Digitale assets eenvoudig delen: 6 beste praktijken van experts
Je bent waarschijnlijk digitale bedrijfsmiddelen tegengekomen als je ooit in een zakelijke omgeving hebt gewerkt. Zelfs in ons dagelijks leven delen we voortdurend digitale bedrijfsmiddelen en zoeken we naar betere, snellere en veiligere manieren om dat te doen, zodat we ons werk en ons leven gemakkelijker kunnen maken.
Het delen van bedrijfsmiddelen tussen teams kan ingewikkeld worden, vooral in een groot bedrijf. Gebruikers lopen tegen problemen aan, zoals beperkte opslagruimte, het ontbreken van het juiste hulpmiddel om een bestand te openen of trage upload- en downloadsnelheden. Dit alles kost aanzienlijk veel tijd in iemands werkdag.
Wat zijn digitale bedrijfsmiddelen?
Digitale bedrijfsmiddelen zijn documenten, afbeeldingen, video's en spreadsheets die allemaal cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering en gemakkelijk online of op een apparaat worden opgeslagen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Deze bedrijfsmiddelen kunnen marketingmateriaal en merkuitingen omvatten, zoals logo's en productafbeeldingen, digitale bedrijfsmiddelen voor evenementen zoals video's en fotografie, trainingsvideo's voor medewerkers, audiobestanden en belangrijke documenten zoals contracten en beleidsdocumenten.
Bij papieren documenten besteden medewerkers meer tijd aan het zoeken naar documenten dan aan het daadwerkelijk lezen ervan. Gemiddeld levert een uur dat aan het zoeken naar documenten wordt besteed slechts 20 minuten leestijd op (bron). Digitale bedrijfsmiddelen kunnen net zo problematisch zijn, afhankelijk van hoe je ze organiseert.
4 manieren om digitale bedrijfsmiddelen eenvoudig te delen
Onderzoek toont aan dat medewerkers een aanzienlijk deel van hun tijd, vaak wel 20-30% (bron), besteden aan het zoeken naar documenten in plaats van aan productieve taken.
Een systeem voor beheer van digitale bedrijfsmiddelen (DAM) kan deze inefficiëntie aanzienlijk verminderen. Het implementeren van een DAM-oplossing kan het opzoekproces stroomlijnen en de kosten verlagen die gepaard gaan met fysieke opslag en verkeerd opgeborgen documenten.
Een van de belangrijkste redenen waarom platforms voor het beheer van digitale bedrijfsmiddelen het hoogste rendement op investering (ROI) hebben van de methoden op deze lijst, is dat ze documenten direct vanaf je desktop- of laptopcomputer en vanaf elke locatie kunnen ophalen. Dat is een enorme hulp gezien de wijdverbreidheid van werken op afstand. Het selecteren van de juiste DAM-oplossing voor jouw behoeften kan echter een uitdaging zijn. Ik raad aan om een RFP voor het beheer van digitale bedrijfsmiddelen op te stellen om het proces te stroomlijnen.
Hieronder bespreek ik hoe andere methoden voor het delen van digitale bedrijfsmiddelen zich verhouden tot DAM-systemen.
| Manieren om te delen | Voordelen | Nadelen | Hulpmiddelen |
| DAM-software | - Gecentraliseerde opslag van bedrijfsmiddelen - Verbeterde samenwerkingsmogelijkheden, vooral in een externe werkomgeving - Verbeterde beveiliging Schaalbaar - Efficiënte workflows - Cloudgebaseerde opslag - API-integraties | - Kosten vooraf - Metadatabeheer - Gebruikersacceptatie & training - Weerstand tegen verandering | Bynder, MediaValet, Brandfolder, enz. |
| Hulpmiddel voor bestandsoverdracht | - Kosteneffectief - Bestanden eenvoudig delen - Waarschijnlijk een bestaand hulpmiddel dat voor meerdere doeleinden kan worden gebruikt | - Beperkingen voor de bestandsgrootte - Minder controle over bestanden nadat ze zijn gedeeld - Schaalbaarheid - Beheer van versiecontrole - Internettoegang vereist | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe, enz. |
| USB-stick | - Toegangsbeheer; bestanden kunnen alleen vanaf de stick worden geopend - Gebruiksgemak - Geen abonnementskosten - Offline toegang - Extra optie voor back-ups | - Fysiek delen vereist - Gegevensverlies als de stick kwijtraakt - Beperkte opslagruimte - Beveiligingsrisico's (virussen, malware) - Problemen met naleving | |
| - Handig - Offline toegang - Meest compatibel | - Beperkingen voor de bestandsgrootte - Beveiligingsrisico's - Problemen met naleving - Nachtmerrie op het gebied van versiecontrole - Geen gecentraliseerde opslag | Outlook, Gmail, enz. |
6 tips voor het delen van digitale bedrijfsmiddelen
Het beheren van digitale bedrijfsmiddelen is een gezamenlijke inspanning die zorgvuldige planning en monitoring vereist om succesvol te zijn. Met deze essentiële tips kun je processen stroomlijnen en efficiënter maken.
Het is belangrijk dat alle bedrijfsonderdelen hetzelfde proces en dezelfde criteria volgen bij het maken van digitale middelen en deze vervolgens opslaan en delen.
- Stel een eenvoudige taxonomie en middelenbibliotheek in. Voeg slechts enkele lagen toe aan je taxonomie; dit helpt frustratie bij gebruikers te verminderen. Probeer het bij maximaal drie lagen te houden.
- Stel duidelijke conventies voor bestandsnamen in. Gebruik bijvoorbeeld een combinatie van de projectnaam, het type middel of bestand en het versienummer. Hierdoor is digitale inhoud eenvoudig te identificeren en te organiseren.
- Gebruik metagegevens en tags om de vindbaarheid en organisatie van digitale middelen te verbeteren.
- Implementeer versiebeheer om wijzigingen bij te houden en ervoor te zorgen dat iedereen aan de meest recente versie van het digitale middel werkt.
- Stel toegangsbeheer in. Stel machtigingen in om te bepalen wie digitale bestanden kan bekijken, bewerken of delen. Gebruik indien nodig alleen-lezen-toegang of toegang met een beperkte geldigheidsduur.
- Training en ondersteuning. Bied begeleiding of training aan over het openen en gebruiken van de gedeelde middelen, vooral wanneer nieuwe tools of platforms worden gebruikt.
Bij het implementeren van de bovenstaande tips is het essentieel om duidelijke richtlijnen te documenteren. Deze richtlijnen dienen als naslagdocument voor iedereen die erbij betrokken is, zodat zij begrijpen hoe ze software voor beheer van digitale middelen kunnen gebruiken (zoals MediaValet; bekijk hier de prijzen) en de nieuwe structuur voor het delen van digitale middelen effectief kunnen toepassen. Deze stap is belangrijk voor het behouden van een gestroomlijnde en efficiënte werkwijze.
Laten we delen!
Het effectief delen van digitale middelen is van essentieel belang voor het behouden van een productieve en samenwerkende werkomgeving. Of je nu op afstand of op kantoor werkt, het gebruik van de juiste hulpmiddelen voor het beheer van digitale middelen en het volgen van beste praktijken kan de efficiëntie, beveiliging en algehele werkwijze aanzienlijk verbeteren.
Door deze processen en hulpmiddelen te implementeren, zorg je ervoor dat je digitale middelen gemakkelijk toegankelijk, veilig en effectief bruikbaar zijn voor alle teamleden, wat leidt tot betere samenwerking en productiviteit.
Schrijf je in voor het DPM-lidmaatschap om meer te leren over het delen van digitale middelen, de software die wordt gebruikt om ze te maken en andere nuttige informatie.
