Digitale werkstromen: complete gids in 10 stappen voor vandaag

Dit omvat het automatiseren van processen en taken, het gebruik van de juiste digitale hulpmiddelen en het hebben van een strategisch plan om delen van of alle bedrijfsactiviteiten digitaal te transformeren. Je hebt een digitale workflow gecreëerd wanneer deze stappen zijn gedigitaliseerd en geïntegreerd.

Digitale workflows maken vaak deel uit van digitale transformatie. Deze stimuleert en bevordert bedrijfsgroei, maakt gebruik van digitale technologieën om de bedrijfsvoering en klantenservice te verbeteren en verhoogt de omzet.

“Digitaal gaan” verhoogt de efficiëntie, productiviteit en winst, terwijl het bereik naar nieuwe klanten en markten wordt uitgebreid. 

Voordelen van digitale workflows

Uit een wereldwijd onderzoek van Harvard Business Review Analytic Services uit juni 2023 bleek dat 94% van de respondenten het belang van digitale workflowautomatisering voor hun organisatie benadrukte. Een digitale workflow automatiseert de interne activiteiten en bedrijfsprocessen van een bedrijf die essentieel zijn voor het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten. 

Dit zijn de voordelen van digitale workflowautomatisering:

• Verhoogde productiviteit van medewerkers: Digitale workflows verhogen de productiviteit door workflows te stroomlijnen, tijdrovend papierwerk te elimineren en werken op afstand mogelijk te maken, wat uiteindelijk tijd en middelen bespaart.
• Lagere overheadkosten: Digitale workflows verlagen de overheadkosten aanzienlijk en maken werken op afstand mogelijk, wat leidt tot concrete financiële voordelen. Geen fysiek kantoor of materiaalkosten = kostenbesparing.
• Betere gegevensbeveiliging: Digitale workflows bieden krachtige ingebouwde bescherming, zorgen voor veilige gegevens en maken het eenvoudiger om verdachte activiteiten te detecteren, waardoor de informatieveiligheid toeneemt.
• Verbeterde klantervaring: Digitale workflows stroomlijnen processen en beperken fouten, waardoor de klantervaring verbetert.
• Verbeterde zichtbaarheid van gegevens: Digitale workflows verbeteren de zichtbaarheid van gegevens door rapportageprocessen te automatiseren. Hierdoor worden fouten beperkt en wordt tijd bespaard. Veel platforms voor digitale workflows bieden ook aanpasbare dashboards waarmee belanghebbenden belangrijke statistieken kunnen beoordelen en snel trends kunnen identificeren. Integratie met hulpmiddelen voor gegevensanalyse stelt gebruikers in staat betekenisvolle inzichten te verkrijgen, wat geïnformeerde besluitvorming bevordert.

Een digitale workflowoplossing creëren

1. Voer een workflowanalyse uit

De eerste stap bij elke digitale transformatie binnen je organisatie is het evalueren van de bestaande handmatige systemen en manieren om deze te verbeteren. Deze evaluatie, die vaak een workflowaudit wordt genoemd, vormt de kern van digitale transformatie. 

Begin met het stellen van gerichte vragen om de workflowsystemen en bedrijfsprocessen te identificeren die je wilt automatiseren:

• Wat zijn de kritieke taken binnen het workflowproces en welke daarvan zijn ondersteunende functies?
• Hoeveel tijd is er doorgaans nodig om elke taak af te ronden en voeren je teams deze efficiënt uit?
• Is het workflowproces terugkerend, waardoor consistentie binnen verschillende teams en afdelingen noodzakelijk is?
• Zijn er regelmatig knelpunten in projecten of menselijke fouten binnen het proces die extra inspanning vereisen?
• Hebben proceseigenaren en testers behoefte aan meer transparantie en inzicht in elkaars werk om de samenwerking te stroomlijnen?

Hier zijn enkele voorbeelden van workflows voor projectmanagement die baat kunnen hebben bij digitale workflowautomatisering:

• Goedkeuring van documenten
• Inwerken van nieuwe medewerkers
• Inwerken van klanten
• Product- en projectlevenscycli
• Vakantieaanvragen
• Financiële monitoring en rapportage (verkoop, omzet, winst)
• Marketingcampagnes
• Socialemediacontent 

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Facebook

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

2. Breng huidige workflows in kaart

In mijn ervaring is het in kaart brengen van de workflows van een bedrijf een cruciale stap in digitale transformatie. Het helpt hiaten en gebieden met handmatige workflows te identificeren. 

Werk nauw samen met de medewerker of klant die het bedrijfsproces of de workflow het vaakst gebruikt. Deze persoon kan waardevolle inzichten geven in de betrokken stappen en de knelpunten aanwijzen die ontstaan door handmatige workflows of niet op elkaar afgestemde onderdelen van een proces.

Tip

Doe het werk! Voordat je te veel belanghebbenden erbij betrekt, is het essentieel om de analyse op een manier te voltooien die de voordelen van digitale transformatie aantoont. Laat het rendement op investering (ROI) zien dankzij een hogere retentie, productiviteit en potentiële kostenbesparingen.

Dit helpt je steun te verkrijgen, omdat digitale transformatie veranderingen in de bedrijfscultuur vereist en de betrokken belanghebbenden dit binnen het hele bedrijf moeten stimuleren.

3. Geef prioriteit aan workflowwijzigingen

Mijn prioriteitsregel is dat een workflowwijziging moet worden doorgevoerd als de workflow een negatieve invloed heeft op het bedrijf, medewerkers of klanten, of aanzienlijke problemen of inefficiënties veroorzaakt. 

Zo geef je prioriteit:

1. Stem af op strategische doelen: Geef prioriteit aan workflowwijzigingen die aansluiten bij de strategische doelstellingen en langetermijnvisie van de organisatie.
2. Houd rekening met urgentie: Identificeer wijzigingen die onmiddellijke aandacht vereisen om verdere negatieve gevolgen te voorkomen.
3. Betrek belanghebbenden: Hun inbreng is waardevol en essentieel voor het succes van het proces. Vraag naar hun perspectieven en behoeften om afstemming te garanderen en een gevoel van eigenaarschap tijdens het traject van digitale transformatie te bevorderen.
4. Bekijk regelmatig opnieuw: Het prioriteringsproces ligt niet voor altijd vast. Het is ontworpen om flexibel te zijn, zodat je de prioriteiten voortdurend opnieuw kunt beoordelen en aanpassen op basis van veranderende bedrijfsbehoeften en feedback van belanghebbenden. 

4. Stel duidelijke KPI's en meetwaarden vast

Bepaal belangrijke prestatiemaatstaven of KPI's om de efficiëntie van de digitale workflowoplossing te meten. Dit kan onder meer de doorlooptijd, foutpercentages, kostenbesparingen en productiviteitsniveaus omvatten.

5. Kies een digitale workflowtool

Het selectieproces kan lastig zijn, gezien de vele beschikbare softwareoplossingen voor automatisering. Enkele populaire digitale workflowautomatiseringstools zijn Miro, MS Visio en Decisions.

Laten we bekijken hoe je de meest geschikte software voor projectworkflows selecteert om het creëren van digitale workflows mogelijk te maken die zijn afgestemd op de behoeften van jouw organisatie. 

1. Stem af op de behoeften en doelstellingen van het bedrijf: 

• Breng de specifieke workflowvereisten en doelstellingen van je organisatie in kaart.
• Bepaal welke functies en functionaliteiten essentieel zijn om de doelstellingen te bereiken.
• Houd rekening met de unieke aspecten van je workflows, zoals goedkeuringsprocessen, documentverwerking en samenwerkingsbehoeften. 

2. Zorg voor schaalbaarheid:

• Beoordeel de schaalbaarheid van de software, zodat deze kan meegroeien met je organisatie en veranderende behoeften. Schalen mag niet ten koste gaan van de prestaties en mag geen ingrijpende wijzigingen aan het systeem vereisen. 
• Houd rekening met factoren zoals het aantal gebruikers, het transactievolume en de complexiteit van de workflow.

3. Beoordeel de mate van aanpasbaarheid en flexibiliteit:

• Bepaal in hoeverre de procesautomatiseringssoftware (zoals Camunda of een van de alternatieven) aanpasbaarheid en flexibiliteit biedt om aan te sluiten op de unieke behoeften van je digitale workflowprocesautomatisering.
• Zoek naar aanpasbare sjablonen, opties voor workflowautomatisering, AI-workflows en integratiemogelijkheden met andere systemen.

4. Beoordeel beveiliging, betrouwbaarheid en ondersteuning door de leverancier:

• Geef prioriteit aan softwareoplossingen met functies zoals versleuteling, toestemmingsbeheer en certificeringen voor naleving van regelgeving.
• Beoordeel de betrouwbaarheid van de software door de beschikbaarheid, prestatiegeschiedenis en gebruikersbeoordelingen te onderzoeken.
• Houd rekening met de beschikbare ondersteuning van de leverancier, waaronder technische assistentie, trainingsmateriaal en doorlopende updates en onderhoud. Door de trainingsbelasting uit te besteden aan of te delen met de leverancier, verlicht je de druk op interne medewerkers.

5. Voer een kosten-batenanalyse uit:

• Houd rekening met de initiële implementatiekosten, abonnementskosten en aanvullende uitgaven, zoals aanpassingen en training.
• Presenteer de ROI-analyse aan belanghebbenden om de budgettoewijzing voor de geselecteerde softwareoplossing te onderbouwen.

Tip

Kies vroeg een tool. Als je deze stap eerder uitvoert, kun je je huidige workflows in kaart brengen binnen de digitale tool. Zo bespaar je tijd bij het omzetten van bestaande processen naar een digitale workflow.

6. Breng je bijgewerkte workflow in kaart

Je hebt de huidige workflowdiagrammen opgesteld, verbeterpunten geïdentificeerd, de potentiële ROI berekend en een workflowapp gekozen om workflows te maken en bij te werken. En nu? 

Begin met het toevoegen van de stappen aan je digitale workflow.  Zorg ervoor dat je het volgende opneemt in je workflowontwerp:

• Processtappen van begin tot eind
• Invoer en uitvoer
• Beslismomenten
• Tools, middelen en leveranciers die bij elke stap betrokken zijn of daarvoor verantwoordelijk zijn.

Tip

Verminder repetitieve taken. Gebruik digitale workflows die je al hebt gemaakt als sjablonen voor andere workflows en werk ze eenvoudig bij met nieuwe stappen, middelen en andere relevante informatie.

7. Werk automatiseringsregels of integraties bij 

Je hoeft deze stap alleen toe te voegen als je nieuwe integratie- of automatiseringstools implementeert om van handmatig naar digitaal te gaan.

1. Integreer nieuwe tools in bestaande tools.
2. Maak automatiseringsregels om handmatig werk te verwijderen
3. Werk SOP's bij en train medewerkers

8. Digitale workflows testen

Test de digitale workflow grondig binnen de tool om er zeker van te zijn dat deze werkt zoals bedoeld en de gewenste resultaten oplevert.

• Test je softwaretools en systemen, zoals projectmanagementsoftware en CRM-systemen, om er zeker van te zijn dat ze nieuwe workflows ondersteunen. 
• Meet de tijd! Laat mensen de workflow uitvoeren en vergelijk de resultaten met de oorspronkelijke meetwaarden om er zeker van te zijn dat de wijzigingen of nieuwe procesautomatisering een positieve impact hebben.

9. Monitoren en itereren

Het voortdurend monitoren en itereren van je nieuwe digitale workflows is essentieel om efficiëntie en effectiviteit van workflows te waarborgen.

• Beoordeel de prestaties op basis van vooraf bepaalde meetwaarden. Beoordeel of verbeteringen mogelijk zijn en volg de ontwikkeling van kostenbesparingen en productiviteitsstijgingen.
• Onderzoek de gegevens uit monitoring en feedback om trends, patronen en inefficiënties in workflows te ontdekken.
• Breng kansen voor workflowoptimalisatie, automatisering of stroomlijning in kaart om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.
• Voer iteratieve workflowwijzigingen of updates door en verwerk feedback en inzichten van belanghebbenden om verbeteringen te stimuleren.

10. Documenteren en trainen

Documenteer het ontwerp van de digitale workflow, inclusief procesdiagrammen, automatiseringsregels en gebruikersrichtlijnen, voor toekomstig gebruik en trainingsdoeleinden.

Fouten die je moet vermijden bij het maken van digitale workflows

De meeste organisaties houden vast aan handmatige processen omdat ze een transparante reeks stappen nodig hebben voor digitale invoering. De belangrijkste fout is ervan uitgaan dat digitalisering vanaf dag één een volledige herziening vereist. Dit zijn enkele fouten die je tijdens je digitale transformatie moet vermijden.

1. De verkeerde automatiseringstools kiezen

Het kiezen van een platform zonder mogelijkheden voor verandermanagement kan tot problemen leiden. Processen veranderen door de aard van het bedrijf, de behoeften van klanten en de groei van het bedrijf. Daarom heb je een tool nodig waarmee je flexibel beheer kunt toepassen.

2. Te veel, te snel automatiseren

Het prioriteren van workflowwijzigingen is cruciaal en geeft je meer mogelijkheden. Zo voorkom je dat je middelen te dun verspreidt, behoud je de focus en voorkom je overbelasting van middelen.

Inzicht in en beheer van je workflows kan integratieproblemen voorkomen met bestaande systemen, waardoor je digitale workflowbeheer gestroomlijnder en effectiever wordt.

3. Geen rekening houden met de betrokken mensen

Automatisering moet menselijke werkzaamheden altijd aanvullen in plaats van deze volledig te vervangen. 

Door rekening te houden met het menselijke aspect van digitale workflows voorkom je niet alleen een burn-out en weerstand bij medewerkers, maar laat je ook zien dat hun welzijn en betrokkenheid belangrijk zijn.

Laat je teamleden weten dat hun betrokkenheid bij het transitieproces cruciaal is voor het succesvol beheren van digitale workflows.

4. Training verwaarlozen

Een goede training voor je team is essentieel om de voordelen van nieuwe tools optimaal te benutten en het gebruik en enthousiasme te vergroten.

Neem de tijd om medewerkers te leren hoe ze de tools effectief kunnen gebruiken en communiceer de voordelen ervan. Wees geduldig en ondersteunend tijdens het leerproces, omdat er doorgaans sprake is van een leercurve.

De tijd is nu!

Voor bedrijven die "vastzitten in oude gewoonten" kan het starten van een grootschalig digitaliseringsproject ontmoedigend lijken. Met een effectieve digitaliseringsstrategie kan digitale workflowautomatisering echter beheersbaar blijven, met lagere overheadkosten dan verwacht. 

Investeren in workflowdigitalisering en automatisering bespaart geld. Het vergroot de wendbaarheid en de bereidheid om in te spelen op veranderende marktomstandigheden en andere uitdagingen. Kortom, de voordelen van deze investering wegen ruimschoots op tegen de aanvankelijke inspanning.

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community, krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.