2 manieren waarop tijdregistratie toekomstige projectplanning verbetert

Waarom tijd registreren? 

Tijdregistratie kan ondersteunen bij de manier waarop je je huidige projecten en medewerkers beheert. Tijdens een project vergelijk je je prognose (projectraming) met de werkelijkheid (geregistreerde tijd) om te zien of je nog op koers ligt met je oorspronkelijke voorspelde traject. 

Door gedurende het project tijd te registreren met behulp van tijdregistratiesoftware, beschik je over gegevens om de voortgang van het project te volgen en te beoordelen of je in de richting van je doel en mijlpalen beweegt of dat er een risico op overschrijding bestaat. Als er inderdaad een overschrijding plaatsvindt, heeft dat niet alleen gevolgen voor het projectbudget en de projectkosten, maar ook voor de planning, omdat er meer werktijd nodig is om het werk uit te voeren dan gepland. 

Dit kan ook een kettingreactie veroorzaken bij andere projecten als een medewerker wordt gedeeld en een overschrijding het werk aan het andere project vertraagt (en aan het volgende project, en het daaropvolgende…). Door het traject al vroeg te zien, kunnen risico’s eerder in het proces worden beperkt, waardoor de impact op het bredere werkportfolio mogelijk kleiner wordt. 

Naast deze voordelen op korte termijn kan tijdregistratie voor projecten ook waardevolle gegevens opleveren voor toekomstige projectplannen. 

Hoe tijdregistratie toekomstige projectplanning ten goede komt 

1. Het stelt echte projectgegevens in staat om prognoses te ondersteunen voor een nauwkeurige tijdsinschatting en budgetplanning

Projecten worden afgebakend en geraamd op basis van allerlei aannames. Tijdregistratie maakt het mogelijk om die projectaannames te toetsen en aan te passen voor toekomstig werk. Dit is een goed voorbeeld van hoe tijdregistratie voor risicobeheer in de praktijk werkt: je krijgt de zichtbaarheid die nodig is om in te grijpen voordat overschrijdingen kritieke problemen worden. We denken misschien dat het x uur duurt om een oplevering te voltooien, maar klopt dat wel? 

Registratie levert ons echte, bruikbare gegevens over tijdregistratie op, zodat projecten niet te laag worden ingeschat bij het opstellen van capaciteitskalenders, het ramen van kosten en het zorgen voor een efficiënte toewijzing van capaciteit (d.w.z. dat mensen niet te veel worden ingepland). 

2. Het geeft nauwkeurigere inzichten in de beschikbaarheid van het team voor toekomstig werk 

We overschatten vaak hoeveel projectwerk een medewerker aankan, omdat we de hoeveelheid intern werk en interne communicatie onderschatten. Leidinggevenden nemen misschien aan dat de bezettingsgraad (het percentage van de werktijd van een medewerker dat aan projectwerk wordt besteed) bijna 100% zou zijn. Daarbij wordt geen rekening gehouden met zaken als een wekelijkse teamvergadering, interne e-mails over arbeidsvoorwaarden, interne communicatie enzovoort. Dit kan de productiviteit van medewerkers juist negatief beïnvloeden. 

Door tijd te registreren in een tijdregistratieapp (of op een andere manier), beschikken we over nauwkeurigere informatie over de bezettingsgraad van elke persoon en kunnen we dus betere aannames doen over de verwachte bezettingsgraad voor toekomstig werk. 

Doorgaans streven we naar een bezettingsgraad van 70-80% voor projectwerk. Dit kan per functie verschillen of anders zijn wanneer iemand ook aan interne projecten werkt, maar een bovengrens van 80% is een goede aanpak bij het voorspellen van de benodigde capaciteit. Dit biedt ook enige buffer voor onverwachte risico’s, zoals wanneer een belangrijk lid van het projectteam onverwacht afwezig is. 

En hier kun je de harten en gedachten van je team veranderen, vooral als zij van mening zijn dat tijdregistratie slecht is: laat zien hoe je tijdregistratie gebruikt en hoe het hen daadwerkelijk ten goede komt. Door rekening te houden met alles wat zij doen, kun je helpen ervoor te zorgen dat ze een redelijke werklast hebben.

Tijd registreren voor je projecten 

Tijdregistratie kan de eerste keer dat het wordt vereist ontmoedigend zijn. Hoe gedetailleerd moet je zijn met de exacte bestede tijd? Hoe gedetailleerd moet je zijn in wat je als referentie gebruikt? 

Alles wat je voor een project doet, moet worden bijgehouden. Een goede vraag om jezelf te stellen is: “zou dit moeten gebeuren als dit project niet bestond?” Zo niet, dan moet het aan het project worden toegeschreven. 

Dit gaat verder dan alleen het registreren van de tijd die wordt besteed aan het uitvoeren van het werk om resultaten op te leveren. Het omvat ook interne vergaderingen om strategieën voor het project te bepalen, interne communicatie en beoordelingen, klantvergaderingen, enzovoort. 

Als je deze meer ambigue gebieden niet meerekent, loop je het risico de hoeveelheid tijd die nodig is om een project af te ronden te onderschatten. Dat brengt niet alleen dat project in gevaar, maar kan ook een grotere kettingreactie veroorzaken binnen je werkportfolio. 

Wat betreft de mate van detail bij het registreren, kan een deel daarvan afhangen van de behoeften van de organisatie of klant op het gebied van tijdrapportage. 

Een goede vuistregel is om op het niveau van de afzonderlijke taak of werkinspanning te registreren. Soms kan dit het volledige resultaat zijn, soms een feedbackronde van een resultaat. Het kan omslachtig voelen om tot op dat niveau te registreren, maar het geeft je ook ongelooflijk veel inzicht in waar de tijd van het team aan wordt besteed—inzichten die je later kunt gebruiken om een tijdaudit uit te voeren en je processen dienovereenkomstig aan te passen.

Onthoud

Het aanmaken van tijdregistraties kost op zichzelf al tijd. Dit moet worden ingebouwd in het dagelijkse werk en worden meegerekend bij het bepalen van de capaciteit—AI bij tijdregistratie kan hierbij helpen.

Probeer AI-software voor tijdregistratie, waarmee je bepaalde handmatige aspecten van het proces kunt automatiseren.

Als je bijvoorbeeld op het niveau van resultaten registreert en merkt dat je consequent meer factureerbare uren registreert dan oorspronkelijk geschat, geeft dat je niet genoeg inzicht in het waarom. Door één niveau lager te registreren, zie je dat er te veel werkuren worden besteed aan de laatste feedbackronde. Dat kan komen door onduidelijke vereisten aan het begin van het werk of doordat een klant laat in het proces te veel belanghebbenden inschakelt. 

Net zoals schattingen nooit 100% nauwkeurig zullen zijn, zal de geregistreerde tijd ook niet tot op de minuut nauwkeurig zijn. Meestal zien we dat tijdregistratietools afronden, bijvoorbeeld op 15 minuten, om de hoeveelheid tijd die aan registreren wordt besteed in balans te brengen met de realiteit van feilbare mensen. 

Iemand kan van plan zijn de middag aan een bepaald resultaat te werken, maar vervolgens een bericht van een collega krijgen met een vraag over een ander project en daar een paar minuten aan besteden. Daarna kan een andere klant een e-mail sturen met een urgente behoefte, waardoor die persoon een uur lang daaraan werkt, enzovoort. 

Daarom is dagelijks registreren (of je urenstaten of spreadsheets aan het einde van grote werkblokken aanvullen) zo nuttig. Aan het einde van de week is het bijna onmogelijk om je te herinneren hoeveel tijd aan elke specifieke taak is besteed, en neemt de nauwkeurigheid van je tijdregistraties sterk af. 

Wat nu?

Door de stap naar tijdregistratie te zetten en beste praktijken voor tijdregistratie te versterken, zullen de voordelen veel verder reiken dan de huidige projecten.

Van betere budgetramingen tot realistischere capaciteitsplanning: er ontstaat een voortdurende wisselwerking waarbij gegevens uit huidige projecten toekomstige projectplanning informeren. Hierdoor kan je personeel de werklast realistischer beheren en je projecten succesvol opzetten. 

Bekijk onze lijst met de beste tools voor projectplanning.