Een analyse van middelenhiaten uitvoeren: 5 basisstappen
Let op de kloof: Door inzicht te krijgen in de huidige en toekomstige middelenbehoeften van je projecten, kun je de benodigde middelen vooraf strategisch toewijzen en verwerven, zodat je project soepel verloopt.
Vroege waarschuwingen: Hoe eerder je middelenhiaten signaleert, hoe beter je deze problemen proactief kunt aanpakken. Zo beperk je risico's voordat ze de voortgang van je project gaan belemmeren.
Software is de beste keuze: Software voor middelenbeheer is de eenvoudigste manier om middelenhiaten in je projecten te identificeren en op te vullen. Dit kan automatisch, zodat je tijd en moeite bespaart.
Het uitvoeren van een analyse van resourcehiaten kan jou als projectmanager helpen beoordelen welke resources je hebt toegewezen aan huidige en aankomende werkzaamheden en welke resources je nodig hebt om een succesvol project uit te voeren.
Door te begrijpen wat je hebt en dit te vergelijken met wat je nodig hebt, kun je plannen maken voor eventueel vastgestelde hiaten. Zo zorg je ervoor dat je over de juiste resources beschikt om je projecten of initiatieven op tijd, binnen het budget en binnen de afgesproken scope af te ronden.
Wat is een analyse van resourcehiaten?
Een analyse van resourcehiaten is een stap in resourceanalyse waarbij je je beschikbare resources bekijkt en vergelijkt met de resources die je nodig hebt. Dit omvat projectmedewerkers en teamleden, apparatuur, software of andere resources die nodig zijn om projectwerkzaamheden af te ronden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Het is ook belangrijk om de vaardigheden van je team mee te nemen bij het uitvoeren van een analyse van resourcehiaten. Je hebt bijvoorbeeld volgende maand misschien tien fulltime teamleden nodig om aan de contractuele ureneisen te voldoen.
Voor sommige projecten zijn zowel ontwerpers als ontwikkelaars nodig; andere hebben misschien meer ontwikkelingsresources nodig. Je moet begrijpen hoeveel mensen nodig zijn om het werk af te ronden en welke vaardigheden zij moeten hebben om al het werk dat je voorziet uit te voeren.
Waarom is een analyse van resourcehiaten belangrijk?
Een analyse van resourcehiaten is belangrijk omdat deze je kan helpen hiaten in je resourceallocatie te identificeren, zowel op korte termijn (welke resources je de komende week of twee weken nodig hebt) als op lange termijn (welke resources je het volgende kwartaal of binnen zes maanden nodig hebt).
Hier zijn nog enkele redenen om regelmatig analyses van resourcehiaten uit te voeren als onderdeel van je normale bedrijfsprocessen:
- Om te bevestigen dat je over de juiste resources beschikt om gepland werk af te ronden: Door regelmatig een analyse van resourcehiaten uit te voeren, kun je bepalen of je over de juiste resources beschikt om het geplande (of voorziene) werk af te ronden. Als je bijvoorbeeld zes websiteontwerp- en ontwikkelingsprojecten hebt gepland die in de komende drie maanden van start gaan, heb je dan genoeg ontwerpers, ontwikkelaars en projectmanagers om het werk af te ronden?
- Om op het juiste moment de juiste mensen aan te nemen: Als je een analyse van resourcehiaten uitvoert voor voorzien werk (projecten waarvan je verwacht dat je ze zult winnen of in de toekomst zult starten), kun je zien wie je mogelijk moet aannemen en wanneer die persoon moet beginnen. Je kunt hier, indien relevant, ook historische gegevens gebruiken als benchmark. Zo krijg je bijvoorbeeld inzicht in hoe lang het duurt om een ontwerper op mediorniveau aan te nemen in vergelijking met een senior ontwerper. Je kunt hier ook baat hebben bij software voor uitzendbureaus.
- Om te budgetteren voor aankomende uitgaven voor het verwerven van extra resources: Als je inzicht hebt in resourcehiaten en in het budget dat je nodig hebt om deze te dichten, kun je dit aanpakken voordat je budget definitief is vastgesteld (en voorkom je dat je het leidinggevende team voor een verrassing stelt).
- Om de werklast binnen je teamleden in balans te brengen: Hoewel het normaal is dat teamleden pieken en dalen in hun projectwerk ervaren, helpt het uitvoeren van een analyse van resourcehiaten en het bekijken van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) en statistieken zoals benutting per persoon je om het werk gelijkmatiger te verdelen en al te sterke pieken en dalen te voorkomen. Niemand vindt het prettig om zes weken of langer overboekt te zijn en vervolgens een maand op de reservebank te zitten.
- Om de benodigde resources voor toekomstig werk te voorspellen: Door een analyse van resourcehiaten uit te voeren voor toekomstig werk (werk dat je nog niet hebt gewonnen of dat pas over zes maanden of langer begint), kun je proactiever hiaten opvullen. Staat er een project gepland dat in de zomer van start gaat? Overweeg dan om vacatures of contractbehoeften in het voorjaar te publiceren, zodat je tijd hebt om de beste persoon voor de functie te kiezen.
Een analyse van resourcehiaten uitvoeren
Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een analyse van resourcehiaten en het begrijpen van de gegevens die je hebt verzameld.
1. Beoordeel de beschikbaarheid van teamleden
Begin met het beoordelen van de beschikbaarheid van je teamleden. Dit kan zo eenvoudig zijn als het maken van een spreadsheet met de naam van elk teamlid en het aantal uur dat die persoon elke week beschikbaar is. Houd bij het maken hiervan rekening met vakantiedagen of betaald verlof.
Hoewel je geen rekening kunt houden met onverwachte afwezigheid, zoals ziekteverlof, rouwverlof of een projectplanning die laat in het proces is gewijzigd, zou dit je een redelijk goed beeld moeten geven van de huidige capaciteit en beschikbaarheid van je team voor projectwerk. Dit kan eenvoudiger worden beheerd met behulp van software voor personeelsresourcebeheer.
2. Wijs teamleden voorlopig toe
De volgende stap is het voorlopig toewijzen van teamleden. Als je werkt voor een bureau met meerdere klanten en op elk moment een aantal voorlopige projecten in de pijplijn hebt, kan deze stap ingewikkeld worden.
Begin met het werk waarvoor momenteel een contract is afgesloten en wijs taken toe aan alle teamleden. Je kunt ook mogelijk projectwerk (werk dat je nog niet hebt binnengehaald of dat nog niet is gestart) toewijzen om te zien of je meer projecten moet vastleggen of juist wat moet vertragen om te voorkomen dat je het team overboekt. Houd er rekening mee dat je later nog een kans krijgt om dit te doen.
3. Breng hiaten in kaart
Nadat het bestaande werk is toegewezen en al je huidige resources zijn ingepland, ga je op zoek naar de hiaten. Wat is de huidige stand van je resourcebenutting en hoe verhoudt die zich tot de gewenste situatie? Zijn er teamleden die te veel werk hebben en anderen die onderbenut zijn?
Als je eenmaal begrijpt waar de hiaten zitten, kun je een actieplan opstellen om deze aan te pakken (in de volgende stap van dit proces).
4. Stel een plan op om hiaten op te vullen
Er zijn twee belangrijke manieren om hiaten op te vullen: de werkbelasting verdelen over bestaande teamleden of meer resources toevoegen (door nieuwe teamleden aan te nemen of ze van andere teams te lenen).
- Als je de werkbelasting tussen teamleden moet balanceren, begin dan het gesprek met teamleiders of andere projectmanagers.
- Als je een hiaat moet aanpakken door een nieuw teamlid aan te nemen, bespreek dit dan met personeelszaken of de leiding. Presenteer het hiaat dat je hebt vastgesteld en het type resource dat je nodig hebt om het op te vullen.
Als je bijvoorbeeld vaststelt dat er het komende jaar of langer een tekort is binnen het ontwikkelteam, moet je mogelijk een nieuwe ontwikkelaar in vaste dienst aannemen. Maar als uit je analyse blijkt dat het resourcehiaat van kortere duur is (bijvoorbeeld enkele weken tot enkele maanden), kun je overwegen een contractant (of freelancer) in te schakelen om het hiaat tijdelijk op te vullen.
5. Voorspel resources vooraf voor toekomstige projecten
Volg voor het voorspellen van resources voor toekomstige projecten dezelfde stappen als bij je analyse van resourcehiaten op de korte termijn en kijk wat je hebt en wat je nodig hebt. Neem dit met een korreltje zout: er kan veel veranderen voordat deze projecten van start gaan.
Mensen kunnen de organisatie verlaten, tijdlijnen kunnen veranderen en belanghebbenden kunnen andere prioriteiten hebben, waardoor resources naar andere gebieden moeten worden verschoven (bijvoorbeeld om aan een nieuw product of een nieuwe dienst te werken).
Dat gezegd hebbende, is het verstandig om proactief hiaten vast te stellen en plannen te maken om deze aan te pakken. Je kunt wat je leert bij het analyseren van toekomstig werk gebruiken als basis voor strategische resourceplanning en ter ondersteuning van besluitvorming.
Tools voor analyse van resourcehiaten
Je kunt eenvoudig Google Sheets of Excel gebruiken om een sjabloon voor de analyse van resourcehiaten of een sjabloon voor resourceplanning te maken, maar er zijn ook volop projectmanagementsoftware en software voor resourceplanning die je kunt gebruiken tijdens het analyseren van resourcehiaten.
Als je je zorgen maakt dat je huidige processen niet efficiënt of effectief zijn voor het onderzoeken van je huidige situatie en om ervoor te zorgen dat je aan de behoeften van klanten of opdrachtgevers kunt voldoen, is een van de belangrijkste voordelen van tools voor resourceplanning dat ze specifiek voor dit doel zijn ontworpen. Hieronder vind je enkele van onze favoriete softwaretools voor resourcemanagement.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Uitdagingen bij het analyseren van lacunes in middelen
Om je een voorsprong te geven bij het uitvoeren van je lacuneanalyse, heb ik de meest voorkomende uitdagingen die je kunt tegenkomen op een rij gezet, samen met manieren om ze te overwinnen:
- Gebrek aan organisatie: Als je bedrijf geen gecentraliseerd project- en middelenbeheer heeft, kan het lastig zijn om het proces van een analyse van lacunes in middelen te starten, laat staan om het af te ronden. Door eenvoudigweg een lijst van alle middelen in een spreadsheet te zetten en te bekijken hoe ze dagelijks of wekelijks worden ingezet, leg je een solide basis om eventuele lacunes vast te stellen en weloverwogen beslissingen te nemen over hoe je die kunt opvullen.
- Verschillende prestatieniveaus: Niet iedereen kan 100% (of meer) van de tijd op 100% presteren, waardoor verschillen in prestatieniveaus ook lacunes in middelen kunnen veroorzaken. Teamleden die langer over taken doen dan geschat of afwezig zijn om uit te rusten en nieuwe energie op te doen, kunnen een grote impact hebben.
- Veranderingen in de bedrijfsstrategie: Aanzienlijke veranderingen in de strategische doelen van je bedrijf kunnen van invloed zijn op de inzet van middelen. Als je bijvoorbeeld overstapt van het uitsluitend aanbieden van ontwerp- en ontwikkelingsdiensten voor websites naar het ook verzorgen van websiteonderhoud, heb je aanvullende middelen nodig met andere vaardigheden dan de vaardigheden die al in je team aanwezig zijn. Hoewel je op papier al je projecten mogelijk van personeel kunt voorzien, kan de werkelijkheid anders zijn vanwege het verschil in benodigde competenties.
- Externe factoren: Een andere uitdaging wordt gevormd door externe factoren die van invloed kunnen zijn op beperkingen van middelen. Voor nieuwe projectmanagers kan het lastig zijn om te begrijpen welke externe factoren van invloed kunnen zijn op de huidige prestaties (en de geplande prestaties) en hoe dit verband kan houden met lacunes in middelen. Een teamlid kan bijvoorbeeld langdurig medisch verlof nodig hebben, een klant of belanghebbende kan om een ingrijpende wijziging in de omvang van de werkzaamheden of het project vragen, of verouderde of niet-ondersteunde technologie kan verstoringen veroorzaken. Zaken waar je geen controle over hebt, kunnen rechtstreeks van invloed zijn op de inzet van middelen voor een project of afwijkingen veroorzaken in het proces van middelenplanning.
Ontdek meer beste werkwijzen voor de inzet van middelen
Als je een concurrentievoordeel wilt behalen op het gebied van middelenbeheer, is de community van The Digital Project Manager misschien precies wat je zoekt. Onze sjablonen en overzichten van hulpmiddelen maken het eenvoudiger om de analyse van lacunes in middelen uit te voeren die je nodig hebt. En als je vastloopt? Onze honderden actieve en ervaren projectmanagers kunnen beste werkwijzen of aanvullende middelen delen.
