8 strategieën voor taakbeheer om de productiviteit te verhogen

8 strategieën voor taakbeheer

Je dagelijkse routine als projectmanager beginnen met een goed beheerde takenlijst is goed voor je welzijn en helpt je een rustigere werkomgeving te creëren. Hier zijn acht strategieën voor taakbeheer om de chaos tot bedaren te brengen en jou en je team controle te geven over jullie takenlijsten.

1. Gebruik software voor taakbeheer

Je hoeft taakbeheer niet alleen te doen. Er zijn volop opties voor software voor taakbeheer en apps voor taakbeheer die jou en je team kunnen helpen georganiseerd te blijven en alles te beheren wat er moet gebeuren, wie het moet doen en wanneer. Een van de voordelen van software voor taakbeheer is dat deze hulpmiddelen bevatten voor het maken van lijsten, het visualiseren van je werklast en het herinneren aan deadlines van taken.

Sommige van deze softwaretools integreren met samenwerkingstools zoals Slack en Microsoft Teams, zodat je direct meldingen krijgt wanneer iets is voltooid. Veel ervan hebben ook mobiele apps (zoals deze softwaretools voor projectbeheer voor iPad), en sommige bieden zelfs AI-functies of integraties.

Als je wilt blijven werken wanneer de verbinding wegvalt, zoek dan naar apps voor taakbeheer met offline toegang.

Vergeet niet om AI-aanbevelingen van gratis software voor taakbeheer met AI extra te controleren. Als iets een beetje vreemd aanvoelt, is dat waarschijnlijk ook zo. Wanneer je deze opties onderzoekt, is het bovendien de moeite waard om rekening te houden met de kosten van software voor taakbeheer om er zeker van te zijn dat je een tool kiest die binnen je budget past.

2. Stel duidelijke doelen en verwachtingen

Stel duidelijke doelen en verwachtingen wanneer je taken toewijst of werk aan je team delegeert. Ik maak bijvoorbeeld duidelijk dat ik van mijn team verwacht dat het mij proactief laat weten wanneer het een deadline niet gaat halen, voordat die deadline is verstreken. Hoe eerder ik dat weet, hoe meer tijd ik heb om samen te werken met iedereen die hierdoor wordt geraakt en afhankelijk werk dat nog niet kan beginnen, opnieuw te organiseren.

Doelen helpen ook bij zowel motivatie als het vaststellen van maatstaven. Als het team bijvoorbeeld 25% meer taken heeft voltooid dan de week ervoor, kan dit hen helpen zich succesvol te voelen en laten zien hoe ze ervoor staan. 

Maatstaven kunnen je ook helpen de prestaties van je teamleden te meten. Stel dat je drie ontwerpers in een team hebt; dan kun je hen met elkaar vergelijken en de verwachtingen dienovereenkomstig vaststellen. 

• Stel dat ontwerper A ongeveer zes taken per dag voltooit, terwijl ontwerper B er zeven doet en ontwerper C er 12 doet. 
• Ervan uitgaande dat de taken ongeveer even groot zijn en dat ontwerper C de meeste ervaring heeft, kun je als doel stellen dat ontwerper A zeven taken per dag voltooit en dat ontwerper B zichzelf uitdaagt om er acht te doen. 
• Als ontwerper C meer anciënniteit en ervaring heeft, is het niet eerlijk om ontwerpers A en B aan dezelfde norm te onderwerpen, maar het is wel de moeite waard om hen aan te moedigen efficiënter te werken.

3. Prioriteren

Effectief taakbeheer komt vaak neer op prioriteiten stellen. Bekijk je taakbeheertool of takenlijst en bepaal wat het meest urgent en het belangrijkst is.

Hoe definiëren we urgentie? Dat kan variëren, maar laten we beginnen met tijdgebonden items. Als iets onmiddellijk moet worden afgerond, moet dat de hoogste prioriteit van je team hebben, vooral als het niet uitvoeren ervan iemand anders of het werk van een klant ophoudt.

Bekijk vervolgens de impact van de items op je lijst. De items die de meeste mensen beïnvloeden, moeten als eerste worden aangepakt. Als het opzetten van een projectplan je team van 20 mensen bijvoorbeeld in staat stelt hun planning voor de komende weken te maken, doe dat dan vóór bijvoorbeeld het beantwoorden van een e-mail over een interne vergadering die kan wachten.

Als je niet zeker weet of je dagelijkse werk deze prioriteiten weerspiegelt, kan een snelle tijdsaudit helpen. Door te bekijken hoe je tijd daadwerkelijk wordt besteed, kun je zien of urgente taken met een grote impact de aandacht krijgen die ze verdienen — of dat je dag wordt opgeslokt door werk met een lage prioriteit.

Een andere manier om prioriteiten te stellen is het gebruik van een matrix van Eisenhower. Teken vier kwadranten op een vel papier en plaats je taken op basis van urgentie en belang. 

• Het kwadrant linksboven moet de meest urgente en belangrijkste taken bevatten (doe deze eerst)
• Het kwadrant rechtsboven moet urgente maar niet-belangrijke taken bevatten (bepaal of je deze moet uitvoeren)
• Het kwadrant linksonder moet taken bevatten die niet belangrijk maar wel urgent zijn (probeer deze te delegeren) 
• Het kwadrant rechtsonder moet taken bevatten die niet urgent of belangrijk zijn (moet je deze echt uitvoeren?)

Ook tijdbeheer speelt een rol. Misschien heb je tussen vergaderingen door 15 minuten vrije tijd en wil je die tijd verstandig gebruiken. Markeer een paar kleinere taken die je snel kunt afronden wanneer de tijd het toelaat.

4. Beperk het gelijktijdig uitvoeren van meerdere taken

Dit lijkt misschien contra-intuïtief, maar dat is het echt niet. Wanneer je meerdere taken tegelijk uitvoert, doe je veel dingen óf: a) niet helemaal, óf b) niet goed. Je moet je concentreren om vooruitgang te boeken op je takenlijst.

Natuurlijk is een snel ja- of neebericht via Slack aan een collega terwijl je naar een ontwerppresentatie luistert af en toe misschien prima, maar wat gebeurt er als je een cruciale beslissing of actiepunt mist dat in het gesprek naar voren komt? Je zou per ongeluk het hele project kunnen ontsporen!

Blokkeer een paar afleidingsvrije momenten (oftewel taken bundelen) in je dag om een aantal van je taken af te ronden. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, maar laat je team, je klant of je baas weten dat je 45 minuten ongestoord en geconcentreerd aan de taken wilt werken. Je komt veel verder dan wanneer je 2 of 3 uur probeert taken af te ronden en tegelijkertijd andere dingen doet.

Een andere reden om meerdere taken tegelijk uitvoeren te vermijden, is dat het wisselen van context je veel tijd kan kosten. Als je halverwege het opstellen van een e-mail bent en stopt om een Slack-bericht te beantwoorden, kan het 20 minuten duren voordat je weer op hetzelfde punt in de e-mail bent als vóór de onderbreking.

5. Gebruik visualisatietools

Persoonlijk houd ik van een goede visuele weergave als het gaat om het in kaart brengen van mijn takenlijst, en ik gebruik verschillende soorten visuele hulpmiddelen voor verschillende soorten takenlijsten.

Voor de belangrijkste dingen van elke dag gebruik ik graag een papieren lijst. Het voelt zo goed om items af te vinken wanneer ik taken voltooi en de visuele herinnering aan mijn voortgang te zien. En ja, ik weet dat ik dit in projectmanagementsoftware kan doen, maar er is iets aan pen en papier dat ik prettig vind.

Voor het grotere geheel (oftewel de hele week) gebruik ik graag een overzichtelijk Kanban-bord in Asana, waarmee ik taken tussen kolommen voor nog niet gestart, in uitvoering en afgerond werk kan verplaatsen. Aan het einde van de week voelt het goed om al mijn taken in de kolom voor afgerond werk te zien.

Voor projecttijdlijnen helpt een Gantt-diagram je te zien waar je bent en waar je hoort te zijn. Sommige tools kunnen deze weergave automatisch maken, waardoor je meer tijd overhoudt voor andere taken.

6. Delegeer

Je hoeft niet per se je volledige takenlijst zelf af te werken. Door taken aan andere teamleden te delegeren, houd je tijd over om je op andere dingen te richten.

Notities maken is een van mijn favoriete taken om te delegeren. Als projectmanager is het bijna altijd mijn taak om notities te maken, maar dit is lastig wanneer ik er ook verantwoordelijk voor ben dat alle agendapunten worden behandeld, de tijd in de gaten wordt gehouden, de projectmanagementtool wordt bijgewerkt en de discussie gaande blijft. 

Ik moet de projectmanagementtool tijdens de vergadering vaak bijwerken of items in de tijdlijn verplaatsen. Als ik het maken van notities of zelfs enkele opvolgtaken aan mijn team kan delegeren, kan ik dingen efficiënter laten doorlopen.

Je kunt ook overwegen het maken van notities en het opstellen van opvolgberichten aan AI te delegeren. Er zijn genoeg tools die automatisch vergadersamenvattingen en actiepunten kunnen opstellen.

7. Houd dingen flexibel

Een andere manier om je vaardigheden op het gebied van taakbeheer te optimaliseren, is flexibel te zijn. Als je bijvoorbeeld weet dat je later op de dag beter kunt focussen, bewaar dan taken die de meeste concentratie vereisen voor later en voltooi 's ochtends kleinere, gemakkelijker te beheren taken. Dit soort strategisch tijdbeheer voor leiders kan de productiviteit aanzienlijk verbeteren.

Je planning afstemmen op je energieniveau is een geweldige manier om dagelijkse taken bij te houden en je productiviteit te maximaliseren. Zolang je je deadlines en vervaldatums haalt, is het prima om flexibel te zijn en dingen te doen op een manier die voor jou het beste werkt!

Ik heb bijvoorbeeld moeite met het bijwerken van projecttijdlijnen wanneer iedereen aan het werk is. Mijn aandacht gaat dan altijd naar Slack-berichten, het oplossen van dringende behoeften van het team en het beantwoorden van e-mails van klanten. In totaal kost het me veel minder tijd om deze taak 's ochtends vroeg of aan het einde van de dag te doen.

Ik merk ook dat ik een taak soms verplaats, zelfs als ik er specifieke tijd voor heb ingepland, op basis van mijn energieniveau of wat er nog meer op mijn takenlijst staat. Toen ik dit artikel schreef, verschoof ik de schrijftijd in mijn agenda om ervoor te zorgen dat ik prioriteit gaf aan taken die dringender waren, terwijl ik nog steeds tijd vrijhield om te schrijven.

Als ik merk dat ik moeite heb om me te concentreren op langere of vervelendere taken, gebruik ik soms de Pomodoro-techniek om mezelf tijdsblokken met geplande pauzes te geven. Als je niet bekend bent met deze techniek, werk je gedurende een geconcentreerde periode (meestal ongeveer 20 minuten), gevolgd door een pauze. Er zijn zelfs timers die speciaal zijn ontworpen om deze manier van werken te ondersteunen.

8. Stel duidelijke deadlines

Als het gaat om het beheren van taken, kunnen duidelijke deadlines ervoor zorgen dat dingen haalbaarder worden. Het kan ook helpen als jij of iemand in je team geneigd is uit te stellen. 

Er komt meer bij kijken dan een deadline instellen en op het beste hopen. Bouw onderweg mijlpalen of controlemomenten in, zodat je de voortgang kunt volgen of op een gebrek daaraan wordt gewezen.

Duidelijk zijn over wat er moet gebeuren en wanneer kan ook helpen bij het stellen van prioriteiten. Stel deadlines verder in de toekomst voor minder belangrijke of minder urgente taken, zodat teamleden zich kunnen richten op wat op dat moment het belangrijkst is. Laat taken niet te lang liggen, anders kunnen ze tussen wal en schip vallen wanneer er dringendere behoeften ontstaan. 

Een voorbeeld van taakbeheer

Om taakbeheer te oefenen (en de timemanagementstrategieën achter goed taakbeheer), neem ik je mee door een kleine oefening.

Hier is een voorbeeld van een takenlijst; de prioriteitstaken staan tussen taken die veel minder dringend zijn. Bekijk de lijst en bepaal wat je als eerste moet doen, en nog belangrijker: waarom moet juist die taak vóór de andere worden voltooid?

1. Controleer de tijdregistratie van vorige week en noteer wie zijn tijd niet volledig heeft geregistreerd of niet genoeg factureerbare tijd heeft bijgehouden.
2. Beantwoord de vraag van klant A over wijzigingen in de tweede ontwerpronde.
3. Plan een vergadering met klant B, omdat hun feedback op het kaartontwerp niet duidelijk genoeg is voor de ontwerper om die toe te passen.
4. Informeer naar de UAT van de microsite van klant B.
5. Stuur klant C vragen over hun plannen voor de lancering van de landingspagina van morgen. Je moet bevestigen welke tracking ze op de pagina willen, wat de URL wordt en of ze de lancering zelf willen uitvoeren of willen dat jouw team de DNS-records bijwerkt.
6. Voltooi je artikel vóór de deadline en factureer het zodra het is geredigeerd.
7. Werk de planning bij voor klant D. Ze waren laat met het versturen van feedback op de stijlgids en het moodboard. Nu dit is goedgekeurd, kan de ontwerper aan de ontwerpen beginnen.
8. Plan een vergadering om het contract van klant E te bespreken, dat over 45 dagen afloopt. Ze willen verlengen, maar het kan aan hun kant 14 werkdagen duren om een nieuwe overeenkomst te laten ondertekenen.

Wat is dus de juiste volgorde voor deze taken? Welke taak op deze lijst heeft de hoogste prioriteit?

Als je #5 zei, heb je gelijk. Het eerste wat je wilt doen, is ervoor zorgen dat je klaar bent voor de lancering van morgen. Hoe meer tijd je hebt met de antwoorden van de klant, hoe beter je ervoor staat. 

Hoe zit het met de rest van de taken? In welke volgorde zou jij ze zetten? Je hoeft taken niet altijd realtime uit te voeren; je kunt ze inplannen om efficiënt te blijven werken en te voorkomen dat je blokkades of knelpunten creëert.

Wat is de volgende stap?

Als werkstromen, productiviteit en het stroomlijnen van processen je aandacht trekken, ben je hier aan het juiste adres! Word lid van de community van The Digital Project Manager voor meer inzichten zoals deze, waarmee je kunt groeien in je carrière als projectmanager. De community biedt ook cursussen, sjablonen en andere hulpmiddelen om je te helpen projecten te beheren.