Zo leid je projectstartbijeenkomsten: deskundig proces

Je mist ook de kans om vertrouwen op te bouwen, je mist de kans om duidelijkheid te creëren waar dat nodig kan zijn en je mist de kans om de start van een geweldig partnerschap te vieren!

De overdracht van verkoop naar projectmanagement leiden

Voor de projectstartbijeenkomst moet de projectmanager de werkomschrijving grondig lezen om te begrijpen wat we verplicht zijn op te leveren. Let bij het lezen van de contracten op de op te leveren resultaten, factoren die de projectplanning bepalen en budget- of planningsbeperkingen waarvan het team op de hoogte moet zijn.

• Zijn er aannames over richtlijnen of onderzoek waarvan het team gebruik moet maken? Zorg ervoor dat je die informatie opneemt in de details van de startbijeenkomst.
• Zijn delen van de projectscopeverklaring onduidelijk of onvolledig? Schrijf vragen uit en plan een gesprek met de verkoper.

Je wilt deze tijd niet alleen gebruiken om antwoord op je vragen te krijgen, maar ook om inzicht te krijgen in eventuele dynamiek bij de klant, verwachtingen of risico's die in de cyclus van nieuwe opdrachten aan het licht zijn gekomen. 

Je moet ook leren wie tot je groep belanghebbenden zal behoren. Vaak zijn de mensen die betrokken zijn bij het verkoopproces niet dezelfde mensen als degenen die deel uitmaken van het kernteam voor de uitvoering. Je wilt bepalen in hoeverre zij klaar zullen zijn om dit project samen met jou te starten. 

• Werkt het klantteam samen op kantoor of is het een virtueel team?
• Hebben ze hun projectteam samengesteld? 
• Hoe snel kunnen ze merkrichtlijnen of andere materialen aanleveren die we nodig hebben om snel en op de juiste manier van start te gaan?
• Kan de verkoper je vóór de projectstartbijeenkomst aan de klant voorstellen?

Het kan een goed idee zijn om de projectsponsor te ontmoeten voordat de projectstartbijeenkomst met het uitgebreide team plaatsvindt. Wanneer een klant een contract met een bureau ondertekent, is dat een moment van maximale kwetsbaarheid: de verkoper verdwijnt doorgaans naar de achtergrond en er treedt een nieuw team aan. 

Het is een uitstekend moment om vertrouwen op te bouwen wanneer de verkoper je voorstelt aan de belangrijkste belanghebbende en laat zien dat je de scope al begrijpt, wat er van het bureau wordt gevraagd, hoe het proces van het creatieve bureau werkt en dat je enthousiast bent om dit partnerschap op te bouwen. 

Dit is ook een goed moment om te vragen om materialen of toegang die je team mogelijk nodig heeft, zodat je snel en op de juiste manier kunt beginnen. Verzamel voorafgaand aan de projectstartbijeenkomst alle materialen die je kunt, zodat je team goed voorbereid en met doordachte vragen voor het klantteam naar die bijeenkomsten kan komen.

De projectstartbijeenkomst voorbereiden

Als je team met doordachte vragen naar de startbijeenkomst met de klant komt, weet de klant dat hij in goede handen is. Het is jouw taak als projectmanager om je team zover te krijgen.

Een goede projectinitiatie bestaat uit zowel een interne als een externe startbijeenkomst.

Interne startbijeenkomsten

Sommige bureaus stellen een interne projectbrief op. Doorgaans is dit een beschrijving van wat de klant ons vraagt te doen, waarom ons dat wordt gevraagd en welke materialen je tot je beschikking hebt om het project succesvol uit te voeren.

Andere bureaus maken een presentatie in Google Presentaties of PowerPoint met ongeveer dezelfde informatie.

Je team moet minimaal weten:

• Wat is het projectdoel 
• Wie is de klant 
• Waarom heeft de klant ons gevraagd dit project uit te voeren 
• Wat verwacht de klant aan het einde van dit project 
• Wat zijn de op te leveren resultaten
• Wat is het budget 
• Wat is de tijdlijn of planning

Andere nuttige informatie om tijdens een kick-offvergadering te verstrekken, is onder andere:

• Wie maakt deel uit van het interne team?
• Wat is de rol van iedereen? 
• Wat is het projectbudget en hoeveel uur heeft elke persoon voor het project? 

Je kunt ook informatie over de klant verstrekken, zoals informatie over hun website of wat je weet over het belangrijkste klantenteam dat bij het project betrokken is.

Je moet de projectplanning met het team doornemen en eventuele afwezigheid of conflicterende projecten inventariseren die van invloed kunnen zijn op het vermogen van je team om op tijd te leveren. Als je de planning moet aanpassen, is dit het moment om dat te doen.

Jouw rol als projectmanager is het creëren van een omgeving waarin het team kan samenwerken en succesvol kan opleveren. Ze hebben duidelijkheid nodig over hun rol, een uitleg nodig van wat ze moeten opleveren en de tijd en ruimte nodig om dat goed te kunnen doen.

Als dat mogelijk is, nodig je de verkoper uit voor je interne project-kick-offgesprek, zodat het interne team ook vragen aan die persoon kan stellen.

Kick-offvergaderingen met de klant

Kick-offvergaderingen met de klant zijn ontzettend belangrijk. Als ze niet goed worden begeleid of geen duidelijke, productieve kick-offagenda hebben, zijn ze tijdverspilling voor iedereen.

Verplaats jezelf in de positie van de klant. Misschien zijn ze al maanden of zelfs jaren onderzoek aan het doen naar dit project of proberen ze er financiering voor te krijgen, en nu is het moment aangebroken om daadwerkelijk met hun project te beginnen. Misschien investeren ze een klein bedrag of miljoenen dollars. 

Hoe dan ook: ze investeren hun tijd en middelen in een project waar ze naar uitkijken. Jouw team heeft dit project toevertrouwd gekregen. Verspil deze kans voor een kick-off niet.

Begin door contact op te nemen met je belangrijkste contactpersoon bij de klant en vraag wanneer de belangrijkste teamleden beschikbaar zijn om deel te nemen. Als je de vergadering iets moet uitstellen om ervoor te zorgen dat de juiste mensen aanwezig zijn, moet je dat doen. 

Een groot risico tijdens de kick-off is dat niet de juiste mensen aanwezig zijn en niet de juiste projectinformatie wordt behandeld. Daardoor kun je verkeerd van start gaan.

Het is ook ontzettend belangrijk dat de juiste mensen aanwezig zijn, omdat de mensen die verantwoordelijk kunnen zijn voor de samenwerking met jou aan dit project, zoals ik eerder al aangaf, niet dezelfde mensen hoeven te zijn als degenen die het project tijdens het verkoopproces hebben afgebakend.

Het is heel belangrijk dat je tijdens de kick-off overeenstemming bereikt met het dagelijkse klantenteam over wat wel en niet binnen de scope valt, zodat iedereen op één lijn zit.

Ik heb eens meegemaakt dat ik bij een kick-offvergadering uitlegde wat volgens ons de aard van het project was. Nadat ik had uitgelegd welk type systeem we van plan waren te ontwerpen, nam een van de leden van het klantenteam het woord en zei dat zij verwachtten dat we iets veel robuusters zouden opleveren. 

Hun verwachtingen vielen ver buiten onze scope. Als dat jou overkomt, moet je je verkoopteam en je belangrijkste contactpersoon erbij betrekken en apart overleggen om het probleem op te lossen, en/of beter gebruikmaken van je software voor samenwerking met het verkoopteam. 

De moraal van het verhaal: zorg dat de juiste mensen aanwezig zijn.

De basis leggen

Een goede projectvergadering met de klant begint met een opening en een warm welkom. Als je je verkoper aan het gesprek kunt laten deelnemen, laat die persoon het gesprek openen en bekende gezichten begroeten. Laat die persoon de voorgeschiedenis en de aanleiding voor deze vergadering uitleggen. Daarna kan die persoon het virtuele stokje aan jou en de rest van je team doorgeven.

Je moet beginnen met een voorstelronde, zodat iedereen begrijpt wie er in het team zitten en wat hun rol is bij de uitvoering van het projectplan. Nu iedereen elkaar kent, kun je de projectdetails doornemen.

Afstemming over de details

Vervolgens komt het tweede deel van de agenda, waarin je in je eigen woorden uitlegt hoe het bureau de projectscope heeft geïnterpreteerd, wat je team als projectdoel begrijpt en met welke aspecten van het project rekening moet worden gehouden.

Een suggestie is om, nadat je hebt uitgelegd wat volgens jou het projectdoel is, het gesprek even te onderbreken en het weer aan de klant over te dragen. 

Vraag het klantteam of je het project goed hebt begrepen en of er nog iets is dat ze willen toevoegen, bijvoorbeeld over het RFP-proces of het bedrijfsprobleem dat aanleiding gaf om deze RFP uit te schrijven. RFP's en contracten kunnen soms behoorlijk droog zijn. Het team kan er baat bij hebben om in menselijke termen te horen welke nuance de reden vormt waarom een project nodig is.

Zodra alle teams een duidelijk beeld hebben van wat het project inhoudt en wat ieders rol is, is het belangrijk om de logistiek van het project door te nemen. Iedereen moet begrijpen wat de planning van het project is en wat het budget is.

Risico's voor zijn

Een goede samenwerking is gebaseerd op vertrouwen. Goed projectmanagement is gebaseerd op planning en risicobeheer. Begin met het opbouwen van een vertrouwensvolle en transparante relatie door te vragen welke projectrisico's zij zien. 

Breng eventuele afwezigheid in kaart, verzamel eventuele secundaire belanghebbenden met wie je rekening moet houden en vraag hoe moeilijk het is om iemands agenda te plannen, zodat je deze zaken nu al kunt ondervangen.

Een voormalige klant van mij merkte tijdens onze startbijeenkomst op dat onze lanceringsperiode tijdens het hoogtepunt van het orkaanseizoen was gepland, wat risico's op het gebied van afwezigheid of technologie kon betekenen. Het was erg nuttig om dat te weten en noodplannen te bespreken.

Begin van de samenwerking

Een van de betere bureaus waarvoor ik heb gewerkt, gebruikte de startbijeenkomst als de eerste werksessie.

De eerste helft werd gebruikt om elkaar te leren kennen en het team op de hoogte te brengen van cruciale details, en de tweede helft was bedoeld voor vragen en uitleg. Het was een geweldige manier om de enthousiasme en gretigheid van het klantteam optimaal te benutten. Het laat zien dat jouw team klaarstaat om de handen uit de mouwen te steken. 

Als je team daartoe bereid en voorbereid is, kun je nu al met het project beginnen. Gebruik deze eerste gezamenlijke bijeenkomst om te starten met een deel van je eerste verkenning en feitenonderzoek, en zorg ervoor dat je de juiste vragen voor de projectverkenningssessie gebruikt. 

Als je klantteam nog nooit een dergelijk project heeft uitgevoerd, kan het ook nuttig zijn om een rondleiding te geven door hoe de resultaten eruit zullen zien en wat je klanten tijdens het werkproces kunnen verwachten. Gebruik deze tijd om verwachtingen te scheppen over hoe zij een productieve en betrokken partner kunnen zijn en constructieve feedback op die resultaten kunnen geven.

Draadmodellen voor een website zijn soms een verwarrend resultaat voor een klant die niet bekend is met digitale ontwerpprocessen. Ze zijn bewust vaag en communiceren alleen de inhoudshiërarchie binnen de navigatiestrategie. 

Klanten die niet bekend zijn met draadmodellen kunnen in de war raken omdat ze geen echte teksten of echte afbeeldingen zien. Gebruik de startbijeenkomst om dit vooraf te verduidelijken.

De bijeenkomst afsluiten

Elke goede bijeenkomst begint met de agenda en verwachtingen en eindigt met een samenvatting en vervolgstappen. 

Nu je overeenstemming hebt bereikt over wat het project inhoudt, wat de beperkingen zijn en wat de drijfveren en motiverende factoren zijn, en je de klant hebt uitgelegd wat jouw werkproces is en wat ze kunnen verwachten te zien en waaraan ze kunnen deelnemen, moet je de vervolgstappen en verantwoordelijken voor de taken doornemen. 

• Moeten ze je team nog ergens toegang toe geven?
• Zijn er nog vervolgacties naar aanleiding van agendapunten uit de vragen en antwoorden?
• Moet je startmaterialen naar het klantteam sturen of hen uitnodigen voor projectmanagementtools?
• Vergeet niet om na het gesprek de notulen en actiepunten te delen.

Je bent klaar om te beginnen

Met deze driedelige aanpak voor de startbijeenkomst (de overdracht van sales naar projectmanagement, de interne startbijeenkomst en het ritme van de startbijeenkomst met de klant) en dit sjabloon voor de vergaderagenda zijn je interne en externe teams goed geïnformeerd, bouwen ze al aan vertrouwen en zijn ze klaar om samen een geweldig project op te leveren. Lees hier meer over de start van projecten.