5 tips voor tijdregistratie om betere budgetten op te stellen
"Werktijd" lijkt altijd iets eenvoudigs totdat ik ga zitten om mijn urenstaat in te vullen. Heb ik echt 45 minuten besteed aan het opstellen van die e-mail, of was ik verzonken in mijn gedachten terwijl ik meezong met Taylor Swift? (Niet oordelen.)
Tijdregistratie kan als een karwei voelen, maar is ook onmiskenbaar nuttig. Het kan je helpen begrijpen hoe een projectteam zijn tijd besteedt, uit te zoeken hoe lang iets zal duren om te voltooien en er zelfs voor zorgen dat je betaald krijgt (hallo, declarabele uren!). Bij projectmanagement zijn tijd en geld net zo nauw met elkaar verweven als Taylor Swift en geweldige songteksten. (Serieus, stop met oordelen.)
Hoe registreer je de aan een project bestede werktijd?
Er zijn een paar manieren waarop ik de tijd registreer die medewerkers aan projecten besteden. De methode die ik gebruik, hangt af van de manier waarop het contract of de omvang van de werkzaamheden is opgesteld en van wat we nodig hebben om het werk te kunnen factureren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Ruwe schatting: Ik gebruik deze methode voor interne projecten of wanneer het contract een vaste prijs heeft. Ik wil begrijpen hoeveel uur elke persoon aan zijn taken heeft besteed en hoe lang het duurde om het project te voltooien. Omdat ik geen uren rapporteer, gebruik ik geen tijdregistratiesysteem en vraag ik het team niet om hun tijd te registreren.
- Tijdregistratie per persoon: Ik gebruik deze methode wanneer ik per uur factureer. Het team moet alle tijd die het aan het project besteedt registreren in een tijdregistratietool, zodat ik indien nodig rapporten kan ophalen voor de facturatie. Je kunt hiervoor tijdregistratiesoftware gebruiken, evenals software voor middelenbeheer met facturatiefuncties.
- Tijdregistratie per taak: In sommige gevallen, zoals bij een wendbaar-project waarin meerdere teamleden vanuit verschillende disciplines aan specifieke functies werken, kan ik het team vragen hun tijd aan een specifieke functie toe te wijzen. Dit kan helpen bepalen of budgetten voor toekomstige sprints moeten worden aangepast.
Wat is een goede app om werktijden bij te houden?
Er zijn veel toepassingen waarmee je de tijd kunt registreren die aan projectwerk wordt besteed. Als je op zoek bent naar zelfstandige tijdregistratiesoftware, zijn er verschillende opties die we aanbevelen. Het is vaak handig om te zoeken naar een tijdregistratiesysteem dat met je agenda kan synchroniseren en namens jou automatisch tijdregistraties kan aanmaken.
Je kunt ook overwegen om projectmanagementtools met ingebouwde tijdregistratie te gebruiken. Met deze functies kun je de geschatte projecttijd vergelijken met realtimegegevens. Als je taakgegevens en tijdregistratiegegevens op één plek hebt, kan dat helpen bij rapportages, prognoses op basis van realtimegegevens en budgettering.
5 manieren om tijdregistratie te gebruiken voor budgettering
1. Maak vergelijkbare schattingen
Gegevens uit projecten en taken kunnen je helpen schattingen te maken voor toekomstige projecten. Als je bijvoorbeeld weet dat een ontwerper gemiddeld 10 uur nodig heeft om aan het begin van een websiteherontwerp onderzoek te doen en een moodboard en patroonbibliotheek te maken, kun je bij het opstellen van je eerste voorstel voor nieuw werk 8 uur schatten voor een kleinere website en 12 uur voor een grotere, complexere website.
2. Bepaal hoe je middelen toewijst
Gegevens over tijdregistratie kunnen helpen bij projectplanning (en het opstellen van het projectbudget) doordat je beter kunt bepalen hoe je je middelen toewijst. Als je weet dat je een strakkere planning en een hoger budget hebt, wil je misschien je meer ervaren ontwikkelaar inzetten.
Hoewel deze persoon mogelijk een hoger uurtarief hanteert dan een minder ervaren medewerker, kan die het werk efficiënter uitvoeren. Dit soort middelenbeheer is alleen mogelijk met goede gegevens over tijdregistratie.
3. Stel ijkpunten vast
Tijdregistratie kan je helpen ijkpunten voor projectwerk vast te stellen, wat kan leiden tot nauwkeurigere budgettering. Een tijdbudget voor elke activiteit helpt je beter in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt om een project te voltooien.
Deze ijkpunten kunnen ook aan functies worden gekoppeld. Als je bijvoorbeeld juniorontwerpers en meer ervaren ontwerpers in je team hebt, kun je voor elke functie verschillende ijkpunten vaststellen. Het is wellicht eerlijk om te zeggen dat juniorontwerpers meestal drie dagen nodig hebben om een landingspagina te ontwerpen, maar dat een senior ontwerper dit in anderhalve dag zou moeten kunnen. Lees meer over hoe betere tijdregistratie de toekomstige projectplanning verbetert.
Vergeet bij het opstellen van de projectraming niet om wat ruimte in te bouwen voor nuances in het project, zoals tijd voor revisies en feedback van de klant en eventuele andere vereisten die kunnen worden ontdekt nadat het project van start is gegaan! Zo komt de winstgevendheid niet in gevaar als het nieuwe project meer omvat dan je had gebenchmarkt.
4. Timemanagement voor projecten
Hoewel prestaties uit het verleden niet altijd een goede indicatie zijn van toekomstige prestaties, kunnen ze je wel een redelijk goed beeld geven van wat je kunt verwachten. Door tijdregistratie bij te houden, verzamel je goede gegevens waarmee je de toekomst kunt plannen. Als je weet dat je team een specifieke taak nog nooit in minder dan drie dagen heeft kunnen voltooien, zorg er dan voor dat je minstens drie dagen (idealiter vier of vijf) inplant wanneer die taak in een nieuw project aan bod komt.
Wanneer teams aan meerdere projecten werken, is timemanagement cruciaal. Het is net als Tetris spelen. Om al het werk op tijd af te krijgen, wil je ervoor zorgen dat elk teamlid voldoende tijd heeft om zijn of haar opdrachten af te ronden zonder zich te haasten of voortdurend over te werken.
Het eerste kan leiden tot slordig werk en het tweede zal waarschijnlijk tot een ernstige burn-out leiden. Door gegevens uit eerdere tijdregistraties te gebruiken om de tijd voor huidige projecten te beheren, kun je dit helpen voorkomen—dit is een belangrijk voordeel van tijdregistratiesoftware.
5. Maak tijdregistratie moeiteloos voor nauwkeurige tijdregistraties
Als het om tijdregistratie gaat, wil niemand tijd uit zijn werkdag halen om elke keer dat hij of zij van taak of project wisselt een “prikklok in te drukken”. Probeer daarom enkele automatiseringen om de meest nauwkeurige gegevens te verkrijgen en je teamleden in staat te stellen hun urenstaten in realtime in te vullen.
Zoals we al hebben gezien, beschikken sommige apps voor tijdregistratie over integraties met populaire projectmanagementsoftware en software voor projectbudgetten, of kunnen ze rechtstreeks in je webbrowser worden geïntegreerd. Hoe eenvoudiger je tijdregistratie voor je team maakt, hoe beter zij zich eraan zullen houden en hoe nauwkeuriger de gegevens zullen zijn, vooral als ze ervan overtuigd zijn dat tijdregistratie slecht is.
Dit is belangrijk, want hoe vaker mensen op een dag van app wisselen of tussen vensters schakelen, hoe meer tijd ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen.
Een artikel in de Harvard Business Review over dit onderwerp zegt: “We ontdekten dat het wisselen gemiddeld iets meer dan twee seconden kost en dat de gemiddelde gebruiker in de dataset bijna 1.200 keer per dag tussen verschillende apps en websites schakelde. Dat betekent dat mensen in deze functies iets minder dan vier uur per week besteedden aan het opnieuw oriënteren nadat ze naar een nieuwe applicatie waren overgeschakeld. In de loop van een jaar komt dat neer op vijf werkweken, oftewel 9% van hun jaarlijkse werktijd.”
Vind hier meer beste werkwijzen voor tijdregistratie.
Wat nu?
Hoe zorg je ervoor dat teams hun tijd registreren, zodat je nauwkeurig kunt budgetteren en ramen? Neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM Membership!
