kosten-batenanalyse, marktanalyse en concurrentieanalyse.
Hoewel je doorgaans een zakelijke onderbouwing voor je project opneemt in het projectinitiatie-document, kun je ook een afzonderlijke businesscase opstellen voor projecten die bijzonder complex zijn.
Een projectinitiatie-document verschilt ook van de agenda voor de project-kick-offbijeenkomst, die veel tactischer van aard is. Naast een samenvatting van de belangrijkste punten uit het PID over de projectscope en bedrijfsdoelen, worden hierin ook de bespreekpunten uitgelicht die je tijdens de projectplanningsfase met stakeholders wilt doornemen.
Wat nu?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte cases, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
