Hoe gebruik je Kanban voor projectmanagement: tips van experts 2026

Ik heb met grote ondernemingen, bureaus en start-ups gewerkt om kanbanworkflows binnen het hele bedrijf en binnen specifieke afdelingen te implementeren. Mijn superkracht is zien hoe processen efficiënter kunnen worden gemaakt, specifiek voor projectmanagement en op alle gebieden van een organisatie. Je staat op het punt te leren waarom mijn liefde voor Gantt-diagrammen snel veranderde in een liefde voor het eenvoudige kanbanbord, zowel in mijn carrière als in mijn leven.

Kanban gebruiken voor bepaalde fasen van je project helpt veel van de problemen op te lossen die ontstaan wanneer je projecten op tijd, binnen de scope en binnen het budget probeert uit te voeren. Laten we bekijken hoe je kanban kunt gebruiken voor projectmanagement en op welke manieren deze methode de weg wijst als hulpmiddel voor planning en opvolging, zowel binnen als buiten projectmanagementafdelingen.

Projectmanagement uitvoeren met Kanban

Begrijp me niet verkeerd, ik vind het geweldig om een Gantt-diagram te maken. Heb je ooit vol bewondering achterovergeleund na het maken van een Gantt-diagram? Heb je de schoonheid ervan bewonderd? (Vooral als het kleurgecodeerd is!)

Toen ik verder kwam in mijn carrière als projectmanager (die ik begon als een traditionele PMP, opgeleid in de watervalmethode en als planner van Gantt-diagrammen), begon ik meer een agile projectmanagement- of hybride benadering voor de levenscyclus van mijn projecten te implementeren, voornamelijk met behulp van de kanbanmethode. Digitale projecten en productontwerp vragen in feite nadrukkelijk om het soort visuele organisatie dat Kanban biedt. 

En weet je wat? 

Ik begon datzelfde gevoel van bewondering te krijgen bij de schoonheid van een kanbanbord. Ik merkte dat het voor mijn team veel gemakkelijker was om zich met het plan bezig te houden en te zien hoe de levenscyclus van het project was georganiseerd. Kanbanborden maken incrementeel werk mogelijk dat visueel gemakkelijker te volgen is dan met een traditioneel Gantt-diagram. 

Je bureau heeft waarschijnlijk al projectmanagementsoftware geïmplementeerd in je dagelijkse project-workflow. De software die je al gebruikt, bevat mogelijk kanbanfunctionaliteit. Voorbeelden van software met deze mogelijkheid zijn Trello, Monday.com, ClickUp of Asana, om er maar een paar te noemen, evenals een van deze Trello-alternatieven. 

Er zijn momenteel veel hulpmiddelen op de markt en het kan behoorlijk overweldigend zijn om te kiezen wat voor jou het beste werkt. Het goede nieuws is dat je elk van deze kanbanhulpmiddelen vrij gemakkelijk kunt gebruiken als je begrijpt dat kanban een adaptieve methode is en dat je de belangrijkste kanbanpraktijken kent.

Laten we eerst de eenvoudige definities van kanban bespreken.

• Kanbanbord: Dit is je projectplan, waarin alle projectinformatie in kolommen en kaarten staat.
• Kolom: Dit is je statusweergave. Die kan zo eenvoudig zijn als Te doen, In uitvoering en Gereed.

• Kaart: Een kaart bevat de taak of het werkitem dat moet worden voltooid. Zorg ervoor dat je deze taken klein en haalbaar houdt. Als er te veel subtaken op één kaart moeten worden voltooid, is de taak waarschijnlijk te groot en moet deze over verschillende kaarten worden verdeeld.

De belangrijkste Kanban-praktijken uiteengezet

1. Visualiseer de workflow: In de meeste projecten kan een workflow zo eenvoudig zijn als Te doen, In uitvoering en Gereed.
2. Stel WIP-limieten in: Met WIP-limieten worden knelpunten zichtbaar op het bord en verandert je workflow in een treksysteem in plaats van een duwsysteem. Zo kun je capaciteit plannen in Kanban terwijl je het werk door het systeem laat gaan, zodat je resourcecapaciteit zo efficiënt mogelijk blijft.
3. Beheer de workflow: Verlies je focus niet! Geniet van de voldoening van afronden. Als je te veel taken tegelijk start, kan het gebeuren dat ze allemaal langer duren dan nodig. Minder items tegelijk is de sleutel tot een beheersbare workflow en een tevreden projectteam. 
4. Maak expliciet beleid en houd je eraan: Werk aan het begin samen aan beleid en regels, zodat je geen tijd verspilt aan het op één lijn brengen van prioriteiten, werkcategorieën en de manier waarop je verdergaat wanneer je moet bijsturen. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat het werk gemakkelijker door de levenscyclus van het project stroomt.
5. Implementeer een feedbacklus: Stimuleer een leercultuur door middel van voortdurende terugblikken en bijeenkomsten, waarbij je iedereen vaker in staat stelt deel uit te maken van het besluitvormingsproces. Zo worden er minder beslissingen op het laatste moment gewijzigd.
6. Verbeter samen: Samenwerking zorgt voor voortdurende evaluatie, analyse en ontwikkeling als team, wat deel uitmaakt van wat de Kanbanmethode zo succesvol maakt. 

Zoals ik eerder zei, is mijn aanpak voor het plannen en uitvoeren van een project steeds meer een hybride aanpak geworden, waarbij ik zowel de traditionele watervalmethode als de agilemethode gebruik. Het onderstaande diagram geeft je een voorbeeld van het verschil tussen de agilemethode en de watervalmethode. 

In tegenstelling tot de iteratieve lus in het agile-raamwerk volgt de watervalmethode, zoals de naam al zegt, een waterval. De ene fase volgt op de andere en er is geen overlap. Zoals in het onderstaande diagram te zien is, voert de agilemethode batches van functies en functionaliteiten uit via een continue cyclus van incrementele en iteratieve uitvoering. De Kanbanmethode ondersteunt deze agile aanpak, terwijl Gantt-diagrammen doorgaans effectiever zijn voor een watervalaanpak.

In de digitale wereld kunnen we beide methoden in ons voordeel gebruiken en combineren om te plannen en uit te voeren via een uniekere projectlevenscyclus, en ervoor te zorgen dat het eindproject tijdig bestand is tegen risico's, strategische veranderingen en het testen van gebruikersreizen.

Hoe Kanban je projectteam helpt

Er zijn veel PM-hulpmiddelen op de markt die verschillende raamwerken gebruiken. Alle hulpmiddelen die in dit artikel worden genoemd, hebben een Kanbanweergave, evenals Gantt- en lijstweergaven.

Door gebruik te maken van deze verschillende weergaven, zorg je er op een eenvoudige manier voor dat iedereen zijn werk en taken visueel kan begrijpen, ongeacht hoe zij hun taken plannen of beheren. Laten we ons richten op de manier waarop het Kanbanproces je projectteam helpt.

• Gantt-diagrammen zijn niet voor iedereen geschikt. Een kanbanbord is gemakkelijker te lezen en stelt projectmanagers in staat snel te zien wat aan elk teamlid is toegewezen en waar het item zich in het proces bevindt.
• Je teamleden kunnen filteren om alleen hun eigen taken te bekijken, zodat ze zich gemakkelijker op hun eigen prioriteiten kunnen richten.
• Als agile methodologie bevordert Kanban de samenwerking binnen het team door middel van plannings- en stand-upbijeenkomsten, waardoor iedereen het gevoel krijgt inspraak te hebben in het resultaat van het uiteindelijke project.
• Geeft alle teamleden de mogelijkheid om een leidende of verantwoordelijke rol op zich te nemen bij de planning en uitvoering van het project. 
• Beter inzicht in de voortgang van het project en in wat er op korte termijn precies op het bord van elk teamlid ligt. 
• Minder micromanagement van taken. Teamleden voelen zich vaak prettiger bij het werken in het kanbanbord en maken zich minder zorgen dat ze je volledige projectplan in de war sturen.
• Doordat je werkt op de incrementele manier die kanban ondersteunt, ontstaan er minder risico’s tijdens het project, omdat je voortdurend met je teamleden samenwerkt. Ze werken niet wekenlang afzonderlijk, zoals bij een watervalbenadering het geval kan zijn.
• Je team trainen in het kanbansysteem is vrij eenvoudig. Ze hoeven alleen bij de bijeenkomsten aanwezig te zijn en vervolgens hun kaarten te verplaatsen wanneer de status is gewijzigd. Ik bedoel, heb je ooit geprobeerd een ontwikkelaar enthousiast te krijgen voor het werken met een Gantt-diagram? Ze zullen de kanbanmethodologie veel liever gebruiken, omdat die waarschijnlijk aansluit bij hun workflow voor softwareontwikkeling.
• Knelpunten behoren tot het verleden. Terwijl je items door de iteratieve cyclus verplaatst, is het eenvoudig om te zien hoeveel werk er op het bord van elk teamlid ligt en kun je vertragingen snel signaleren en oplossen.

Verschillende manieren om je kanbanbord in te richten

Zoals eerder vermeld, kan je kanbanbord zo eenvoudig zijn als een bord met drie kolommen, zoals in het onderstaande Trello-voorbeeld.

In dit voorbeeld van Monday.com zie je dat het bord nog steeds vrij eenvoudig is, maar ik heb enkele andere kolommen toegevoegd om ervoor te zorgen dat items een controle-/testkolom doorlopen voordat ze naar de implementatie gaan.

Het onderstaande Asana-voorbeeld laat zien hoe je projectfasen kunt gebruiken om je taken en kaarten tot aan de implementatie te volgen.

Met dit voorbeeld dat in ClickUp is gemaakt, zie je dat ik een complexer project opsplits. Niet elke taak of kaart zou noodzakelijkerwijs in de eerste kolom beginnen en door alle kolommen gaan. Bepaalde items kunnen zijn gepland als taken die in een specifieke kolom moeten worden voltooid en die niet naar de volgende kolom gaan. Misschien worden ze alleen gemarkeerd met een label als bezig of voltooid (zoals in het onderstaande voorbeeld).

Vind hier meer voorbeelden van Kanban.

Tips en trucs van experts

• Gebruik labels in je voordeel. Ze zijn een geweldige manier om items te identificeren en van kleurcodes te voorzien, zodat je bord in één oogopslag gemakkelijker te begrijpen is.
• Overdrijf niet met het aantal kanbankolommen. Houd het eenvoudig voor je projectteam.
• Het is gemakkelijker om vanaf je telefoon te werken als je misschien een extra lange pauze neemt op het strand 😉 (dat hebben we allemaal weleens gedaan). Als je even moet inchecken, is dit gemakkelijker dan een Gantt-diagram. Het is veel gemakkelijker om op je telefoon updates door te voeren dan in een Gantt-diagram, zodat je jezelf vaker van je bureau kunt losmaken. 
• Bekijk de integraties en add-ons die je kanbansoftware mogelijk biedt. Zaken zoals automatiseringen en aangepaste velden kunnen je veel tijd en handmatig werk besparen.
• Veel kanbansoftwareopties hebben direct bruikbare sjablonen. Ze zijn misschien niet precies wat je nodig hebt, maar ze vormen een startpunt, zodat je niet helemaal vanaf nul hoeft te beginnen.
• Als je eenmaal een stijl hebt gevonden die voor jou werkt, maak dan je eigen sjabloon dat je de volgende keer dat je een nieuw project start gewoon kunt dupliceren.
• Laat je collega-PM's je borden controleren om nog meer efficiëntieverbeteringen te vinden. 
• Begin een persoonlijk kanbanbord te gebruiken om gebeurtenissen in je privéleven te plannen. Een bruiloft, vakantie of nieuwe baby op komst? Een kanbanbord kan je helpen georganiseerd te blijven en de zaken onder controle te houden.

Kanban is het nieuwe Gantt 

Zo, ik heb het gezegd. De kans is groter dat kanbanprojectmanagement door alle leden van je projectteam prettiger wordt geaccepteerd dan een Gantt-diagram, het kan samenwerking meer centraal stellen en helpt de risico's in je project als geheel te verlagen. Meld je meteen aan voor een PM-tool met een kanbanbordweergave en begin te zien welke verandering dit teweegbrengt in je dagelijkse projectmanagementtaken.

Vergeet je niet te abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager voor meer informatie over Kanban en andere belangrijke projectmanagementtools, en lees ook over Kanban versus agile.