Hoe Confluence te gebruiken voor projectmanagement in 2026
Welkom bij deze korte handleiding over het gebruik van Confluence voor projectmanagement. Velen van ons gebruiken de Confluence-app zonder er echt bij stil te staan: ‘Waarom heet het Confluence?’ Volgens de definitie is een samenvloeiing de plek waar twee rivieren van gelijke omvang samenkomen, net zoals wanneer een verspreid projectteam samenwerkt. Ze kunnen functioneel of zelfs geografisch uit verschillende gebieden afkomstig zijn, maar op een bepaald moment komen ze samen om hun notities, gesprekken, lijsten en vele andere projectartefacten te delen.
Confluence is de sleutel tot samenwerking, en dat vormt de kern van elke projectmanagementmethodologie. Vergeleken met veel alternatieven voor deze software is Confluence een veelzijdige verzameling functies en automatisering.
Ik ben meer dan vijfentwintig jaar geleden begonnen in projectmanagement en buiten Microsoft Project had ik geen toegang tot tools zoals die in de productlijn van Atlassian. Alle projectmanagers hielden hun werk bij in eenvoudige spreadsheets, in de projectplanning en in papieren notitieboeken. Tot op de dag van vandaag draag ik overal waar ik ga een veldnotitieboek en een pen bij me.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ongeveer twee jaar geleden begon ik de Jira- en Confluence-producten van Atlassian te gebruiken, toen een klant ze voor zijn organisatie wilde implementeren. Omdat ik in het verleden andere vergelijkbare Agile-tools had gebruikt en geïmplementeerd, verliep dit proces vrij intuïtief. Projectmanagers kunnen kiezen voor een projectmanagementplatform met Jira-ondersteuning om complexe projecten effectiever af te handelen.
Als projectmanager houden we veel ballen in de lucht, en een van die zeer belangrijke ballen is informatiebeheer. Het is altijd eenvoudiger om een gecentraliseerd informatieplatform te hebben dan om e-mails, DM’s of plaknotities achterna te zitten (ja, sommigen van ons gebruiken die nog steeds).
Projectmanagement uitvoeren met Confluence
Samenwerking en organisatie binnen het team
Op het eerste gezicht lijkt Confluence een notitiehulpmiddel met extra veel mogelijkheden, maar het blinkt echt uit in combinatie met robuuste projectmanagementsoftware. In veel opzichten klopt dat, en teams gebruiken het daar simpelweg voor, maar dan op een collaboratieve manier. Voor mij ligt de ultieme toepassing in de algehele planning en uitvoering van een project, van projectcharters tot retrospectieven en alles daartussenin. Hieronder worden enkele voorbeelden getoond.
Vind hier tips en trucs voor Jira.
Een van de unieke voordelen van Confluence is dat het methodologieonafhankelijk is. Van Agile tot Waterval, de tool ondersteunt ze allemaal. Het zou nogal lang worden om alle functionaliteit op te sommen, dus volgt hier een kleine koppeling van de tools en sjablonen om over na te denken wanneer je je projectplanning met Confluence begint:
- Team: werknemershandboek, RACI’s (rollen en verantwoordelijkheden)
- Belanghebbenden: projectstatusrapporten, productroutekaarten
- Levenscyclus: wekelijkse vergadernotities, een kennisbank maken
- Planning: projectstart, projectplanning
- Onzekerheid en ambiguïteit: risicobeoordelingen, verandermanagement
- Oplevering: ontwerpevaluatie, projectrapportage, een Kanbanbord beheren
- Prestaties: capaciteitsplanning, brainstormen
- Projectwerk: tijdlijnen, DevOps-draaiboek, vereisten, taakbeheer
Kies gewoon een fase en bekijk de beschikbare formulieren, functies en sjablonen. Atlassian heeft zelfs een bibliotheek om je te helpen meer te vinden.
De retrospectieve
Zoals eerder vermeld, is er voor elke fase van projectmanagement een sjabloon, ongeacht de methodologie. Hier wil ik me richten op de retrospectieve.
Laten we een zeer belangrijk onderdeel van het project bespreken: de retrospectieve. Dit is een uitstekend hulpmiddel voor projectplanning voor volgende projecten. Het is zo belangrijk voor projectwerk dat het vaak verschillende methodologieën overstijgt. Zowel traditionele als Agile-projectmanagementteams kunnen dit gebruiken om hun werkwijze in de toekomst aan te passen.
In het verleden gebruikten we geleerde lessen als onze retrospectieve, en die vond plaats aan het einde van een project. Het is een formeel proces waar vaak niet meer naar wordt verwezen. Door echter regelmatig een retrospectieve in te plannen, kunnen teams zorgen voor een soepeler project en kunnen belanghebbenden hogere verwachtingen hebben van de prestaties.
Hoewel er enkele verschillen zijn tussen de retrospectieve en geleerde lessen, richten we ons hier op procesverbetering.
Dus… waar komt Confluence om de hoek kijken?
Confluence beschouwt de retrospectieve als zo’n belangrijk onderdeel van het proces dat er meerdere sjablonen beschikbaar zijn in de Atlassian Marketplace.
Hoewel beide concepten uitgaan van de basisprincipes:
- Wat ging goed
- Wat ging niet goed
- Wat kunnen we beter doen
De 4 L’s voegt een variërend concept toe van:
- Waardering (soms Liefde genoemd)
- Geleerd
- Afkeer (of gebrek)
- Verlangen naar
In dit geval voegt het een leerconcept toe, omdat nieuw geleerde processen waardevol zijn en voor toekomstig gebruik benoemd moeten worden.
Oké, en nu het waarom
Je kent het gezegde: “wie het verleden vergeet, is gedoemd het te herhalen.” Hoewel dat niet altijd slecht is, kan het helpen om de gezamenlijke kennis uit het verleden te verzamelen, zodat we die slechte dingen niet herhalen, maar ook om te onthouden wat goed was. De stappen voor het uitvoeren van een succesvolle retrospectieve zien er als volgt uit:
- Voorbereiden: je notities, je team en jezelf. Bepaal de aanpak. Teams op afstand kunnen whiteboardapps gebruiken, zoals Mural, Concept Board of Explain Everything. Ik maak vaak een raster met vier vakken, zoals dit:
- Terugblikken: tijd om met de kern van de activiteit te beginnen. Iedereen moet de tijd nemen om terug te denken aan de vier categorieën: wat ze waardeerden, misten, verlangden en leerden. Leg uit wat deze betekenen. Misschien vond je bijvoorbeeld dat het team goed samenwerkte bij het gezamenlijk programmeren, maar verlangde je naar meer tijd om dit te doen. Misschien heb je door gezamenlijk programmeren een geweldig hulpmiddel voor documentatie geleerd, maar ontbrak het je aan training om het effectief te gebruiken. Of misschien had je team moeite om taken zichtbaar te houden — nog een teken dat je wellicht baat zou hebben bij lichte taakbeheersoftware voor kleine bedrijven die goed integreert met je Confluence-configuratie.
- Organiseren: geef enkele instructies. Misschien wil je je op één raster tegelijk richten, of iedereen gewoon de gelegenheid geven om aan de slag te gaan. Stel een tijdslimiet in — hoe langer het project, hoe langer de retrospectieve.
Je kunt deze ook over verschillende fasen van het project verdelen. Bewaar dit niet tot het einde, anders heb je mogelijk kansen gemist.
Wat kun je met deze geweldige informatie doen?
De eerste stap is het verzamelen van de antwoorden. Ik zoek naar veelvoorkomende antwoorden en verzamel deze. Dingen als training, tijd, hulpmiddelen enzovoort zullen vaak terugkomen. Dit is je actieplan. Deze belangrijkste antwoorden vallen in een van vier gebieden:
- Meer doen
- Minder doen
- Blijven doen
- Stoppen met doen
Wanneer een meerderheid van het team een bepaald hulpmiddel goed vond, maar er meer training voor nodig had, moet dat als prioriteit worden aangemerkt. Als je daarentegen merkt dat iets niet de voorkeur had, maar het management het als onderdeel van het proces wil behouden, geeft dat je de mogelijkheid om na te denken over de effectiviteit ervan en misschien alternatieven aan te bieden.
5 deskundige tips en trucs
- Sneltoetsen hebben intuïtieve namen. De schuine streep “/” is het begin van alles. Voer die eerst in om het contextmenu te openen en voeg vervolgens de naam van de functie toe. Bijvoorbeeld: “/ + d” (1) toont alle sneltoetsen die beginnen met de letter “d”, zoals datum (2). Rechts van de vervolgkeuzelijst die verschijnt, staat de toetsenbordvariant “//”, waarmee een sneltoets voor een datum wordt weergegeven. (3):
- Wanneer je een veld bewerkt en de sneltoets niet meer weet, druk je gewoon op “Ctrl +/” en verschijnt de lijst met sneltoetsen. Hier vind je meer informatie over sneltoetsen.
- Begrijp het verschil tussen “Sluiten” en “Publiceren”. Vaak zijn we bezig met een werk in uitvoering. Confluence slaat je werk standaard regelmatig op. Als je het document sluit, wordt het opgeslagen met de laatste wijziging, maar worden die wijzigingen niet weergegeven. Met Publiceren wordt je nieuwe document live gezet. Zo kun je aan een werk in uitvoering werken en het live zetten wanneer het klaar is.
- De grootste uitdaging die elke organisatie moet aanpakken, is consistent zijn. Gebruik dezelfde velden, stijlen en opmaak in je formulieren en pagina's. Dit helpt bij het verkrijgen van acceptatie onder je gebruikers.
- Gebruik ook de editor. Wat veel mensen de banner noemen, is ook een snelle selector voor opmaak of stijl:
De retrospectieve heeft ons iets waardevols te vertellen; we hoeven alleen maar te luisteren
Gebruik deze tips voor het werken met Confluence om je volgende retrospectieve gemakkelijker uit te voeren. Zo gemakkelijk zelfs dat je ze waarschijnlijk vaker zult organiseren en je projectteam klaarstoomt voor succes.
Gebruik de sjablonen en pas ze aan je organisatietaal aan, werk je documentatie uit en stel je actieplan op. Vergeet ook die tijdbesparende sneltoetsen niet. Misschien vind je dit artikel over resourceplanning met Jira ook interessant.
Als je dit of andere artikelen hier leuk vindt, vertel ons dan over je ervaring in de reacties en abonneer je op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.
