Slik lager du en kommunikasjonsplan for prosjektet [+ mal]
Kom på samme side: En kommunikasjonsplan beskriver metoder, hyppighet og kanaler for informasjonsutveksling mellom prosjektteam og interessenter. Dette sikrer samkjøring og tydelige forventninger for alle involverte.
Samspill med prosjektplanlegging: Å lage en kommunikasjonsplan går hånd i hånd med prosjektplanlegging, slik at du kan ta beslutninger på forhånd om hvordan informasjon skal deles, i stedet for å dele viktig informasjon på feil måte fordi du ikke hadde en plan på plass.
Maler redder dagen: I stedet for å lage kommunikasjonsplanen for prosjektet fra bunnen av kan du laste ned malen vår for å fremskynde prosessen, eller ganske enkelt kopiere og lime inn fra et eksisterende prosjekt og redigere etter behov.
En prosjektkommunikasjonsplan hjelper deg med å planlegge hvordan du har til hensikt å kommunisere med viktige interessenter. Uten en slik plan vil du slite med å håndtere interessentenes forventninger, holde alle informert og forhindre kaos i prosjektteamet ditt.
Slik oppretter du en effektiv kommunikasjonsplan, bruker den til å opprettholde orden og holder prosjektet på rett vei mot suksess.
Hva er en kommunikasjonsplan?
En kommunikasjonsplan er en strategisk plan som beskriver hvordan informasjon skal utveksles mellom prosjektteamet og interessentene. Den beskriver metodene, hyppigheten og kanalene for kommunikasjon, slik at alle involverte er informert, samkjørte og kan samarbeide effektivt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Enkelt forklart er den som et kart som viser hvordan alle i et prosjekt snakker med hverandre, inkludert intern kommunikasjon mellom teammedlemmer. Den forteller deg hva hver persons kommunikasjonsbehov er: hvem som trenger hvilken type informasjon, når de trenger den, og hvordan den skal sendes til dem.
En prosjektkommunikasjonsplan trenger ikke å være formell, men den bør dokumenteres for senere bruk. Dette sikrer at alle vet hva som skjer, er enige om ting og samarbeider godt, særlig når man arbeider på nettet eller med digitale kommunikasjonsverktøy.
Her er en (svært) rask oversikt:
Slik skriver du en kommunikasjonsplan
Her er trinnene for å skrive og opprette en solid kommunikasjonsplan for prosjektstyring:
- Forstå prosjektets rammer
- Definer kommunikasjonsmålene dine
- Identifiser interessentene
- Definer hvor ofte det skal kommuniseres
- Definer kommunikasjonsmetoder
1. Forstå prosjektets rammer
Definer prosjektets rammer, inkludert prosjektets størrelse, informasjon om kundens selskap, prosjektleveranser, tidsplan og hvem prosjektteamet består av.
Ta hensyn til kommunikasjonsstilene til teamet og kunden:
- Hvor vellykket har kommunikasjonen vært til nå?
- Har kunden gitt uttrykk for noen kommunikasjonspreferanser – for eksempel om de pleier å ta telefonen når de har et spørsmål, eller om de først og fremst bruker e-post?
- Har dere møttes personlig eller på video?
- Hvor ofte kommuniserer teamet ditt direkte med deg om et prosjekt? Foretrekker de skriftlig kontekst fremfor møter?
- Finnes det behov for PR, og i så fall hvilke?
Når du har fått en forståelse av teamet og kundene du arbeider med, kan du begynne å systematisere dette i en prosjektkommunikasjonsplan.
2. Definer kommunikasjonsmålene dine
List opp hva som kjennetegner vellykket prosjektkommunikasjon, ikke bare for kunden, men også for teamet ditt. Bruk denne listen til å veilede beslutninger knyttet til kommunikasjon.
Inkluder en liste over måltall eller KPI-er som du kan bruke til å måle om kommunikasjonen er vellykket, og legg dette direkte inn i kommunikasjonsplanen. Dette kan omfatte antallet e-poster du sender eller mottar hver uke, antallet e-poster eller meldinger som ikke blir lest, og så videre.
3. Identifiser interessentene
Identifiser hvem som må holdes orientert om prosjektet, og hvilken informasjon de ønsker eller trenger å motta. Den viktigste interessenten på kundesiden vil kanskje ha detaljerte statusoppdateringer om individuelle oppgaver eller hvem som arbeider med dem, mens denne personens sjef kanskje bare trenger overordnede prosjektoppdateringer.
Noter også alles kontaktinformasjon, og oppbevar den i planen.
4. Definer hvor ofte det skal kommuniseres
Med utgangspunkt i prosjektmålene bør du vurdere hvor ofte du skal kommunisere med ulike interessenter, og hvilket innhold som skal inkluderes.
Du kan bruke flere tilnærminger, for eksempel ukentlige oppfølginger for å gjennomgå prosjektets tidsplan og budsjett, daglige oppfølginger for spørsmål som dukker opp underveis, og regelmessige møter for å presentere viktige milepæler i prosjektet.
Ha prosjektparametrene og målene dine i tankene – disse bør hjelpe deg med å identifisere hvilke typer informasjon som må kommuniseres oftere eller sjeldnere.
5. Definer kommunikasjonsmetoder
Noen interessenter foretrekker kanskje å motta oppdateringer via e-post, Slack eller et klientdashbord du har satt opp for statusoppdateringer. Denne typen informasjon er også viktig å inkludere i kommunikasjonsplanen, og den bidrar til å holde interessentene fornøyde.
Noen ganger avgjør informasjonen du kommuniserer, hvilken kommunikasjonsmetode som er riktig. Det er for eksempel best å gjennomføre oppstarter av prosjekter gjennom fysiske møter (eller videosamtaler), mens raske spørsmål kan håndteres via Slack eller e-post. Noter hvilke metoder interessentene dine foretrekker, og når du trenger dem til større milepælsmøter, slik at de er informert på forhånd.
Hva som bør inkluderes i en kommunikasjonsplan for prosjektet
Selv om detaljene i kommunikasjonsplanen for prosjektstyringen kan variere avhengig av prosjekttype og omfang, er det noen viktige elementer du bør inkludere i alle kommunikasjonsplaner for prosjekter du oppretter.
Viktige interessenter
Noter de viktigste interessentene, inkludert din primære kontaktperson hos kunden. Legg til kontaktinformasjon, som telefonnumre og e-postadresser, slik at alle som får tilgang til kommunikasjonsplanen, kan finne denne informasjonen.
Teammedlemmer
Inkluder alle medlemmene av prosjektteamet, sammen med rollene deres. Dette er nyttig for alle som er nye i eller ikke kjenner prosjektet. Identifiser hvilke teammedlemmer som har ansvar for å produsere leveranser, lede strategiske diskusjoner og/eller håndtere tekniske samtaler med interessenter.
Kommunikasjonsmetoder
Beskriv de viktigste kommunikasjonsmetodene og -kanalene du bruker for å kontakte interessenter, for eksempel e-post, telefonsamtaler, møter, Slack eller andre. Inkluder merknader om interessentenes foretrukne kanaler.
Kommunikasjonstyper
List opp informasjonen som må deles og hvordan den skal deles, hva som skal inkluderes, og hvem målgruppen er. Du kan for eksempel være pålagt å levere ukentlige statusrapporter for prosjektet til kunden. Vurder kommunikasjonsmekanismen, distribusjonslisten og hvilken informasjon rapporten skal inneholde. Programvare for kunderapportering kan hjelpe deg med dette (eller vurder rapporteringsverktøy med åpen kildekode hvis du har et stramt budsjett).
Kommunikasjonsstiler
Tilpass etter interessent og kommunikasjonsmetode. Foretrekker for eksempel en bestemt interessent kun formell kommunikasjon, eller kan du ha en litt mer uformell tone?
Møteplan
Selv om du kan justere dette etter behov gjennom prosjektet, er det nyttig å ha en innledende idé om hvor ofte du skal møte interessentene. Avhengig av prosjektets omfang kan det også være lurt å beskrive hvor ofte du skal sende e-post til kunden. Sørg også for å inkludere interne teammøter.
Hovedbudskap
Fastsett for hver interessent det viktigste budskapet eller den viktigste informasjonen du ønsker å kommunisere. Hva er det riktige budskapet som treffer denne gruppen? Identifiser også eventuelle spesifikke tilbakemeldinger eller data du trenger fra interessentene for å validere og forbedre konseptbeviset.
Kommunikasjonsmål
En god kommunikasjonsplan for prosjektstyring inkluderer kommunikasjonsmål. Dette bidrar til å sikre at du tar beslutninger med de ønskede resultatene i tankene.
Eksempel på kommunikasjonsplan for prosjekt
Basert på elementene vi beskrev ovenfor, kan et eksempel på en kommunikasjonsplan for prosjektet se slik ut.
Kommunikasjonsmål
List opp kommunikasjonsmålene for prosjektet på forhånd, slik at alle som får tilgang til planen, kan slutte opp om beslutninger som bidrar til å nå disse målene. Sørg for at de er målbare.
Informasjon om interessenter og kommunikasjonspreferanser
En tabell kan være nyttig for å liste opp prosjektets interessenter og preferansene deres.
For mer komplekse prosjekter kan det være lurt å dele opp notatkolonnen for å få med flere detaljer (du kan for eksempel opprette en ekstra kolonne for å angi når interessentene er tilgjengelige, eller annen informasjon som er avgjørende for hvordan og når du kommuniserer).
Kommunikasjonstyper
Bruk denne delen til å vurdere hvordan du kommuniserer med interessentene dine. Dette bidrar til å sikre at kommunikasjonen er konsekvent, meningsfull og vellykket.
Fordeler med prosjektkommunikasjonsplaner
Ved å utvikle og dokumentere en kommunikasjonsstrategi får prosjektene dine et smidigere forløp, og du kan unngå prosjektfiasko.
Bedre prosjektplanlegging
En prosjektkommunikasjonsplan supplerer prosjektplanen ved å beskrive flere detaljer om hvordan teamet skal samarbeide.
Hvis du på forhånd har tatt beslutninger om hvordan du skal formidle viktig informasjon, inkludert hvilken kommunikasjonskanal som skal brukes, av hvem og hvor ofte, slipper du å gjøre dette senere når du har hastemeldinger, men ikke vet hvem du skal dele dem med (dette er spesielt viktig når du planlegger fjernprosjekter).
Vår mal for prosjektplan kan hjelpe deg med å strukturere denne kommunikasjonsstrategien fra starten av, slik at informasjonsflyten og samkjøringen i teamet blir sømløs gjennom hele prosjektet.
Presise forventninger hos interessentene
Du må avklare forventningene til kommunikasjonen på forhånd for at prosjektet i det hele tatt skal kunne gå smidig.
Ved å informere kunden tidlig i prosjektprosessen om hva de kan forvente, legger du premissene for hele prosjektet. Det er også nyttig for interessentene å vite på forhånd hva du trenger fra dem, slik at de kan være forberedt når tiden er inne.
Det begynner med forventninger og med å sørge for at alle er på samme side. Jeg lager alltid en kommunikasjonsbrief når jeg starter et prosjekt, der det står: «Slik kan du nå meg, når jeg vanligvis er mest tilgjengelig, og hvilke kanaler det er best å kontakte meg gjennom.» Kommunikasjonsbriefen er også et godt sted å avklare forventninger til hvor raskt man skal svare. For å kunne gjøre en best mulig jobb for kunden må du konsentrere deg, og du har for eksempel ikke e-post åpen hele tiden (bortsett fra i virkelig kritiske perioder).
Enklere interessenthåndtering
Den beste måten å håndtere interessenter på er å lage en kommunikasjonsplan, følge planen og bruke den til å gjennomføre vellykket kommunikasjon for å samkjøre seg om målet og prosjektmilepælene (og deretter samkjøre på nytt ved behov).
En kommunikasjonsplan for prosjektet legger til rette for en felles forståelse av kommunikasjonsflyten, slik at alle vet hva som skjer, og hva som bør skje i prosjektet.
Jeg havnet i en situasjon med en kunde der ting var et stort rot, men dette ble ikke tydelig før det var for sent. Det var små varselsignaler, som at kunden ikke svarte særlig raskt etter oppstartsmøtet, og at vi ikke fikk svar på oppfølgingene våre, så vi ble umiddelbart blokkert i prosjektet. Det gikk opp for meg at vi ikke hadde noen fast rytme. Uansett hva som står i kalenderne våre, finnes det ingen forventning om hvordan vi skal kommunisere. En kommunikasjonsplan ville ha gjort en enorm forskjell og gitt oss en måte å si “Vi oppnår ikke noe av dette som vi burde, og dette er et varselsignal” helt fra starten av.
Last ned mal for kommunikasjonsplan for prosjektet
Last ned malen vår for kommunikasjonsplan for prosjektet for en enkel måte å samle inn all kontaktinformasjonen og alle instruksjonene du trenger til prosjektene dine. Det følger også med et utfylt eksempel som viser beste praksis for å fullføre kommunikasjonsplanen.
Slik bruker du en kommunikasjonsplan for prosjektet
1. Del den med teamet ditt
Når du deler planen med teamet ditt, informerer du dem om kommunikasjonsrytmen – noe som påvirker arbeidet og leveringsdatoene deres – men du gir dem også mer kontekst rundt hvordan og med hvem du kommuniserer. Når du deler denne informasjonen, kan teamet støtte deg når du gjennomfører planen.
2. Hold deg på rett spor
Bestill alle viktige prosjektmøter så snart du har en plan på plass, og legg inn påminnelser i kalenderen for regelmessige oppfølginger og til og med prosjekt-e-poster, slik at du holder deg på rett spor med de viktige punktene du har definert i planen.
Hvis du på noe tidspunkt oppdager at du avviker fra kommunikasjonsplanen og har problemer med å komme tilbake til den, bør du vurdere tilnærmingen du har definert på nytt:
- Er den fortsatt i tråd med prosjektmålene dine?
- Har målene eller interessentene endret seg på noen måte siden prosjektet startet?
- Finnes det mer effektive måter å kommunisere prosjektinformasjon på på dette tidspunktet i prosjektet?
Hvis du trenger hjelp til å følge prosjektets fremdrift og gi interessentene nøyaktig informasjon, kan du se denne listen over programvare for prosjektstyring.
Du finner også flere kommunikasjonsstrategier innen prosjektstyring her.
Hva synes du?
Hvilke taktikker synes du er mest effektive når du utarbeider kommunikasjonsplaner for prosjekter? Bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere med DPM-medlemskap!
