Complete gids voor workflows voor beheer van digitale middelen

Soorten workflows voor het beheer van digitale assets

Er zijn veel soorten workflows voor het beheer van digitale assets die je mogelijk moet maken of beheren als je toezicht houdt op projecten met een aanzienlijk aantal assets. Hierbij kun je denken aan:

• Op assets gebaseerde workflows: Een op assets gebaseerde workflow richt zich op de levenscyclus van afzonderlijke bestanden. Een productafbeelding kan bijvoorbeeld fasen doorlopen zoals creatie, beoordeling, goedkeuring en publicatie. Al deze stappen worden bijgehouden in één workflow die gericht is op de afzonderlijke asset die wordt gemaakt.
• Projectgebaseerde workflows: Projectgebaseerde workflows beheren meerdere gerelateerde assets samen, vaak gekoppeld aan een campagne of lancering. Denk aan een seizoensgebonden marketingcampagne met honderden afbeeldingen, advertentie-indelingen en video's die een beoordelings- en goedkeuringsproces doorlopen. Als er iets verandert in een van de assets (een stukje tekst, de kleur van iemands hoed enzovoort), wordt de wijziging wereldwijd doorgevoerd in alle assets. Je kunt dit type workflow tegenkomen in farmaceutische reclame voor veiligheidsinformatie of indicaties van geneesmiddelen.
• Samenwerkingsworkflows: Deze workflows draaien volledig om teamwork en kunnen realtime bewerkingen door meerdere belanghebbenden omvatten. Creatieve teams, bureaus, freelancers en hun klanten kunnen samenwerken aan videobewerkingen, ontwerpbestanden of presentatiemateriaal binnen een gedeeld DAM-platform of tijdens een livebewerkingssessie. DAM-platforms kunnen asynchrone samenwerking haalbaarder maken.
• Goedkeuringsworkflows: Goedkeuringsworkflows bepalen wie assets beoordeelt en goedkeurt voordat ze live gaan. Dit helpt de consistentie van het merk en de naleving van voorschriften te handhaven, wat vooral belangrijk is in gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg, verzekeringen of voeding. Ook in minder gereguleerde sectoren helpen goedkeuringsworkflows ervoor te zorgen dat assets voldoen aan de merkrichtlijnen.
• Transactionele workflows: Gebruik transactionele workflows wanneer systemen of afdelingen assets uitwisselen. Wanneer een fotograaf bijvoorbeeld evenementafbeeldingen uploadt naar je hulpmiddel voor het beheer van digitale assets, kunnen deze automatisch naar de redacteur worden doorgestuurd.
• Archiveringsworkflows: Deze workflows richten zich op het uitfaseren en opslaan van oude of overmatig gebruikte content. Je voorziet assets van de relevante metagegevens, deelt ze in categorieën in en slaat ze op voor juridisch gebruik, naleving van voorschriften of toekomstig hergebruik.

Belangrijke onderdelen van workflows voor het beheer van digitale assets

De belangrijkste onderdelen van je DAM-workflow kunnen variëren afhankelijk van het type workflow dat je maakt of beheert. Deze onderdelen kunnen het volgende omvatten:

• Mediabibliotheek: De mediabibliotheek is een centraal centrum voor al je digitale middelen. Hier upload, organiseer en open je je inhoud, idealiter met visuele voorbeelden en krachtige zoekfunctionaliteit. Een geavanceerde mediabibliotheek kan verschillende soorten digitale middelen organiseren en verschillende bestandstypen verwerken. Je moet machtigingen voor teamleden kunnen instellen op basis van hun rol en de middelen die voor hun gebruik zijn goedgekeurd.
• Metagegevens: Zie metagegevens als labels voor de middelen. Dit gaat verder dan titels of bestandsnamen en kan labels, beschrijvingen van bestanden, de aanmaakdatum van het middel en de datum waarop het middel uit gebruik moet worden genomen bevatten. Metagegevens kunnen je helpen je mediabibliotheek te optimaliseren en het gemakkelijker maken om de digitale middelen die je al hebt te vinden, organiseren, sorteren en hergebruiken.
• Goedkeuring: De stappen in het goedkeuringsproces bepalen wie elk middel moet beoordelen en goedkeuren. Dit helpt de gevreesde chaos met bestandsnamen als “final_final_v4” en “final_final_v4_REVISED” te voorkomen en zorgt ervoor dat de merknormen intact blijven.
• Distributie: Distributie zorgt ervoor dat definitieve middelen bij de juiste mensen of platforms terechtkomen, of dat nu een CMS, planner voor sociale media of partnerportaal is. Het kan ook betekenen dat je machtigingen instelt zodat de juiste mensen in je team de middelen kunnen gebruiken wanneer ze die nodig hebben.
• Beveiliging: Beveiligingscomponenten kunnen toegangscontroles, machtigingen en het instellen van audittrajecten omvatten. Ze zorgen ervoor dat de juiste mensen toegang hebben om je digitale middelen te beschermen en misbruik of datalekken te voorkomen. Het kan ook je verantwoordelijkheid zijn om digitale middelen voor klanten of opdrachtgevers te beheren en ervoor te zorgen dat elke klant alleen toegang heeft tot zijn eigen middelen en niet tot die van andere klanten of, erger nog, concurrenten.
• Onderhoud: Onderhoud is een doorlopend onderdeel van een goede werkstroom voor het beheer van digitale middelen. Dit kan bestaan uit regelmatig geplande opschoning van bestanden, updates van metagegevens en controles van machtigingen. Zonder dit regelmatige onderhoud kan je DAM-software na verloop van tijd erg rommelig en aanzienlijk minder nuttig worden.
• Software voor het beheer van digitale middelen: Software voor het beheer van digitale middelen brengt alle andere componenten en processtappen samen en kan helpen je processen voor het beheer van digitale middelen te stroomlijnen. Veel van de nieuwere tools zijn cloudgebaseerd en sommige worden zelfs door AI aangedreven. Hierdoor kun je middelen beter vinden en je werkstromen automatiseren.

Levenscyclus van het beheer van digitale middelen

Zo kan je levenscyclus voor het beheer van digitale middelen eruitzien:

• Planning: Bepaal welke middelen moeten worden gemaakt, voor wie, wanneer en hoe ze zullen worden gebruikt.
• Creatie: Dit kan zowel het ontwerpen van middelen als het maken van inhoud omvatten, zoals alt-teksten, afbeeldingsbijschriften en advertentieteksten.
• Invoer: Upload middelen naar het DAM-systeem en voorzie ze van relevante metagegevens. Het goedkeuringsproces kan vóór of na deze stap plaatsvinden, afhankelijk van de manier waarop je organisatie goedkeuringen uitvoert of van het aantal benodigde goedkeuringen.
• Opslag: Organiseer digitale bestanden op een centrale locatie en voeg ze toe aan kleinere bibliotheken of mappen zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Het systeem kan automatische labels gebruiken om metagegevens toe te voegen, zoals de uploaddatum of de naam van de persoon die het bestand heeft geüpload, voor betere zoekmogelijkheden.
• Transformatie: De afmetingen of indeling van middelen kunnen worden aangepast, of ze kunnen worden aangepast voor verschillende bestandsindelingen of distributiekanalen.
• Distributie: Definitieve middelen worden intern gedeeld of extern gepubliceerd.
• Bestuur: Wijs machtigingen en licenties toe en dwing deze af, evenals nalevingsregels.
• Archivering: Verplaats oudere middelen naar langetermijnopslag of archieven.

Voordelen van werkstromen voor het beheer van digitale middelen

Werkstromen voor het beheer van digitale middelen kunnen je organisatie voordelen bieden en je werk als projectmanager aanzienlijk gemakkelijker maken. Hier zijn enkele voordelen van het beheer van digitale middelen:

• Verbeterde merkconsistentie: Gecentraliseerde opslag en machtigingsbeheer helpen ervoor te zorgen dat alleen goedgekeurde middelen die bij het merk passen, worden gebruikt. Dit stimuleert het gebruik van goedgekeurde middelen en verkleint het risico dat teamleden niet-goedgekeurde middelen gebruiken. Gecentraliseerde opslag biedt één bron van waarheid en helpt kleinere marketingteams om de merkconformiteit te handhaven voor al hun toepassingen waarbij merkmiddelen nodig zijn.
• Meer samenwerking: Met een systeem voor digitaal middelenbeheer en workflows voor digitaal middelenbeheer kunnen teams samenwerken tussen afdelingen, tijdzones en bureaus, zonder dubbel werk. Iedereen heeft toegang tot de centrale opslagplaats van middelen en kan efficiënter aan middelen samenwerken.
• Beter rendement op inhoud: Door bestaande middelen opnieuw te gebruiken, voorkom je dubbel werk en maximaliseer je het rendement op je investering in inhoud. Als je opdrachtnemers inhuurt of salarissen betaalt om nieuwe middelen of marketingmaterialen te maken, haal je meer rendement uit je investering door bestaande digitale middelen aan te passen of er nieuwe toepassingen voor te vinden.

Voorbeeld van een workflow voor digitaal middelenbeheer

Stel dat je voor een groot e-commercebedrijf werkt en je marketingteam een nieuw product lanceert. 

1. Ze huren een fotograaf in om foto's van het nieuwe product te maken, zowel van het product zelf als met verschillende achtergronden voor de eerste campagnes.
2. De fotograaf uploadt vervolgens de definitieve, bewerkte productfoto's naar je DAM-systeem. Het systeem voegt automatisch metadata toe, zoals de bestandsnaam, de naam van de uploader, de datum van upload en het bestandstype, en de fotograaf voegt aan elke foto een korte beschrijving toe.
3. Vervolgens beoordeelt het creatieve team de foto's en markeert het de foto's die het wil gebruiken voor de website en voor elk type advertentiecampagne dat het heeft gepland. Het team legt deze ter goedkeuring voor aan de merkmanagers met behulp van de goedkeuringsworkflow in het DAM-systeem.
4. De merkmanagers keuren vervolgens de beste foto's goed en laten de tekstschrijvers die bestanden gebruiken om er reclameteksten aan toe te voegen. De advertenties worden ter goedkeuring teruggestuurd naar de merkmanager.
5. Na goedkeuring worden de middelen aangepast in formaat en voorzien van tags voor elke advertentieafmeting en elk formaat dat nodig is voor de campagnes. De definitieve advertenties worden doorgestuurd om op de verschillende advertentieplatforms te worden geplaatst.
6. Omdat je team het nieuwe product ook op sociale media wil promoten, deel je de digitale middelen in hun definitieve formaat met de socialemediamanagers. Zij exporteren de definitieve bestanden in geoptimaliseerde formaten voor Instagram, LinkedIn en TikTok, allemaal zonder heen-en-weer e-mailen, zoekgeraakte bestanden of problemen met versiebeheer.
7. Na de lancering worden advertenties of creatieve uitingen met tekst over een introductieaanbieding gearchiveerd en worden nieuwe advertenties voor doorlopende promotie gemaakt en verspreid onder de relevante teamleden.

Uitdagingen bij workflows voor digitaal middelenbeheer

Enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee projectmanagers en creatieve teams te maken kunnen krijgen bij het opzetten van workflows voor digitaal middelenbeheer zijn:

• Gebrek aan acceptatie: Teams kunnen zich verzetten tegen het gebruik van nieuwe systemen als deze te ingewikkeld zijn of als de “regels” onduidelijk of niet goed gedefinieerd zijn. Sommige mensen merken ook dat oude gewoonten moeilijk af te leren zijn en slaan hun bestanden liever lokaal op (wat niet bevorderlijk is voor consistentie of zichtbaarheid).
• Inconsistente metadata: Zonder standaardisatie in de metadata- en tagstructuur worden middelen moeilijk vindbaar en herbruikbaar. Dit kan deel uitmaken van de hierboven besproken uitdagingen rond acceptatie, maar het kan ook een op zichzelf staande uitdaging zijn. Het oplossen van dit probleem kan bovendien de acceptatie bevorderen.
• Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden: Vertragingen in feedback of onduidelijke verantwoordelijkheden kunnen de goedkeuring van middelen vertragen of het voor teamleden moeilijk maken om te weten welke middelen ze kunnen gebruiken en wanneer of waar ze die kunnen gebruiken.

Tools voor het beheren van DAM-workflows

Platformen voor digitaal middelenbeheer zijn ontworpen om elke stap van je workflow te automatiseren en te ondersteunen. Ze bevatten vaak integraties met tools zoals Adobe Creative Cloud, software voor projectmanagement, systemen voor inhoudsbeheer en netwerken voor inhoudsdistributie. 

Dit zijn mijn keuzes voor de beste tools voor digitaal middelenbeheer:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Air — Ideaal voor door AI aangestuurde organisatie van bedrijfsmiddelen
2. 2. MediaValet — Ideaal voor zoeken en samenwerken met AI
3. 3. Pics.io — Het meest geschikt voor middelgrote bedrijven die onbeperkte opslag willen
4. 4. Cloudinary — Beste voor dynamische mediatransformaties
5. 5. Bynder — Het beste voor bedrijfsbrede merkconsistentie
6. 6. Acquia DAM (Widen) — Het meest geschikt voor configuratie en aanpassing
7. 7. ImageKit — Ideaal voor AI-aangedreven DAM met medialevering
8. 8. Stockpress — Het beste voor teamsamenwerking op basis van rollen
9. 9. Filecamp — Het beste voor aangepaste huisstijl
10. 10. Scaleflex — Het beste vanwege de MACH-certificering

Tips voor het beheren van DAM-workflows

Of je nu nieuw bent in het beheren van workflows voor digitale middelen of worstelt met enkele van de veelvoorkomende uitdagingen: ik heb een aantal tips opgesteld om je te helpen een expert in digitaal middelenbeheer te worden of je vaardigheden naar een hoger niveau te tillen.

• Definieer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk. Dit omvat wie middelen maakt, goedkeurt, verspreidt en archiveert. Dit kan variëren afhankelijk van het type middel of de campagne waarvoor de middelen worden gebruikt.
• Standaardiseer vanaf het begin je metagegevens en tagpraktijken, maar blijf flexibel voor het geval er in de loop der tijd mogelijkheden ontstaan om deze praktijken te verbeteren.
• Automatiseer repetitieve taken waar mogelijk om de hoeveelheid handmatig werk en de foutmarge te verkleinen.
• Voer regelmatig controles uit om verouderde bestanden op te schonen en te archiveren en om machtigingen te controleren. Je moet een proces hebben voor het uitdiensttreden van teamleden, waaronder het intrekken van de toegang tot het systeem voor beheer van digitale middelen wanneer zij je organisatie verlaten of wanneer hun project eindigt.
• Bied training aan het team en duidelijke documentatie om het gebruik te stimuleren. Beloon en erken degenen die de tool goed gebruiken.

Word lid voor meer inzichten in het beheer van digitale middelen

Wil je meer tips, trucs of best practices voor het beheren van projecten waarbij veel digitale middelen worden gebruikt? Word lid van de DPM-community voor meer informatie. Je vindt er ook meer informatie over onze favoriete tools, direct te gebruiken sjablonen en inzichtelijke artikelen van ervaren projectmanagers.