Slik planlegger du ressurser for flere prosjekter: 6 eksperttips

1. Bruk programvare for ressursstyring

Under prosessen for ressursstyring kan det være nyttig å bruke programvare til å legge frem tidsplanene for alle prosjektene. Når du legger inn alle prosjektdetaljene (som oppgaver og varigheten på dem) i programvaren, kan du generere en rapport som du kan bruke til kapasitetsplanlegging. Rapporter viser hvor mye tid hvert teammedlem har satt av til prosjektarbeid, sammenlignet med hvor mye tid som er ledig for andre prosjekter.

Å ha dette i én rapport eller ett dashbord kan hjelpe deg med å se om du trenger å gjennomføre ytterligere ressursstyring i prosjektet, planlegge leveranser på nytt eller hente inn en frilanser eller en ressurs fra et annet team for å bidra til å balansere arbeidsbelastningen.

Når du angir kapasitet i programvaren, bør du ta hensyn til ting som team- eller byrårelaterte møter, pauser, sykedager eller permisjon, samt medarbeidere med utradisjonelle arbeidstider, for å få mest mulig nøyaktig informasjon fra programvaren.

En annen fordel med å bruke programvare for prosjektprognoser er at den kan hjelpe deg med å prognostisere ressursbehov. Den som har ansvar for å booke nye prosjekter, kan se eventuelle hull i ressursplanen eller perioder med behov, og forhåpentligvis fylle dem før de oppstår i planen – slik at effektiviteten og den fakturerbare tiden maksimeres.

Her er en kort liste over de beste verktøyene for ressursstyring som kan hjelpe deg med ressursoptimalisering:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
2. 2. Saviom — Best for resource planning & capacity management
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Kantata — Best for people-centric resourcing
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
9. 9. monday AI Workspace — Best for simple workload planning
10. 10. Microsoft Project — Best for Microsoft users

Hvis du driver prosjekter i en liten bedrift eller ellers har et begrenset budsjett, kan du ta en titt på denne listen over gratis programvare for ressursstyring.

2. Prioriter prosjekter

Når du håndterer flere prosjekter, er det avgjørende for både suksessen (og forstanden) din at du prioriterer. Ulike prosjekter gir ulike resultater, og de kan ikke alle være det viktigste prosjektet for hvert teammedlem eller hver ressurs. En prioritert rekkefølge kan hjelpe deg med å håndtere køer for prosjektressurser bedre.

Et prosjekt som varer i ett år og har en verdi på flere millioner kroner i et digitalbyrå, kan for eksempel prioriteres foran et ad hoc-prosjekt på én måned. Hvis en byråressurs er dobbeltbooket, bør du la vedkommende arbeide med det ettårige prosjektet og se om noen andre (eller en innleid konsulent) kan ta over oppgavene for det mindre prosjektet. Hvis svaret er nei, er det verdt å undersøke om fristen for det mindre prosjektet kan endres.

Merk: Denne samtalen bør tas lenge før fristen. Ikke én eller to dager før, eller enda verre, samme dag som leveransen skal være klar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Følg med på ressursutnyttelsen

Planlegging og styring av prosjektressurser er ikke en engangsaktivitet. Du må følge opp dette i sanntid for å sikre at prosjektene utvikler seg som forventet. Og hvis du har håndtert flere prosjekter, vet du at dette sjelden er tilfelle.

Noen ganger skjer det ting. For eksempel trenger kunden på prosjekt A en ekstra uke til å gjennomgå og godkjenne designene. Sponsoren for prosjekt B ønsker en ny runde med konsepter. Designeren for prosjekt C fikk influensa, og webutvikleren på prosjekt B måtte gjennomgå et akutt medisinsk inngrep denne uken.

Hvis dette scenariet fikk deg til å nikke ivrig (eller grue deg til å administrere flere prosjekter), forstår du hvorfor du må overvåke disse endringene og oppdatere ressursstyringsprogramvaren etter hvert som ting utvikler seg.

Det kan også være lurt å sette opp noen scenarier for å sikre at alle prosjektene er dekket og beveger seg fremover så smidig som mulig etter hvert som tidslinjene utvikler seg.

4. Vær oppmerksom på omfangsglidning

På samme måte som tidsplaner kan utvikle seg, kan også prosjektomfanget gjøre det. Når du administrerer flere prosjekter, vil interessenter sannsynligvis be om flere revisjoner, nye funksjoner eller, enda verre, endringer i retningen for hele prosjektet. Disse endringene i omfanget kan også endre prosjektplaner og nødvendige ressurser.

Hvis en interessent for eksempel bestemmer seg for å legge til flere nettsider eller kreative ressurser på slutten av designfasen, kan det være et større problem enn å forlenge tidsplanen og legge til flere timer. Designeren din kan være opptatt med et annet prosjekt, og hvis vedkommende må bli igjen for å jobbe med disse ekstra ressursene, vil det sette tidsplanen for det prosjektet i fare. Dette er spesielt viktig hvis designeren din har spesialiserte designferdigheter som er viktige for prosjektet ditt, og ikke kan erstattes av en annen designer i teamet eller virksomheten din.

For å løse planleggingskonflikten vil det kreves noe ressursstyring for markedsføring. Vurder å fullføre det ekstra designarbeidet senere i tidslinjen, fortelle interessenten at du ikke kan imøtekomme forespørselen, eller hente inn en annen designer for å gi ekstra støtte.

En annen måte å håndtere dette problemet på er å forutse det og spørre proaktivt ved oppstarten om interessentene ser ytterligere behov som ikke er tatt med i prosjektplanen. Selv om det ekstra omfanget (les: omfangsglidning) ikke identifiseres nøyaktig, tenker i det minste alle på det og er oppmerksomme på det.

5. Planlegg for travle perioder

Ok, dette kan virke som et åpenbart tips. Men i stedet for å fokusere på at du må planlegge for travle perioder, la oss fokusere på hvordan du faktisk kan gjøre det. I prosjektstyring kjenner vi alle en variant av sitatet «Når mennesket legger planer, ler Gud», men dette handler mer om å ha kontroll over det vi kan kontrollere og ha noen reserveplaner.

Hvis du bemanner flere prosjekter (slik du ville gjort i et digitalbyrå eller et lignende miljø), bør du se på ressursene både på kort og lang sikt. 

Når du vet at du kommer til å ha det veldig travelt, enten sesongmessig (for eksempel i forkant av Black Friday) eller midlertidig (du har tre store prosjekter som starter opp i en bestemt periode), kan du begynne å planlegge for dette tidlig. Det kan innebære å ansette flere medarbeidere, legge inn ekstra slingringsmonn i tidslinjene eller blokkere perioden slik at det ikke kan planlegges ytterligere arbeid.

Hvis en travel periode oppstår på kort sikt og du ikke kan være proaktiv, bør du tenke på forebygging av utbrenthet. Overbelastning av ressurser er en oppskrift på utbrenthet, og du bør samarbeide med prosjektteamet og ledelsen om å finne måter å forhindre at dette skjer på. Her er noen måter å hjelpe teammedlemmer med utbrenthet på hvis de allerede opplever det.

Hvis du ser at folk bruker opp alle timene sine på ett prosjekt eller jobber mye (godkjent) overtid for å nå milepæler i prosjektet eller tidsfrister, bør du vurdere å tilby tid til å hente seg inn, slik at de får en sårt tiltrengt pause.

6. Fortsett å følge med på prosjektfremdriften

I tillegg til å følge opp ressursene dine må du sørge for å holde øye med fremdriften i alle prosjekter som pågår, samt eventuelle nye prosjekter som kan være på vei. 

Forsinkelser hvor som helst i prosessen kan føre til ytterligere flaskehalser i prosjektet eller team med ledig kapasitet i tidsplanene sine. Ingen av delene er ideelle når du prøver å administrere flere arbeidsstrømmer som kan møtes.

Hvis du ser at et prosjekt i prosjektporteføljen din av en eller annen grunn beveger seg bort fra den planlagte tidsplanen, er det alltid lurt å være proaktiv og prøve å forstå hva som kan skje med den samlede ressursallokeringen, basert på hvordan prosjektet utvikler seg (eller stopper opp).

Verktøy for ressursplanlegging

Her er noen ulike typer programvare som er nyttige i planlegging av arbeidsbelastning og kapasitet:

1. Programvare for ressursstyring: Det finnes så mange gode alternativer for programvare for ressursstyring på markedet i dag. Hvilken løsning som passer best for dine behov, avhenger av størrelsen på teamet ditt, hva slags prosjekter du leder, og budsjettet ditt.
2. Gantt-diagrammer: Ved å plotte prosjektplaner i en serie med Gantt-diagrammer kan du få oversikt over når du har travle perioder, og se om det finnes ledig tid i noens kalender som du kan fylle. De gir en god visuell oversikt og kan fargekodes for enkel referanse.
3. Microsoft Excel og Google Regneark: Hvis du har mindre team og mindre komplekse prosjekter, kan du bruke regneark til å administrere ressursene dine. Hvis prosjektstyringsprogramvaren din heller ikke er særlig god på ressursstyring, og du ikke ønsker å legge til enda et verktøy i teknologistakken din, kan et pålitelig Excel-regneark gi deg informasjonen du trenger på en ganske brukervennlig måte. Den største ulempen er at det kan være mer komplisert å vise og kartlegge avhengigheter, og at du ikke får samme funksjonalitet for automatisk å vise problemer som i programvare som er utviklet spesielt for styring av prosjektressurser.

Vanlige utfordringer ved planlegging av ressurser for flere prosjekter

Hvis du har ledet et prosjekt, vet du at ressursstyring ikke er det enkleste. Og når du legger flere prosjekter og en større ressursgruppe til blandingen, kan styring av så komplekse prosjekter bli enda mer utfordrende. 

La oss se på noen av de vanligste utfordringene ved planlegging av ressurser for flere prosjekter, samt noen måter å overvinne dem på.

Sikre at de rette personene er tilgjengelige for de rette prosjektene

Når du planlegger flere prosjekter, kan det være utfordrende å sikre at de rette personene er tilgjengelige til rett tid for det rette prosjektet. 

Sett opp alle prosjektplanene så tidlig som mulig når du utarbeider bemanningsplanen. Målet er å finne en måte å holde teamets utnyttelsesgrad så jevn og høy som mulig, uten å overbelaste et teammedlem eller la noen sitte uten oppgaver.

Ressursutjevning når du er overbelastet

Hvis du oppdager at du har prosjekter pågående og må gjøre ressursutjevning eller arbeidsbelastningsbalansering underveis i prosjektene, kan det være spesielt utfordrende å sikre at alle prosjektene får dekket behovene sine med de rette ressursene hvis enkelte personer er fullbooket. Teknikker for ressursutjevning kan bidra til å rette opp dette.

Du kan begynne med å bruke ressursplanleggingsverktøyet ditt til å jevne ut tidsplanene, og deretter se hvor hullene er (dette kalles analyse av ressursmangler). Hvis du ikke kan fylle hullene med den ideelle ressursen, bør du se etter det nest beste alternativet. Dette kan innebære:

• At den ideelle personen følger opp et nyere eller mer junior teammedlem for å få arbeidet gjort etter samme tidsplan
• Å flytte noen tidsfrister eller justere prosjektplanen når det er mulig
• Å hente inn midlertidig hjelp for å avlaste kjernegruppen

Bruke gode beslutningsevner og lagarbeid

Som prosjektleder er jobben din å ivareta behovene til prosjektteamet ditt, men det kan komme et tidspunkt der du må ta den best mulige beslutningen på grunn av tidsfrister, budsjett eller ressursbegrensninger.

Noe av det vanskeligste med dette er å stole på magefølelsen og ta den best mulige beslutningen basert på informasjonen du har tilgjengelig.

Hvis du og teamet ditt gjennomfører regelmessige retrospektiver, enten etter hver sprint eller ved slutten av prosjektet, får dere tid til å reflektere over beslutningene dere har tatt, og snakke om hvordan dere ønsker å håndtere lignende situasjoner fremover.

Husk at jo mer du gjør dette, desto bedre blir du.

En annen utfordring som ofte dukker opp, er å samarbeide som et team. Selv om du ikke alltid er enig med alle i prosjektteamet eller i hvordan de ønsker å gå frem, er det viktig at dere alle jobber sammen for å maksimere effektiviteten og fullføre prosjektene sammen.

Håndtering av motstridende prioriteringer

En annen svært vanlig utfordring når man planlegger ressurser for flere prosjekter, er å håndtere motstridende prioriteringer. Interessentene i hvert prosjekt kommer til å hevde at deres prosjekt har høyest prioritet og må gjøres først.

Og selv om det ligger en kjerne av sannhet i det (for dem), er din rolle å se det store bildet og prioritere ressurser og arbeid basert på hvordan det påvirker teamet og organisasjonen din.

Dette er imidlertid lettere sagt enn gjort. Når driftsdirektøren står foran deg og krever at initiativet deres skal flyttes øverst på prioriteringslisten, blir det ikke morsomt. Du må stå imot og (rolig) forklare hvorfor prosjektet deres er kjekt å ha, mens noen andres prosjekt er virksomhetskritisk.

Håndtering av stress for både prosjektlederen og prosjektteamet

Flere prosjekter og flere ressurser kan føre med seg mye stress. Selv om det generelt kan være utfordrende å håndtere stress som prosjektleder, øker belastningen når du får flere prosjekter og flere ressurser.

Det er svært viktig å finne sunne måter å håndtere stress på, både for deg selv og teamet ditt. Hvis du vet at du går inn i en travel periode med høyt press, må du huske å ta pauser, planlegge gåturer, spise sunt og vurdere å legge inn litt planlagt fri for å lade batteriene. 

Hvis ingenting av dette føles mulig, kan du trekke pusten og prøve å finne en måte å samarbeide med teamet ditt på for å få det til. Og husk at det perfekte er det godes fiende, så fortsett å gjøre ditt beste.

Hvis organisasjonen din har en god HR-medarbeider, kan du ta kontakt med vedkommende for å finne ut hvilke ressurser som kan være tilgjengelige for deg og teamet ditt. I tillegg kan bruk av et verktøy for bemanningsstyring hjelpe deg og teamet ditt med å fordele og administrere menneskelige ressurser bedre.

Bli med oss for mer innsikt i ressursplanlegging og håndtering av flere prosjekter

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser, prosjekthistorier og beste praksis, eller bare få ut litt frustrasjon? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og eksempelprosjekter, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere, hvorav mange har mye erfaring med å planlegge ressurser for flere prosjekter i Slack-fellesskapet vårt.