Smidig byrå: 10 smidige metoder for byråer
Hvert digitalbyrå jeg har vært borti, ser ut til å hevde at de driver med en eller annen form for agil byrådrift.
Utfordringen i dag er hva vi mener med et agilt byrå. Begrepet agil byrådrift har blitt brukt i så mange sammenhenger at det nå i stor grad er meningsløst.
På den ene siden kan det vise til de opprinnelige intensjonene med en fleksibel og tilpasningsdyktig tilnærming som setter resultater over alt annet. På den andre siden av skalaen kan det være en merkelapp på en kaotisk arbeidsplass uten prosesser i det hele tatt. Det høres langt mer troverdig ut å si at man er «agil» enn å avsløre virkeligheten: at man «finner ut av det underveis».
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dette er ikke ment som kritikk. Digitalbransjen er fortsatt i startfasen. Vi prøver fortsatt å finne ut hvordan vi skal håndtere og levere vårt beste arbeid.
Utfordringen med Scrum for digitalbyråer
Mange digitalbyråer jeg har kjent til, begynner med Scrum når de prøver å finne en agil prosess. På overflaten er dette et logisk valg. Du finner omtale av Scrum overalt når du begynner å undersøke agile metoder. (Begrepet Scrum brukes ofte – men feilaktig – om hverandre med agil som om de var det samme. Det er de ikke. Agilitet er mye mer enn Scrum.)
Det er lett å forstå appellen ved Scrum. Det finnes mange fancy begreper og moteord som virker imponerende på noen: sprinter, arbeidskøer, sprintretrospektiver, gjennomstrømming, nedbrenningsdiagrammer, Scrum-master, produkteier … Det finnes et stort utvalg av kurs- og sertifiseringsalternativer. Fremfor alt kan det oppfattes som en gyllen billett. Følg denne oppskriften, så vil kaoset ditt på magisk vis bli forvandlet til en utopi. Det som ofte overses, er at Scrum har røttene sine i utvikling av programvareprodukter. Scrum er et godt alternativ når du er et team hos en programvareleverandør med et tydelig fokus på å levere et spesifikt produkt.
Men Scrum begynner å svikte når du må håndtere eksterne avhengigheter. Når du jobber i et digitalbyrå, har nesten alle aspekter ved arbeidet ditt eksterne avhengigheter – kundene dine. Dette skaper betydelig sløsing. Prosjektledere ender opp i komplekse politiske forhandlinger ved hver sprintplanlegging for å sikre at prosjektene deres blir inkludert i sprinten. Jeg har sett møter for sprintplanlegging i byråer ta en hel dag og involvere hele teamet. Ettersom sprinter vanligvis varer i to eller tre uker, utgjør dette 6–10 % av hele teamets kapasitet. For en sløsing med tid og krefter!
Ikke nok med det, men disse sprintplanene begynner ofte å rakne etter en dag eller to av sprinten. Kundene ombestemmer seg eller blir forsinket med å levere nødvendig informasjon. Uventede hendelser dukker opp, for eksempel nye forretningsmuligheter eller tekniske problemer med et system som er i drift.
Alt dette fører til hyppige reforhandlinger som sløser med mer tid og byråressurser. Det er her den agile prosessen din kan bryte sammen og påvirke ressursstyringen i det kreative byrået negativt.
En viktig lærdom
Det finnes mange agile metoder og praksiser tilgjengelig. Jeg innså dette i 2010 etter å ha slitt med å oppnå de forventede fordelene ved Scrum og ha gjort mer grundige undersøkelser. Dette førte meg til Kanban og lean-tenkning. Noen av praksisene deres så ut til å gi forbedringer sammenlignet med tilnærmingen vi brukte.
Jeg begynte å eksperimentere. Først med et lite, forutsigbart prosjekt og deretter gradvis med større og mer komplekst arbeid. Dette startet med måten jeg brøt ned de enkelte prosjektene på – jeg gikk over fra brukerhistorier til funksjonsbeskrivelser og deretter til verdibaserte leveranser. Dette gjorde det enklere for kundene å gjennomgå og godkjenne arbeidet, og gjorde prosjektene enklere å håndtere.
Jeg begynte også å utfordre prosessene våre og måten alt arbeidet vårt ble styrt på. Dette førte til at vi avskaffet sprintplanleggingsmøtene til fordel for raske omorganiseringer på den daglige ståopp-samlingen. Snart droppet vi sprintbegrepet og gikk over til en flytbasert Kanban-tilnærming. Ytterligere forbedringer kom fra hele teamet, som foreslo hvordan vi kunne bli bedre, og deretter prøvde ut forslagene.
Resultatene talte for seg selv:
- de ansatte var lykkeligere fordi det var enklere for dem å gjøre sitt beste arbeid og i stor grad lede seg selv
- dette frigjorde prosjektlederens tid, slik at vedkommende komfortabelt kunne håndtere flere prosjekter parallelt og fokusere på resultatene som betydde noe
- det var betydelige forbedringer i kvaliteten på arbeidet vårt, leveringstidene, kunderelasjonene og resultatene vi oppnådde
- og samtidig tredoblet vi inntekten per ansatt i teamet vårt på litt under tre år.
Ved nærmere ettertanke har det blitt tydelig at gjennombruddet kom av å våge å eksperimentere. Jeg gjorde endringer og observerte effektene av dem.
Arbeidet med prosessforbedring før dette hadde gått ut på å lete etter en ferdig prosess vi bare kunne ta i bruk – som Scrum. Nå forstår jeg at dette ikke finnes. Det finnes ikke fordi bransjen vår fortsatt er i startfasen, så vi prøver fortsatt å finne ut hvordan virksomhetene våre bør fungere. Det er også slik at hver virksomhet er unik. Løsningen for kreativ arbeidsflyt som fungerer i ett byrå, vil ikke nødvendigvis kunne overføres til et annet.
10 måter å integrere smidige byråmetoder i et digitalt byrå
Jeg rådgir en rekke kunnskapsarbeidsvirksomheter, inkludert mange digitale byråer, og hjelper dem med å forbedre de operasjonelle prosessene sine. Basert på denne erfaringen er dette mine beste råd for å integrere smidige metoder i en byråkontekst:
1. Aksepter at det ikke finnes én «riktig måte», og at ingenting er hugget i stein
Alle organisasjoner er unike. Suksess med smidige metoder i byråer kommer av å bygge videre på andres ideer og tilpasse dem til din situasjon.
2. Frem en kultur for trinnvise endringer og kontinuerlig forbedring
Selv om endringstakten naturlig nok er høyere i starten av arbeidet med prosessforbedring, er det en feil å noen gang anse det som «ferdig». Smidige metoder i byråer krever at du stadig tilpasser og tester arbeidsmetodene dine (kaizen på fagspråket). Derfor gir endringsinitiativer som styres som et «omfattende engangsinitiativ», sjelden varige resultater.
3. Definer resultatene som virkelig betyr noe
[Innlegg «Husk at kundene først og fremst verdsetter avkastningen på investeringen sin. #agile #projectmanagement»] De bryr seg ikke om hva prosessen din er, eller hva den kalles, så lenge den gjør det enkelt for dem å oppnå resultatene de ønsker (smidige kontrakter kan bidra til å strukturere dette forholdet). Husk også grunnene til og motivasjonen for at byrået ditt eksisterer.
4. Mål kvantitativt
Det er ikke nødvendig å overdrive, men det er viktig å foreta standardiserte målinger av arbeidet ditt. Uten disse målingene arbeider du i praksis i blinde.
Da jeg ledet utviklingsteamet i et byrå, omfattet målingene mine «inntekt per ansatt», «inntekt per kunde», «alternativkostnad per kunde» (det vil si verdien av tiden brukt per kunde som ikke kan faktureres) og «fullstendighet i timelistene» (registrerte timer av totalt antall arbeidede timer). Jeg tok stikkprøver av disse måledataene hver måned og rapporterte resultatene til både teamet mitt og selskapets ledelse (rapporteringsprogramvare for markedsføringsbyråer kan hjelpe med dette). Dette ga alltid verdifull innsikt i hvor vi burde rette forbedringsarbeidet videre.
De fleste av disse datapunktene er avhengige av nøyaktige timelistedata, og jeg er klar over at dette kan være utfordrende. Jeg har erfart at det å forklare hvorfor timelister er viktige, og hva informasjonen brukes til (og ikke brukes til), er til stor hjelp for å få dem fylt ut.
5. Mål kvalitativt
Tall er viktige, men ikke glem mykere måleparametere som er like verdifulle for smidige metoder i byråer. Disse omfatter opplevd kvalitet på prosjektene, kundetilfredshet og de ansattes engasjement, trivsel og velvære.
6. Sett spørsmålstegn ved alt
Jeg mener ikke på en irriterende måte som plager alle rundt deg, men som en personlig innstilling preget av spørsmålet «hvordan kan dette bli bedre?». Hvis du deltar i (eller leder) et regelmessig møte som ser ut til å oppnå lite, bør du ta på deg den smidige byråhatten, tenke over hvordan møtet kan forbedres, eller om det i det hele tatt er nødvendig.
7. Bryt prosjekter ned i «verdienheter»
Det kan for eksempel være nyhetsseksjonen på et nettsted eller et element for e-postmarkedsføring i en kampanje. Dette gjør arbeidet enklere å styre og kostnadsberegne, og enklere for kundene å godta. Hvis du gjør dette konsekvent på tvers av prosjekter, bygger du opp et datasett over tiden og kostnaden som vanligvis er knyttet til en leveranse, noe som gjør det enklere å prise fremtidige prosjekter. Det er langt mer verdifullt og nøyaktig enn å beregne kostnader etter kompetansetype (design, frontendutvikling, backendutvikling, prosjektledelse osv.).
8. Visualiser arbeidet ditt
Det fancy uttrykket er «verdistrømskartlegging». Det viktige er å bygge og vedlikeholde et tydelig bilde av statusen for alt arbeid, slik at alle er på samme side. Smidige verktøy som Trello og Jira er nyttige her, men den enkle Post-it-lappen kan være like god hvis dere befinner dere på samme sted.
9. Begrens arbeidet som pågår
Med andre ord: «slutt å starte og begynn å fullføre». Resultatene som betyr noe, kommer fra fullført arbeid. Arbeid av høy kvalitet kommer av å fokusere på oppgaven man har foran seg og få den gjort. For mange oppgaver som pågår samtidig, forlenger gjennomføringstidene og reduserer kvaliteten. Du kan bruke programvare for prosjektstyring i kreative byråer eller smidig prosjektstyringsprogramvare til å følge med på WIP og prosjektets fremdrift.
10. Dokumenter prosessene dine i en driftshåndbok
Virksomheter er komplekse. Det er ganske enkelt ikke mulig (eller fordelaktig) for folk å huske alt om hvordan virksomheten fungerer. Derfor trenger du en måte å dokumentere prosessene dine på, slik at de er tydelige og lett tilgjengelige.
Dette er ikke lange avhandlinger. De består for det meste av sjekklister for hvordan man skal håndtere en situasjon, med noen støttende notater som forbedres over tid. Bruken av dem sørger for at verdien av prosessen din er bygget inn i byrået – ikke bare i hodene til noen få enkeltpersoner. En god driftshåndbok gjør situasjoner som opplæring av nyansatte, planlegging av virksomhetskontinuitet, gjenoppretting etter katastrofer og ganske enkelt fordeling av arbeid i travle perioder, mye enklere.
Rent praktisk er en samling Google Dokumenter som er lenket sammen, pluss et separat dokument med «innholdsfortegnelse», en god fremgangsmåte. Det er langt mer fleksibelt og effektivt enn et fancy intranett.
Avslutning
Skarpsindige lesere vil kanskje legge merke til tydelig påvirkning fra Lean og Kanban i denne smidige listen for byråer. Det er ingen tilfeldighet. Men hvis du går ut fra denne artikkelen med tanken om at Lean-programvareutvikling eller Kanban er riktig metodikk for byrået ditt, har du misforstått poenget. De tilbyr nyttige verktøy, men er i bunn og grunn bare merkelapper.
Prosessene dine er unike for deg. Målet er å ha en enhetlig arbeidsmåte på tvers av byrået. Dette sikrer en konsekvent opplevelse for kunder og ansatte. Det gir det solide grunnlaget som er nødvendig for kontinuerlig forbedring av kvalitet, kreativitet, trivsel og lønnsomhet. Det eneste merkenavnet du trenger å bekymre deg for, er navnet på virksomheten din.
Det kan også være nyttig å delta på konferanser for byråeiere – de gir mulighet til å se hvordan andre håndterer operasjonelle utfordringer, og deler ofte praktiske løsninger som kombinerer smidig arbeidsmetodikk, kreativitet og forretningsstrategi under samme tak.
Og husk: Suksess kommer av at du handler når du oppdager dårlige prosesser og ineffektivitet. Det er ingen grunn til å vente på en spesifikk endringsagenda. Når noe ikke fungerer godt, utfordre det og prøv noe annet. Begynn i dag. Hvis du ikke gjør det, vil du fortsatt være i samme situasjon i morgen.
Hva skjer videre?
Finn ut mer om hvordan byråer går over til smidig arbeidsmetodikk her, eller se listen vår over de beste podkastene for byråer for mer innsikt relatert til byråer.
