Wat is een agile werkproces? Maak er een in 8 eenvoudige stappen

Wat is een flexibele workflow?

Een flexibele workflow is een manier van werken die de nadruk legt op flexibiliteit, voortdurende verbetering en aanpassingsvermogen. 

Hiermee kunnen teams snel reageren op veranderende vereisten en in kortere cycli waarde leveren aan klanten. Door werk op te delen in kleinere, beheersbare onderdelen die sprints worden genoemd, bevorderen flexibele workflows transparantie, samenwerking en verantwoordelijkheid.

Flexibele workflowprocessen omvatten een iteratief proces dat verschilt van traditionele werkmethoden, zoals de watervalmethode. Bij flexibel werken bekijken teams het resterende werk opnieuw en stellen ze de prioriteiten opnieuw vast voor het werk dat aan het einde van elke sprint moet worden afgerond, op basis van feedback van klanten. Dit vergroot de flexibiliteit, versnelt de oplevering en maakt frequentere feedback mogelijk.

Traditionele workflows voor projectmanagement zijn omslachtiger en vereisen formele wijzigingsverzoeken om tijdsbestekken aan te passen en de prioriteit van taakvoltooiing opnieuw vast te stellen, wat de oplevering in gevaar kan brengen.

De levenscyclus van een flexibele workflow

De levenscyclus van een flexibele workflow bestaat uit deze zes belangrijke fasen. Hieronder volgt een kort overzicht van elke fase.

• Ideevorming: In deze eerste fase breng je de projectdetails in kaart om duidelijkheid te krijgen over het uit te voeren werk, de geschatte middelen, tijdlijnen, kwaliteitsoverwegingen, verwachte resultaten, op te leveren producten en aannames.
• Initiatie: Werk de projectinformatie bij, leg deze definitief vast en documenteer deze. Wijs het uit te voeren werk toe en financier het.
• Iteratie: Dit is de langste fase, waarin het meeste werk wordt uitgevoerd. Teams gebruiken een feedbacklus met klanten om het resterende werk opnieuw te bekijken en de prioriteiten opnieuw vast te stellen, en om de verwachte op te leveren producten te voltooien.
• Oplevering: Voer in deze fase kwaliteitscontroles uit en voltooi de documentatie en training voor eindgebruikers voordat de klant de op te leveren producten ontvangt.
• Productie: Nadat de klant de definitieve op te leveren producten heeft ontvangen, zorgt deze onderhouds- en ondersteuningsfase voor overeenstemming over de volgende stappen en naleving van kwaliteitsnormen.
• Uitfasering: In deze fase is een product mogelijk niet langer nuttig of wordt het niet langer ondersteund, waardoor het moet worden uitgefaseerd of vervangen.

Een flexibele workflow creëren

Het creëren van een flexibele workflow vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Deze stapsgewijze handleiding voor het creëren van workflows is ontworpen om je team meer mogelijkheden te geven en de productiviteit te stimuleren.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Bepaal doelen & creëer draagvlak

Zoals bij de meeste projecten begint het creëren van een flexibele workflow met workflowplanning en het duidelijk definiëren van doelen, doelstellingen en op te leveren producten, zodat je het benodigde draagvlak voor een succesvolle workflow verkrijgt. 

De projectmanager moet de zakelijke vereisten van die workflow en de gewenste resultaten begrijpen (d.w.z. wat moet er gebeuren nadat je de workflow hebt geïmplementeerd?)

Zodra er overeenstemming is tussen de teamleden, communiceer je de voorgestelde workflow aan de volledige groep betrokken belanghebbenden. Zorg ervoor dat belanghebbenden de volgende stappen voor de workflow begrijpen en verkrijg hun steun voor de implementatie, zodat je het team op één lijn kunt brengen voor de uitvoering.

2. Stel een methode vast voor het prioriteren van de werkvoorraad

Je hebt een systeem voor flexibele planning nodig om een geprioriteerde werkvoorraad samen te stellen met de taken en/of gebruikersverhalen die tijdens een project moeten worden voltooid. 

Hier volgt een voorbeeld van een aanpak die de levenscyclus van projectmanagement omvat:

• Projectplanning: Vul de backlog met de initiële scope die in het projecthandvest is vastgesteld
• Projectuitvoering: Werk de backlog voortdurend bij met taken en gebruikersverhalen terwijl het team iteratief aan de ontwikkeling van functionaliteiten werkt. Dit omvat ook taken die buiten de scope van deze specifieke inspanning kunnen vallen.
  • Voorbeeld: het team besluit dat het leuk zou zijn om een persoonlijkheidsgerichte beoordeling op te nemen als onderdeel van de appontwikkeling. Dit maakt geen deel uit van de oorspronkelijke scope, maar het kan interessant zijn om te overwegen voor vervolgwerk en/of als het team extra tijd over heeft. Voeg dit idee toe aan de backlog, zodat je het niet kwijtraakt!
• Projectmonitoring/-beheersing: Organiseer periodieke sessies voor het opschonen van de backlog (bijvoorbeeld één keer per maand als je een sprintcyclus van twee weken volgt) om items voor ontwikkeling te prioriteren. Bepaal tijdens sprintplanningssessies welke taken je op basis van die prioritering in de komende sprint opneemt.

Voeg taken en/of gebruikersverhalen aan de backlog toe op basis van de geleverde waarde, waarbij je de meest kritieke items met de hoogste waarde prioriteert. Werk samen met belanghebbenden, producteigenaren en teamleden om de ontwikkeling van de backlog richting te geven.

3. Stel een sprintplanningsritme in

Bepaal welk sprintplanningsritme geschikt is voor je project. Sprints van twee weken komen het meest voor bij softwareontwikkeling, maar sprints kunnen, afhankelijk van de sector en het tempo van je project, ook één tot vier weken duren.

Plan, zodra je je sprintplanningsritme hebt vastgesteld, een sprintplanningsvergadering één of twee dagen vóór het begin van elke sprint. Het doel van sprintplanning is om te bepalen welk werk redelijkerwijs in de sprint kan worden opgeleverd op basis van komende prioriteiten, de voortgang van de roadmap, de verwachte snelheid en, het allerbelangrijkst, het sprintdoel.

Naarmate je ervaring opdoet met het werken met het team, word je beter in het inschatten van de teamsnelheid. Hierdoor kun je redelijke limieten instellen voor werk in uitvoering en gepland werk nauwkeurig voorspellen.

4. Wijs rollen toe aan multidisciplinaire teams

Stel multidisciplinaire teams samen met de benodigde vaardigheden en expertise om hun rol binnen het werkproces te vervullen. Projectteams moeten zichzelf organiseren en hun rollen en verantwoordelijkheden duidelijk begrijpen.

5. Organiseer regelmatig vergaderingen

Organiseer regelmatig vergaderingen om feedback op het werkproces te verzamelen, iedereen op één lijn te houden en voortdurende verbetering te stimuleren. Dagelijkse korte vergaderingen stellen teamleden in staat updates te geven, eventuele uitdagingen te bespreken en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde informatie heeft.

Met sprintreviewvergaderingen en sprintretrospectievevergaderingen kan het team feedback verzamelen, de prestaties evalueren en verbeterpunten vaststellen.

6. Creëer een systeem voor productreleases

Leg vast hoe je releases wilt afhandelen. De procesdocumentatie voor productreleases moet minimaal het volgende bevatten:

• een lijst met multidisciplinaire belanghebbenden, inclusief contactgegevens (waaronder vervangers voor wanneer mensen afwezig zijn) en hun rollen en verantwoordelijkheden
• een stapsgewijze checklist van de activiteiten die als onderdeel van het releaseproces moeten worden uitgevoerd, inclusief het testprotocol en wat als goedkeuring voor een release geldt
• een communicatieprotocol om ervoor te zorgen dat belanghebbenden die niet rechtstreeks aan het proces deelnemen, op de hoogte worden gehouden
• een risicobeheersplan, inclusief strategieën voor het aanpakken van risico's die zich kunnen voordoen

7. Gebruik wendbare hulpmiddelen en software

Wendbare hulpmiddelen en software zijn cruciaal voor het beheren van digitale werkprocessen en taken, het volgen van de voortgang en het faciliteren van effectieve communicatie. 

Er zijn talloze hulpmiddelen beschikbaar om werkprocessen te stroomlijnen en de samenwerking binnen teams te verbeteren, zoals software voor enterpriseprojectbeheer, eenvoudigere taakborden en platforms voor samenwerking of werkprocesbeheer (dit is vooral belangrijk voor creatieve werkprocessen).

8. Omarm continue verbetering

Continue verbetering vereist dat het werkproces van het team en de prestaties regelmatig worden geëvalueerd, verbeterpunten worden vastgesteld en feedback wordt verwerkt in toekomstige sprints.

Het betekent ook dat teamleden worden aangemoedigd om hun ideeën te delen, met nieuwe benaderingen te experimenteren en verandering te omarmen als katalysator voor groei. Zo bouw je een cultuur van continue verbetering op.

Belangrijke teamrollen in een agile werkproces

Agile werkprocessen omvatten specifieke rollen die bijdragen aan het succes van het project. Laten we enkele van de belangrijkste rollen in een agile team bekijken.

• Producteigenaar: Verantwoordelijk voor het definiëren en prioriteren van de productbacklog, de lijst met functies, verbeteringen en bugfixes. Deze persoon werkt nauw samen met belanghebbenden en gebruikers om vereisten te verzamelen, verwachtingen te verduidelijken en ervoor te zorgen dat het product voldoet aan de behoeften van de klant. De producteigenaar vertegenwoordigt de stem van de klant en is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde die het team levert.
• Scrummaster: Begeleider van het team en dienend leider. Deze persoon zorgt ervoor dat het team het Scrum-raamwerk volgt, verwijdert obstakels die de voortgang belemmeren en beschermt het team tegen afleidingen van buitenaf. De scrummaster faciliteert ook sprintplanning, dagelijkse stand-ups en retrospectives, en bevordert binnen het team een cultuur van continue verbetering en samenwerking.
• Agile ontwikkelingsteam: De personen die het werk uitvoeren. Zij zijn verantwoordelijk voor het organiseren van hun eigen werk en voor de samenwerking om de taken te voltooien waartoe zij zich tijdens de sprintplanning hebben verplicht. Leden van het ontwikkelingsteam kunnen verschillende specialismen of expertisegebieden hebben, maar delen de verantwoordelijkheid om aan het einde van elke sprint een product van hoge kwaliteit op te leveren.
• Andere rollen: Andere personen die betrokken zijn bij agile werkprocessen kunnen testers, ontwerpers, ontwikkelaars, eindgebruikers en andere interne of externe belanghebbenden zijn, zoals medewerkers van de klantenservice, juridische of complianceafdelingen, of zelfs leidinggevenden of bestuursleden.

Soorten agile werkprocessen

Agile methodologieën zijn veelzijdig en kunnen worden aangepast aan de verschillende teamspecifieke en projectspecifieke behoeften en vereisten. Ondanks de vele variaties delen agile frameworks de gemeenschappelijke principes van aanpassingsvermogen, samenwerking en continue verbetering.

• Scrum: Scrum is een van de meest gebruikte agile raamwerken, met name bij softwareontwikkeling, en definieert duidelijk rollen, ceremonies en artefacten. Het werk wordt uitgevoerd tijdens tijdgebonden iteraties die sprints worden genoemd en meestal 1-4 weken duren. Elke sprint begint met een planningssessie waarin het team selecteert waaraan het gaat werken. Dagelijkse Scrum-bijeenkomsten, beoordelingen en retrospectives worden op verschillende momenten tijdens de sprint gehouden.
• Kanban: Kanban is een visuele agile methode die een continue werkstroom bevordert. Er wordt gebruikgemaakt van een Kanban-bord om taken en hun voortgang in verschillende fasen te visualiseren, meestal weergegeven als kolommen. De werkstroom beperkt het werk in uitvoering (WIP) om knelpunten te voorkomen en de stroom in stand te houden. Zodra taken zijn voltooid, worden op basis van de capaciteit nieuwe taken uit de werkvoorraad opgepakt (dit maakt capaciteitsplanning met Kanban zo eenvoudig).
• Lean: Lean is geïnspireerd door de principes van slanke productie en richt zich op het minimaliseren van verspilling en het maximaliseren van waarde. Het benadrukt het belang van continue verbetering en het elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen. Lean agile werkstromen bevatten vaak werkwijzen waarbij gebieden van inefficiëntie of verspilling in je werkstroom worden geïdentificeerd. 
• Ontwikkeling op basis van functionaliteiten (FDD): FDD richt zich op het formuleren van geavanceerde functionaliteiten en de reikwijdte. Het is een klantgerichte, incrementele methode die gericht is op het regelmatig opleveren van tastbare resultaten. Met FDD kunnen teams fouten snel isoleren en aanpassingen maken, terwijl vertragingen worden voorkomen of tot een minimum worden beperkt.
• Extreme programmeren (EX): EX gebruikt feedback van klanten als belangrijkste input voor het doorvoeren van technische wijzigingen in software. Het doel van EX is het opleveren van producten van hoge kwaliteit, zoals bepaald door de tevredenheid van klanten over die resultaten.
• Crystal: Crystal richt zich op het onderdeel individuen en interacties van het agile manifest, zodat zelforganiserende teams kunnen bepalen hoe ze hun werkstromen optimaliseren op basis van de unieke behoeften van een project.

Voordelen van agile werkstromen

• Meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Traditionele methoden voor projectmanagement hebben vaak moeite om onverwachte veranderingen op te vangen, wat leidt tot vertragingen en frustraties. Agile omarmt daarentegen verandering en moedigt teams aan om prioriteiten opnieuw te beoordelen en hun aanpak regelmatig aan te passen.
• Resultaten met een hogere waarde en kortere cycli: Met agile werkstromen voor projectmanagement kunnen teams werkende software of producten stapsgewijs uitbrengen in plaats van maanden te wachten op tastbare resultaten. Dit helpt om vroegtijdig feedback van klanten te verzamelen en stelt teams in staat om onderweg bij te sturen, zodat het eindproduct aan de gewenste resultaten voldoet.
• Betere teamsamenwerking en transparantie: Door het werk op te delen in sprints hebben teamleden beter inzicht in elkaars taken en voortgang. Dagelijkse stand-upbijeenkomsten, waarin teamleden hun prestaties, plannen en eventuele obstakels delen, bevorderen open communicatie en maken het mogelijk om snel problemen op te lossen en knelpunten te identificeren.
• Meer klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en operationele prestaties: Testen en feedback van klanten zijn ingebouwd in de uitvoering van projecten. Hierdoor kunnen sprintteams tijdens elke iteratie leren en zo de medewerkersbetrokkenheid en operationele prestaties verbeteren. Ook verhoogt dit de kwaliteit van de uiteindelijke resultaten en de klanttevredenheid over die resultaten.
• Hoge mate van voorspelbaarheid: De agile aanpak vergroot de zichtbaarheid gedurende elke cyclus. Wanneer teams eerder in het proces een duidelijkere routekaart kunnen krijgen, wordt het eenvoudiger om risico's te beperken, aan specificaties te voldoen en op tijd op te leveren.  

Tips voor het creëren van agile werkstromen

Voor een effectieve implementatie van agile werkstromen zijn zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Hier zijn enkele praktische tips om succesvolle agile werkstromen te creëren:

• Definieer duidelijke doelen en doelstellingen: Definieer je doelen en doelstellingen duidelijk voordat je aan de slag gaat met agile. Bepaal welk probleem je probeert op te lossen, wat de gewenste resultaten zijn en welke statistieken je gebruikt om succes te meten. Deze duidelijkheid vormt de leidraad voor je implementatie van agile en zorgt ervoor dat je workflows aansluiten op je doelstellingen.
• Betrek belanghebbenden en gebruikers: Agile workflows floreren dankzij regelmatige feedback en samenwerking met belanghebbenden en gebruikers. Betrek hen vanaf het begin en gedurende het hele project bij het proces. Door hun perspectieven en vereisten mee te nemen, kun je ervoor zorgen dat je workflows klantwaarde centraal stellen en effectief inspelen op hun behoeften. Daarnaast nemen veel agile-beoefenaars graag elementen van ontwerpend denken op om gebruikers centraal te stellen in hun projectplanning.
• Begin klein en werk iteratief: Begin bij het implementeren van agile workflows met een klein proefproject of team. Zo kun je leren en je aanpassen zonder de hele organisatie te betrekken bij de wanorde die aan het begin van dit proces ontstaat. Verzamel feedback, identificeer verbeterpunten en pas je workflows aan op basis van de geleerde lessen. Deze iteratieve workflowaanpak helpt je om je ontwikkelingsprocessen te verfijnen en je workflows regelmatig te stroomlijnen.
• Investeer in training en ondersteuning: De overstap naar agile workflows vereist een verandering in mindset en mogelijk nieuwe vaardigheden en kennis. Investeer in training en ondersteuning voor je teamleden, zodat zij agile principes en praktijken begrijpen. Coach en begeleid je teamleden om de agile mindset te omarmen en deze effectief toe te passen in hun werk.
• Omarm tools voor samenwerking en communicatie: Agile workflows zijn sterk afhankelijk van samenwerking en communicatie. Investeer in tools voor workflowbeheer die effectieve samenwerking mogelijk maken, zoals projectmanagementsoftware, chatplatforms en tools voor videoconferenties. Met deze tools kan je team verbonden blijven, voortgang delen en naadloos samenwerken, ongeacht hun locatie.
• Evalueer en pas voortdurend aan: Agile draait om voortdurende verbetering. Evalueer je workflows regelmatig, verzamel feedback van je team en pas workflows waar nodig aan op basis van de verkregen inzichten. Door een cultuur van leren en experimenteren te omarmen, kun je je agile workflows optimaliseren voor maximale productiviteit en succes.

Door de principes van flexibiliteit, samenwerking en voortdurende verbetering te omarmen, in combinatie met robuuste workflowautomatisering, stelt agile teams in staat zich snel aan te passen, hoogwaardige resultaten te leveren en de verwachtingen van klanten te overtreffen.

Word lid voor meer inzichten in projectworkflows

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.