Capaciteitsplanning versus middelenplanning: belangrijkste verschillen
Capaciteitsknelpunt: Met capaciteitsplanning beoordeel je hoeveel werk je teamleden aankunnen en zorg je ervoor dat middelen aan de vraag voldoen zonder knelpunten te veroorzaken.
Middelen op orde: Middelenplanning richt zich op het toewijzen van de juiste hulpmiddelen en medewerkers aan de juiste taken, zodat elk project de nodige ondersteuning krijgt om met minimale verspilling succesvol te zijn.
Een dynamisch duo: Door capaciteits- en middelenplanning te combineren, kun je de prestaties optimaliseren, vraag en aanbod in balans brengen en de inzet van middelen afstemmen op je strategische doelen.
Het kristallen-boleffect: Proactieve capaciteits- en middelenplanning bieden een kristallen bol waarmee je uitdagingen en kansen kunt voorzien, zodat projecten op tijd en binnen budget kunnen worden voltooid.
Capaciteitsplanning en resourceplanning zijn nauw verwante concepten met een enigszins verschillende reikwijdte.
Bij het beoordelen van capaciteit vergelijk je vraag en aanbod en neem je vervolgens beslissingen over hoe je eventuele tekorten kunt aanpakken. Bij resourceplanning ligt de focus meer op de details: welke resources zijn nodig en hoe wijs je resources toe en beheer je ze voor effectief portfoliomanagement.
Wat is capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning houdt in dat je de beschikbaarheid van teamleden vergelijkt met de projectvereisten en vervolgens beslissingen neemt over hoe je eventuele tekorten kunt aanpakken. Je kunt software voor capaciteitsplanning gebruiken om de beschikbaarheid van resources in realtime eenvoudiger te bewaken en de toekomstige vraag te voorspellen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Voorbeeld van capaciteitsplanning
Hoe werkt het proces van capaciteitsplanning in de praktijk? Hier is een voorbeeld van capaciteitsplanning voor werklast:
- Je projectportfolio bestaat uit twee productlijnen die met de huidige resources worden beheerd.
- Volgend kwartaal wil je een nieuw project toevoegen waarmee een derde productlijn wordt geïntroduceerd.
Beoordeel eerst het bestaande aanbod aan personele middelen ten opzichte van de vraag met behulp van globale capaciteitsplanning. Laten we voor dit voorbeeld zeggen dat je 10 fulltime ingenieurs en 2 fulltime productmanagers hebt om aan de behoeften van je bestaande projecten te voldoen.
Hoewel deze teamleden fulltime werken, betekent dat niet dat ze 8 uur per dag aan je project kunnen besteden. Je moet tijd voor lunch- en toiletpauzes meerekenen, evenals ziekteverlof en betaald verlof als het reguliere FTE's zijn (geen contractanten).
Een realistischere capaciteitsinschatting zou 5 uur per dag zijn. Dit komt neer op 12 medewerkers x 5 uur/dag x 5 dagen/week = 300 uur/week.
Vergelijk vervolgens je aanbod met de vraag van je aankomende projecten. Als je ervan uitgaat dat de derde productlijn hetzelfde aantal FTE's nodig heeft (1 productmanager en 5 ingenieurs), dan is je verwachte vraag 6 medewerkers x 5 uur/dag x 5 dagen/week = 150 uur/week.
Hoe overbrug je het verschil tussen vraag en aanbod?
- Optie 1: Stop met het ondersteunen van een van de bestaande productlijnen en wijs in plaats daarvan resources toe aan de nieuwe productlijn. Dit is een prioriteringsvraagstuk.
Als je belanghebbenden besluiten dat de nieuwe productlijn moet worden toegevoegd, heb je nog twee opties:
- Optie 2: Neem extra resources met de juiste vaardigheden aan om de nieuwe productlijn te ondersteunen. Hierbij moet je kiezen uit drie verschillende strategieën voor capaciteitsplanning:
- Als je overtollige capaciteit inzet voordat duidelijk is dat deze nodig is, wordt dit beschouwd als een voorsprongstrategie. Dit kan riskant zijn als de voorspelde vraag niet werkelijkheid wordt, omdat dit een negatief effect heeft op de winstgevendheid.
- Als je stapsgewijs mensen aanneemt wanneer de behoeften ontstaan, is dat een meebewegende strategie.
- Als je wacht met aannemen totdat de vraag werkelijkheid wordt, pas je een vertragingsstrategie toe (de productie kan vertraging oplopen terwijl je wacht tot de nieuwe resources beschikbaar zijn).
- Optie 3: Ondersteun drie productlijnen met de huidige capaciteit. Dit is riskant, omdat overallocatie tot een burn-out kan leiden.
Je zult onze template voor capaciteitsplanning (beschikbaar via onze ledencommunity) en onze gids met best practices voor capaciteitsmanagement nuttig vinden bij het uitvoeren van dit proces.
Wat is resourceplanning?
Resourceplanning heeft te maken met de manier waarop een organisatie resources toewijst om projectactiviteiten uit te voeren. Het is het proces van het identificeren van beschikbare resources, het toewijzen van projecttaken aan de juiste resources op basis van beschikbaarheid en vaardigheden, en het vervolgens dagelijks beheren van die resources.
Software voor resourcebeheer slaat zaken op zoals historische gegevens over je projecten, de roosters van teamleden en de gewenste benutting van resources, zodat je een robuust personeelsplan kunt opstellen.
Voorbeeld van resourceplanning
Laten we teruggaan naar het voorbeeld waarin je organisatie een derde productlijn wil toevoegen. Ga er opnieuw van uit dat je 5 engineers en 1 productmanager nodig hebt om dit project te ondersteunen.
Nadat je een inventarisatie hebt gemaakt van je aankomende projecten en hun benodigde middelen hebt vastgesteld, moet je de beschikbaarheid van middelen bepalen. Heb je intern voldoende middelen om het werk te ondersteunen, of moet je extern personeel inhuren?
Wijs vervolgens middelen toe aan projecttaken op basis van de vereiste vaardigheden. Hierbij ga je in op details zoals hoeveel back-end- versus front-end-engineers nodig zijn om het werk uit te voeren. Stel een back-upplan op voor het geval je de benodigde projectmiddelen niet binnen de gewenste termijn kunt vastleggen.
Zodra je je resourcebeheerplan hebt opgesteld, wijs je specifieke middelen toe aan het project en houd je realtime in de gaten hoe die middelen worden ingezet. Pas het plan tijdens de uitvoering van het project indien nodig aan om mogelijke tekorten aan middelen te voorkomen.
Capaciteitsplanning versus resourceplanning: verschillen & overeenkomsten
Hieronder staat een samenvatting van de verschillen en overeenkomsten tussen capaciteitsplanning en resourceplanning op een aantal kerngebieden:
| Capaciteitsplanning | Resourceplanning | Overeenkomsten | |
|---|---|---|---|
| Doel | Vergelijkt de beschikbaarheid van middelen met de projectvereisten | Identificeert, wijst toe en beheert middelen om aan de behoeften van het project te voldoen | Evalueert de beschikbaarheid van middelen als een belangrijk onderdeel |
| Strategieën | Een voortrekkersstrategie, afstemmingsstrategie of achterstandsstrategie | Houdt rekening met de beschikbaarheid van middelen, kosten, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden | Houdt rekening met de beschikbaarheid van middelen en verantwoordelijkheden |
| Reikwijdte | Strategisch overzicht van vraag en aanbod | Gedetailleerd beeld van de toewijzing van middelen en het gebruik van middelen | Beoordeelt de vraag naar middelen |
| Tijdshorizon | Doorlopend, idealiter. Anders: aan het einde van het kwartaal of boekjaar OF voorafgaand aan een nieuw project | Doorlopend | Moet doorlopend worden geëvalueerd |
Verschillen
1. Verschillende detailniveaus: strategisch versus uitvoeringsgericht
Capaciteitsplanning kijkt naar het totale aanbod en de totale vraag binnen je projectportfolio en identificeert eventuele hiaten. Je kunt deze informatie gebruiken om besluitvorming over projectprioritering en de toewijzing van middelen te ondersteunen.
Resourceplanning kijkt naar de manier waarop middelen op projectniveau worden toegewezen en helpt je personeelsbeslissingen te nemen op basis van beschikbaarheid, kosten, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden.
2. Verschillende tijdshorizonten
Afhankelijk van de volwassenheid van het proces voor capaciteitsplanning van je personeelsbestand, kun je ervoor kiezen om capaciteitsplanning eenmalig uit te voeren, aan het einde van een kwartaal of boekjaar, of voordat je aan een nieuw project begint. Resourceplanning moet altijd doorlopend worden uitgevoerd.
Overeenkomsten
1. Beoordeel de beschikbaarheid van middelen
De beschikbaarheid van middelen is een aandachtspunt bij zowel capaciteitsplanning als resourceplanning.
Capaciteitsplanning beoordeelt in hoeverre je bestaande pool van middelen in staat is om aankomende projecten te ondersteunen. Dit omvat het bepalen of deze middelen nog extra capaciteit hebben om aan andere projecten te besteden.
Bij resourceplanning kijk je ook naar de beschikbaarheid van middelen om beslissingen over de toewijzing van middelen te ondersteunen.
2. Houd rekening met de vraag naar middelen
De vraag naar middelen is een ander belangrijk onderdeel van capaciteitsplanning en resourceplanning. Als je niet in staat bent om de toekomstige behoeften van projecten nauwkeurig te voorspellen, wordt het moeilijk om een strategie te formuleren voor de manier waarop je respectievelijk de capaciteit aanpast of bestaande middelen toewijst.
Wanneer gebruik je capaciteitsplanning en resourceplanning?
Benut belangrijke keerpunten in de bedrijfscyclus, zoals het einde van een kwartaal of boekjaar of de start van een nieuw project, om je bestaande capaciteit te analyseren en deze te vergelijken met de voorspelde vraag. Zo kun je slimme en tijdige beslissingen over werving nemen.
Zodra je een goed beeld hebt van vraag en aanbod, wijs je je middelen toe om aan de vraag te voldoen en houd je de situatie tijdens de uitvoering van het project in de gaten en pas je deze indien nodig aan.
Lees meer: Bekijk onze lijst met de beste software voor personeelsmiddelenbeheer om grip te houden op middelen- en capaciteitsplanning.
Word lid voor meer inzichten in middelenbeheer
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
