Workflowontwerp: Proces, Voorbeeld & Inzichten
Het doel van workflowontwerp is ervoor te zorgen dat opeenvolgende taken zo in kaart worden gebracht dat processen en activiteiten naadloos van de ene fase naar de volgende kunnen worden uitgevoerd.
De ironie is dat een slecht workflowontwerp juist kan leiden tot inefficiëntie en verwarring, in plaats van de beoogde soepele werking.
Een workflow creëren houdt veel meer in dan alleen weten hoe je een goed stroomdiagram tekent of gegevens invoert in een workflowplatform. Door mijn ervaring heb ik waardevolle lessen geleerd over wat wel en niet werkt. In dit artikel zet ik zowel de dingen die je wel als niet moet doen bij succesvol workflowontwerp uiteen en deel ik inzichten waarmee je veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden en positieve resultaten kunt behalen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is workflowontwerp?
Workflowontwerp maakt deel uit van workflowbeheer en is het bedrijfsproces waarbij je je meest voorkomende en belangrijkste taken en processen in kaart brengt, zodat ze efficiënt en effectief van de ene fase van een project naar de volgende verlopen. Workflowbeheersoftware kan je helpen beter te begrijpen hoe je je workflows kunt automatiseren door mogelijkheden voor automatisering te identificeren, knelpunten te verminderen en realtime inzicht te bieden in elke fase van de workflow.
In mijn casestudy onderaan dit artikel beschrijf ik hoe ik werd aangenomen voor een projectteam om het proces voor het overdragen van projecten van het ontwerpteam naar het ontwikkelingsteam te stroomlijnen. Dit is een voorbeeld van workflowontwerp.
Doelen van workflowontwerp
Workflowontwerp draait niet alleen om het in kaart brengen van taken. Het gaat om het creëren van een efficiënt en samenhangend systeem dat succesvolle projectresultaten ondersteunt. Dit zijn enkele doelen die je met effectief workflowontwerp kunt bereiken:
- Verbeterde efficiëntie: Workflowontwerp stroomlijnt processen door taken in de meest logische volgorde in kaart te brengen en repetitieve handelingen te automatiseren.
- Verbeterde communicatie: Het zorgt voor duidelijke, consistente communicatie tussen teams en afdelingen door rollen, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden vast te leggen, waardoor het voor iedereen eenvoudiger wordt om op één lijn te blijven.
- Minder knelpunten: Dit proces identificeert mogelijke blokkades door de stroom van taken te analyseren en gebieden aan te pakken waar doorgaans vertragingen optreden.
- Hogere productiviteit: Workflowontwerp maakt het mogelijk taken sneller af te ronden door workflows te optimaliseren, zodat taken zo efficiënt mogelijk worden voltooid.
- Consistentie: Gestandaardiseerde processen zorgen voor consistentie in de uitvoering van taken door duidelijke richtlijnen en procedures vast te leggen die iedereen volgt.
- Continue verbetering: Workflowontwerp legt een basis voor voortdurende evaluatie en verfijning van processen, waardoor de workflow voor projectbeheer zich kan aanpassen aan veranderende projectbehoeften en feedback kan verwerken voor betere prestaties.
Een workflow ontwerpen
Er wordt gemeld dat een goed workflowontwerp de operationele efficiëntie met meer dan 83% kan helpen verbeteren. Zo ontwerp je stap voor stap een workflow:
- Doel en reikwijdte definiëren: Bepaal het doel en breng je taken in kaart.
- Huidige processen analyseren: Bekijk bestaande methoden, identificeer inefficiënties en bepaal welke middelen je nodig hebt.
- De workflow ontwerpen: Breng de nieuwe workflow in kaart met een diagram, beschrijf de stappen en wijs rollen toe.
- Ontwikkelen en testen: Maak een prototype, gebruik software voor processimulatie om mogelijke wijzigingen te testen en verfijn het geheel op basis van feedback.
- Implementeren en monitoren: Voer de workflow volledig in en monitor deze voortdurend op verbeteringen, workflowautomatisering of noodzakelijke wijzigingen.
Effectieve werkwijzen voor workflowontwerp
Voordat ik mijn tips en beste werkwijzen deel, is het belangrijk om de drie essentiële elementen van goed workflowontwerp te begrijpen. Dit zijn:
| Onderdeel | Definitie |
|---|---|
| Invoer | de middelen, gegevens of materialen die nodig zijn om een workflow te starten. |
| Transformatie | de acties die op de invoer worden toegepast om deze te veranderen of om te zetten. |
| Uitvoer | de resultaten of producten die uit de transformatie voortkomen. |
Hier zijn enkele best practices om dit in gedachten te houden:
- Stel duidelijke doelstellingen vast: definieer duidelijk de doelen en resultaten die van de workflow worden verwacht. Dit zorgt voor afstemming en een duidelijke richting.
- Vereenvoudig processen: streef naar een eenvoudig workflowontwerp. Verdeel complexe taken in beheersbare stappen en verwijder overbodige onderdelen.
- Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe: definieer duidelijk wie verantwoordelijk is voor elke stap. Deze duidelijkheid zorgt voor verantwoordelijkheid en een soepele uitvoering.
- Benut technologie: gebruik geschikte tools en integraties voor digitalisering, automatisering, communicatie en tracking. Dit kan de efficiëntie van de workflow, nauwkeurigheid en het gemak van workflowbeheer aanzienlijk verbeteren.
- Test en verfijn: implementeer de workflow eerst op kleine schaal om feedback te verzamelen. Gebruik deze feedback om de workflow te verfijnen en te verbeteren voordat je deze grootschalig implementeert.
In de praktijk geleerde les over workflowontwerp: een casestudy
Hier is mijn verhaal over een mislukte poging om verandering door te voeren.
Allereerst moet je weten dat ik geen overdreven enthousiast persoon ben. Ik ben een optimist en door ervaring word ik steeds meer een realist. Ik ben een voorstander van “minder is meer”, heb een achtergrond in front-endontwikkeling, ben dol op UX en streef ernaar oplossingen te produceren die gericht zijn op eenvoud.
Ik ben gepassioneerd door workflowefficiëntie, organisatie en het helpen van anderen bij het vinden en behouden van een optimaal werktempo. Ik geloof dat elke dag efficiënter, productiever en bevredigender kan zijn door persoonlijke ontdekking, een basis van vertrouwen en de bereidheid om je processen aan te passen.
Achtergrond
Zoals ik eerder al aangaf, ben ik onlangs aangenomen in een projectteam om hun proces voor het overdragen van projecten van ontwerp naar ontwikkeling te stroomlijnen.
Na hun bestaande workflow te hebben geobserveerd, merkte ik dat veel functionele vereisten tijdens de overdracht verloren gingen of daarvoor nooit werden geïdentificeerd. Daarnaast werden vereisten nergens vastgelegd en waren ze niet toegankelijk voor het team—details over vereisten werden voornamelijk mondeling tussen de projectmanagers en het team gecommuniceerd.
Het plan
Mijn strategie was om meer te vertrouwen op het projectbord en Slack voor het opsommen van projectvereisten en het bijhouden van een gespreksverslag.
Ik stelde een workflowontwerp als dit voor:
Mijn strategie was om meer te vertrouwen op het projectbord en Slack voor het opsommen van projectvereisten en het bijhouden van een gespreksverslag.
Een bijkomend voordeel zou een vermindering zijn van het aantal onderbrekingen tussen teamleden gedurende de dag.
Het projectbord zou dienen als een goed zichtbare, centrale bron van waarheid voor projectvereisten, terwijl Slack zou dienen als een register van gesprekken ter ondersteuning daarvan.
Implementatie en uitdagingen
Helaas zag ik niet in dat de mensen die door de veranderingen werden geraakt, voornamelijk de PM's, er niet achter stonden. Zeker, het managementteam steunde het en de ontwikkelaars ook, maar mijn collega-PM's niet.
Ik besefte zelfs dat ik mijn team strafte in plaats van hielp.
Toen we verdergingen met het toevoegen van meer informatie aan het projectbord en meer gesprekken aan Slack, werd duidelijk dat het PM-team meer tijd besteedde aan het schrijven van tickets en kanaalupdates. Zeker, het aantal onderbrekingen nam af, maar was dat wel een goede zaak?
Toen ik dit probleem analyseerde, vroeg ik me af: Wat als ze het juist prettig vonden om de onderbrekingen af te handelen en gedurende de dag deel te nemen aan spontane vergaderingen?
Analyse van mislukkingen
Negatieve straf
De definitie van negatieve straf is het wegnemen van een positieve prikkel. Ik realiseer me nu dat dit precies was wat de aanpassing deed: de vereiste dat PM’s mondeling met het team communiceerden wegnemen, of op zijn minst verminderen.
Positieve straf
Wat als het team een hekel had aan het schrijven van projecttickets en Slack verafschuwde? Dat zou betekenen dat deze nieuwe processtap hun gevoel van autonomie aantastte. De definitie van positieve straf is het toevoegen van een negatieve prikkel, en ook dit was het resultaat van de veranderingen die ik had opgelegd.
Wat ik heb geleerd
Ondanks de verbeterde efficiëntie waren deze procesaanpassingen mijn idee en was het team niet voldoende geraadpleegd voordat de implementatie begon.
Ik leer dat strategie en beste praktijken niet onmiddellijk op creatieve werkprocessen (waarbij mensen betrokken zijn) kunnen worden toegepast op dezelfde manier als op code of andere statische media.
Een teamcultuur is rijk aan persoonlijkheden, perspectieven en meningen. Om een gezonde cultuur met wederzijds respect tussen de leden te behouden, moet iedereen betrokken, begrepen en in overweging genomen worden.
Hier volgt een korte lijst met mijn belangrijkste lessen uit deze ervaring:
- Draagvlak bij de directie staat niet gelijk aan draagvlak binnen het team
- Zelfs positieve procesaanpassingen kunnen als straffen aanvoelen
- Werkprocessen moeten passen bij de cultuur van het team, en niet alleen bij standaard beste praktijken
- Vertrouw niet zomaar op de feedback die je krijgt—graaf dieper naar waarschuwingssignalen
Belangrijkste lessen over het ontwerpen van werkprocessen
Bij deze poging heb ik een beetje geleerd over het ontwerpen van werkprocessen, maar ik heb veel meer geleerd over hoe je een veranderingsproces op het werk ontwerpt en draagvlak creëert.
Hier is een diagram van een werkproces om mijn aanbevelingen samen te vatten voor iedereen die een proces verandert of een nieuw werkproces binnen zijn of haar organisatie implementeert:
Wat betreft de lessen uit deze ervaring, volgen hier mijn gedachten over elk ervan:
1. Draagvlak bij de directie staat niet gelijk aan draagvlak binnen het team
Je hebt draagvlak nodig van de teamleden wier werkdag door procesaanpassingen wordt beïnvloed. Zij moeten worden geraadpleegd en de kans krijgen om vragen te stellen, wijzigingen ter discussie te stellen en feedback te geven op veranderingen in het proces.
Een aanpak waarbij je het goede voorbeeld geeft, werkt misschien als het proces door het directieteam wordt geïntroduceerd. Maar als alle teamleden daadwerkelijk een gelijkwaardige stem hebben, moet iedereen de tijd krijgen om de voorgestelde veranderingen te overwegen en de kans krijgen om er input op te geven.
2. Zelfs positieve procesaanpassingen kunnen als straffen aanvoelen
Een verandering in het proces impliceert het schrappen van bestaande stappen waarmee anderen zich waarschijnlijk identificeren of waarvan ze misschien genieten.
Aanpassingen kunnen bedoeld zijn om de efficiëntie te verhogen of het werkproces wendbaarder te maken, maar zonder voldoende overleg en tijd voor het team om ze ter discussie te stellen, worden de voordelen van dergelijke efficiëntieverbeteringen mogelijk niet begrepen en kan het team het gevoel krijgen dat het wordt gestraft.
3. Werkprocessen moeten passen bij de cultuur van het team, en niet alleen bij standaard beste praktijken
Onderzoek de waarde van de bestaande processtappen voordat je nieuwe stappen beoordeelt en voorstelt. Vraag jezelf en de teamleden welke eigenschappen of historische factoren je mogelijk over het hoofd ziet. Welke daarvan voegen waarde toe en waarom?
Misschien past slechts een deel van de nieuwe initiatieven rond “beste praktijken” bij de huidige cultuur, of misschien geen enkel initiatief.
4. Vertrouw niet zomaar op de feedback die je krijgt—graaf dieper naar waarschuwingssignalen
Ik heb geleerd dat een mondelinge afstemming of een vrijwillige instemmingscontrole met het team niet voldoende is. Iedereen moet de gelegenheid krijgen om te worden geraadpleegd en feedback te geven. Het team moet tijd krijgen om de voorgestelde wijzigingen te overwegen en tot eigen conclusies te komen, gevolgd door tijd om de nieuwe ideeën voor het werkproces te beoordelen, er vragen over te stellen en ze ter discussie te stellen
Word lid voor meer inzichten in werkprocessen!
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beproefde werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
