Geleerde lessen & verhalen van een projectmanager op afstand (met Natalie Semczuk van Talkanatalk)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typfouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Ben Aston:

Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van Digital Project Manager.
Vandaag heb ik Natalie Semczuk bij me. Natalie, bedankt dat je in de uitzending komt. Dit is eigenlijk de eerste keer in de geschiedenis van de digitale projectmanagementpodcast dat een gast terugkomt, dus vandaag is een grote dag.
Vandaag gaan we het hebben over projectfalen. We gaan het hebben over geleerde lessen, Natalies fantastische DPMish-nieuwsbrief en verder alles waar de wind ons naartoe brengt.
Natalie, we hebben je de vorige keer al wat beter leren kennen. Als je je afvraagt wie Natalie is, laat me dan iets uit haar biografie voorlezen. Ik vind het altijd gênant wanneer mensen dit doen, dus mijn excuses. Dit is wat iemand over Natalie heeft geschreven. Misschien was zij het zelf wel. “Natalie is een zelfstandig digitaal PM die op afstand werkt. Ze woont in het zuidwesten van de VS en werkt voornamelijk voor kleine tot middelgrote bureaus met interne webafdelingen. Ze beheert digitale projecten en implementeert processen die ontwerp- en ontwikkelingsteams helpen. Daarnaast is ze gespecialiseerd in het implementeren van projectsystemen binnen teams op afstand.”
Natalie heeft een heleboel artikelen geschreven over projectmanagement op afstand, dus lees die zeker als je een projectmanager op afstand bent. Ze beheert ook de blog PM Reactions. Ze houdt van dystopische fictie, yoga en te veel koffie drinken. Ze is ook net terug van vakantie, dus het is heel bijzonder dat we haar vandaag bij ons hebben.
Het zuidwesten van de VS klinkt eigenlijk een beetje alsof je voor iemand verborgen zit.

Natalie:

Nee. Ik ben in Arizona. Ik ben de afgelopen jaren nogal vaak verhuisd en het werd een beetje vermoeiend om biografieën bij te werken en mensen te vertellen: “O, ik woon eigenlijk niet meer in die staat. Ik ben vorige week verhuisd.” Daarom probeer ik mijn geografische locatie wat algemener te omschrijven.

Ben Aston:

Ja, zo hoef je die niet steeds bij te werken. Dat is goed.
En hoe is Arizona in deze tijd van het jaar?

Natalie:

Het is prachtig. We hebben deze week een mijlpaal bereikt. We hebben geen temperaturen van meer dan 100 graden meer, dus officieel is het herfst.

Ben Aston:

Ijskoud, ijskoud.
Ik was deze week in Atlanta. In Vancouver, waar ik nu ben, is het momenteel ongeveer 40 nog wat. Ik probeer Amerikaanse temperaturen te gebruiken. Ik zou zeggen dat het 8 graden is. Maar in Atlanta was het 80 nog wat, ongeveer 30 graden, en het was heet en ontzettend zweterig. Het was ongelofelijk. En nu ik terug ben in Vancouver, heb ik het ijskoud.
Maar ik ben eigenlijk benieuwd: als inwoner van Arizona, is dat hoe iemand uit Arizona wordt genoemd?

Natalie:

Volgens mij wel.

Ben Aston:

Waar ga je dan op vakantie? Het klinkt alsof je in een mooi deel van de wereld woont. Waar gaat iemand uit Arizona op vakantie?

Natalie:

Ik woon inderdaad in een mooie omgeving. Ik bedoel, ik ben ongeveer drie uur van de Grand Canyon verwijderd, wat behoorlijk indrukwekkend is. Over het algemeen proberen we hier in de zomer allemaal weg te komen, omdat het zo heet wordt. Ik weet de omrekening niet meer precies, maar in Fahrenheit is het in de zomer ongeveer 120 graden, meestal 115. Mensen gaan dus naar de bergen of verlaten de staat helemaal, waar ik het eigenlijk volledig mee eens ben.

Ben Aston:

Dat is 46 graden Celsius, voor iedereen in de rest van de wereld die Celsius gebruikt. 46 graden, dat is halverwege het kookpunt.
Vertel me daar eens over. Ik weet dat je een projectmanager op afstand bent en dat al een tijdje doet, maar hoe zit dat precies? Waarom koos je voor projectmanagement op afstand? Of heeft het jou gekozen?

Natalie:

Ja, het was een beetje van beide. Ik vind het geweldig. Ik heb lange tijd voltijds op kantoren gewerkt op de plaatsen waar ik woonde, en daarnaast ben ik gaan freelancen. De enige manier waarop dat echt werkte, was freelancen voor bedrijven die op afstand werkten. De eerste paar opdrachten die ik had, waren grotendeels op afstand en ik merkte dat ik die levensstijl eigenlijk heel prettig vond. Ik kan mijn planning bepalen en veel vrijer kiezen wat ik met mijn tijd doe, omdat ik niet gebonden ben aan een kantoor, woon-werkverkeer of dat soort dingen. Maar ik weet ook niet of mensen beseffen dat projectmanagement op afstand behoorlijk geweldig is, omdat we ons werk heel gemakkelijk gedaan krijgen. Niemand onderbreekt je. Tegelijkertijd heb ik het voordeel dat ik voor mijn werk praat en communiceer, dus ik voel me eigenlijk nooit eenzaam.

Ben Aston:

Dat klinkt behoorlijk ideaal.
Met al die efficiëntie en de mogelijkheid om je eigen tijd te beheren: wat doe je dan in je vrije tijd? Dat hebben we de vorige keer niet echt besproken. Wat doet een PM, behalve PM zijn, in zijn vrije tijd?

Natalie:

Ik heb soms zeker een beetje moeite met de balans tussen werk en privé. Ik denk dat het ook met het freelancen te maken heeft. Wanneer je niet werkt, denk je na over wat je met je tijd zou kunnen doen. Maar ik vind het leuk om de omgeving te verkennen. Zoals je zei, woon ik in een geweldig deel van het land. Sedona ligt vlakbij, net als de Grand Canyon, en er zijn allerlei prachtige bergen, paden en dergelijke. Ik ga daar graag naartoe om te wandelen, offroad te rijden, op ontdekkingstocht te gaan en foto's te maken. Ik heb me nog niet aan kamperen gewaagd, omdat er hier veel enge insecten zijn, maar uiteindelijk komt dat wel.

Ben Aston:

Je hebt alleen een vliegenmepper, spray of een geweer nodig.

Natalie:

Dan zou ik er inderdaad goed passen.

Ben Aston:

Mooi.
Ik wilde je ook nog vragen: wat is er met je PM Reactions-blog gebeurd? Hij stond ergens vermeld, toch? Is hij inmiddels gekomen en gegaan en is hij nu veranderd in DPMish? Hoe zit dat?

Natalie:

Nee, hij bestaat nog steeds. Alle gifs en memes staan er nog. Iedere-

Ben Aston:

Voor het laatst bijgewerkt op 2 april.

Natalie:

Ik weet het.
Ik heb een hele map vol gifs die klaarstaan. Ik label ze op basis van emotie. Vroeger uploadde ik er af en toe ongeveer 50 tegelijk en liet ik ze automatisch plaatsen, maar het is inmiddels te lang geleden. Ik schaam me nu.

Ben Aston:

Misschien iets om in je nieuwsbrief op te nemen. Zomaar een idee.

Natalie:

Ik vind het een goed idee.

Ben Aston:

Het is dus een paar maanden geleden dat we elkaar voor het laatst spraken. Wat is er, behalve die vakantie, nog meer nieuw? Waar heb je aan gewerkt? Heb je nieuwe, interessante hulpmiddelen gevonden? Wat is er nieuw?

Natalie:

Ik heb een paar nieuwe dingen gedaan. Deze zomer heb ik enkele projecten afgerond. Meteen na mijn vakantie ben ik aan een nieuw project begonnen bij een bureau in New York. Daarvoor werkte ik bij een bureau in Montreal en dat was geweldig. Ik heb aan allerlei klantprojecten gewerkt. Daarnaast werk ik met meer gestructureerde bureaus die allemaal op één locatie werken, maar werken op afstand ondersteunen. Ik ben de enige voltijdse medewerker op afstand. Het was erg interessant om hun processen te zien, te bekijken hoe ze dingen organiseren en bij te dragen aan veranderingen.
Ik heb de laatste tijd niet veel nieuwe hulpmiddelen gebruikt. Ik ben wel helemaal enthousiast geworden over TeamGantt en Gantt-diagrammen. Ik had het lang geleden al eens voor één project gebruikt, stopte er een tijdje mee en ben er nu weer volledig in gedoken. Ik leer opnieuw hoe alles werkt. Ik probeer nog andere interessante hulpmiddelen te bedenken. Ik gebruik MeisterTask, dat een beetje op Trello lijkt. Ik weet niet hoe het met een team werkt, maar met een heel klein team freelancers werkt het behoorlijk goed.
Dat was het eigenlijk wel.

Ben Aston:

Mooi.
Ik heb de term ‘ik ben een remoter’ nog nooit gehoord. Noem je jezelf zo in de biografie?

Natalie:

Soms wel. Ik weet alleen niet of het officieel is. Ik zeg dat eigenlijk gewoon.

Ben Aston:

Voor degenen die luisteren is dit misschien interessant om even te bespreken. Je werkt als DPM op afstand. Je werkt met bureaus overal: in New York, Montreal en andere delen van de Verenigde Staten. Hoe kom je aan die opdrachten als PM op afstand?

Natalie:

O, man. Ik denk dat dit waarschijnlijk een van de grootste vragen is voor freelancers in het algemeen. Toen ik net begon, zocht ik naar mensen die hun eerste PM wilden aannemen, omdat ze niet precies wisten … Wanneer je iemand voor het eerst aanneemt, weet je meestal niet zeker hoeveel werk je hebt om diens agenda te vullen. Daar vond ik mijn plek. Wat betreft het werken als PM op afstand voor bureaus en grotere bedrijven: veel daarvan is via via gegaan. Je kent iemand die naar een ander bureau verhuist en daar iemand kent die hulp zoekt. Of je bent gewoon zichtbaar: je spreekt op conferenties, schrijft artikelen en doet dat soort dingen.
Meestal communiceer ik in eerste instantie niet met de persoon die met mij wil werken. Het is vaak een andere PM die veel hulp nodig heeft, dat heeft vastgesteld en het wil laten werken. Of het is een bedrijfseigenaar die beseft dat het team misschien extra ruimte nodig heeft en iemand moet aannemen. Het is dus een combinatie.

Ben Aston:

Welkom terug bij de podcast van Digital Project Management voor deel twee, nadat Natalie en ik — vooral ik — een tragische internetstoring hebben meegemaakt. Dat is het mooie van het leven.
Natalie, bedankt dat je ons hebt verteld hoe je opdrachten als projectmanager op afstand vindt. Ik zal naar de podcast moeten luisteren om te ontdekken wat je zei, maar-

Natalie:

Hopelijk was het goed.

Ben Aston:

Omdat ik verdween. Maar laten we het over je artikel hebben. Als je Natalies nieuwste artikel op theDigitalProjectManager.com nog niet hebt gelezen, ga het dan bekijken. We hebben het genoemd: Waarom en hoe je geleerde lessen documenteert. Het geweldige eraan is dat het niet alleen saaie theorie is, maar dat we — of Natalie — ook een aantal heel handige sjablonen voor geleerde lessen hebben gemaakt die je kunt downloaden. En voor alle duidelijkheid: als je ze probeert te downloaden en een adblocker gebruikt, moet je die uitschakelen, want anders werkt het niet.
Maar heb je er niet ook een hekel aan wanneer je een sjabloon vindt en denkt: “Ja, dat klinkt goed,” maar geen idee hebt hoe je het moet gebruiken? Het goede is dat we niet alleen een leeg sjabloon hebben gegeven. We hebben wat inspiratie voor PM's toegevoegd. En ja, ik denk dat dat binnenkort een geldige hashtag is. Inclusief enkele ingevulde voorbeelden van geleerde lessen, zodat je een voorsprong hebt bij het invullen van het sjabloon. Laten we het even over geleerde lessen hebben. Waarom zijn geleerde lessen überhaupt een ding, Natalie? Is dat niet gewoon hetzelfde als een projectevaluatie? Hoe zit dat met geleerde lessen?

Natalie:

Ik weet dat PMI hiervoor een officieel raamwerk heeft. Ik ben niet formeel opgeleid en ik zie het zo: projectevaluaties met je team aan het einde van een project zijn geweldig, maar om verandering in stand te houden en te begrijpen waar dingen steeds misgaan of juist goed worden gedaan — en hoe je dat over meerdere projecten kunt toepassen — is het echt belangrijk om dit bij te houden, te begrijpen en te groeien op basis van je ervaringen. Dat geldt vooral wanneer je langdurig bij een bureau werkt of langdurig met dezelfde mensen samenwerkt.

Ben Aston:

Mooi. Ja, ik denk dat dat helemaal klopt.
Waarom denk je dat dit zo is? Merk je bij projecten … Het moet interessant zijn om met verschillende bureaus en teams te werken. Merk je dat ze allemaal steeds dezelfde soorten fouten maken? Schrijf je telkens dezelfde geleerde lessen op wanneer je met verschillende bureaus werkt, of hoe werkt dat?

Natalie:

Ja. In mijn ervaring zijn het altijd dezelfde fouten en dezelfde pijnpunten. Iedereen heeft deze overeenkomsten. Je ziet dat volgens mij wanneer je naar een conferentie in onze branche gaat. Je ziet verschillende presentaties die allemaal gaan over het aanpakken van dit of dat projectprobleem, of een probleem in het ontwerpproces. Ik denk dus zeker dat elk bureau wel dezelfde typische overkoepelende fout, pijn of iets dergelijks in zijn processen heeft. Het is altijd interessant om te zien hoe verschillende teams dat aanpakken of ermee omgaan wanneer ze nog niet helemaal hebben uitgevonden hoe ze het kunnen oplossen. Dat is voor mij heel waardevol. Ik vind het prettig om op zijn minst voor mezelf bij te houden wat ik leer en zie en hoe dat mijn perspectief kan veranderen wanneer ik aan andere projecten met andere bedrijven begin.

Ben Aston:

Wat zijn volgens jou de drie belangrijkste veelvoorkomende probleemgebieden waar PM's mee te maken krijgen?

Natalie:

Ik denk dat er altijd problemen zijn rond schattingen, de projectstart en de verwachtingen rond het project. Dat is echt moeilijk. Volgens mij zijn er waarschijnlijk boeken geschreven over het onderwerp schatten. Het is altijd moeilijk om projecten nauwkeurig in te schatten of op te bouwen als je niet vooraf schattingen maakt. Ik denk dat planning en onvoorziene obstakels ook altijd een probleem zijn. Bijvoorbeeld wanneer een klant om een bepaalde reden vertraging oploopt. Zelfs met het meest solide proces is het heel moeilijk om op die manier rekening te houden met het onbekende. Dat soort pijnpunten zie ik steeds terug.
Wanneer een klant bijvoorbeeld zes weken vertraging oploopt, hebben we misschien contractuele verplichtingen of een proces om dat op te vangen, maar er is geen echt goede manier om dat vanuit het oogpunt van capaciteit of middelen te regelen. En als derde punt denk ik dat het omgaan met de verwachtingen van iedereen altijd een probleem is. Er zijn veel goede manieren om mensen tijdens vergaderingen en dergelijke te documenteren en bij te praten, maar er zal altijd een bepaalde vorm van verwachtingsmanagement nodig zijn, vooral in meer wendbare en samenwerkende teams. Het is moeilijker, omdat je niet altijd één echte informatiebron hebt. Het is moeilijk om ervoor te zorgen dat al die lussen op de juiste manier worden gesloten en afgehandeld.

Ben Aston:

Ja, absoluut. Ik denk dat dat geweldig is.
Even als waarschuwing voor degenen die naar de podcast luisteren: ik werk momenteel aan een mega-artikel over schattingen. Natalie wees erop dat dit een van de dingen is waar we vaak moeite mee hebben. We lanceren dat de komende weken, dus houd het in de gaten.
Voor mij ligt een van de meest voorkomende probleemgebieden altijd rond het eigenaarschap van vereisten. Bij verschillende teams werkt dat op verschillende manieren, maar er is altijd enige onzekerheid over wie precies verantwoordelijk is voor de technische vereisten. Begint het bij de architect voor gebruikerservaring? Welke rol speelt de bedrijfsanalist? Welke rol speelt de technisch directeur? Welke rol speelt de PM? Wie bepaalt precies hoe dit ding werkt en wat de vereisten zijn? Vooral omdat we steeds meer technische projecten uitvoeren, is niet alleen het eigenaarschap van die vereisten een probleem, maar ook het beheren ervan terwijl ze tijdens het proces veranderen. Ik denk dat dat steeds weer opduikt. Een deel van de reden is dat de manier waarop dat eigenaarschap tijdens een project verandert, deels te maken heeft met hoe goed het team samenwerkt, wie er in het team zit en om welk soort project het gaat. Daarom is het erg moeilijk om één proces te maken dat voor alle projecten en teams werkt. Maar ik weet niet of jij dat ook zo hebt ervaren.

Natalie:

Ja. Ik had het zelf niet beter kunnen zeggen. Dat is voor mij altijd een enorme worsteling. Je hebt gelijk: de kern is dat je niet altijd een proces kunt maken dat perfect werkt voor iedereen en voor elke stap van de samenwerking. Het is dus een heel reëel probleem voor mij. Ik heb het gevoel dat ik daar nu zelf doorheen ga.

Ben Aston:

Wat zou je zeggen als je nadenkt over de belangrijkste les die je tot nu toe in je carrière hebt geleerd? Heb je daar gedachten over?

Natalie:

Ja. Het is een algemene les, maar maak nooit, nooit, nooit aannames. Er zijn zo vaak momenten geweest waarop ik heb ingehouden wat ik een domme vraag vond. Of ik zat in een vergadering waarin een beslissing was genomen, maar ik begreep die niet helemaal. Dan hield ik me soms in om verduidelijking te vragen, maar elke keer dat ik dat heb gedaan, heb ik er spijt van gekregen. Of het kwam later terug om me dwars te zitten, of iemand anders stelde de vraag en dat leidde tot een enorme discussie omdat iedereen zich hetzelfde afvroeg.
Ik probeer daarom echt nooit aan te nemen dat andere mensen dingen weten, of ik nu met hen communiceer als klant of niet. Ik neem ook niet aan dat ik die vraag niet moet stellen of iets niet moet verduidelijken. Het maakt het veel gemakkelijker om ermee om te gaan, omdat ik vanuit een gelijk speelveld werk als ik niets aanneem, alles vraag, alles zeg en verduidelijk wat verduidelijkt moet worden. Dan ligt het tenminste op tafel en is het iets om over te praten. Dat heeft enorm geholpen.

Ben Aston:

Ik vind dat geweldig. Als junior projectmanager of als iemand met minder ervaring kun je geneigd zijn om niet te vragen wat je misschien een domme vraag vindt, omdat je niet wilt lijken alsof je niet weet waar je het over hebt. Je wilt niet dom overkomen. Maar ik vind het zo'n goed advies om degene te zijn die domme vragen stelt en zich daar prettig bij voelt. Het is waarschijnlijk helemaal geen domme vraag. Door zulke vragen te stellen, kunnen er vaak zaken naar boven komen waar anderen nog niet aan hadden gedacht. En je zult natuurlijk niets leren als je geen domme vragen stelt. Vragen stellen en geen aannames maken is volgens mij dus echt nuttig.
Voor mij was de grootste les die ik heb geleerd deze. In het begin van mijn carrière werkten we met een groot merk voor consumentenelektronica. We hadden een heel interessante klant. Hij weigerde gewoon om akkoord te gaan met kosten. Hij ging er altijd van uit: “Laten we gewoon een gentlemen's agreement sluiten en het achteraf eerlijk uitzoeken.” Natuurlijk was het nooit eerlijk. We zijn een paar keer hard geraakt. Uiteindelijk hebben we de klant ontslagen, maar we zijn echt heel zwaar benadeeld. We dachten: “We zitten in paniek. We moeten dit gewoon afmaken. We moeten deze deadline halen. Er staat een grote mediacampagne gepland die over ongeveer een maand live gaat. Laten we het werk gewoon doen en de kosten achteraf uitzoeken.”
Dit is meerdere keren gebeurd. Ook met mensen die ik heb aangestuurd. Ga nooit akkoord met het uitvoeren van werk voordat je hebt afgesproken wie ervoor betaalt, vooral niet als de klant denkt dat het jouw schuld is en jij denkt dat het de schuld van de klant is. Zorg ervoor dat je vooraf overeenstemming bereikt over de kosten. Anders kom je in grote problemen. Daar heb je mijn geleerde les van de week.
Mooi. Om af te sluiten: Natalie, wil je ons iets vertellen over DPMish? We noemden het eerder al, maar vertel eens over deze nieuwe nieuwsbrief die je hebt gemaakt.

Natalie:

Ja. Het is een wekelijkse nieuwsbrief. Hij verschijnt elke vrijdagochtend en gaat over projectmanagement. Ik probeer vanuit een ander perspectief naar projectmanagement te kijken. Omdat het een persoonlijkere nieuwsbrief is, deel ik mijn ervaringen of wat die week relevant voor mij is, samen met interessante links om te lezen. Misschien zijn sommige onderwerpen niet rechtstreeks gerelateerd aan projectmanagement, maar ze kunnen voor ons allemaal interessant zijn, omdat we in onze projecten met zoveel verschillende dingen te maken hebben. Deze week heb ik een nieuwe rubriek gelanceerd met Patrice Embry van de blog PM Advice. Om de paar edities doen we een rubriek ‘vraag het aan een projectmanager’. Je kunt je vragen insturen en zij beantwoordt ze. Het is geweldig. Ik ben erg enthousiast over het onderwerp van deze week. Het is vanochtend verschenen en binnenkort komt er een link naar de nieuwsbrief op DPMish.com.

Ben Aston:

Geweldig, mooi. We gaan het hierbij afronden. Natalie, heel erg bedankt dat je vandaag bij ons was in de tweede podcast die we samen hebben opgenomen. Hopelijk komt alles prachtig samen. Als je aan het gesprek wilt bijdragen of het sjabloon voor geleerde lessen wilt downloaden, ga dan naar theDigitalProjectManager.com en bekijk het daar. Vergeet ook niet om lid te worden van ons Slack-team, waar allerlei interessante gesprekken plaatsvinden. Vooral in het team of kanaal voor externe PM's, moet ik zeggen. Van alle kanalen die er zijn, praten er veel mensen die op afstand werken voortdurend over wat ze dragen en of ze koffie gaan halen. Het is altijd vermakelijk om de discussie te volgen, zelfs als je geen PM op afstand bent. Ze praten altijd over interessante dingen. Bekijk dat dus ook, maar tot de volgende keer: bedankt voor het luisteren.