Slik skriver du et prosjektforslag (med et konkret eksempel)
Det er en velkjent scene, like gammel som selve prosjektene og prosjektforslagene: prosjektledere river seg i håret fordi salgsteamet solgte noe som var umulig å gjennomføre, mens salgsteamet river seg i håret fordi planen som teamet utarbeidet, er for dyr til å vinne oppdraget.
I årevis har mange av oss akseptert dette som tingenes naturlige orden. Men jeg er her for å fortelle deg at det ikke trenger å være slik.
I denne artikkelen skal vi forene konkurrerende krefter ved å utstyre prosjektlederen i deg med evnen til å utforme et prosjekt- eller forretningsforslag som er like overbevisende som det er gjennomførbart å levere.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Etter å ha lest denne artikkelen vil du kunne:
- Brette opp ermene og gå inn i hvilken som helst fase av prosjektforslagets livssyklus med selvtillit
- Være bindeleddet mellom salgsteamet og leveranseteamene
- Gjøre deg fortjent til respekten og tilliten fra kollegene dine innen forretningsutvikling, samtidig som du beholder respekten og tilliten fra kollegene dine innen prosjektledelse
Verktøy for prosjektforslag
Her er en liste over nyttig programvare for prosjektforslag – dette er noen av de beste verktøyene for å skrive forslag raskt og håndtere godkjenningsprosessen.
Disse tilbyr langt mer funksjonalitet enn en enkel mal for prosjektforslag, og er utviklet for å hjelpe salgs- og kundeansvarlige team med å svare på RFP-er, utarbeide tilbud, signere dokumenter på nett og håndtere godkjenninger og kontrakter.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du vil se flere alternativer, kan du sjekke ut denne listen over RFP-programvare.
Uansett om du bruker programvare for forretningsforslag, må du fortsatt vite hvordan du skriver et forslag. Fortsett å lese for å lære hva et forslag bør inneholde, og hvordan du skriver et.
Hva er et prosjektforslag?
For vårt formål kan vi definere et prosjektforslag som et dokument som skal sendes til en intern sponsor, en kunde eller en potensiell kunde, og som argumenterer for at teamet ditt skal levere et tjenesteprogram eller et arbeidsomfang.
Forslaget er viktig fordi det viser hvorfor prosjektet ditt er det riktige for kunden. Forslaget utarbeides før prosjektet starter, vanligvis etter en rekke samtaler mellom deg og kunden.
Noen ganger svarer du på en forespørsel om tilbud (RFP), der du konkurrerer med andre organisasjoner om den potensielle kundens oppmerksomhet.
Hvordan velger jeg riktig format for forslaget?
Formatet på et forslag kan variere svært mye, avhengig av det nye prosjektets art og hvor formell forslagsprosessen er. Noen team bruker dedikert programvare for prosjektforslag, mens andre forslag ganske enkelt er velformulerte e-poster eller store regneark som skal fylles ut.
Det beste rådet jeg kan gi, er dette: Hvis det er angitt et bestemt format for forslaget (f.eks. som et krav i RFP-en), skal du bruke dette formatet. Joda, en brosjyre som folder seg ut til et tankekart på størrelse med en vegg, vil gjøre deg minneverdig, men det kan føre til at du blir diskvalifisert.
Ellers vil jeg anbefale at du undersøker målgruppen din for å få en følelse av om de foretrekker kortfattethet og samtale, eller en grundig fremstilling. Førstnevnte kan tilsi en kort presentasjon på 5–10 lysbilder. Sistnevnte kan kreve et mye større dokument med kapitler.
Slik skriver du et prosjektforslag i fem trinn
I det øyeblikket du blir bedt om å lede eller støtte et forslag, vil prosjektlederdelen av hjernen din sannsynligvis rette seg mot to mål nesten umiddelbart: å få forslaget sendt inn i tide og å sørge for at forslaget gjenspeiler noe som kollegene og teamene dine faktisk kan levere.
Du vil instinktivt begynne å lete frem prosessdokumentene dine, strategier for risikostyring og sjekklister for oppstart, men du befinner deg i ukjent terreng.
Den gode nyheten er at når et tilbud utarbeides på riktig måte, har det en livssyklus som ligner på en prosjektlivssyklus. Tilbudsprosessen foregår vanligvis omtrent slik:
Prosessen med å utarbeide et vellykket tilbud kan deles inn i 5 grunnleggende trinn.
1. Vurder om muligheten passer godt
Det første trinnet er å identifisere muligheter som du kan utarbeide en solid forretningsbegrunnelse for, og som samtidig passer godt for teamet.
Muligheter kan identifiseres eksternt (for eksempel gjennom en forespørsel om tilbud som er sendt ut av kjøperen) eller internt (for eksempel når et kunde- eller leveranseteam ser behov for et prosjekt og ønsker å forfølge det proaktivt). Men den virkelige ferdigheten ligger i kvalifiseringsprosessen.
For å kvalifisere en mulighet må du gjennomgå kravene grundig og vurdere dem opp mot organisasjonens kapasitet, kultur og strategi. Mange salgsteam bruker en kvalifiseringsmatrise eller et poengskjema for å vurdere og prioritere muligheter kvantitativt.
Disse poengskjemaene kan inneholde spørsmål om hvor mulig det er å vinne, gjennomførbarheten og attraktiviteten til muligheten, og bruke dette til å utarbeide en numerisk poengsum.
Overordnet sett er tanken å bruke kvalifiseringsprosessen til å informere om en beslutning om å gå videre eller ikke med muligheten.
Denne beslutningen bør tas av de relevante lederne i organisasjonen for å sikre at dere bare forfølger muligheter som dere kan vinne, som dere kan levere, og som dere faktisk ønsker å ta på dere i utgangspunktet.
2. Planlegg strategien for å vinne
Hvis beslutningen er å forfølge muligheten, er neste trinn å utarbeide en plan for å levere tilbudet. Hva er strategien for å vinne? Hvem er teamet som skal utarbeide tilbudet, og hvilke roller og ansvarsområder har de? Hva er arbeidsplanen for å utarbeide og levere tilbudet?
På dette stadiet er det viktig å informere teamet ordentlig, tydeliggjøre forventningene og samle dem for å utarbeide strategien. Hvis det er en konkurransepreget mulighet, bør dere forsøke å kjenne konkurrentene og være realistiske om posisjoneringen deres i markedet.
Hvis du har personer i nettverket ditt som kjenner kjøperen, bør du ta kontakt. Undersøk hva som er viktig for kjøperorganisasjonen for å finne bakgrunnsinformasjon: se på årsrapporter, undersøk om det er kommet nye personer inn i ledergruppen, og finn ut hvor de nylig har vært omtalt i mediene.
Utvikle sammen en håndfull vinnertemaer — utsagn om hvorfor teamet deres bør velges, basert på det kjøperen eller beslutningstakeren bryr seg om — og bygg en prosess for å veve disse temaene inn i hele tilbudet.
Til slutt bør dere bli enige om en overordnet tilnærming til det foreslåtte prosjektet, samt en arbeidsplan for selve utarbeidelsen av tilbudet.
Sørg for at tilbudsteamet kan sette av tid til å utarbeide tilbudet, slik at dere ikke står uten ressurser når fristen nærmer seg. Sett opp en fast møtefrekvens for å følge opp fremdriften og samarbeide om innholdet. Behandle det som planlegging av et prosjekt!
3. Utarbeid en solid tilnærming og et godt tilbudsdokument
Selve utarbeidelsen av tilbudet er en iterativ prosess som — i en perfekt verden — foregår parallelt med en iterativ gjennomgangsprosess. Dette bidrar til å finne balansen mellom å utvikle den beste tilnærmingen og å gjennomføre en kontinuerlig realitetssjekk sammen med ekspertene deres.
Under utarbeidelsen av tilbudet vil dine ferdigheter innen prosjektledelse være et velkomment tilskudd til ethvert tilbudsteam. Som en person som kan lede arbeidet med avgrensning og estimering, samtidig som du omgjør risikoer og tvetydighet til antakelser, er du godt posisjonert til å skape samhold mellom de ulike, og noen ganger motstridende, stemmene du vil møte underveis.
I mellomtiden må andre deler av tilbudet begynne å falle på plass:
- Casestudier må velges ut og organiseres
- Biografier for de foreslåtte teammedlemmene må innhentes og tilpasses
- Referanser må kontaktes for å innhente samtykke
- Nye bidragsytere til teamet må informeres
- Innholdsseksjoner må korrekturleses, redigeres og bearbeides til én samlet stemme med ett samlet budskap
4. Gå gjennom iterativt og gjør grundig forarbeid
Når du utarbeider tilbudet, må du sørge for å få utkastene foran dem som skal gjennomgå dem underveis: gå gjennom prosjektets omfang og fremgangsmåte med fagekspertene dine, ledergruppen din, juridisk avdeling og ikke minst personen som skal gi den endelige godkjenningen av tilbudet.
Som jeg nevnte ovenfor, gjennomføres dette best som en iterativ prosess: utarbeid, gjennomgå, gjenta. Grunnen er todelt: Hvis gjennomgangen utsettes til slutten, begrenser det kvaliteten på tilbakemeldingene du får, og det innebærer en risiko for at tilbudet ikke blir godkjent for levering med mindre det gjøres drastiske endringer i siste liten.
Den iterative metoden bidrar til å bygge enighet underveis, gjør tilbudet klart for endelig godkjenning og samler verdifulle innspill fra ulike perspektiver, slik at tilbudet blir så sterkt som mulig.
5. Lever og forbered deg på de neste trinnene
Å levere tilbudet handler om mer enn bare å trykke på send: du trenger grundig planlegging. Dette er ikke stedet for uklarheter. Dobbeltsjekk kravene til innsending og bekreft det praktiske. Korrekturles og sjekk tallene.
Skal tilbudet leveres på papir? I så fall, hvor mange eksemplarer? Hvem skriver ut konvoluttene? Hvis tilbudet skal leveres digitalt, bør du teste PDF-eksporten i god tid, slik at du vet at dokumentet kan sendes på e-post.
Når tilbudet er sendt inn, må du sørge for å få en bekreftelse på at det er mottatt. Og ikke ta det med ro for lenge – dette er ikke slutten på historien. Det er avgjørende å være forberedt på de neste trinnene. Forbered teamet på muntlige presentasjoner eller oppklarende spørsmål.
Oppdater sammendraget etter hvert som omfanget forhandles. Følg med på de foreslåtte teammedlemmene, slik at du vet om de vil være tilgjengelige når prosjektet starter.
Som med alle prosjekter går ikke denne prosessen alltid perfekt! Hvis du ønsker å håndtere eller unngå vanlige utfordringer med tilbud, kan du vurdere å bli DPM-medlem og ta vårt minikurs i å mestre prosjekttilbud!
Eksempel på et prosjekttilbud
Som nevnt tidligere vil den nøyaktige strukturen og innholdet i prosjekttilbudet variere avhengig av muligheten og kravene til forespørselen. Det beste rådet jeg kan gi, er imidlertid å strukturere tilbudet ut fra det målgruppen bryr seg om, snarere enn det du selv bryr deg om.
Hver del bør bidra til et helhetlig sett med vinnertemaer. Gjør research og skaff deg en forståelse av hva som er viktig for prosjektets interessenter og beslutningstakere, samt for organisasjonen som helhet.
Mal for prosjekttilbud
Last ned malen her og bruk denne veiledningen mens du fyller den ut – innsikten i denne artikkelen vil hjelpe deg med å lage et solid prosjekttilbud.
Det ovennevnte bør ikke brukes som en endelig mal for prosjekttilbud, så jeg tenkte å ta deg gjennom en disposisjon for prosjekttilbud som jeg anser som et ganske typisk kortfattet tilbud til en ledergruppe. Her er forutsetningene:
- Kjøperen vil motta tilbudet på forhånd, men vi får anledning til å presentere det for dem.
- Kjøperen består av flere ledere som representerer ulike deler av virksomheten.
- Dette er ikke en ny kunde. Vi har allerede en relasjon til kjøperen, og de har bedt om dette tilbudet.
- Kjøperen ønsker i større grad å høre hva vi vil gjøre for dem enn om kvalifikasjonene våre.
Her er en eksempelstruktur basert på forutsetningene ovenfor:
1. Oppsummer tilbudet og kvalifikasjonene dine i en kortfattet innledning eller et sammendrag for ledelsen
Den første siden er ikke nødvendigvis den første siden som blir lest, men et sammendrag for ledelsen vil bidra til å få frem poengene dine overfor noen som bare har tenkt å lese den første siden og prislappen.
Bruk 1–2 setninger til å forklare hvert av følgende hovedpunkter: din forståelse av utfordringen, tilnærmingen din, hvorfor teamet ditt passer godt, hvordan du vil samarbeide med teamet deres, og de neste stegene.
2. Vis at du forstår problemet eller utfordringen
Når du går videre til selve innholdet i tilbudet, er det ofte lurt å starte med en ny innramming av problemet og prosjektets bakgrunn.
Begrunnelsen min er at leserne dine sannsynligvis først vil høre om seg selv, ikke om deg. I tillegg til å vise at du forstår, bør du forsøke å gjenspeile en forståelse av hvordan kjøperens virksomhet fungerer, samt de bredere konsekvensene av prosjektet.
Gjør det tydelig at du forstår omfanget og målene for det foreslåtte prosjektet – oppgi forutsetningene dine.
3. Beskriv på et overordnet nivå hvordan tilnærmingen din vil løse problemet
Når du ønsker å komme rett til poenget, er det lurt å følge forståelsen din av utfordringen med en foreslått visjon for hvordan du vil overvinne den.
Dette er vanligvis en overordnet beskrivelse av tilnærmingen din som i større grad svarer på «hvorfor» enn på «hva» eller «hvordan». Vanligvis fremhever vi forretningsverdien av tilnærmingen vår og hvilke konkrete resultater vi vil skape for kjøperen i forbindelse med forespørselen deres.
Presenter en overordnet oversikt over tilnærmingen din, og forklar «hvorfor» du har valgt denne tilnærmingen.
4. Beskriv tilnærmingen din og prosjektplanen i detalj
I dette kortere formatet ønsker vi å vise planen vår med akkurat nok detaljer til å få i gang en samtale (men sørg for at du har alle de detaljerte svarene klare når du presenterer den!).
Dette vil ofte omfatte en overordnet tidsplan med viktige faser, milepæler og leveranser eller resultater. Det kan inkludere et Gantt-diagram, eller det kan ganske enkelt beskrive bredere tidsrammer. Vanligvis setter vi dette inn i en sammenheng med verdien vi skal skape («hvorfor»), ikke bare hva vi skal gjøre («hva» og «hvordan»).
5. Presenter teamet: Hvem skal gjøre hva, og hvorfor er de de beste til jobben?
For noen kjøpere er teamet like viktig som tilnærmingen. Forutsatt at du stiller med et sterkt og kvalifisert team, bør du fremheve de konkrete kvalifikasjonene som gjør dem til de beste kandidatene for denne jobben, og beskrive hva de skal bidra med i prosjektet.
6. Bevis at dere har gjort det før
Relevante casestudier kan gjøre tilbudet ditt mer overbevisende. Irrelevante casestudier kan bare skape forvirring. Hvis mulig bør du inkludere casestudier som oppfyller minst to av følgende kriterier, og ikke vær redd for å si tydelig hvorfor casestudien er relevant for leserne dine:
- Et prosjekt med tilsvarende omfang eller tilnærming
- Et prosjekt utført for en lignende type organisasjon i sammenlignbar skala
- Et prosjekt som brukte det samme teamet som du foreslår
- Et prosjekt som du har en sterk, erfaren og kontaktbar referanse for
7. Presenter forutsetningene dine og hva du trenger fra leserne dine for å lykkes
På dette stadiet ønsker du sannsynligvis ikke å skremme kjøperen med overdetaljerte forutsetninger, men du bør formidle grunnlaget for estimatet ditt og samtidig legge til rette for hva du trenger fra kjøperen for å lykkes.
Jeg anbefaler å inkludere en seksjon om «Dette trenger vi fra deg», som inneholder ting som tilgang til data og tidligere undersøkelser, en dedikert kontaktperson gjennom hele prosjektet, tilgang til systemer og dokumentasjon, teamdeltakelse i planleggings- og gjennomgangsmøter annenhver uke osv.
8. Sett kostnaden inn i en sammenheng med verdien
En stor feil jeg ofte gjorde tidlig i karrieren, var å sette opp en kostnadsoversikt på en side uten noen form for kontekst.
Kjøpere vil uunngåelig reagere på prislappen på en eller annen måte, og den beste måten å motvirke dette på er å sette kostnaden i sammenheng med verdien. Oppsummer avtalen på denne siden: hva kjøperen ba om, hvilken verdi du skal levere, og deretter kostnaden for denne verdien.
9. Inkluder om nødvendig tilleggsinformasjon i et vedlegg
Hvis det finnes detaljer du ønsker å inkludere for enkelte lesere, og som er supplerende, kan du plassere dem i et vedlegg og merke det tydelig.
Dette kan omfatte faglig innhold, en detaljert beskrivelse av metodikken din, en oversikt over selskapet og ledelsesstrukturen, regnskaper, tilnærmingen din til bærekraft og samfunnsansvar, priser osv.
Dette kan være viktig for enkelte lesere, men det er ikke kjernen i argumentasjonen din. Ikke øk lesernes kognitive belastning unødvendig.
Ekspertråd: Slik får du prosjektforslaget ditt til å skille seg ut
Ikke gjem budsjettet blant leveransene
Jason Swenk, som kan vise til en imponerende akseptgrad på 80 % for tilbudene sine, anbefaler også å skille prissettingen fra leveransedelen av tilbudet.
Det kan være ubehagelig å snakke om pris, men den fortjener sin egen seksjon. Ved å snike den inn ved siden av leveransene flytter du kundens fokus bort fra hva du kan gjøre for dem. Du vil at kunden skal forestille seg hva dere kan oppnå sammen, ikke hvor mye av budsjettet deres du koster.
Bevis verdien din for kunden gjennom tidligere suksesser
Forretningscoach Nathan Ingram sier at tilbud ikke inkluderer «spesifikasjonsarbeid». «Du ville aldri laget en skisse av en hjemmeside for en kunde før de hadde betalt deg, ikke sant?» Hvis en kunde ønsker bevis på kompetansen din, kan du heller vise til eksempler og referanser.
Sett en prislapp på kundens problem
Vær overbevisende. På en konferanse i Project Management Institute i 2009 sa Eddie Merla at, «noen ganger kan konseptet være riktig formulert, men begrunnelsen for prosjektet er svak.»
Du må bygge et overbevisende argument basert på et konseptbevis for å gå videre med prosjektet. En måte å gjøre dette på er å sette en pris på problemet. Kundene vil være langt mer motiverte for å gå videre hvis de tror at det nåværende problemet koster dem penger.
Hva synes du?
Vil du komme i kontakt med andre prosjektledere for digitale prosjekter for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre prosjektledere for digitale prosjekter på Slack.
