Hoe maak je een werkproces: 7 eenvoudige stappen
Projectchaos voorkomen: Consistente werkprocessen helpen vertragingen, fouten en budgetoverschrijdingen bij projecten te voorkomen. Zo help je als projectmanager bovendien ervoor te zorgen dat projecten hun beoogde resultaten behalen zonder onverwachte valkuilen.
Stap voor stap: Een werkproces maken is op zichzelf ook een werkproces: je bepaalt een doel, stelt vast wie erbij betrokken is, noteert de stappen, maakt een diagram van het werkproces, test het en verbetert het, en voert het vervolgens in.
Software biedt uitkomst: Software voor werkprocesbeheer is de eenvoudigste manier om georganiseerde werkprocessen te maken en te onderhouden. Bovendien biedt deze software een gestructureerde aanpak voor het beheren van complexe projectprocessen.
Zonder vastgelegde werkstromen die beschrijven hoe jij en je team gedurende het project het werk uitvoeren, kun je vertragingen, fouten en kwaliteitsproblemen, scope creep en budgetoverschrijdingen verwachten.
Je teams hebben consistente, herhaalbare werkstromen nodig (doorgaans opgesteld en beheerd in software voor werkstroombeheer) om projectwerk op te leveren dat het beoogde resultaat bereikt. In dit artikel leg ik uit hoe je een werkstroom opstelt en geef ik enkele best practices om dit goed te doen.
Wat is een werkstroom?
Een werkstroom is een herhaalbare reeks stappen of activiteiten die moeten worden voltooid om een groter resultaat te bereiken. Bij het maken van een nieuwe website omvat het werkstroomproces bijvoorbeeld het ontwerpen van de lay-out, het schrijven van de code, het testen van de website en het live zetten ervan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Met behulp van digitale werkstromen kunnen projectmanagers projecten op schema houden en ervoor zorgen dat taken zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. Visuele werkstromen maken gebruik van stroomdiagrammen of diagrammen die de processtappen tonen die elk werkitem doorloopt voordat het als voltooid wordt beschouwd.
Werkstromen verschillen van bedrijfsprocessen doordat ze de specifieke, opeenvolgende taken binnen de bredere processen vertegenwoordigen waarmee organisatiedoelen worden bereikt.
Een werkstroom opstellen
Hier zijn enkele zaken om rekening mee te houden bij het ontwerpen van een werkstroom.
1. Bepaal wat je moet bereiken
Wanneer je je werkstroom plant, wees dan heel specifiek over wat deze moet bereiken. Het is heel gemakkelijk voor teamleden en belanghebbenden om aannames te doen over wat wel of niet in de werkstroom is opgenomen als je niet uiterst specifiek en volkomen duidelijk bent.
Als je bijvoorbeeld een werkstroom opstelt voor het schrijven van blogberichten, wees dan specifiek en geef aan of die werkstroom alleen bedoeld is voor het opstellen van de inhoud, of dat deze ook ondersteunende afbeeldingen en het uploaden en delen van het blogbericht op sociale media omvat.
Je kunt al deze stappen binnen één werkstroom afhandelen, of je kunt afzonderlijke werkstromen voor elk onderdeel hebben—het belangrijkste is dat het voor het team duidelijk is.
2. Bepaal wie erbij betrokken moet zijn
Breng alle mensen in kaart die erbij betrokken moeten zijn. Neem zowel de mensen op die het werk uitvoeren als de beoordelaars en goedkeurders.
Het definiëren van een goedkeuringsproces is ook een belangrijk onderdeel van het opstellen van de werkstroom. Zonder dit krijg je te maken met knelpunten of andere problemen die je proces kunnen verstoren.
Een eenvoudige manier om iedereen te bepalen die erbij betrokken moet zijn, is het opstellen en invullen van een RACI-diagram. Misschien kun je dit pas doen nadat je alle processtappen hebt opgesomd (zie stap drie hieronder), maar het is een goed idee om dit geregeld te hebben voordat je je werkstroom start.
3. Som de processtappen en taken op
Som de processtappen en de taken op die moeten worden voltooid. Dit is een stapsgewijze lijst van alles wat er vanaf het begin tot het einde van je werkstroom moet gebeuren.
Laten we opnieuw ons voorbeeld met het blog gebruiken. Als onze werkstroom bedoeld is voor het publiceren en promoten van een blogbericht, dan kan het uitschrijven van de werkstroomstappen er als volgt uitzien (en welke marketingmiddelen erbij betrokken moeten zijn):
- Kies een onderwerp voor je blogbericht
- Vraag goedkeuring aan de marketingdirecteur om met dat onderwerp verder te gaan
- Schrijf een contentbriefing en contentstructuur
- Geef creatieve richtlijnen en afmetingen voor benodigde afbeeldingen of illustraties
- Wijs een schrijver aan voor het blogbericht
- Wijs een grafisch ontwerper aan voor het blogbericht
- De schrijver maakt de eerste versie van het blogbericht
- De grafisch ontwerper levert de benodigde afbeeldingen aan
- Een redacteur controleert de conceptversie van het blogbericht en de afbeeldingen
- De schrijver voert tekstuele wijzigingen door
- De grafisch ontwerper bewerkt de afbeeldingen
- De redacteur keurt de tekst en afbeeldingen goed
- Een marketingcoördinator uploadt de content naar het CMS van de website
- De redacteur controleert en keurt het bericht goed op de testwebsite
- De marketingcoördinator publiceert het bericht
- De tekstschrijver maakt een bijschrift voor sociale media
- De redacteur controleert en keurt het bijschrift goed
- De marketingcoördinator plaatst het bijschrift en de link naar het blogbericht op LinkedIn en Facebook.
4. Maak een werkstroomdiagram
Het kan nuttig zijn om je werkstroom visueel weer te geven met behulp van een werkstroomdiagram. Je kunt een tijdlijnweergave, Gantt-diagram of software voor werkstroomdiagrammen (zoals ProcessMaker of een van de alternatieven) gebruiken om elke stap te tonen, wie deze uitvoert en hoe lang deze duurt.
Het visueel in kaart brengen van werkstromen is ook een goede manier om de communicatie over wie wat en wanneer doet te stroomlijnen.
5. Test en verbeter je werkstroom
Je werkstroom kan er op papier geweldig uitzien, maar in de praktijk mislukken. Het ontwikkelen van een iteratief werkstroomproces is geen eenmalige activiteit. Zodra je ermee begint te werken, ontdek je misschien repetitieve taken of dubbel werk, of merk je dat je ergens een cruciale stap hebt overgeslagen.
Test de nieuwe werkstroom en vraag het team om feedback over wat wel en niet werkt. Als het proces vastloopt, te lang duurt of verwarrend is, helpt een test je om problemen op te lossen en aanpassingen te doen om het proces te verbeteren.
Zelfs als je eerste uitvoering succesvol is, kun je je werkstroom altijd blijven optimaliseren naarmate teamleden de werkstroom gebruiken en samenwerken.
6. Implementeer je werkstroom in het bredere team
Zodra je werkstroom is getest en soepel verloopt, rol je deze uit naar het bredere team. Dit kan betekenen dat je meer belanghebbenden inschakelt om de werkstroom efficiënter uit te voeren of nieuwe teamleden inwerkt die de werkstroom voor projectmanagement zullen gebruiken.
Als je verschillende vormen van werkstroombeheer gebruikt of de werkstroom een nieuw proces is, kun je overwegen je stroomdiagram of een korte handleiding te gebruiken om mensen te helpen onthouden wat er gebeurt en in welke volgorde.
Tips voor het maken van werkstromen
Hier zijn enkele tips voor het maken van werkstromen voor je team:
1. Wees duidelijk over wat je werkstroom omvat
Wees uiterst duidelijk over wat de werkstroom wel en niet omvat.
Als je nog een voorbeeld nodig hebt, kun je e-mailmarketing overwegen. Misschien heb je één werkstroom voor het schrijven van e-mailteksten, een andere voor het ontwerpen van de e-maillay-out en een derde voor het verzenden van de e-mail en het monitoren van analyses. Al deze werkstromen moeten mogelijk telkens worden uitgevoerd wanneer je een e-mail verstuurt.
Vergeet niet rekening te houden met de middelen die je nodig hebt—het proces van marketingmiddelenbeheer kan lastig zijn. Gelukkig kan software voor marketingmiddelenbeheer helpen.
2. Wijs specifieke rollen en verantwoordelijkheden toe
Zorg ervoor dat elke rol of taak door één persoon wordt uitgevoerd. Het is prima om iemand te vragen het werk te beoordelen of ideeën aan te dragen, maar één persoon moet verantwoordelijk zijn voor de taak. Als er te veel mensen bij betrokken zijn, wordt het werk nooit afgerond omdat teamleden ervan uitgaan dat iemand anders het zal doen.
Als je marketingdirecteur en je eindredacteur verantwoordelijk zijn voor het samenstellen van de contentkalender en het toewijzen van schrijvers, splits deze taak dan op in twee afzonderlijke onderdelen.
De marketingdirecteur moet de contentkalender opstellen en de eindredacteur moet deze controleren en feedback geven voordat de schrijvers worden toegewezen.
3. Maak sjablonen voor je werkstromen
Naarmate je werkstromen verzamelt die je regelmatig gebruikt, kun je tijd besparen door sjablonen te maken. In de meeste populaire softwaretools voor projectbeheer kun je complete projecten met meerdere werkstromen opzetten.
Hoe meer details je in je sjablonen opneemt, hoe eenvoudiger het is om nieuwe projecten op te zetten en mensen aan het werk te krijgen.
Sommige werkstromen moeten worden aangepast voor specifieke projecten. Misschien wordt een tijdlijn ingekort omdat een klant een spoedtoeslag heeft betaald of omdat een belanghebbende prioriteit heeft gegeven aan een specifieke oplevering—zorg ervoor dat je sjabloon aanpasbaar blijft, zodat je deze wijzigingen kunt verwerken zonder telkens een nieuwe werkstroom te maken.
4. Maak je werkstromen niet onnodig ingewikkeld
Een werkstroom is alleen goed zolang mensen deze gebruiken! Als je een ingewikkelde werkstroom maakt die niemand weet te gebruiken, weet je ook niet wanneer deze niet meer werkt. Om dit te voorkomen, kun je beginnen met leren hoe je een stroomdiagram maakt.
Ingewikkelde werkstromen kunnen ontstaan als je veel integraties en automatiseringen gebruikt om je werkstroom uit te voeren. Deze functies kunnen helpen bij het beheren van een complexe werkstroom en tijd besparen, maar het is het belangrijkst dat iedereen die erbij betrokken is deze kan begrijpen. Daarom moet je de beste werkwijzen voor het maken van stroomdiagrammen leren.
5. Vermijd te veel stappen
Werkstromen met te veel stappen zijn lastig te beheren. Overweeg om afzonderlijke maar gerelateerde werkstromen te maken. Een goed voorbeeld hiervan is het inwerken van een nieuwe medewerker. Dit is een vrij standaard bedrijfsproces of werkstroom waarbij veel mensen en stappen betrokken zijn.
Je kunt één werkstroom hebben voor personeelszaken om al het papierwerk af te handelen en een andere voor de interne IT-medewerker die gebruikersaccounts aanmaakt voor al je systemen en tools, zoals Slack, e-mail, je projectbeheertool en ontwerp-, ontwikkel- of creatieve software.
Je hebt ook een andere werkstroom nodig voor het kennismaken met het team en de training in interne processen. Hierbij kunnen planningen voor de eerste dag en de eerste week worden opgesteld.
Vind hier meer voorbeelden van werkstromen.
6. Vraag om feedback
Testen en herhalen geldt zowel voor nieuwe als voor bestaande werkstromen. Neem regelmatig contact op met je teams om er zeker van te zijn dat de werkstroom nog steeds aan hun behoeften voldoet. Kijk, wanneer processen veranderen, hoe je je werkstromen hebt geconfigureerd en pas ze aan om beter in ieders behoeften te voorzien.
Doe mee voor meer inzichten in werkstroombeheer
Als je meer inzichten wilt in de beste werkwijzen voor werkstroombeheer, word dan lid van onze actieve community van projectmanagers, waar je werkstromen kunt bespreken met andere projectmanagers zoals jij.
