Workflowdiagrammen: toepassingen, sjablonen & voorbeelden
De stroom van taken begrijpen: Workflowdiagrammen illustreren de volgorde van taken in een specifiek proces, zodat jij en je team eenvoudig kunnen zien hoe activiteiten van begin tot eind verlopen.
Knelpunten vinden: Workflowdiagrammen kunnen je helpen mogelijke knelpunten te lokaliseren die de voltooiing van specifieke taken of je project als geheel kunnen verstoren.
Hulpmiddelen voor ondersteuning: Je kunt sjablonen en softwarehulpmiddelen gebruiken om het maken van workflowdiagrammen sneller en eenvoudiger te maken. Er zijn verschillende opties die je kunt aanpassen en bewerken zodat ze aan je behoeften voldoen.
Werkstroomdiagrammen tonen de stroom van taken door een proces van begin tot eind en kunnen je helpen potentiële knelpunten in je proces te identificeren. Leer hoe je werkstroomdiagrammen maakt en je processen duidelijk visualiseert, zodat je begrijpt wat er vervolgens gebeurt terwijl je naar de projectdoelen toewerkt.
Wat is een werkstroomdiagram?
Een werkstroomdiagram is een visuele weergave van de stappen die nodig zijn om een project te voltooien. Het kan je helpen de voortgang van elke stap of taak in het project te identificeren en bij te houden terwijl het naar de gewenste resultaten toewerkt. Zo zou een typisch werkstroomdiagram eruit kunnen zien:
Werkstroomdiagrammen worden ook wel procesdiagrammen of werkstroomgrafieken genoemd en zijn een van de vele typen stroomdiagrammen die de processtappen tonen die elk werkitem doorloopt om als voltooid te worden beschouwd, of die het werkstroomproces op een meer macroniveau beschrijven.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vind hier meer werkstroomvoorbeelden.
Waarvoor worden werkstroomdiagrammen gebruikt?
Werkstroomdiagrammen worden gebruikt om de volgorde van stappen, fasen of activiteiten te illustreren die nodig zijn om een project te voltooien. Ze kunnen zowel waterval- als agile werkstromen weergeven.
Ze tonen de stroom en stappen in een proces, evenals de verschillende mensen of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor elke stap. Je kunt je diagram hiervoor gebruiken in combinatie met een RACI-matrix.
Als je al je processen in stroomdiagrammen hebt vastgelegd, maar hebt nagelaten een RACI te maken, heb je alleen zeer gedetailleerde instructies over wat er moet gebeuren en helemaal geen informatie over wie het doet. Je hebt je probleem dus niet echt opgelost. Je moet je stroomdiagrammen vertalen naar termen die over mensen gaan. RACI vertaalt zaken naar termen die over mensen gaan.
Je kunt werkstroomdiagrammen gebruiken bij initiatieven voor werkstroomoptimalisatie als hulpmiddel om mogelijkheden voor positieve verandering te identificeren, of als hulpmiddel om medewerkers op te leiden. Werkstroomdiagrammen kunnen worden gebruikt bij het inwerken van nieuwe medewerkers en om hun een stapsgewijs proces te tonen, inclusief hoe het moet worden uitgevoerd.
Werkstroomdiagrammen kunnen ook worden gebruikt voor allerlei vakgebiedspecifieke processen, zoals creatieve werkstromen, en in verschillende sectoren, waaronder softwareontwikkeling, gezondheidszorg en e-commerce.
Typen werkstroomdiagrammen
Hier zijn enkele typen gestandaardiseerde werkstroomdiagrammen die je kunt tegenkomen:
- American National Standards Institute (ANSI): De ANSI-stijl was de eerste standaard voor workflowdiagrammen en is een veelgebruikte taal. Meer informatie over ANSI
- Unified Modeling Language (UML): UML-activiteitsdiagrammen worden gebruikt om de volgorde van stappen in een proces en de besturingsstroom weer te geven. UML wordt vaak gebruikt in software-engineering en systeemontwerp. Meer informatie over UML
- Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN lijkt op UML en gebruikt een stroomdiagram om visuele werkstromen te maken voor het betreffende proces of project. BPMN is niet specifiek gericht op software-engineering en richt zich in plaats daarvan meer op bedrijfsprocessen dan op software- of technologiesystemen. Meer informatie over BPMN en software voor bedrijfsprocesmodellering
- Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): Met SIPOC-diagrammen kun je bijhouden hoe leveranciers, materialen en middelen (bijvoorbeeld je projectteam) binnen je bedrijfsproces werken.
Naast deze formele typen projectmanagement-workflowdiagrammen zijn er nog enkele andere verwante diagrammen die je kunt tegenkomen.
- Een stroomdiagram toont de stappen in een proces en de volgorde waarin ze moeten worden uitgevoerd. Het gaat echter niet alleen om het samenvoegen van vormen en pijlen; het is belangrijk om te leren hoe je een stroomdiagram maakt. Pijlen geven de richting aan waarin het proces verloopt en er zijn verschillende symbolen, afhankelijk van wat je wilt weergeven. Stroomdiagrammen kunnen worden gemaakt en bijgehouden met behulp van software voor stroomdiagrammen.
- Een gegevensstroomdiagram toont hoe gegevens door een systeem stromen. Het bevat de verschillende stappen in het proces en het type gegevens dat bij elke stap wordt verwerkt.
- De proceskaart toont de fysieke indeling van een proces. Deze bevat de verschillende machines of afdelingen die bij het proces betrokken zijn, evenals de stroom van materialen en producten.
Voordelen van workflowdiagrammen
De voordelen van het gebruik van een workflowdiagram bij projectmanagement zijn onder andere dat je:
- Het pad naar voltooiing voor elke taak in een project beter visualiseert en knelpunten en inefficiënties beperkt
- Mogelijke problemen gemakkelijker in een vroeg stadium herkent en oplost, vooral wanneer zaken vastlopen
- De voortgang van je project beter bijhoudt, vooral tussen grotere mijlpalen
- Efficiënter taken toewijst aan teamleden, vooral wanneer middelen beperkt zijn of wanneer het ene team wacht tot een ander team zijn deel van een taak heeft voltooid
Een workflowdiagram maken
Om een workflowdiagram te maken, moet je de volgende stappen doorlopen (die ook van toepassing zijn op het algemeen maken van werkstromen):
- Bepaal de fasen van het project
- Identificeer de afzonderlijke taken binnen elke fase
- Bepaal voor elke taak wat de invoer en uitvoer zijn
- Bepaal wie verantwoordelijk is voor het voltooien van elke taak en bepaal of je zwembanen nodig hebt
- Identificeer de afhankelijkheden tussen taken
- Schat in hoe lang elke taak zou moeten duren
- Bepaal met behulp van werkstroomanalyse de mogelijke obstakels of knelpunten in het proces
- Identificeer de uiteindelijke resultaten van dit proces
Blijf flexibel, zodat je taken of stappen kunt toevoegen of verwijderen naarmate het project vordert. Zoek naar mogelijkheden om processen te stroomlijnen. Dit houdt meestal in dat je taken of processen elimineert die geen waarde toevoegen, werkstromen automatiseert of repetitieve taken automatiseert, en medewerkers bijscholing geeft zodat ze nauwkeurig en efficiënt werken.
Lees hier meer over het ontwerpen en creëren van werkstromen.
Veelgebruikte symbolen en vormen
In de verschillende soorten werkstroomdiagrammen kom je waarschijnlijk enkele gestandaardiseerde symbolen en vormen tegen, waaronder:
- Terminator: het begin of einde van je werkstroom, vaak weergegeven als een ovaal of cirkel
- Verbindingslijn: de verbinding die tussen de stappen, acties, processen, beslissingen of begin- en eindpunten loopt. Let goed op in welke richting de verbindingslijnen wijzen!
- Stap, actie of proces: elk item, elke stap, actie of elk proces kan worden weergegeven als een vierkant of rechthoek.
- Beslissingen: beslissingen worden meestal weergegeven met een ruit. Je kunt ook pijlen zien met ja/nee, goedgekeurd/afgewezen enzovoort, om aan te geven wat er gebeurt op basis van de genomen beslissing (tip: software voor goedkeuringswerkstromen kan nuttig zijn voor processen waarvoor goedkeuring van een specifieke persoon of rol nodig is)
Symbolen moeten consistent worden gebruikt of worden afgestemd op de standaard die de organisatie of het team vereist.
Opties voor sjablonen van werkstroomdiagrammen
Hier zijn enkele sjablonen voor werkstroomdiagrammen die je kunt downloaden en aanpassen aan je eigen behoeften.
- Miro-sjablonen: ideaal voor het in realtime en gezamenlijk in kaart brengen van werkstromen in teams op afstand (lees hier meer over teamwerkstromen).
- Microsoft-sjablonen (Excel en Visio): deze sjablonen zijn het meest geschikt voor mensen die vertrouwd zijn met Microsoft-hulpmiddelen, zodat ze deze kunnen integreren in bestaande werkstromen.
- SmartDraw: SmartDraw is ideaal voor budgetbewuste managers die behoefte hebben aan een verscheidenheid aan intuïtieve, gratis sjablonen voor het snel in kaart brengen van werkstromen.
- Microsoft PowerPoint: PowerPoint is optimaal voor het integreren van werkstroomdiagrammen in presentaties en voor visuele communicatie en rapportage.
- Lucidchart-sjablonen: Lucidchart biedt geavanceerde, flexibele sjablonen voor complexe visualisaties van werkstromen, zoals zwembaan- en gegevensstroomdiagrammen.
Hulpmiddelen voor het maken van werkstroomdiagrammen
Er zijn verschillende hulpmiddelen op de markt die speciaal zijn ontworpen om je te helpen werkstroomdiagrammen te maken. Test een paar hulpmiddelen uit voordat je een definitieve beslissing neemt—de meeste hulpmiddelen bevatten sjablonen die je als uitgangspunt kunt gebruiken en gaandeweg kunt aanpassen.
Dit zijn mijn favoriete software voor werkstroomdiagrammen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bekijk deze bronnen voor meer opties voor softwaretools voor werkstromen:
- Gratis software voor werkstromen als je in een kleinere organisatie met een beperkt budget werkt of als je gewoon snel aan de slag wilt
- Software voor werkstroombeheer om werkstromen te beheren zodra je ze hebt ingesteld en geactiveerd
- Software voor werkstroomautomatisering om de handmatige en repetitieve onderdelen van je werkstromen te automatiseren
- Alternatieven voor Camunda als je momenteel Camunda gebruikt, maar merkt dat het niet de beste oplossing voor jouw behoeften is
Wat nu?
Meer tips nodig voor het verbeteren van je werkstroomdiagrammen? Neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via het DPM-lidmaatschap!
