Projectmijlpalen definiëren en bijhouden: tips & voorbeelden
Wat is een projectmijlpaal?
Een projectmijlpaal is een markering in een projectplanning die een belangrijke gebeurtenis of grote prestatie aangeeft. verdelen een in een reeks kleinere, beheersbare doelen. Ze vertegenwoordigen de omslagpunten of controlepunten in een . Vaak worden deze mijlpalen bijgehouden met behulp van projectmanagementsoftware.
Omdat mijlpalen de belangrijke gebeurtenissen zijn die je tijdens een wilt bereiken, heeft elke mijlpaal een einddatum. Een zonder einddatum is geen doel. Het is een wens.
Mijlpalen zijn niet bedoeld om op regelmatig geplande, specifieke momenten in de plaats te vinden. Ze zijn bijvoorbeeld niet bedoeld om maandelijks plaats te vinden. Ook hoeven ze niet gekoppeld te zijn aan een presentatie voor senior managers, waarin het het steeds opnieuw moet verantwoorden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mijlpalen versus op te leveren resultaten & doelen
Hoewel mijlpalen, op te leveren resultaten en doelen vaak met elkaar worden verward, hebben ze elk een eigen doel bij het volgen van voortgang, het meten van succes en het definiëren van resultaten binnen een project.
Mijlpalen versus op te leveren resultaten
Terwijl projectmijlpalen fasen, stadia of belangrijke besluitvormingsmomenten in een project markeren, zijn op te leveren resultaten de tastbare zaken die tijdens elke fase worden gecreëerd.
De deadlines voor op te leveren resultaten vallen vaak samen met het tijdstip van mijlpalen. De lancering van een website is bijvoorbeeld de bekroning van het werk dat tijdens de ontwikkelings- en testfasen van een project is voltooid.
Afhankelijk van hoe je het werk in je project hebt opgesplitst, kun je eindigen met veel kleinere op te leveren resultaten die samen grotere resultaten vormen (zoals goedkeuring van het ontwerp bij de eerder genoemde lancering van een website). Deze kleinere op te leveren resultaten vallen niet noodzakelijk samen met een specifieke projectmijlpaal.
Mijlpalen versus doelen
Projectdoelen definiëren de bredere resultaten die een project moet bereiken, terwijl mijlpalen de meetbare controlepunten vertegenwoordigen die worden gebruikt om de voortgang richting die doelen te volgen.
Een projectdoel kan bijvoorbeeld zijn om de efficiëntie van het inwerken van klanten te verbeteren, terwijl een mijlpaal kan zijn dat de uitrol van een nieuw klantenportaal vóór een specifieke datum is voltooid.
Waarom zijn projectmijlpalen belangrijk?
Projectmijlpalen helpen teams de voortgang te meten, overeenstemming over prioriteiten te behouden en gedurende de hele levenscyclus van het project zichtbaarheid te behouden. Door grotere projecten op te delen in kleinere controlepunten, maken mijlpalen complex werk beter beheersbaar en helpen ze teams vertragingen en risico's te identificeren voordat deze escaleren.
Mijlpalen moeten echter niet star zijn. De reden dat projecten mijlpalen hebben, is om teams effectiever te laten uitvoeren en de verwachtingen van senior leiders te beheren.
Zichtbaarheid van het project
Mijlpalen bieden een overzicht op hoog niveau van de voortgang van een project, waardoor teams en belanghebbenden gemakkelijker kunnen begrijpen waar het project op een bepaald moment staat. In plaats van elke afzonderlijke taak te volgen, benadrukken mijlpalen de belangrijkste prestaties en fasen die het project vooruithelpen.
Verantwoordelijkheid
Duidelijke mijlpalen zorgen voor gedeelde verantwoordelijkheid binnen teams door vast te leggen wat wanneer moet worden voltooid. Ze helpen projectmanagers verantwoordelijkheden toe te wijzen, deadlines te volgen en ervoor te zorgen dat teams gericht blijven op het leveren van betekenisvolle voortgang.
Afstemming met belanghebbenden
Mijlpalen helpen belanghebbenden gedurende de hele levenscyclus van het project geïnformeerd en op één lijn te houden. Ze creëren natuurlijke controlepunten voor goedkeuringen, beoordelingen en voortgangsupdates, waardoor verwarring afneemt en iedereen gericht blijft op dezelfde doelstellingen.
Beheersing van de planning
Door mijlpalen te volgen, wordt het gemakkelijker om planningsrisico's vroegtijdig te identificeren en tijdlijnen indien nodig aan te passen. Als een mijlpaal vertraging oploopt, kunnen projectmanagers snel de gevolgen voor afhankelijkheden, middelen en opleverdata verderop in het project beoordelen voordat vertragingen zich opstapelen.
Motivatie & voortgang bijhouden
Grote projecten kunnen overweldigend aanvoelen zonder zichtbare tekenen van vooruitgang. Mijlpalen geven teams haalbare doelen om naartoe te werken en creëren mogelijkheden om de voortgang onderweg te vieren. Zo helpen ze het momentum gedurende de hele levenscyclus van het project te behouden.
Voordelen van het gebruik van projectmijlpalen
Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van projectmijlpalen.
- Voortgang bijhouden: Projectmanagers kunnen ze gebruiken om de voortgang bij te houden. Als je bijvoorbeeld 50% van je budget hebt opgebruikt, maar slechts bijvoorbeeld 1 van de 3 mijlpalen hebt bereikt, loop je mogelijk achter op schema (software voor projectplanning kan je helpen dit automatisch bij te houden).
- Duidelijke verwachtingen scheppen: Ze helpen verwachtingen te scheppen bij klanten en interne belanghebbenden over werkprocessen, hoe vaak zij communicatie kunnen verwachten en welk werk wanneer wordt voltooid.
- Betere statusrapportage: Projectmanagers kunnen ze gebruiken voor statusrapportagedoeleinden (bijvoorbeeld: is de mijlpaal bereikt of niet).
- Afstemming op facturatie: Ze kunnen worden afgestemd op facturatie en betalingsschema's, zodat klanten vooraf weten wanneer zij een factuur ontvangen en freelancers weten wanneer zij worden betaald.
Overwegingen voor het plannen en vaststellen van mijlpalen
De sleutel tot het vaststellen van de juiste mijlpalen is ervaring met en het bijhouden van de voortgang.
Definieer voor eerst de doelen van het . Begrijp de bedrijfsdoelstellingen van het en hoe deze passen binnen de algehele bedrijfsstrategie. Bepaal de projectscope. Maak een ruwe schatting van de lengte en omvang van het project.
Overweeg vervolgens de twee belangrijkste factoren bij het en vaststellen van mijlpalen: risicobeperking en afhankelijkheden.
1. Mijlpalen plannen om risico's te beperken
De ontwikkeling van digitale producten draait om het geleidelijk beperken van risico's. Vraag je bij het plannen van de projecttijdlijn en mijlpalen eerst af: welke beslissingen met het grootste risico moet je nemen om dit project uit te voeren?
- Bevindt het risico zich in de markt?
- Bevindt het risico zich in de technologie (omdat deze nieuw is voor je bedrijf of voor de wereld)?
- Bevindt het risico zich in de betrokken relaties (bijvoorbeeld bij het aansturen van ontwikkelpartners)?
- Bevindt het risico zich in het feit dat het project zulke complexe afhankelijkheden heeft dat het kritieke pad lang en moeizaam is?
Er kunnen ook andere risico's zijn, waaronder operationele risico's of ondersteuningsrisico's. In elk geval moeten de beslissingen die hieruit voortkomen worden vastgelegd in een besluitenlogboek als je een beter afgestemd team wilt hebben. Definieer de risico's zo nauwkeurig mogelijk en gebruik risicobeperking in de loop van de tijd als leidend principe bij het opbouwen van een en het van de belangrijkste mijlpalen voor .
Voorbeeld van een mijlpaal: gameontwikkelaar maakt een B2B-app
Stel dat je bedrijf een gameontwikkelaar is en je marketing een nieuwe mogelijkheid heeft ontdekt om je gamingplatform te gebruiken voor het maken van een nieuwe app waarmee HR-afdelingen van bedrijven nieuwe sollicitanten kunnen testen.
De technologie is vergelijkbaar met wat je eerder hebt ontworpen, maar dit nieuwe product betekent toetreding tot een volledig nieuwe markt. Het is een B2B-app en geen consumentenproduct. En het doel van de nieuwe app is niet entertainment—deze bevindt zich in het domein van bedrijfsapps en -diensten.
Het technologierisico is laag, maar het marktrisico is hoog.
Wat je nodig hebt, is toegang tot klanten voor je HR-app en een iteratieve aanpak waarbij je prototypes kunt uitrollen naar potentiële klanten.
Denk na over de stappen die nodig zijn om deze prototypes te ontwikkelen en ze in handen van klanten te krijgen. Waar vind je de beste kandidaten om te testen? Wie moet er aan jouw kant bij betrokken zijn? Wanneer in de - moet dit gebeuren?
Onthoud dat het doel van deze oefening is om het marktrisico te verminderen, en hoe eerder, hoe beter. Wanneer je denkt dat je het risico tot aanvaardbare niveaus hebt teruggebracht, is dat de plek om een te plaatsen—op dit omslagpunt in de .
2. Mijlpalen plannen om afhankelijkheden te beheren
Houd naast risicobeperking ook rekening met de belangrijkste afhankelijkheden. Je kunt de gebruiken om elke kritieke te definiëren en vast te stellen hoe deze taken—anders gezegd: de mensen die ze uitvoeren—in de loop van de tijd op elkaar inwerken.
Het doel is om het langste pad naar de volgende te vinden en het vervolgens te proberen in te korten. Noteer de omslagpunten waarop belangrijke personen of groepen samenkomen om een doel te bereiken dat je vooruithelpt. Dat is de plek om een te plaatsen.
Denk in ons voorbeeld van de HR-app na over wie er in het moet zitten om iteratief de aansluiting van de nieuwe app op de markt te testen. Bedenk wanneer zij er moeten zijn en met welke andere beperkingen zij te maken hebben. Denk na over de belangrijkste opleveringen die deze groepen onderweg moeten creëren.
Breng deze belangrijke afhankelijkheden in kaart. Wanneer ze samenkomen om te voldoen aan de behoefte om het marktrisico te verminderen en een belangrijk doel op je weg naar de top te bereiken, is dat de plek waar je je wilt plaatsen.
Een valkuil bij het plannen van mijlpalen die je moet vermijden:
Begin niet met een datum van het project die afkomstig is van het hogere management en redeneer vervolgens terug vanaf de einddatum van het om de en belangrijke mijlpalen te creëren. Het plannen van je tijdlijn en mijlpalen moet van onderaf gebeuren, niet van bovenaf.
Stem bij consensus tussen het team en het hogere management een tijdsbestek en lanceringsdatum af. De mensen die het werk uitvoeren, moeten het plan maken.
Hoe je projectmijlpalen bijhoudt
Nadat je het in kaart hebt gebracht en je hebt gepland, moet je ze bijhouden. Ze moeten zichtbaar zijn voor alle belanghebbenden, inclusief het hogere management. Het management heeft enige bevestiging nodig dat het volgens plan vooruitgaat, vooral als het onderweg kleine koerscorrecties nodig heeft.
Teams moeten hun lijst met publiceren, met daarin de doelen, beslissingen of prestaties die bij elk ervan horen. Je kunt deze informatie invoeren in je , mijlpaaldiagram, , projectcharter of .
Het kan zo eenvoudig zijn als een tabel met drie kolommen met daarin de datum, de naam van de en de opleveringen, doelen of prestaties die bij elk ervan horen. Stuur deze tabel naar de cloud. E-mail de tabel niet, maar bewaar deze als een gedeeld, openbaar document.
Beheer bij uitzondering
Het team moet alleen aan het senior management rapporteren wanneer er uitzonderingen zijn, d.w.z. wanneer het verwacht dat het een niet op de geplande datum zal bereiken, of wanneer het de opleveringen of doelen voor een bepaalde project niet zal behalen.
Deze aanpak van beheer bij uitzondering betekent dat 1) je mijlpalen duidelijk worden vastgelegd en zichtbaar zijn voor elke belanghebbende; 2) er geen statusvergaderingen zijn (als je volgens plan werkt, waarom zou je dan tijd verspillen aan het maken en geven van een presentatie daarover?); en 3) je alleen aan het senior management rapporteert wanneer het plan van koers begint af te wijken.
Voorbeelden van projectmijlpalen
Wij adviseren dat een typisch digitaal ontwikkelingsproject drie belangrijke mijlpalen moet hebben, met wellicht vier tot zes kleinere mijlpalen die naar elke . De drie belangrijke mijlpalen definiëren het volgende:
1. Conceptuele aansluiting
Het toont aan dat het moment waarop inkomsten worden gegenereerd voorspelbaar is en dat het inkomstenpotentieel voldoende groot is. Het laat zien dat het voorgestelde aansluit bij de algemene bedrijfsstrategie. Deze haalbaarheidsproef- is bereikt wanneer het een vastgesteld en volledig gefinancierd heeft.
2. Product-marktgeschiktheid
Bij deze heeft het ontwikkeling aangetoond dat het product in ontwikkeling de beste oplossing voor de markt is. Het team heeft gebruikssituaties vastgesteld en prototypes met gebruikers getest om de aansluiting op de beoogde markt te bevestigen.
Het heeft de kosten van het nauwkeurig berekend en het winstpotentieel van het product vastgesteld. Het heeft deze bereikt wanneer er een werkbaar prototype is, op zijn minst voor interne doeleinden.
3. Ontwikkeling en marktintroductie
Om deze te bereiken, moet het een MVP ontwikkelen die klaar is om echte gebruikers te ontmoeten, die de geïnvesteerde tijd en middelen rechtvaardigt en die het potentiële risico voor de reputatie van het bedrijf waard is.
Het bereikt deze wanneer het in samenwerking met klanten een reeks iteraties van het productprototype maakt. Het heeft deze ook bereikt wanneer het de gebruikersinterface, kwaliteit, functieset en ondersteuningsmogelijkheden van het digitale product beoordeelt.
Een productontwikkelingsproces in drie stappen. Beschouw elke projectfase als een productrelease. Het ontwikkelingsteam koppelt exitcriteria aan een sprint. Dit minimaal levensbare proces is een hybride aanpak die de beste elementen van fase- en poortprocessen combineert met agile methodologieën.
Voorbeelden van veelvoorkomende keerpunten bij projectmijlpalen
De eerste van de bovenstaande belangrijke mijlpalen beantwoordt de vraag “Waarom dit product?” De tweede beantwoordt de vraag “Wat is het product en hoe bereiken we onze doelen?” De derde beantwoordt de vraag “Wanneer zijn we klaar om het aan de wereld uit te brengen?”
Plan binnen elk van deze mijlpalen vier tot zes kleinere mijlpalen die keerpunten vormen en je naar elk van de drie belangrijke mijlpalen leiden. Maak bijvoorbeeld, voorafgaand aan elk van de drie belangrijke mijlpalen die we hierboven hebben gedefinieerd, kleinere mijlpalen voor elk van deze activiteiten:
Geschiktheid van het concept
- Het project heeft een ervaren, ondernemende leider
- Het productidee past bij de bedrijfsvisie
- De technologie is haalbaar
- Het project beschikt over de juiste medewerkers en middelen
- Het product heeft voldoende commercieel potentieel
Product-marktfit
- De technologie is volledig doorgelicht
- Gebruiksscenario's zijn gedefinieerd
- De geschatte ontwikkelingskosten van het project zijn vastgesteld
- Het commerciële potentieel is gekwantificeerd en bevestigd
- Feedback van gebruikers is verzameld en begrepen
Ontwikkeling en marktintroductie
- Minimaal levensvatbaar product ontwikkeld
- Bedrijfsplan geschreven en bevestigd
- Marktonderzoek voltooid
- Infrastructuur voor klantenondersteuning opgezet
- Salesforce getraind
Andere voorbeelden van kleinere mijlpalen voor digitale projecten:
- Productdefinitie voltooid
- Bewijs van technologische haalbaarheid
- Prototype voltooid
- Gebruikersinterface geaccepteerd
- Management heeft de gebruikersinterface goedgekeurd
- Testen
- Feedback van gebruikers (iteratief)
- Gereedheid om op te schalen (bijv. lokalisatie)
Beste praktijken voor projectmijlpalen
Goed geplande mijlpalen helpen teams gefocust, op één lijn en op de hoogte van de projectvoortgang te blijven, zonder te verdwalen in het dagelijkse taakbeheer. Door enkele beste praktijken voor mijlpalen te volgen, worden projecten gemakkelijker te beheren en nemen verwarring, vertragingen en onnodig herstelwerk af.
Houd mijlpalen realistisch
Mijlpalen moeten betekenisvolle en haalbare controlepunten binnen de projectplanning weerspiegelen. Het vaststellen van te ambitieuze mijlpalen kan onnodige druk op teams veroorzaken en leiden tot gemiste deadlines die het vertrouwen in het projectplan verzwakken.
Richt je op belangrijke controlepunten
Niet elke taak of elk op te leveren resultaat hoeft een mijlpaal te worden. Mijlpalen werken het best wanneer ze belangrijke prestaties, goedkeuringen, overgangen of beslismomenten vertegenwoordigen die het project aanzienlijk vooruithelpen.
Evalueer mijlpalen regelmatig
Projecten ontwikkelen zich in de loop van de tijd en mijlpalen moeten regelmatig worden geëvalueerd om ervoor te zorgen dat ze nog steeds aansluiten bij de realiteit van het project. Regelmatige evaluaties van mijlpalen helpen teams vertragingen vroegtijdig te identificeren en planningen aan te passen voordat kleine problemen grotere problemen worden.
Communiceer wijzigingen in mijlpalen duidelijk
Wanneer mijlpaaldata of prioriteiten veranderen, moeten belanghebbenden en teamleden inzicht hebben in wat er is gewijzigd en waarom. Duidelijke communicatie helpt om de afstemming te behouden, verwarring te verminderen en te voorkomen dat afhankelijkheden verderop in het proces onverwacht worden beïnvloed.
Blijf flexibel terwijl projecten zich ontwikkelen
Mijlpalen moeten structuur bieden, maar projecten niet star maken. Prioriteiten, planningen en zakelijke behoeften kunnen gedurende de levenscyclus van een project veranderen. Teams moeten daarom bereid zijn mijlpalen waar nodig aan te passen en tegelijkertijd zicht te houden op de algehele voortgang.
Belangrijkste conclusies over projectmijlpalen
Hier volgt een samenvatting van de belangrijkste conclusies uit dit artikel:
1. Het doel van het plannen van een tijdlijn en een reeks mijlpalen is dat het team zijn werk beter kan doen.
Het management moet op het team kunnen vertrouwen en het team moet verantwoordelijkheid afleggen, maar de mijlpalen zijn er niet voor projectmanagers of senior managers.
2. Typische mijlpalen zijn wegwijzers om ervoor te zorgen dat het team op het juiste moment de juiste doelen bereikt.
Bovendien zijn mijlpalen geen goede vervanging voor goed projectmanagement. Ze zijn het resultaat van projecten met vooruitziende blik managen, met aandacht voor het beperken van risico's en het beheren van belangrijke afhankelijkheden, zodat het projectteam soepel kan werken zonder knelpunten.
3. Stel voor de ontwikkeling van digitale producten drie belangrijke mijlpalen vast die aansluiten bij belangrijke bedrijfsdoelen.
Gebruik mijlpalen om het concept te definiëren, de aansluiting tussen het product en de markt te bevestigen en het product vervolgens te ontwikkelen en te lanceren. Plan ongeveer vier tot zes kleinere mijlpalen die naar elk van deze drie belangrijke mijlpalen leiden.
4. Zorg er vooral voor dat je niet meer mijlpalen hebt dan nodig is om het project vooruit te helpen.
Veel bedrijven hebben te veel processen. Mijlpalen hebben betrekking op belangrijke gebeurtenissen en data, dus raak niet verstrikt in het bijhouden van te veel kleinere mijlpalen. Je hebt precies genoeg processen nodig om je doelen te bereiken. Denk aan Goudlokje: niet te veel en niet te weinig.
Wat nu?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en best practices, en leg contact met honderden andere digitale projectmanagers in Slack.
