16 timemanagementtechnieken om de efficiëntie te verhogen

Waarom zijn technieken voor tijdmanagement belangrijk?

Technieken voor tijdmanagement zijn belangrijk omdat ze projectmanagers hulpmiddelen bieden om meer werk gedaan te krijgen en meer belangrijk werk uit te voeren.

Hier zijn enkele andere redenen waarom technieken voor tijdmanagement belangrijk zijn:

• Betere productiviteit: Je kunt meer doen, en sneller.
• Meer tijd voor rust: Doordat werk sneller van je bord verdwijnt, houd je meer vrije tijd en tijd voor ontspanning over.
• Minder stress: Je kunt taken van je lijst afvinken en zien welke vooruitgang je boekt.
• Doelen gemakkelijker bereiken: Je bereikt je langetermijndoelen in minder tijd en rondt ze volledig af (of overtreft ze).
• Uitstelgedrag verminderen: Je beschikt over de hulpmiddelen om meteen aan het werk te gaan, in plaats van te treuzelen.
• Betere besluitvorming: Met meer tijd om na te denken en een lagere mentale belasting neem je betere beslissingen.

16 technieken voor tijdmanagement om je productiviteit te verbeteren

Hier vind je een lijst met technieken voor tijdmanagement die je direct kunt gebruiken om je productiviteit te verbeteren.

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. De Pomodoro-techniek

De Pomodoro-techniek is een gestructureerde methode voor tijdmanagement die de focus verbetert door werk en regelmatige pauzes (rust) af te wisselen. Je werkt in korte, tijdgebonden intervallen, meestal 25 minuten geconcentreerd werken, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na vier ‘Pomodoro’s’ neem je een langere pauze (15–30 minuten).

Deze techniek vermindert mentale vermoeidheid en helpt je de hele dag productief te blijven. Omdat Pomodoro de afgelopen jaren zo populair is geworden, bieden veel productiviteitstools tegenwoordig timers aan of werken ze samen met browserextensies om je te helpen het ritme vol te houden.

Gebruik deze techniek voor: diep geconcentreerd werk, het verminderen van burn-out en het creëren van urgentie door werk in tijdsblokken in te delen.

2. De Eisenhower-matrix

De Eisenhower-matrix helpt je taken snel te beoordelen en prioriteiten te stellen op basis van urgentie en belangrijkheid. Met behulp van een raster van 2x2 deel je taken in als urgent of niet-urgent en als belangrijk of niet-belangrijk. Deze taken worden verdeeld over vier kwadranten:

• Doen: Dit zijn de urgente en belangrijke taken die je moet uitvoeren. Waarschijnlijk hebben ze strikte deadlines en gevolgen wanneer je ze niet uitvoert.
• Inplannen: Dit zijn belangrijke taken die niet urgent zijn. Waarschijnlijk hebben ze geen strikte deadlines, maar het is belangrijk om ze voor een latere datum in te plannen.
• Delegeren: Dit zijn urgente maar niet-belangrijke taken. Iemand moet ze uitvoeren, maar ze vereisen niet per se jouw expertise.
• Verwijderen: Dit zijn niet-urgente en niet-belangrijke taken. Ze voegen geen waarde toe, dus je kunt ze van je takenlijst verwijderen.

Deze populaire prioriteitenmatrix helpt projectmanagers prioriteiten te stellen in hun takenlijsten en ervoor te zorgen dat de belangrijkste zaken eerst worden uitgevoerd.

Gebruik deze techniek voor: het sorteren van taken, besluitvorming en het prioriteren van werk met grote impact.

3. Tijd blokkeren

Dit is een bekende en effectieve techniek voor timemanagement waarbij je je agenda opsplitst en specifieke tijdsblokken toewijst aan specifieke taken of activiteiten. Neem hiervoor elke week de tijd om je dagelijkse planning te bekijken en eventuele lege plekken in te vullen met je belangrijkste taken voor die week. Dit helpt je om multitasking te verminderen, wat een bekende productiviteitsremmer is, en gefocust te blijven op de taak die voor je ligt.

Dit zorgt er ook voor dat je, wanneer klanten en teamleden om vergaderingen vragen, nog steeds rekening houdt met de tijd die je nodig hebt om effectief te blijven. Er zijn bepaalde omstandigheden waarin je tijdens je tijd voor geconcentreerd werk misschien aan een onverwachte vergadering moet deelnemen. Dit zou een uitzondering moeten zijn, niet de regel.

Gebruik het voor: Prioriteiten stellen, geconcentreerd werken en je dag doelgericht indelen.

4. SMART-methode voor doelen

Het stellen van SMART-doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdgebonden) zorgt ervoor dat wat je doet de juiste manier is om je doelen te bereiken en dat wat je nastreeft haalbaar is.

Een voorbeeld van een SMART-doel kan zijn: Het aantal afgehandelde klantenservicetickets per week vóór het einde van het kwartaal met 15% verhogen. Op basis van dit doel kun je je takenlijst evalueren en bepalen welke taken je helpen om dit doel te bereiken. Het invoeren van een nieuwe werkstroom helpt bijvoorbeeld wel, maar een taak zoals het maken van een RACI-schema misschien niet.

Het is ook belangrijk om doelen te stellen en deze regelmatig te evalueren. Je moet voortdurend nagaan of je doelen (en dus de taken die je uitvoert om ze te bereiken) nog steeds relevant zijn voor het project.

Gebruik het voor: Doelen stellen, prioriteiten evalueren en langetermijnplanning.

5. Het paretoprincipe

Het paretoprincipe staat ook bekend als de 80/20-regel. Het stelt dat 20% van de taken op je takenlijst 80% van de resultaten oplevert die je behaalt. Door dit principe toe te passen, kun je bepalen welke taken op je takenlijst de grootste impact hebben en deze voorrang geven boven de andere.

Deze timemanagementtechniek is een nuttig hulpmiddel om prioriteiten te stellen en een manier om de productiviteit op het werk te verhogen door je takenlijst te vereenvoudigen.

Gebruik het voor: Prioriteit geven aan taken met een grote impact, minder onnodig werk en het maximaliseren van resultaten.

6. Batchverwerking

Bij deze timemanagementtechniek groepeer je vergelijkbare taken en pak je ze allemaal op hetzelfde specifieke moment aan. Je kunt taken bundelen zoals het beantwoorden van e-mails, het bijwerken van vervaldatums of taaktoewijzingen in je projectmanagementsoftware, of het verzamelen van teamuren voor facturatie.

Batchverwerking is uitstekend geschikt om het wisselen tussen contexten te verminderen, evenals de inefficiëntie die ontstaat door te schakelen tussen meerdere apps, softwaretools of browsertabbladen.

Gebruik het voor: Administratief werk, terugkerende taken en het verminderen van beslissingsmoeheid.

7. De MoSCoW-methode

De MoSCoW-methode is een ander prioriteringskader waarbij taken worden ingedeeld als moet hebben, zou moeten hebben, zou kunnen hebben en zal niet hebben. De methode is ook nuttig om prioriteiten te stellen voor functies binnen je project of product.

De methode helpt je om weloverwogen beslissingen te nemen over je prioriteiten, vooral wanneer je weinig tijd hebt. Als je bijvoorbeeld één uur hebt om je projectplan af te ronden, kun je prioriteit geven aan het voltooien van het plan voor de eerste een of twee fasen van het project (de zaken die moeten worden gedaan) en de andere fasen uitstellen tot een later moment (de zaken die zouden moeten worden gedaan).

Gebruik het voor: Prioritering van functies, scopeplanning en het maken van moeilijke afwegingen.

8. Tijdregistratie en tijdaudits

Het is belangrijk om de hoeveelheid bestede tijd te evalueren. Als je software voor tijdregistratie gebruikt (en als je dat niet doet, zou je dat wel moeten doen), neem dan af en toe een paar minuten de tijd om te bekijken waar je tijd aan besteedt en hoe deze wordt verdeeld.

De meeste tools voor tijdregistratie bieden rapportagefuncties waarmee je eenvoudig kunt visualiseren waar je te veel tijd aan besteedt en waar je niet genoeg tijd aan besteedt. Bekijk de gegevens van de tijdregistratie, zie waar je tijd verspilt en breng aanpassingen aan.

Gebruik het voor: Zelfinzicht, voortdurende verbetering en het identificeren van tijdvreters.

9. Dingen gedaan krijgen (GTD)

Dingen gedaan krijgen (GTD) is een gestructureerde productiviteitstechniek die is ontwikkeld door David Allen en wordt beschreven in zijn populaire boek over timemanagement. De methode helpt je om mentale rommel uit de weg te houden, zodat je je kunt concentreren op de volgende actie. Het systeem volgt vijf belangrijke stappen:

1. Verzamelen van alle taken, ideeën en verplichtingen.
2. Verduidelijken wat elk item betekent en of het actie vereist.
3. Organiseren van taken in categorieën (bijv. projecten, volgende acties, wachten op).
4. Reflecteren met wekelijkse evaluaties om op één lijn te blijven.
5. Handelen door de juiste actie te ondernemen op basis van je context en prioriteiten.

Door alles onder te brengen in een betrouwbaar systeem, verminder je je mentale belasting en kun je je concentreren op de uitvoering. Deze methode wordt vooral krachtig in combinatie met goed middelenbeheer om de algehele productiviteit van het team te verbeteren door taken toe te wijzen op basis van de capaciteit en vaardigheden van het team, in plaats van alles zelf op je te nemen.

Je kunt GTD ook gebruiken om planningstaken, zoals het opstellen van projectramingen, beter te beheren. In plaats van deze mentaal vast te houden of uit te stellen, kun je ze bijhouden als afzonderlijke volgende acties, zoals "gegevens van de vorige sprint bekijken" of "input van senior ontwikkelaars verzamelen", en ze systematischer vooruitbrengen.

Gebruik het voor: mentale helderheid, het organiseren van complexe projecten, het afstemmen van werk op prioriteiten en het ondersteunen van teamproductiviteit door een slimmere verdeling van middelen.

10. De wet van Parkinson

De wet van Parkinson stelt: “Werk dijt uit totdat alle beschikbare tijd voor de voltooiing ervan is gevuld.” Dit betekent dat als je jezelf een volledige dag geeft voor taken die maar een uur nodig hebben, je er waarschijnlijk de hele dag over zult doen. Je kunt dit in je voordeel gebruiken door kunstmatige, maar realistische deadlines te stellen om urgentie en focus te creëren.

Er is echter een balans nodig. Hoewel het stellen van realistische deadlines je kan motiveren en je kan helpen op schema te blijven, leiden onrealistische deadlines vaak tot stress, gemiste doelen en output van lagere kwaliteit. Effectieve strategieën voor tijdbeheer helpen je de verleiding te vermijden om je tijdlijnen te strak te maken. Gebruik dit principe om de productiviteit te verhogen in plaats van er een snelkookpan van te maken en je welzijn in gevaar te brengen.

Combineer de wet van Parkinson met tijdblokkering om gerichte tijdsblokken voor diepgaand werk in je agenda in te plannen. Zo stimuleer je gedisciplineerde uitvoering zonder een burn-out te veroorzaken.

Gebruik het voor: het tegengaan van perfectionisme, het verhogen van urgentie en het compact houden van taken zonder in de valkuil van onrealistische verwachtingen te trappen.

11. Eén taak tegelijk uitvoeren

Ik heb de nadelen van het wisselen tussen contexten al een paar keer genoemd, maar het is de moeite waard om nogmaals te benadrukken dat multitasken een veelvoorkomende oorzaak hiervan is. Waarschijnlijk doe je vaak aan multitasking zonder erbij stil te staan. Hoe vaak ga je je e-mail of sociale media bekijken terwijl je met iets anders bezig bent of wacht tot een pagina is geladen?

In plaats van meerdere taken tegelijk te jongleren, leg je jezelf erop vast om aan één ding tegelijk te werken. Deze techniek wordt vaak gecombineerd met tijdvakken of sessies voor diepgaand werk om ruimte te creëren voor intensieve focus.

Multitasken versnippert je aandacht. Door één taak tegelijk uit te voeren, kun je dieper gaan en betere resultaten behalen.

Gebruik het voor: taken die veel focus vereisen, schrijven, analyse en het verminderen van fouten.

12. Diepgaand werk

Diepgaand werk, populair gemaakt door professor Cal Newport, is een techniek waarbij je onafgebroken tijd vrijmaakt voor cognitief veeleisende taken, zoals schrijven, plannen en strategie, terwijl je afleidingen zoals e-mail en sociale media uitschakelt.

Technieken voor diepgaand werk trainen je hersenen om je te concentreren en verbeteren de kwaliteit en hoeveelheid van wat je produceert.

Gebruik het voor: creatief werk, nadenken, problemen oplossen en het elimineren van oppervlakkig werk.

13. Techniek van de biologische piektijd

Iedereen heeft overdag een “biologische piektijd” waarop hij of zij zich het meest alert en gefocust voelt. Bepaal op welke momenten van de dag je het productiefst bent voor bepaalde soorten taken. Dit verschilt van persoon tot persoon, maar als je na de lunch productiever bent, kun je de meeste vergaderingen in de ochtend plannen en de middag gebruiken om zaken gedaan te krijgen.

Zo zorg je ervoor dat je de momenten waarop je het productiefst bent gebruikt voor werk dat er echt toe doet, in plaats van ze te verspillen aan een vergadering die ook op een ander moment had kunnen plaatsvinden. Deze aanpak sluit aan bij bewezen tijdmanagementstrategieën voor leiders die hun impact willen maximaliseren.

Gebruik het voor: gepersonaliseerde planning en het benutten van je natuurlijke ritmes.

14. Actie ondernemen tijdens vergaderingen

In plaats van opvolgacties na vergaderingen aan je takenlijst toe te voegen, onderneem je tijdens de vergadering actie: plan het volgende gesprek, verstuur de samenvattende e-mail of tag een collega in realtime in je projectmanagementtool.

Deze just-in-timebenadering van taakbeheer vermindert de opeenstapeling van taken en elimineert het risico dat je kleine items vergeet. Door de 2-minutenregel toe te passen op deze directe acties, kun je voorkomen dat kleine taken zich opstapelen tot overweldigende achterstanden.

Gebruik het voor: Tijd besparen in de toekomst, minder contextwisselingen en sneller actie ondernemen.

15. Kaizentechnieken

Kaizen is een Japans concept dat “verandering ten goede” betekent. Toegepast op tijdmanagement houdt het in dat je je systemen en werkprocessen regelmatig evalueert om georganiseerd te blijven en stap voor stap efficiënter te worden.

Goed tijdmanagement is altijd een werk in uitvoering. Er is altijd wel een betere manier waarop je iets kunt doen, of een manier om meer tijd te besparen of je vaardigheden op het gebied van tijdmanagement te verbeteren. Dankzij deze aanpak van voortdurende verbetering kun je flexibel blijven en je strategieën aanpassen op basis van de behoeften van je huidige projecten en de manier waarop je van nature het beste werkt.

Als je je bijvoorbeeld richt op het elimineren van verspilling, kun je Kaizen gebruiken om tijdrovende activiteiten en afleidingen, zoals overmatig multitasken of onnodige vergaderingen, op te sporen en te verwijderen.

Reserveer elke maand of elk kwartaal tijd om te reflecteren: Wat werkt goed? Wat niet? Wat moet ik testen of verbeteren? Leg je inzichten vast met behulp van strategieën voor het maken van aantekeningen om je voortgang in de loop van de tijd bij te houden.

Gebruik het voor: Verbetering op lange termijn, zelfreflectie en de verdere ontwikkeling van je productiviteitsstrategie.

16. Pauzes volgens het ultradiane ritme

Onderzoek en statistieken over tijdmanagement laten zien dat we het beste werken in cycli van ongeveer 90 minuten, gevolgd door een pauze van 15–20 minuten. Dit staat bekend als je ultradiane ritme. Deel je dag in rond deze natuurlijke energiegolven door bewust pauzes in te plannen.

Het is een meer wetenschappelijk onderbouwde versie van pauzes nemen en vormt een aanvulling op de Pomodorotechniek voor langere werkperioden.

Gebruik het voor: Het op peil houden van je mentale energie, het voorkomen van een burn-out en werken in overeenstemming met je biologie.

Wat vind jij?

Zijn er tijdmanagementtips die je regelmatig gebruikt om dingen gedaan te krijgen? Word DPM-lid en neem deel aan het gesprek met honderden andere digitale projectmanagers en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modellen voor belangrijke projectdocumentatie, zodat je nog meer tijd bespaart.