Maak kennis met Dear DPM – Anoniem advies voor digitale projectmanagers (met Robyn Reynolds)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Ben Aston:

Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager. Vandaag ben ik samen met mijn nieuwe beste vriend, Robyn Reynolds. En vandaag gaan we het hebben over ons geweldige nieuwe DPM-project, Dear DPM.

Robyn Reynolds:

Hoi allemaal. Ik ben superblij dat ik hier ben. Bedankt dat je me hebt uitgenodigd, Ben. Ik hou van je. Nieuwe beste vrienden.

Ben Aston:

(lacht) Onze vriendschap is gegroeid. Maar daar hebben we het zo meteen over. Robyn, laten we eerst even over jou praten. Voor degenen die het nog niet weten: je hebt nog geen artikel geschreven voor een digitale projectmanager. We staan op het punt je eerste bericht te lanceren. Maar je hebt aan dit nieuwe project gewerkt. Daar hebben we het zo meteen over. Vertel ons eerst wat meer over jezelf. Je woont in het noordwesten van de Stille Oceaan, toch?

Robyn Reynolds:

Dat klopt. Ik woon in Portland, Oregon. Om precies te zijn woon ik net buiten de stad, bij het Mount Hood National Forest. Ik woon dus eigenlijk in een soort clichéomgeving van het noordwesten van de Stille Oceaan. Recht buiten mijn raam staan enorme cederbomen en stroomt een woeste gletsjerbeek. Het is heel bijzonder en ik vind het geweldig.

Ben Aston:

Regent het nu?

Robyn Reynolds:

Het is zonnig, met een blauwe lucht.

Ben Aston:

Bizar. Bij mij ook. Maar normaal gesproken regent het eerlijk gezegd.

Robyn Reynolds:

Ik weet momenteel niet wat ik met die zon moet doen. Het is vreemd.

Ben Aston:

Ik ging eerder vandaag naar buiten in de zon en het voelde echt warm. Dat is een welkome verandering in deze tijd van het jaar. Vertel ons er eens wat meer over. Het klinkt alsof je midden in het niets zit als remote projectmanager.

Robyn Reynolds:

Dat klopt, absoluut. Op dit moment ben ik senior projectmanager bij een bedrijf dat Dream 10 heet. We zijn een kleine ontwerpstudio en richten ons vooral op productontwerp en UX, dus het is superleuk.

Ben Aston:

Leuk. Hoe ben je met hen gaan werken? Ik ben altijd geïnteresseerd in vooral remote projectmanagers: hoe krijgen ze de baan als ze op afstand werken? Hoe werkt dat?

Robyn Reynolds:

Laten we bij het begin beginnen. Nadat je bent afgestudeerd, weet je tegen het einde van je studie meestal wat je wilt gaan doen. Ik wist altijd al dat ik de reclamewereld in wilde. Helaas kreeg mijn man, die toen mijn vriend was, een geweldige baan in Alaska, waar ik vandaan kom. Dat was natuurlijk mooi, dus moesten we daarheen verhuizen. Het was lastig om terug te verhuizen naar mijn geboortestad. Ik ging bij een traditioneel bureau werken. We werkten toen aan een websiteproject met een leverancier die 14-4 heette. Het meisje heette Amanda en zij was producer. Ik wilde doen wat zij deed.

Ben Aston:

Je wilde haar zijn.

Robyn Reynolds:

Ik was gefascineerd. Dus ben ik uiteindelijk weer halsoverkop uit Alaska vertrokken, naar Portland, waar ik had gestudeerd, en heb ik daar bij een paar verschillende bureaus gewerkt. Voor mijn huidige functie moet ik digitalprojectmanager.com trouwens bedanken, want daar zag ik de vacature. Ik dacht: ja, koningin, ik solliciteer. Dit klinkt geweldig. En hier zijn we vandaag.

Ben Aston:

Wauw. Weet je, dat is de eerste keer dat ik een succesverhaal hierover hoor bij de vacaturesectie.

Robyn Reynolds:

Ja, en ik denk echt dat veel van ons werk in de toekomst op afstand zal gebeuren. Ik wilde mezelf uitdagen om te leren hoe je remote teams samenstelt, sterke teams bouwt en uitzoekt hoe je een organisatie op afstand beter runt.

Ben Aston:

Hoe groot is Dream 10 dan?

Robyn Reynolds:

We zijn nog steeds vrij klein. We zijn met ongeveer vier mensen en breiden uit afhankelijk van de projectbehoeften. Het leuke is dat ik ook met veel internationale freelancers werk. Daardoor kan ik heel vroeg in de ochtend online zijn of laat op de avond nog even inchecken, afhankelijk van de verschillende tijdzones.

Ben Aston:

En hoe zit het met de klanten die jullie hebben? Zit er ergens iemand op kantoor die doet alsof hij een groot bureau runt?

Robyn Reynolds:

We zijn er heel open over dat we op afstand werken. Het verschil is dat ik niet meer voor mijn werk reis. Toen ik eerder bij Struck werkte, reisde ik voortdurend naar Salt Lake of L.A. om klanten te bezoeken. Nu vergaderen we veel via webconferenties, met Zoom Room. Ik heb gemerkt dat we projectplanningen heel snel kunnen afronden. We zijn ook erg goed in presenteren en klanten aanmoedigen om via Zoom Room deel te nemen, waar ik gek op ben.

Ben Aston:

Leuk. Dus de manier waarop je normaal met klanten werkt, is dat iedereen op afstand werkt?

Robyn Reynolds:

Ja.

Ben Aston:

Gaat niemand naar fysieke klantvergaderingen?

Robyn Reynolds:

Nee, nog niet. En we maken dat echt tot een onderdeel van onze werkwijze. Ik denk niet dat het een probleem is geweest. Als je webcam aanstaat, ben je behoorlijk kwetsbaar en zichtbaar voor iedereen. Bovendien laat ik mijn huis zien: je kunt zien wat er achter me staat en soms zie je mijn kind. Daardoor blijft het toch heel persoonlijk.

Ben Aston:

Ja, geweldig. En wat houdt je buiten je werk bezig? Er is één ding waar ik je naar wil vragen. Ik heb je eerder op LinkedIn gestalkt.

Robyn Reynolds:

O, goed.

Ben Aston:

Ik zag dat je publiciteitsdirecteur bent voor Sons of Norway Anchorage.

Robyn Reynolds:

Dat moet ik veranderen. Mijn vader komt uit Noorwegen en ik heb een sterke Noorse achtergrond, vooral wat culturele tradities betreft. Mijn vader runde daar een vereniging van Noren. Ze komen samen, geven taallessen en eten Noors eten. Dat heeft me geholpen mijn vaardigheden op het gebied van e-mail- en websitepublicaties en allerlei andere dingen te versterken. Maar inmiddels doe ik dat niet meer.

Ben Aston:

Dan moet je dat aanpassen.

Robyn Reynolds:

Dat ga ik doen. Ik ben betrapt.

Ben Aston:

Je bent ontmaskerd. Volgens LinkedIn doe je dit al ongeveer tien jaar.

Robyn Reynolds:

Ik ben zeer ervaren, ja.

Ben Aston:

Ik was onder de indruk. Heel erg onder de indruk. Dus als je Sons of Norway in Anchorage niet meer doet, vond ik het interessant. Het was een Noorse vereniging in Alaska, maar jij deed het vanuit Portland. Dat vond ik fascinerend.

Robyn Reynolds:

Sorry dat ik je teleurstel.

Ben Aston:

Wat doe je dan nog meer?

Robyn Reynolds:

Ik ben onlangs dertig geworden en om de een of andere reden probeer ik mezelf in mijn vrije tijd veel vaker ongemakkelijk te laten voelen. Dat is vreemd, bijvoorbeeld door deze podcast te doen. Maar ik heb ook een glampingtent bij mijn huis opgezet en die afgelopen zomer op Airbnb geplaatst. Dat was heel leuk.

Ben Aston:

Leuk.

Robyn Reynolds:

Als ik geen vreemde, ongemakkelijke dingen doe, drink ik hier in het noordwesten van de Stille Oceaan veel ambachtelijk bier. Ik spreek graag af met vrienden en natuurlijk kijk ik, net als iedereen, veel te veel Netflix.

Ben Aston:

Zeker omdat je, zo te horen, midden in het niets woont, naast je bomen en beek.

Robyn Reynolds:

Nee.

Ben Aston:

Je hebt dus een tent in je achtertuin gezet en de wereld, of in elk geval de Airbnb-wereld, overtuigd van je glampingidee. Welke andere dingen heb je gedaan om jezelf ongemakkelijk te laten voelen?

Robyn Reynolds:

Een ander ding waarmee ik mezelf uitdaagde, was het beklimmen van de hoogste berg van Oregon, Mount Hood. Die ligt ongeveer dertig minuten rijden van mijn huis. Ik keek ernaar terwijl ik ongeveer twee jaar lang elke dag vanuit Portland naar huis reed. Op een gegeven moment dacht ik: goed dan, ik kom eraan. Ik heb uitgezocht hoe ik veel trainingswandelingen kon maken. Mijn vriendin Linda en ik hebben de berg beklommen. Het was waarschijnlijk een van de zwaarste, maar ook een van de spannendste dingen die ik ooit heb gedaan.

Ben Aston:

Dat is gaaf. Ik was het aan het googelen, vandaar dat ik je een minuut negeerde. De berg is bijna 3.500 meter hoog en barstte voor het laatst uit in 1907, voor degenen die daarin geïnteresseerd zijn.

Robyn Reynolds:

Hij is nog steeds actief.

Ben Aston:

Was er rook?

Robyn Reynolds:

Nee, maar je kunt daar wel zwavel ruiken. Het enge is dat we het vrij vroeg in het seizoen deden, toen er veel sneeuw lag. Die dag is daar zelfs iemand omgekomen, wat ontzettend verdrietig is. Wees dus allemaal voorzichtig tijdens het klimmen.

Ben Aston:

Wees voorzichtig. Het is een echte berg met sneeuw erop. Dat is nogal wat. Laten we het hebben over Dear DPM. Drie maanden geleden, en dat voelt helaas als een lange tijd, wilden Robyn en ik dit goed aanpakken. We zijn allebei projectmanagers, dus er is veel planning aan voorafgegaan. Robyn stuurde me volledig uit het niets een bericht met de vraag of we een anonieme adviesrubriek voor digitale projectmanagers moesten beginnen. Drie maanden later is hij er dan. Robyn, dit was allemaal jouw idee. Ik spring eigenlijk gewoon op jouw kar. Voor degenen die het nog niet hebben bekeken: waar gaat Dear DPM over?

Robyn Reynolds:

Absoluut. Bedankt dat je überhaupt openstond voor dit idee, Ben. Ik stuurde je zomaar een bericht, dus dat waardeer ik. Ik ben dol op allerlei adviesrubrieken en podcasts die er zijn, van Savage Love tot Dear Sugar en de ouderwetse Dear Abby. Ik denk dat er iets heel bijzonders en moois is aan leren van en meeleven met de problemen van anderen, en die vervolgens op jezelf betrekken. Ik heb vaak teruggegrepen op zulke rubrieken of eraan gedacht wanneer ik met een vergelijkbare situatie te maken kreeg. Daardoor ben ik wijzer geworden. In onze sector hebben wij als DPM's echter een ongelooflijk uitdagende rol. We zijn voortdurend bezig met de problemen van anderen en richten niet altijd onze aandacht op die van onszelf. We passen ons aan, faciliteren, versturen, redigeren en bepalen de scope, maar soms komen we voor uitdagingen te staan waarbij we volgens mij open moeten zijn tegenover anderen in onze gemeenschap en advies moeten vragen zonder onze zwakte of angst aan een intern team of een klant te tonen.
Ik wilde dus echt een gemeenschap creëren waarin we onafhankelijk advies kunnen geven, iemand anders kunnen helpen en een nieuw perspectief kunnen bieden.

Ben Aston:

Geweldig. We hebben enkele voorbeeldvragen geplaatst die mensen ons zouden kunnen willen stellen. Om het concept uit te leggen: op thedigitalprojectmanager.com staat een nieuwe pagina. Ga naar het onderdeel community en je vindt Dear DPM. Daar staat een formulier. Het enige wat je hoeft te doen om een vraag in te sturen, is die vraag anoniem indienen. In andere forums en omgevingen zou er voor eeuwig een registratie bestaan dat jij die vraag hebt gesteld. Het mooie hiervan is dat je vraag anoniem blijft. Robyn en ik ontvangen je vraag en beantwoorden vervolgens je Dear DPM-vragen. We hebben al een paar vragen geplaatst. Bijvoorbeeld: ben je aan een nieuwe baan begonnen en heb je ontdekt dat je een enorme fout hebt gemaakt? Werk je met een creatieve diva die je tot wanhoop drijft? Of krijg je paniekaanvallen door het voortdurende geping van Slack-meldingen? Dat waren allemaal ideeën van Robyn als voorbeeldvragen.
Ik moet het dus vragen: zijn dit dingen die je zelf hebt meegemaakt? Zijn dit persoonlijke problemen waar je tegenaan bent gelopen?

Robyn Reynolds:

Het zijn vrij universele DPM-problemen, toch? Kun je je niet herinneren dat je dacht: o ja, dat is mij ook overkomen? Het scenario is alleen nogal controversieel.

Ben Aston:

Het is lastig om erover te praten. Laten we beginnen met het voorbeeld waarin je aan een nieuwe baan begint en beseft dat je een enorme fout hebt gemaakt. Ik moet eerlijk zeggen dat ik me bijna iedere keer zo heb gevoeld als ik aan een nieuwe baan begon. Je begint ergens nieuw en opeens kom je nieuwe systemen, processen en mensen tegen. Alle dingen waar je in je vorige baan vertrouwen in had, lijken ineens weg te vallen. Dan denk je: ik haat dit, dit is verschrikkelijk.

Robyn Reynolds:

Absoluut.

Ben Aston:

Ik weet niet of jij iets vergelijkbaars hebt meegemaakt.

Robyn Reynolds:

Zeker. Als je dat niet ervaart in een nieuwe baan, vraag ik me bijna af of je wel echt bent begonnen. Het is volgens mij een heel menselijk moment waar je doorheen gaat.

Ben Aston:

Ik herinner me een bureau waar ik begon. Dat was een van de slechtste banen waarin je het gevoel hebt dat je een enorme fout hebt gemaakt. Het was mijn derde baan of zoiets. Ik stapte over van accountmanagement naar een nieuwe rol. Tijdens het sollicitatieproces was ik volledig eerlijk over wat ik deed. Ik was accountmanager geweest en daarvoor account executive bij een traditioneel reclamebureau. Ik solliciteerde bij een bureau dat DARE heette. Ze vertelden me dat de functie producer was en eigenlijk hetzelfde inhield als wat ik al deed. Ik vond dat interessant. Mijn functietitel veranderde dus van accountmanager naar producer.
Op mijn eerste werkdag kreeg ik een project en moest ik een begroting, een projectplanning en een statement of work maken. Ik vroeg of er een PM was met wie ik moest samenwerken. Ze zeiden: nee, jij doet het. Toen besefte ik dat ik nog nooit een projectplan had gemaakt. Ik had nog nooit een begroting of een statement of work opgesteld. Ik had altijd met een PM gewerkt; die deed dat voor mij. Ik was degene die het aan de klant verkocht. Die dag dacht ik dus: o mijn god, dit was een heel slecht idee. Ik heb geen idee wat ik doe.

Robyn Reynolds:

O mijn god.

Ben Aston:

Gelukkig waren er in die situatie geweldige mensen bij DARE die echt behulpzaam en ondersteunend waren. Ik heb niet volledig laten merken hoe weinig ik wist, maar ik moest stiekem YouTube-video's bekijken over het gebruik van Microsoft Project om die projectplannen te maken. Aan het einde van de dag dacht ik: ik heb het door. Zulke dingen die we moeten maken zijn meestal niet zo ingewikkeld. Binnen een paar dagen kon ik ermee uit de voeten. Maar het was zeker een moment waarop ik dacht: dit is zo'n slecht idee. Wat doe ik hier?

Robyn Reynolds:

O mijn god. Ik ben het er helemaal mee eens dat je soms moet doen alsof je het kunt totdat je het echt kunt.

Ben Aston:

Ja.

Robyn Reynolds:

En je moet natuurlijk nederig blijven. Maar je moet in zo'n situatie denken: goed, ik zoek het wel uit. Als digitale projectmanagers proberen we in de kern altijd problemen op te lossen. Vaardigheden kun je aanleren. Nu ben je dus een meester in Microsoft Project.

Ben Aston:

Ja, ik denk dat het echt zo is. Het leuke aan digitaal projectmanagement is dat het voortdurend verandert. Er is altijd iets nieuws. De projecten waaraan we werken veranderen steeds. We doen niet meer dezelfde dingen als vijf jaar geleden. Ik werkte vroeger aan bannercampagnes en microsites in Flash, waar de klant een half miljoen pond aan uitgaf voor een campagne van een maand. Dat doen we tegenwoordig niet meer. Nu hebben we heel andere uitdagingen, zoals werken met ActionScript en Flash. En als ik kijk naar wat eraan komt, zoals werken met virtual reality, vraag ik me af hoe je een gebruikerservaring in een virtuele omgeving maakt. Dat zijn dingen waarbij je denkt: wacht even, dit moet ik uitzoeken. Er is altijd een eerste keer waarop je een proces moet vaststellen en verfijnen. Iemand moet het voortouw nemen, een plan maken en nagaan of dat plan uitvoerbaar is. Anders heb je een hele groep mensen die geen idee heeft wat ze doet.
Daarom moet je soms gewoon improviseren totdat het lukt.

Robyn Reynolds:

Absoluut. Soms gebruik ik daarvoor het woord 'behelpen'. Dat heeft een negatieve bijklank, maar soms weet niemand hoe je bij het eindpunt komt. Dan moeten we blijven proberen en een paar dingen aanpassen om er te komen.

Ben Aston:

Vertel eens over die creatieve diva die je tot wanhoop dreef.

Robyn Reynolds:

Ik heb er een paar meegemaakt, en jij vast ook. Sommige mensen springen er echt uit. Er werd nogal eens een vergadering boos verlaten en soms moesten we heel creatieve manieren bedenken om mensen te bereiken.

Ben Aston:

Vertel ons het verhaal over wat je moest doen om een creatief directeur te bereiken die zich in de kroeg verstopte.

Robyn Reynolds:

Dat is echt gebeurd. De kroeg zat in mijn gebouw. Ik vroeg dan waar iemand was voor de vergadering en moest naar beneden om die persoon op te halen. Soms gaf ik hem of haar aan, een beetje plagerig bedoeld. Ooit heb ik een retrospectief als drinkspel georganiseerd. Daardoor was iedereen bij mijn vergadering aanwezig.

Ben Aston:

Je moest hun taal spreken.

Robyn Reynolds:

Precies. Het mooie van werken op afstand is nu dat ik geen lunch meer voor mensen hoef te kopen en hun declaraties niet meer hoef te controleren. Ik voel me daardoor behoorlijk vrij.

Ben Aston:

Vertel eens hoe je ervaringen als DPM en inmiddels als senior PM zijn geweest. Hoe zag je loopbaan eruit wat betreft de ondersteuning die je hebt gehad, en hoe ben je omgegaan met je ontwikkeling?

Robyn Reynolds:

Ik voel me ongelooflijk gelukkig. Ik heb een sterke groep vrienden die projectmanagers, producers en accountmanagers zijn. Sommigen waren junior producers bij mij en zijn doorgegroeid. Anderen zijn altijd mijn leidinggevende geweest en ik ben dol op hen. Zo ben ik altijd omgegaan met moeilijke situaties: door op die relaties te vertrouwen, perspectief te krijgen en hun ervaringen te horen. Een volledig onbevooroordeeld perspectief is nog steeds heel belangrijk. Soms denk ik hardop na door met andere mensen over dingen te praten. Daarom wil ik jullie allemaal een manier geven om dat te doen. Misschien hoef je dan niet huilend op de badkamer te eindigen. Misschien kan ik gewoon een luisterend oor bieden of je digitaal een schouderklopje geven. Ik help je die rotzooi op te ruimen als je niemand hebt om naartoe te gaan of als je het niet eens bent met het antwoord dat je hebt gekregen. Ben, hoe ga jij ermee om?

Ben Aston:

Meestal huil ik op de badkamer.

Robyn Reynolds:

Ja.

Ben Aston:

Praten met mensen helpt inderdaad altijd. Ik heb tijdens mijn loopbaan ook geluk gehad. Dat kon de accountpersoon zijn met wie ik samenwerkte, of gewoon iemand uit mijn team. Maar bij sommige bureaus heb ik situaties meegemaakt waarin ik dacht: wacht, ik heb nu niemand om mee te praten. Dat is erg lastig. Het wordt heel stressvol als je een situatie alleen probeert op te lossen en die niet per se wilt escaleren. Zodra je iets escaleert, wordt het soms ernstiger dan nodig. Soms heb je alleen geruststelling nodig: ga door, je zit op het juiste spoor. Je hoeft het niet meteen naar de CEO te escaleren, met alle nare gevolgen van dien.

Robyn Reynolds:

Er zijn ook momenten geweest waarop mijn mentor of leidinggevende zei dat ik overdreef. Dat was ook heel waardevol: te horen krijgen dat je je druk maakt om iets onbenulligs.

Ben Aston:

Door de verschuiving naar meer werken op afstand, of dat nu volledig of gedeeltelijk is, is het makkelijk om overdreven te reageren. Veel communicatie gebeurt schriftelijk. Ik loop niet meer gewoon door het kantoor. Daardoor is er veel meer kans om mensen verkeerd te begrijpen en per ongeluk overdreven te reageren.

Robyn Reynolds:

Zeker. Slack is een goudmijn voor problemen. Ik heb geleerd dat sommige emoji's ondeugend zijn. Gebruik ze dus niet. (lacht)

Ben Aston:

Dan moet ik dat waarschijnlijk weten. Welke emoji's mag ik niet gebruiken?

Robyn Reynolds:

Die met de tweeling? De twee meisjes die een dansje doen.

Ben Aston:

Die ken ik niet.

Robyn Reynolds:

Hebben ze die niet in Canada?

Ben Aston:

Nee, volgens mij niet.

Robyn Reynolds:

Ik stuur hem je later.

Ben Aston:

Bedankt, dat waardeer ik. Dat is er dus eentje die ik niet moet gebruiken.

Robyn Reynolds:

Het blijft leuk om daar je weg in te vinden.

Ben Aston:

Zijn er, los van de collega's en mentoren waar je het over had, nog andere groepen waar je bij betrokken bent? Je bent toch ook betrokken bij de Portland DPM Meetup?

Robyn Reynolds:

Ja, absoluut. Sorry, mijn microfoon stond uit. Ik ben er losjes bij betrokken. Ik organiseer het niet, maar ga er graag naartoe. Vorige dinsdag zat ik nog in het panel. Dat was een leuke ervaring. We bespraken met iedereen het onderwerp 'vraag het aan een PM'. Ik was een van de vier deelnemers en vertegenwoordigde het remote werken. Ik vind onze PM-gemeenschap in Portland geweldig. We zijn geen account executives; we zijn allemaal een beetje extraverte introverten. We komen samen, praten en vertrekken daarna weer. De evenementen zijn goed georganiseerd, er zijn drankjes en eten en er zijn geen recruiters. Het is een prachtige plek.

Ben Aston:

Grappig dat je de meetup zo beschrijft. Ik ben naar de Vancouver PM Meetup geweest en het is inderdaad interessant: iedereen vindt het prima om naar de bijeenkomst te gaan, maar bijna niemand blijft voor de borrel. Iedereen zegt ongeveer: ik heb andere plannen.

Robyn Reynolds:

Precies.

Ben Aston:

Ik vraag me af of dat universeel is.

Robyn Reynolds:

Niemand wordt ooit echt wild of gek. Iedereen houdt de controle.

Ben Aston:

Dat klopt ook. Interessante meta-analyse van de PM-meetup. Waar ging het panel over?

Robyn Reynolds:

Het heette 'Vraag het aan een PM'. We waren met z'n vieren. Ik vertegenwoordigde het remote werken. Daarnaast was er een freelancer, iemand die naar klantrelaties was overgestapt en iemand die strateeg was. We kregen verschillende stellingen en deden een aantal deelsessies.

Ben Aston:

Leuk.

Robyn Reynolds:

Ja.

Ben Aston:

Als je voor het eerst over meetups hoort, ga dan naar het onderdeel community van thedigitalprojectmanager.com. Daar vind je berichten over alle meetups voor digitale projectmanagers die we hebben gevonden. Als je een meetup organiseert die er niet bij staat, laat het me weten. Meetups kunnen een nuttige bron zijn voor advies, informatie en updates. Dat brengt me bij mijn vraag aan jou. Je vertelde over de vergadertool waar je zo dol op bent. Wat zit er nog meer in je toolkit voor remote PM's? Welke hulpmiddelen gebruik je om je mensen en projecten te beheren?

Robyn Reynolds:

Mijn toolkit is veranderd sinds ik van een kantooromgeving naar volledig remote werken ben overgestapt. Slack wordt bij mij intensief gebruikt. Je moet de juiste emoji's kiezen, de juiste kanalen hebben, de juiste gesprekken voeren en de juiste integraties gebruiken. Daarnaast vertrouw ik persoonlijk altijd op mijn eigen geschreven lijst. Ik heb in de loop der jaren geleerd dat ik het beste werk met mijn prioriteitenlijst op papier. Anders mis ik iets.

Ben Aston:

Staat je prioriteitenlijst dus op papier?

Robyn Reynolds:

Ja. Ik heb notitieboeken en ik ben een beetje vreemd: ik bewaar ze tot ik klaar ben met mijn baan.

Ben Aston:

O.

Robyn Reynolds:

Dat is toch een beetje obsessief-compulsief? Daarna gooi ik ze allemaal weg. Het is wel leuk; het is een dagboek vol saaie aantekeningen.

Ben Aston:

Ik gebruikte vroeger ook notitieboeken. Het was fijn dat je terug kon bladeren en bovenaan elke pagina een datum had. Dan wist je precies wat je op 9 september 2015 had gedaan, omdat het op die pagina stond.

Robyn Reynolds:

Precies. Maar als DPM's kijken we altijd naar andere hulpmiddelen. Dat is juist leuk. Ik probeer graag verschillende dingen uit, maar er zijn maar weinig dingen die ik uiteindelijk blijf gebruiken.

Ben Aston:

Dus Slack.

Robyn Reynolds:

Slack blijft dus.

Ben Aston:

En alles gaat eigenlijk naar Slack?

Robyn Reynolds:

Vrijwel alles.

Ben Aston:

Wat gebruik je om je planningen en projecten in bredere zin te beheren?

Robyn Reynolds:

Bij Dream 10 gebruiken we Flow. Dat is een vrij eenvoudige versie van Trello, of een kanbanbord. Ik kan taken toewijzen en verschillende kanalen en planningen beheren.

Ben Aston:

Flow ken ik niet.

Robyn Reynolds:

Ik kende het ook niet, maar nu ben ik een echte ambassadeur van Flow. Het is geweldig en eenvoudig. Soms is eenvoud beter.

Ben Aston:

Het hangt ook af van het project. Soms proberen we dezelfde hulpmiddelen te gebruiken voor een groot technisch webproject en voor een strategie- of UX-project. Jira voor beide gebruiken werkt dan gewoon niet.

Robyn Reynolds:

Helemaal mee eens.

Ben Aston:

Soms proberen we ons vast te leggen op één proces en één set hulpmiddelen, terwijl een project of klant daar niet in past. Dan werkt het niet. Flexibiliteit is belangrijk. Integraties tussen verschillende systemen kunnen daarbij helpen.

Robyn Reynolds:

Jaren geleden ging ik naar de eerste Portland DPM Meetup bij Instrument, een geweldig bureau hier. Ze vertelden dat ze geen vast proces hadden. Dat was een enorme openbaring. Alleen omdat je op één locatie werkt en dingen op een bepaalde manier doet, betekent dat niet dat elk project hetzelfde moet worden aangepakt. Je kunt je hulpmiddelen en aanpak aanpassen aan het project en je team. Dat is prima. Sindsdien heb ik dat echt omarmd.

Ben Aston:

Als je bij een bureau verschillende soorten werk doet, is flexibiliteit goed. Sommige bureaus leveren elke maand ongeveer dezelfde projecten. Als je altijd een websiteherontwerp doet, is standaardisatie logisch. Maar als je nooit precies weet wat er binnenkomt, is het goed om flexibel te blijven.

Robyn Reynolds:

Absoluut.

Ben Aston:

We beginnen een beetje door onze tijd heen te raken. Nogmaals: ga voor Dear DPM naar het onderdeel community van de site. We hebben al enkele onderwerpen behandeld: Moet ik blijven of moet ik nu gaan?, over blijven bij je baan of ontslag nemen; een beetje verdwaald, vrouwelijke baas; en vandaag publiceerde ik alles over urenstaten. Mijn team vult de urenstaten niet in. Wat moet ik doen? Bekijk de antwoorden op die vragen en stuur je eigen vraag in. We horen graag van je. We zullen waarschijnlijk nog een paar van deze podcasts maken en enkele nieuwe vragen bespreken. Wil je bijdragen aan het gesprek en zit je nog niet in ons Slack-team? Ga dan naar het onderdeel community van thedigitalprojectmanager.com. Daar vind je een link om lid te worden van onze community. Bedankt voor het luisteren en tot de volgende keer.