De meest overgeconfigureerde tools waar teams voortdurend mee worstelen
Flexibiliteitsprobleem: Hoewel flexibiliteit in tools voor projectmanagement aantrekkelijk is, kan deze leiden tot overcomplicatie en inefficiëntie.
Valkuil van aanpassing: Tools zoals Monday.com en Notion kunnen gebruikers ondanks hun populariteit overweldigen met te veel aanpassingsmogelijkheden.
Zwaar te bouwen tools: Complexe platforms zoals Workfront en ClickUp vereisen een aanzienlijke investering vooraf voordat ze bruikbaar zijn.
Rigide werkprocessen: Overmatige controle in tools zoals Jira of Wrike kan ertoe leiden dat teams processen omzeilen, waardoor de productiviteit afneemt.
Menselijk patroon: Het kernprobleem met tools is niet de software zelf, maar de neiging van teams om werkprocessen te overconfigureren en daardoor ingewikkelder te maken.
Tools voor projectmanagement worden vaak verkocht met de belofte van flexibiliteit — het idee dat een platform dat krachtig genoeg is om elke workflow af te handelen, elk team effectiever zal maken. Maar voor veel teams pakt die belofte verkeerd uit. Hoe meer een tool kan, hoe verleidelijker het wordt om hem alles te laten doen. En ergens tussen de aangepaste velden, geneste subtaken en dashboards met kleurcodering houdt de tool op het werk te ondersteunen en wordt hij zelf het werk.
Het probleem ligt niet bij één bepaald platform. Het is een patroon dat in verschillende categorieën voorkomt: teams die te veel vrijheid krijgen, bouwen systemen die te ingewikkeld zijn om te gebruiken, en teams die vastzitten aan rigide configuraties zoeken uiteindelijk manieren om die volledig te omzeilen. De tools die de meeste wrijving veroorzaken, zijn niet altijd de slechtste tools — het zijn vaak de krachtigste tools, die zonder terughoudendheid worden gebruikt.
De valkuil van aanpassing
Sommige van de populairste projectmanagementplatforms op de markt zijn ook de platforms die het vaakst te complex worden ingericht. Monday.com en Notion zijn twee tools die professionals consequent noemen — niet omdat ze slecht zijn ontworpen, maar omdat hun flexibiliteit uitnodigt tot overdaad.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Marissa Taffer, oprichter en president van M. Taffer Consulting, ziet dit regelmatig gebeuren met Monday.com. Ze merkt op dat "een tool zoals Monday, of iets anders dat wat meer aanpasbaar is, geweldig kan zijn, maar overweldigend wordt omdat je er zoveel mee kunt doen dat je mensen te veel vrijheid geeft; vervolgens gaan ze het systeem te complex maken." Daarom kiest ze liever voor tools met ingebouwde begrenzingen: Asana, zegt ze, "voelt alsof het precies de juiste mate van beperking biedt."
Je geeft mensen te veel vrijheid; vervolgens gaan ze het systeem te complex maken.
Notion krijgt vergelijkbare kritiek. Matthew Fox, senior projectmanager en operationsspecialist bij Fox Consulting, beschrijft het als een tool die enthousiaste gebruikers aantrekt, die vervolgens verdwalen in het configuratieproces: "Veel mensen zijn dol op Notion, maar Notion is net een snoepwinkel waar je alles kunt doen wat je wilt, waarna je zoveel tijd besteedt aan het instellen ervan dat je het daadwerkelijke werk niet doet." De configureerbaarheid wordt het product — en het daadwerkelijke projectwerk raakt op de achtergrond.
Tools die veel opbouw vereisen
Een aparte categorie tools nodigt niet alleen uit tot een te complexe inrichting — ze vereist die. Platformen zoals Workfront, ClickUp en het aanbod voor helpdesks van HubSpot zijn gebouwd voor complexiteit. Organisaties die de benodigde investering in de inrichting onderschatten, eindigen daardoor vaak met systemen die technisch functioneren, maar in de praktijk onbruikbaar zijn.
Melody MacKeand, oprichter van Melody MacKeand Consulting, noemt zowel Workfront als ClickUp als tools die een serieuze initiële opbouw vereisen. In haar ervaring vereisen "tools die, wat de opbouw betreft, zwaar leunen op inrichting, zoals Workfront, een zeer uitgebreide introductie en opbouw." ClickUp kent vergelijkbare uitdagingen — er is "vaak een consultant nodig om de inrichting te verzorgen", en "waar ik heb gezien dat organisaties met ClickUp de mist ingingen, is dat ze niemand hadden ingehuurd om hen te helpen met de opbouw en ze het systeem op een minder ideale manier hebben ingericht."
Tools die, wat de opbouw betreft, zwaar leunen op inrichting, zoals Workfront, vereisen een zeer uitgebreide introductie en opbouw.
Tools voor grote organisaties kunnen het probleem nog verder vergroten. Yonelly Gutierrez, senior programmamanager bij Palo Alto Networks, beschrijft haar ervaring met Planview als een waarschuwend voorbeeld van wat er gebeurt wanneer de interface van een tool sneller complex wordt dan een team ermee kan leren werken: "Het was verschrikkelijk. Ik begreep niet hoe ik die tool moest gebruiken. En onze manager moest met iedereen in het team gaan zitten en laten zien hoe we hem moesten gebruiken... Ze voerde de updates telkens zelf uit wanneer ze een project vooruit moest helpen, omdat wij niet konden uitvinden hoe we hem moesten gebruiken." Wanneer een tool zo complex is dat managers handmatige omwegen gaan gebruiken om projecten gaande te houden, heeft het systeem zijn kerndoel niet bereikt.
Fox heeft in bureauomgevingen een vergelijkbare mismatch met HubSpot gezien. "Er is een bureau waarmee ik heb gewerkt en waar ze dol zijn op HubSpot," merkt hij op, maar "HubSpot heeft een helpdeskfunctie die een verschrikkelijk slechte match is voor bureaus. Er is enorm veel maatwerk en ontzettend veel configuratie voor nodig." De liefde voor het kernproduct van een platform breidt zich niet automatisch uit naar elke functie die het aanbiedt — en het forceren van die match kost vaak meer dan het oplevert.
Wanneer rigide werkprocessen een obstakel worden
Overmatige configuratie ontstaat niet alleen door te veel vrijheid. Het kan ook komen door te veel controle. Wanneer beheerders tools vastzetten met strikte werkprocessen en buitensporige procesvereisten, worden teams niet productiever — ze zoeken manieren om de tool volledig te omzeilen.
Jira is het platform dat het vaakst met deze tekortkoming wordt geassocieerd. Ryan Gilbreath, technisch projectmanager bij RTS Labs, legt de schuld volledig bij configuratiekeuzes: "Ik heb echt het gevoel dat het neerkomt op de manier waarop de Jira-beheerder het instelt en op de werkprocessen die ze hebben ingericht. Als het een zeer rigide werkproces is en ik dit en dat moet doen om toegang te krijgen tot bepaalde documenten of teams, en dat het tempo en de voortgang vertraagt, dan ga ik waarschijnlijk buiten Jira om." De tool is niet het probleem — het zijn de keuzes die erin worden gemaakt.
Ik heb echt het gevoel dat het neerkomt op de manier waarop de Jira-beheerder het instelt en op de werkprocessen die ze hebben ingericht.
Wrike laat een variant van hetzelfde probleem zien, maar met een ander gevolg. Julia Rajic, operationeel directeur bij Point Blank, beschrijft hoe Wrike volledig integreren met zeer gedetailleerde sjablonen en rigide taakstructuren geleidelijk het vermogen van haar bureau aantastte om flexibel te denken en werken: "Ik ging van afzonderlijke systemen en tools naar een volledig, volledig geïntegreerd geheel waarin... Het kwam op het punt dat mensen zeiden: ik doe het niet voordat ik daar een taak voor heb." De structuur die orde moest scheppen, creëerde uiteindelijk afhankelijkheid. Zoals Rajic het verwoordt: "als het te gestructureerd is en er te veel details zijn en er te veel afhankelijkheid van een tool is, dan kan die tool je vermogen om daarbuiten te treden belemmeren.
Wanneer creatieve vrijheid intimideert
Niet alle overmatige configuratie komt voort uit een overvloed aan functies of zware beheercontroles. Soms is degene die de sessie leidt degene die te veel opbouwt. Vrije tools zoals Miro geven degene die de sessie begeleidt enorme creatieve macht — en die macht wordt niet altijd met mate gebruikt.
Alexa Alfonso, senior accountmanager bij Caylent, heeft Miro beide kanten op zien gaan. "Ik denk dat Miro dat kan zijn," zegt ze wanneer haar wordt gevraagd of het in de categorie overmatig ontworpen valt. "Het hangt er volledig van af wie het bord beheert en wat diegene ermee wil doen... Ik heb een overdreven ontworpen, overdreven ingewikkeld Miro-bord gezien waar mensen gewoon door geïntimideerd raakten... misschien heeft de begeleider het te ingewikkeld gemaakt, wat een beetje zowel de schoonheid als het nadeel van zo'n tool is, omdat je er min of meer van kunt maken wat je wilt." Een tool die alles kan zijn, is ook een tool die te veel kan worden — en wanneer deelnemers bij een bord aankomen waar ze hun weg niet kunnen vinden, verdwijnt de samenwerking die de tool mogelijk moest maken.
Ik heb een overdreven ontworpen, overdreven ingewikkeld Miro-bord gezien waar mensen gewoon door geïntimideerd raakten… misschien heeft de begeleider het te ingewikkeld gemaakt, wat een beetje zowel de schoonheid als het nadeel van zo’n tool is
Het echte probleem is (meestal) niet de software
De rode draad in al deze voorbeelden is geen tekortkoming van een specifiek platform. Het is een consistent menselijk patroon: als teams de mogelijkheid krijgen om meer toe te voegen, doen ze dat bijna altijd. Meer velden, meer automatiseringen, meer structuur, meer borden — totdat de tool die wrijving had moeten verminderen er de belangrijkste bron van is geworden.
De oplossing betekent zelden dat je van platform moet wisselen. Het betekent dat je het moment moet herkennen waarop configuratie van nuttig naar buitensporig begint te verschuiven, en dat je de discipline moet hebben om te stoppen met bouwen voordat het systeem zich tegen de mensen begint te keren voor wie het is ontworpen.
Wil je meer inzichten zoals deze? Maak een gratis DPM-account aan om van meer experts zoals deze te horen.
