22 statistikker om tidsstyring som kan gjøre arbeidsbelastningen enklere
For mange møter: To tredjedeler av møtene er unødvendige og tar tid som teammedlemmene kunne brukt på prosjektarbeid.
Belastningen fra manuelle oppgaver: 62 % av arbeidsdagene brukes på manuelle oppgaver, men du kan ta i bruk automatiseringsverktøy for å effektivisere disse prosessene.
Kommunikasjonsoverbelastning: 88 % av en vanlig arbeidsuke brukes på kommunikasjon, noe som reduserer tiden til de faktiske arbeidsoppgavene.
Statistikk om tidsstyring avdekker trender i hva som tar opp ansattes tid, og hvor produktiviteten mangler globalt. Her er en oversikt over statistikk om tidsstyring som kan hjelpe deg med å forstå hva som skjer i ditt eget team, gjøre forbedringer som hjelper teammedlemmene med å få mer gjort i løpet av arbeidstiden de har til rådighet, og styrke ferdighetene dine innen tidsstyring.
Statistikk om tidsfordeling og balanse i arbeidsmengden
Denne statistikken om tidsstyring viser hvordan teammedlemmene bruker tiden sin, og om arbeidsmengden er balansert.
1. Teammedlemmer bruker 60 % av hver dag på koordinering
I stedet for å utføre arbeidsoppgavene sine bruker gjennomsnittspersonen mesteparten av tiden på «arbeid om arbeid» – gir oppdateringer om prosjektstatus, leter etter informasjon om oppgaver eller håndterer endringer i prioriteringer. Ifølge en nylig rapport fra Asana utgjør denne typen aktiviteter 60 % av den gjennomsnittlige arbeidsdagen til hver person.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis teamet ditt ikke fokuserer på kjerneoppgavene sine fordi koordinering tar så mye tid, vil fremdriften gå saktere, og arbeidet blir ikke ferdig innen fristen. Fjern unødvendige aktiviteter fra teamets arbeidsliste og tydeliggjør prioriteringene, slik at de kan jobbe med det de ble ansatt for å gjøre.
2. Teammedlemmer bruker 27 % av tiden sin på jobben de ble ansatt for å gjøre
Ifølge den samme Asana-rapporten bruker teamet ditt bare 27 % av tiden sin på oppgavene og ansvarsområdene de ble ansatt for. Dette er en viktig indikator på produktivitet. Hvis teamet ditt ikke bruker tid på selve jobben sin, blir det vanskelig å få prosjekter og oppgaver ferdig i tide.
Finn ut hva teamet ditt jobber med utover stillingsbeskrivelsen, og se om du kan fjerne disse oppgavene fra arbeidslisten deres. Prioritering er viktig – hvis disse andre oppgavene er viktige, bør du sette av et bestemt tidspunkt til dem, slik at teamet vet hva de skal jobbe med først.
3. Teammedlemmer mister 62 % av dagen til manuelle, repetitive oppgaver
En annen oppdagelse fra Asana-rapporten er at 62 % av hver arbeidsdag går tapt til manuelle og repetitive oppgaver. Dette omfatter blant annet utfylling av timelister, sending av arbeid til gjennomgang eller godkjenning og oppdatering av statusen til elementer i prosjektstyringsprogramvaren din.
Verktøy for arbeidsflytautomatisering kan utføre repetitive oppgaver for deg. La oss si at du setter opp en automatisering som utløses når et teammedlem markerer en leveranse som klar for godkjenning. Programvaren kan sende deg et e-postvarsel, varsle det neste teammedlemmet som skal jobbe med den, og oppdatere teammedlemmets timeliste basert på hvor lenge vedkommende brukte på arbeidet.
4. 88 % av en arbeidstakers vanlige arbeidsuke brukes på kommunikasjon
Gjennomsnittsarbeidstakeren bruker mesteparten av tiden sin på kommunikasjon, ifølge en nylig rapport fra Grammarly. Dette omfatter tid i møter, tid brukt på å skrive og kontrollere e-poster og Slack-meldinger, samt samtaler ansikt til ansikt. Fjernarbeid er delvis ansvarlig; når færre personer er på kontoret, bruker teamet mer tid i møter og på å kommunisere oppdateringer.
For å redusere tiden folk bruker på kommunikasjon (og øke tiden de bruker på de faktiske jobbene sine) bør du følge strenge møteagendaer, oppmuntre til bruk av AI-verktøy for å utforme kommunikasjon og hjelpe teamet med å utvikle kommunikasjonsferdighetene sine.
Statistikk om avbrytelser, møter og varsler
Disse faktaene om tidsstyring omhandler distraksjoner og avbrytelser som reduserer produktiviteten.
5. Teammedlemmer mener at to tredjedeler av møtene de deltar i, er unødvendige
En annen viktig konklusjon fra Asana-rapporten er at teammedlemmene mener de fleste møter er unødvendige. De tar verdifull tid fra prioriteringene og tapper teamet for energi og motivasjon – særlig møter som kunne ha vært en e-post.
Før du planlegger et møte, bør du vurdere om det er nødvendig. Hvis du er ute etter en statusoppdatering eller skal formidle ukomplisert informasjon, er det bedre å sende en e-post. Hvis du bestemmer deg for å holde et møte, bør du ha en tydelig agenda og holde deg til tiden du har satt av.
6. Nesten en tredjedel av de ansatte fører overtid, hovedsakelig på grunn av et stort volum av e-poster og varsler
Ifølge Asanas data fører nesten en tredjedel av kontorarbeiderne jevnlig overtid, og hovedårsaken er en endeløs strøm av varsler, e-poster og Slack-meldinger. Varseloverbelastning er et vanlig problem, og det er også knyttet til økningen i fjernarbeid.
Sett av tid til «dybdearbeid», der du konsentrerer deg om oppgaven og varsler er dempet. Ikke sjekk varslene dine i løpet av denne tiden – det vil avbryte arbeidsflyten din, og du trenger tid til å fokusere på nytt. La teammedlemmene vite at det er greit å gjøre det samme (med unntak av nødsituasjoner). Med mer tid til fokus bør de ansatte ikke trenge å jobbe sent (eller sjekke varsler utenom arbeidstiden).
7. I Australia er uventede møter hovedårsaken til at ansatte jobber sent
Asanas data antyder at hovedårsaken til overtid blant australske arbeidstakere er uventede møter. Disse er like problematiske som unødvendige møter – når du planlegger dem på forhånd, kan alle planlegge dagen rundt dem.
Når møter dukker opp uventet, blir arbeidet omorganisert, noe som betyr at noe annet må skyves til side. Hvis det som skyves til side, har en fast frist, kan teamet ditt måtte jobbe sent. Prøv å ikke legge til møter i siste liten i teamets kalendere (igjen, med unntak av nødsituasjoner).
8. For en tredjedel av ansatte i USA er for mye arbeid den største kilden til stress
Asanas rapport viser at den største kilden til stress for en tredjedel av amerikanske ansatte er å ha for mye arbeid. Dette er et vanlig problem med mange årsaker – endringer i eller økninger av arbeidsoppgaver over tid, frafall i teamet eller nytt arbeid som legges til uten riktig prioritering.
Kommuniser prioriteringsnivået for alt nytt arbeid. Uten denne tydeligheten kan teamet prioritere feil oppgave, bli overveldet eller forsøke å gjøre flere ting samtidig (noe som svekker produktiviteten ytterligere). Planlegg arbeidet som må gjøres, og se hvilke oppgaver med lav verdi du kan fjerne eller nedprioritere.
Statistikk over bortkastet tid, ineffektivitet og dobbeltarbeid
Denne statistikken viser hvor viktig tidsstyring er for å redusere ineffektive prosesser og sløsing.
9. Folk sløser bort 91 minutter per dag på uviktige møter og oppgaver
Ifølge en nylig studie fra Acuity Training bruker teammedlemmer i gjennomsnitt halvannen time per dag på oppgaver og møter som ikke er relevante for rollene deres. Det betyr mindre tid til arbeid som vil gi tydelige resultater eller bringe prosjektene dine nærmere målstreken.
Før du sender ut en møteinvitasjon, bør du granske deltakerlisten – trenger alle de inviterte å være der? Er møtet relevant for oppgavene og leveransene de arbeider med? Det samme gjelder oppgaver. Før du tildeler noe nytt, må du sørge for at det ligger innenfor rammene av stillingsbeskrivelsen deres.
10. Halvparten av de ansatte har aldri gjennomgått tidsbruken sin
Et annet funn fra Acuity Trainings studie var at nesten halvparten av de ansatte aldri har gjennomgått tidsbruken sin. Du bør følge nøye med på hvordan teammedlemmene bruker tiden sin som standard – timelister påvirker tross alt faktureringen – men det er også verdt å be teamet se på sin egen tidsbruk regelmessig og gjennomføre en tidsrevisjon.
Når de får mulighet til å analysere hvor mye tid og innsats de bruker på hver oppgave, vil de se om innsatsen står i forhold til effekten, finne områder som kan forbedres og gjennomføre endringer som gjør dem mer effektive.
11. 70 % av de ansatte mister 20 timer i uken på ineffektive prosesser og verktøy
En rapport fra Quickbase antyder at nesten 70 % av arbeidstakerne mister halvparten av arbeidsuken på «fragmenterte systemer» – data spredt på tvers av verktøy, utdaterte prosesser og ineffektive systemer. Dette fører til tap av produktivitet, tid og inntekter.
Ha én felles kilde til sannhet for prosjektene dine (det vil si et verktøy for prosjektstyring) som inneholder all informasjonen teamet trenger for å fullføre oppgavene sine, i stedet for fem forskjellige regneark, et samarbeidsverktøy, et separat verktøy for tidsregistrering og et verktøy for å følge fremdriften.
12. Amerikanske selskaper taper nesten $500 milliarder som følge av lav produktivitet blant ansatte
En nylig studie fra Economist Impact viser at amerikanske selskaper samlet taper $468 milliarder på lav produktivitet og distraksjoner. Teammedlemmene får ikke gjort så mye som de kunne ha gjort, noe som påvirker virksomhetens resultat.
Dette betyr ikke at arbeidstakere sluntrer unna eller utsetter arbeidet med vilje – mange distraksjoner (noen ganger viktige) kan ta tid fra kjerneoppgavene. Tidsstyringspraksiser som å sette av tid til fokus og dempe varsler kan være til hjelp her.
13. Ansatte bruker 10 % av dagen på oppgaver som allerede er fullført
Asanas rapport viser at ansatte bruker 10 % av dagen på arbeid som allerede er fullført. Dette utgjør over 200 timer i året som går tapt på dobbeltarbeid.
Hold prosjektstyringsprogramvaren oppdatert med hva som er fullført, hva som må gjøres, og hvem som jobber med hva. Dere bør også gjennomføre korte statusmøter og regelmessige oppfølginger, men følg også med på kommunikasjonsnivået. Overfører teammedlemmene arbeid effektivt? Oppdaterer de hverandre om hva som er gjort? Dere kan også etablere tydelige prosesser og automatiseringer for å sørge for at alt går smidig.
Statistikk om systemer og verktøy for tidsstyring
Denne statistikken om tidsstyring dekker bruken av programvareverktøy og systemer for bedre tidsstyring.
14. Bare 18 % av personer har et eget system for tidsstyring
En nylig studie fra Acuity Training viser at færre enn 20 % av ansatte har et eget system for å styre og prioritere tiden sin. Med et eget system for tidsstyring kan du og teamet ditt jobbe mer effektivt og få gjort mer.
Systemet kan omfatte verktøy for oppgavestyring eller programvare for tidsregistrering, samt metoder som gjøremålslister, kalenderblokker og spesialiserte strategier for tidsstyring, som pomodoro-teknikken eller å «spise frosken».
15. Én tredjedel av ansatte bruker en gjøremålsliste for å styre tid og oppgaver
Én tredjedel av ansatte bruker gjøremålslister for å styre oppgavene og tiden sin, noe som gjør dette til den mest populære metoden for tidsstyring, ifølge Acuity Training. Det viktige er at du og teamet ditt bruker det som fungerer for prosjektene og prosessene deres. Ikke tving alle til å bruke den samme gjøremålslisten hvis de foretrekker å organisere de viktigste oppgavene sine på en annen måte.
16. Én fjerdedel av ansatte bruker e-postinnboksen sin til å styre tid og oppgaver
Ifølge den samme studien fra Acuity Training bruker 25 % av personer e-postinnboksen sin til å styre tid og oppgaver. Dette er et godt alternativ for teammedlemmer som tilbringer mye tid i innboksen, for eksempel ansatte innen salg, kundeservice, IT og markedsføring.
La teamet ditt jobbe på den måten de fungerer best på. Du kan også koble innboksen til prosjektstyringsprogramvaren eller CRM-systemet, slik at all prosjektinformasjon kan være samlet på ett sted, selv om teamene jobber fra hver sine innbokser.
17. Personer som bruker Eisenhower-matrisen, opplever oftere at de har kontroll over arbeidet
Ifølge studien fra Acuity Training opplever 50 % av dem som sier at de bruker Eisenhower-matrisen til å styre tid og oppgaver, at arbeidsmengden er under kontroll hver dag. De andre 50 % sa at arbeidsmengden var under kontroll 4 dager i uken.
Eisenhower-matrisen deler arbeidet inn i 4 kategorier: viktig og haster, haster, men er ikke viktig, viktig, men haster ikke, og verken viktig eller haster. Begynn å bruke den selv før du involverer teamet. Du kan bruke den til dine egne prosjektstyringsoppgaver eller til å prioritere prosjektarbeid.
18. Markedet for programvare for tidsregistrering vil være verdt 32 milliarder dollar innen 2028
Analyse fra Data Bridge Market Research viser at markedet for programvare for tidsregistrering vokser. Dette skyldes sannsynligvis at bedriftseiere må sørge for at ansatte er produktive (dette henger sammen med den økte tilbakevendingen til kontoret og at ansatte blir bedt om å gjøre mer med mindre).
Et voksende marked oppmuntrer til konkurranse mellom leverandører av tidsregistrering som ønsker å maksimere markedsandelen sin, noe som gjør dette til et godt tidspunkt å investere i programvare for tidsregistrering. Velg et verktøy som dekker behovene dine når det gjelder nødvendige funksjoner, teamstørrelse, integrasjoner med eksisterende programvareverktøy og priser.
Statistikk om tydelighet, formål & økt produktivitet
Denne statistikken om tidsstyring viser hvordan tydelighet og formål kan øke produktiviteten.
19. Færre enn halvparten av ansatte forstår hvordan arbeidet deres bidrar til suksess
Asanas nylige studie viste at 46 % av ansatte ikke forstår hvordan resultatene deres hjelper organisasjonen med å nå målene sine. Dette legger til rette for manglende engasjement og dårlig tidsstyring.
Hold teammedlemmene informert om hvordan arbeidet bidrar til prosjektets og organisasjonens suksess. De får en tydeligere forståelse av prioriteringene sine og blir mer motiverte og produktive når de kan se hvordan arbeidet deres passer inn i det større bildet.
20. I Japan forstår 19 % av arbeidstakerne hvordan de bidrar til suksess
Ifølge Asanas rapport er det enda færre japanske ansatte som forstår hvordan arbeidet deres hjelper organisasjonen med å nå målene sine (19 %). Dette er betydelig lavere enn det globale gjennomsnittet (46 %). Det samme rådet gjelder også her. Ved starten av nye prosjekter eller initiativer bør du bruke tid på å hjelpe teamet med å se det større bildet de bidrar til.
21. I Storbritannia får 68 % av de ansatte hver uke oppgaver som ikke bidrar til organisasjonens suksess
Ifølge Asana blir 68 % av arbeidstakerne i Storbritannia bedt om å utføre arbeid hver uke som ikke støtter selskapets eller prosjektets mål. Dette tar tid fra teammedlemmenes prioriterte arbeid som faktisk støtter målene dine, og arbeid med oppgaver som ikke er verdifulle eller relevante, vil svekke motivasjonen i teamet.
Prioriter og vurder om oppgaver er fordelaktige å ha, og derfor mindre presserende. Det kan også finnes oppgaver som ikke er verdt å fullføre – Eisenhower-matrisen kan hjelpe med dette.
22. Arbeidstakere i en flyt-tilstand er opptil 5 ganger mer produktive
Ifølge forskning fra McKinsey er ansatte opptil fem ganger mer produktive når de er i en «flyt»-tilstand. «Flyt»-tilstanden forbindes med idrett, og i denne tilstanden er du fullstendig fokusert på å gjennomføre det som må gjøres. Det er ikke mulig å gå inn i «flyt» på kommando – det avhenger av hvor mye du liker aktiviteten, den vanlige rutinen din og eventuelle forstyrrelser i nærheten.
Du kan imidlertid holde teamet engasjert og motivert ved å gi anerkjennelse når det er fortjent, la dem se det store bildet og tilby fleksibilitet når det gjelder oppgavefordeling, arbeidstid og deltakelse i møter der det er mulig (selv om dette ikke alltid er mulig).
Vanlige spørsmål om tidsstyring
Her er svarene på noen vanlige spørsmål om tidsstyring.
Hva er de største utfordringene med tidsstyring som prosjektledere møter?
De største utfordringene med tidsstyring som prosjektledere møter, omfatter avbrytelser fra møter, e-poster og varsler som reduserer fokuset, endringer i omfang og skiftende prioriteringer samt misforståelser som fører til feil og omarbeid. Nyttige teknikker for tidsstyring omfatter tidsblokking, å sette av dedikert fokustid og å prioritere ved hjelp av Eisenhower-matrisen.
Hvordan kan prosjektledere hjelpe teamene sine med å prioritere oppgaver effektivt?
Prosjektledere kan hjelpe teamet med å prioritere oppgaver ved å tydeliggjøre prioriteringene ved hjelp av teknikker som Eisenhower-matrisen, MoSCoW og behandling av backloggen.
Eisenhower-matrisen og MoSCoW-metoden hjelper med beslutninger om hva som skal gjøres først, hva som skal delegeres, hva som skal planlegges og hva som skal fjernes. Behandling av backloggen (brukt i Scrum og smidige metoder) innebærer å velge hvilke oppgaver som skal utføres innen en bestemt tidsperiode. Følg opp teammedlemmene så ofte som mulig for å sikre at de forstår hva som forventes.
Hvilken rolle spiller prosjektstyringsprogramvare i tidsstyring?
Prosjektstyringsprogramvare er svært nyttig for tidsstyring. Den inneholder ofte en funksjon for tidsregistrering, som hjelper deg med å forstå hvor lang tid oppgaver tar, og hvor teammedlemmer kanskje bruker for mye (eller ikke nok) tid. Prosjektstyringsverktøy hjelper også med å følge fremdriften i oppgaver og forbedre ansvarligheten ved å tydeliggjøre hvem som jobber med hva.
Hvordan påvirker dårlig tidsstyring teammoralen og utbrenthet?
Dårlig tidsstyring påvirker teammoralen negativt og fører til utbrenthet. Når teammedlemmer blir fanget av møter og varsler i stedet for å fokusere på prioriteringer, vil de føle seg stresset og i noen tilfeller måtte jobbe ekstra timer. Dette fører til utbrenthet og mangel på balanse mellom arbeid og fritid, noe som får teammedlemmer til å trekke seg tilbake, svekker moralen og øker gjennomtrekken.
Hva er beste praksis for prosjektledere som vil være gode eksempler på riktig tidsstyring for teamene sine?
Prosjektledere kan gå foran som gode eksempler på effektiv tidsstyring for teamene sine – sette av tid til fokusert og grundig arbeid, dempe varsler ved behov, sette grenser og avslå unødvendige møter. På prosjektnivå kan du sette realistiske tidsfrister og estimater for arbeidet, tydeliggjøre prioriteringene jevnlig og forhindre omfangsutglidning.
Hva skjer nå?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og få kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
