5 måter å forbedre prosessen for digital prosjektstyring på
«Digital prosjektstyringsprosess» kan referere til mange ting:
- prosessen for en bestemt type digitalt prosjekt, for eksempel et nettsted eller en app
- fasene i prosjektstyringens livssyklus, eller
- spesifikke prosjektstyringsprosesser, for eksempel risikostyring eller endringsstyring
Du finner veiledninger om livssyklusen for digitale prosjekter, metodikker og ulike veiledninger i hvordan du gjennomfører spesifikke prosesser.
I dag skal jeg snakke om prosessene som prosjektledere gjennomfører daglig, ukentlig og månedlig, og hvordan disse prosessene kan forbedres for å levere mer vellykkede prosjekter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor?
Fordi 58 % av selskapene oppgir, ifølge forskning fra PMI, at det er avgjørende for prosjektenes suksess å ha mer etablerte praksiser og prosesser. Det betyr at det er kritisk å definere organisasjonens prosesser for digital prosjektstyring tidlig og på en god måte. Denne artikkelen vil hjelpe deg.
En kort introduksjon til digital prosjektstyring
Selv om digital prosjektstyring er nært knyttet til prosjektstyring generelt, er det noen viktige forskjeller du bør merke deg.
Digital prosjektstyring handler om å styre prosjekter som omfatter digitale elementer. Den følger den vanlige livssyklusen for prosjektstyring.
Hovedfasene i denne livssyklusen er prosjektinitiering, prosjektplanlegging, prosjektgjennomføring, overvåking og kontroll samt prosjektavslutning. Dette er grunnflyten i prosessen for digital prosjektstyring.
I digitale prosjekter krever rollen som digital prosjektleder at man kan litt om alt som gjelder prosjektene man arbeider med. Dette kan omfatte kvalitetssikring, UI/UX, grafisk design, programmering, nettstedshotell, SEO og analyse, i tillegg til de vanlige ansvarsområdene innen prosjektstyring.
5 måter å forbedre prosessene for digital prosjektstyring på
Det finnes tre grunnleggende nivåer organisasjonen din kan befinne seg på:
- Dere kan ha fullt etablerte prosesser som fungerer godt og gir rom for tilpasning.
- Dere kan ha enkelte prosesser på plass som trenger finjustering eller utvidelse.
- Dere har kanskje ingen prosesser på plass.
Hvis dere er på plass nummer 2 eller 3 på listen, finnes det noen måter dere kan forbedre eller opprette prosessen for digital prosjektstyring på. Her er noen forslag:
1. Bruk verktøy
Det finnes mange verktøy som er utviklet for å legge til rette for opprettelse og forbedring av prosesser. Noen av de vanligste er:
- Programvare for arbeidsflytstyring for utforming og automatisering av arbeidsflyter for prosjektstyring
- Verktøy for endringsstyring for systematisk implementering av endringer i prosessen
- Systemer for styring av forretningsprosesser (BPMS) for visualisering, automatisering, justering og standardisering av prosesser
Disse verktøyene kommer ofte også med et vell av kunnskap eller et fellesskap av kolleger (i form av et forum eller en diskusjonstavle) som du kan dra nytte av hvis prosessene dine stopper opp.
2. Utnevn en prosesseier
Et annet tips for å forbedre prosessene er å utnevne en prosesseier – en person eller gruppe som har ansvar for å føre tilsyn med prosessforbedringer og opprettelse av prosesser. I de fleste organisasjoner er dette ofte prosjektstyringskontoret (PMO), siden det kan fungere som et sentralt knutepunkt for prosesser og ha endelig godkjenning av prosesser (dette er også noe KI i prosjektstyringskontorer kan bidra med), slik at alle prosjektledere er samkjørte.
Hvis organisasjonen din ikke har et PMO, kan du utpeke én eller noen få personer som prosesseiere. Ved å ha én person eller en komité å henvende seg til for prosessendringer, nye prosesser og endelig godkjenning av prosesser, får man én sannhetskilde som sikrer samsvar i hele organisasjonen med hensyn til hvordan prosessene gjennomføres, samt samsvar mellom prosessene. Denne prosesseieren kan være en person innen kvalitetssikring, drift eller forretningsanalyse.
3. Få ledelsen med på laget
Det kan bli møtt med motstand å begrunne opprettelsen av eller endringer i prosesser overfor ledelsen.
Prøv å finne ut hva som ligger bak motstanden, og forstå ledelsens synspunkt. Deretter kan du finne måter å inngå kompromisser på eller presentere hvorfor prosessforbedringer faktisk vil være nyttige. Ledelsens perspektiv kan til og med føre til at du bestemmer deg for å legge prosessforbedringene på is eller forkaste dem.
4. Finn hull i prosessene
Hvor finnes hullene i de eksisterende prosessene, og hvordan kan du fylle dem?
Se etter to typer manglende prosesser:
- Se etter hull mellom prosessene. Du kan for eksempel ha en prosess for risikostyring, men kanskje ikke ha noen retningslinjer for kvalitetsstyring.
- Se etter hull i prosessene. Du kan ha en prosess for prosjektavslutning som mangler et trinn for å gå gjennom lærdommene med teamet.
Nedenfor finner du noen daglige prosjektstyringsprosesser som du kanskje mangler. Bruk litt tid på å vurdere disse nøye. Hvordan kunne du gjennomført hver av dem bedre? Hvordan kan du implementere en prosess for hver av dem?
Risikostyring
Risikostyring omfatter prosesser for å forutse, planlegge for, redusere og unngå risikoer. I en studie fra 2018 oppga prosjektledere at de benyttet risikostyringsstrategier bare 62 % av tiden, noe som er ganske lavt når man tar hensyn til den relative betydningen av denne digitale prosjektstyringsprosessen.
Det finnes flere måter å forbedre risikostyringsstrategien din på.
En av de enkleste måtene er å opprette dokumentmaler som prosjektlederne kan bruke, for eksempel en RAID-logg.
Det er også verdt å utarbeide retningslinjer for hvordan og når risikostyring skal gjennomføres i løpet av et prosjekt. Ved å gjennomføre dette på samme tidspunkt i prosjektprosessen (helst tidligere enn senere) kan teamet bli mer effektivt og bedre i stand til å oppdage risikoer før de blir til problemer.
Tett knyttet til risikostyring er problemstyring. Problemstyring omhandler problemer eller utfordringer som oppstår nå, mens risikostyring omhandler potensielle risikoer som kan oppstå eller ikke oppstå i løpet av et prosjekt.
Mer informasjon: Se veiledningen vår for å lage en risikostyringsplan.
Budsjettering og estimering
Budsjettering og estimering er viktige deler av ethvert prosjekt, og er ofte stadig utsatt på grunn av feilestimeringer fra teammedlemmer, endringsforespørsler fra kunden gjennom prosjektet og det uunngåelige faktum at uforutsette problemer oppstår underveis.
Selv om det er vanskelig å få budsjettet helt riktig hver gang, finnes det flere strategier du kan bruke for å lage bedre estimater som du kan presentere for kundene eller ledelsen.
Interessant nok fant Gartner at prosjekter med høyere budsjetter også hadde en høyere feilrate — prosjekter med et budsjett på over $1 million hadde en feilrate som var 50 % høyere enn prosjekter med et budsjett på under $350,000.
Dette kan skyldes de høyere forventningene som følger med et større budsjett, eller feilestimering av tid og ressurser.
Uansett hvilket prosjektbudsjett du har, er en prosess for å estimere og følge opp dette estimatet gjennom hele prosjektets livssyklus avgjørende.
Mer informasjon: Veiledningen vår om prosjektestimering er en fullstendig veiledning som beskriver en effektiv prosess. Dette er et godt sted å begynne for å forbedre din egen estimeringsprosess—selv om du kanskje har egne ideer til hvordan den kan forbedres ytterligere!
Prosjektplanlegging
Å lage en prosjektplan er en annen avgjørende prosess. Den bidrar til å utarbeide estimater, definere leveranser og prosjektomfang, følge opp avhengigheter og milepæler samt styre ressurser.
Ved å definere en prosess for prosjektplanlegging sikrer du at du stadig blir raskere til å lage prosjektplaner, og at alle de riktige personene blir konsultert og enige om planen.
Mer informasjon: Vår veiledning til å lage en prosjektplan inneholder noen tips for å etablere eller forbedre en prosjektplanleggingsprosess, som du kan bygge videre på for å lage en prosess som fungerer for teamet ditt.
Endringsledelse
Resultatene av prosjekter kan føre til mange endringer i en organisasjon. Eksempler på når du trenger endringsledelse omfatter endringer i organisasjonsstruktur, bemanning, opplæring, prosess- og policyimplementering og mer. Det er viktig å ha en endringsledelsesprosess for å håndtere innføringen av disse resultatene.
Omtrent 68 % av selskapene inkluderer i dag endringsledelse i prosessen for å etablere prosjekter. Med tanke på hvilken innvirkning endringer kan ha på prosjekter og organisasjonens samlede suksess, kan det ikke være valgfritt eller bare gjøres av og til å ta høyde for endringer i prosjekter og prosesser.
Som nevnt ovenfor bør du utnevne en prosesseier (eller flere) til å lede endringsledelsen. På denne måten begrenser du, så å si, antallet kokker på kjøkkenet, samtidig som du får innspill fra resten av organisasjonen. Sørg for bred enighet om endringsprosessen, og bygg inn kontrollmekanismer for ytterligere endringer.
Kommunikasjonsledelse
God kommunikasjon er svært viktig for prosjekter. Å etablere retningslinjer og prosesser for kommunikasjon for et bestemt prosjekt i begynnelsen av prosjektet er en beste praksis når det gjelder kommunikasjonsledelse.
Å lage en kommunikasjonsplan er én måte å etablere disse retningslinjene og prosessene på. Du kan fastsette hva som kommuniseres til hvem og når, fra innhenting av tilbakemeldinger til oppdateringer om status for omfang og budsjett og hvor ofte møter skal avholdes.
En standardisert prosess for kommunikasjonsledelse har fordeler utover prosjektsuksess – den bidrar også til å sette og håndtere forventninger, håndtere kunder og interessenter samt planlegge prosjekter.
Kvalitetsledelse
Uten en kvalitetsledelsesprosess på plass er det umulig å sikre kvalitet konsekvent og på riktig måte fra leveranse til leveranse og fra prosjekt til prosjekt. Selv om det er viktig å definere en kvalitetsledelsesprosess for det spesifikke prosjektet ditt, er det enda bedre å definere en slik prosess for hele organisasjonen. Da har du standarder på plass når du starter et nytt prosjekt, slik at du ikke trenger å finne opp hjulet på nytt hver gang.
Uansett må du lage en kvalitetsledelsesplan for hvert prosjekt. Dette har mange fordeler for prosjektene dine – det vil øke den samlede kvaliteten på leveransene, forbedre samarbeid og tilbakemeldinger og redusere administrasjonsarbeidet. Å etablere en organisatorisk prosess for dette vil gi disse fordelene til hele organisasjonen, ikke bare prosjektet ditt.
5. Lag dokumentmaler
En enkel måte å forbedre prosesser på er å lage standardiserte dokumentmaler for de vanligste prosjektledelsesoppgavene. Hvis alle prosjektledere starter med det samme dokumentet, blir standardiseringen enklere og mer konsekvent.
Det finnes over 90 ferdige prosjektledelsesmaler i vårt DPM-medlemskap, i tillegg til et fellesskap av andre prosjektledere du kan diskutere prosessledelse med.
Å skape en prosess som fungerer, er et kontinuerlig arbeid
Når du har fått på plass prosjektledelsesprosessen din, er det uunngåelig at den vil endres og tilpasses over tid. Du vil finne nye måter å gjøre ting på, oppdage flere effektivitetsgevinster eller ta i bruk nye verktøy eller ny programvare som vil effektivisere arbeidsflytene dine.
For å holde oversikt over hvordan prosessene dine endrer seg over tid, og for å optimalisere arbeidsflytene dine, er det lurt å lage en håndbok. Prosjektlandskapet er i stadig endring, så det bør prosessene dine også være.
Hele filosofien bak fellesskapet vårt med over 700 medlemmer er faktisk basert på den digitale prosjektverdenens utvikling. Som prosjektledere er vi de som har ansvar for å skrive håndboken for hvordan digitale prosjekter gjennomføres. Det er ganske spennende, så sørg for å ta en titt!
