Slik gjør du ressursplanlegging i Jira: omgåelser & tips
Ressursplanlegging i Jira: Denne funksjonaliteten er fortsatt vanskelig å finne i prosjektstyringsprogramvaren som prosjektledere elsker å hate. Misforstå meg rett – Jira er et kraftig verktøy – det er derfor vi fortsetter å bruke det! Med Jira kan du forenkle prosjektplanleggingsprosessen, fremme samarbeid og få innsikt i fremdriften til pågående oppgaver og aktivitetsplanen uten å måtte forstyrre teammedlemmene dine.
Men det Jira-programvaren gjør godt på mikronivå, gir ikke alltid innsikt i helheten eller i de typene ting som ledere og andre sentrale interessenter bryr seg om. Hvis du noen gang har blitt skuffet over Jiras mangelfulle alternativer for ressursplanlegging, er du ikke alene.
Jeg har tilbrakt mange ettermiddager med å banne stille til dataskjermen mens jeg forsøkte å få orden på Jiras enorme mengde data i et passende format for ledere. I denne artikkelen forklarer vi hva som kjennetegner svakhetene ved ressursplanlegging i Jira, og foreslår noen mulige løsninger.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ressursplanlegging i Jira
La oss begynne med å se på eksisterende Jira-funksjoner som støtter ressursplanleggingsprosesser og smidig kapasitetsplanlegging, om enn i begrenset grad. Ikke glem å ta i bruk beste praksis for ressursstyring når du benytter deg av alternativene nedenfor.
Jiras veikart: Grunnleggende
Første gang jeg så dette alternativet i Jira, tenkte jeg: «Fantastisk. Jeg klikker på det og genererer en ressursstyringsplan som jeg kan sende til en leder på et øyeblikk.»
Problemet? Det grunnleggende veikartet i Jira er nettopp det – grunnleggende. Det viser prosjektets epos, og du kan zoome inn på eposene for å se underordnede saker.
I et kort øyeblikk trodde jeg at filtreringsalternativene kanskje ville vise de ekstra detaljene jeg lette etter. Selv om du kan filtrere etter person for å se hvem som bidro til en oppgave, tilbyr Jiras grunnleggende veikart ingen sammendragsvisning per person.
Til Jiras forsvar innebærer ikke et prosjektveikart nødvendigvis ressursstyring. Vi som prosjektledere mennesker er ganske enkelt grådige og skulle ønske at programvaren kunne gjøre alt vi vil at den skal gjøre. Jira er først og fremst utviklet for sakssporing, ikke for planlegging av ressursutnyttelse eller for å hjelpe deg med å beregne arbeidsbelastning og kapasitet.
Jiras veikart: Avansert
Hvis organisasjonen din betaler for premiumversjonen av Jira, får du tilgang til funksjonen for avanserte veikart. Avanserte veikart lar deg følge fremdriften i arbeidet på tvers av flere team, og de er det nærmeste du kommer et innebygd Gantt-diagram i Jira.
Avanserte veikart har også bedre filtreringsmuligheter enn grunnleggende veikart. I et omfattende programvareprosjekt jeg jobbet med, brukte vi for eksempel komponentfeltet til å gruppere Jira-saker i et prosjekt. I Jiras avanserte veikart kan du oppsummere pågående arbeid etter komponent, noe som ikke er mulig i Jiras grunnleggende veikart.
Når det gjelder Jiras funksjoner for ressursplanlegging, kommer Jiras avanserte veikart nærmere det vi ser etter. Du kan gå i dybden på aktive sprinter for å forstå hvor mange story points du har tildelt, sett i sammenheng med sprint-hastigheten din. Men du kan fortsatt ikke følge opp arbeid på individnivå.
Hvis du fortsatt ikke er fornøyd med Jiras funksjoner for ressursplanlegging, er ikke jeg det heller. Jira er et smidig prosjektstyringsverktøy. Akkurat som den upålitelige vennen din som ikke klarer å forplikte seg, endrer Jira planer raskt. Jira prøver ikke å hjelpe deg med å planlegge mer enn én sprint frem i tid. Men det betyr ikke at du ikke fortjener en langsiktig forpliktelse.
I neste del skal vi se på løsninger som kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av Jira-dataene dine, slik at du kan utvikle en effektiv måte å styre prosjektressursene på.
Finn flere tips og triks for Jira her.
Alternativ nr. 1: Eksporter Jira-data til CSV
Dette alternativet er det mest manuelle – det er god, gammeldags databehandling som tar meg tilbake til konsulentdagene mine.
Det første trinnet er å eksportere dataene fra Jira til et CSV-filformat.
Når dataene er i CSV-format, kan du sortere og filtrere dem, eksperimentere med ressursallokering og lage regneark og diagrammer som visualiserer informasjonen du bryr deg om. Se videogjennomgangen for et eksempel på hvordan jeg har bearbeidet dataene for Jira-eksempelprosjektet mitt.
- Fordeler: Du kan tilpasse resultatet i stor grad ved å sortere og filtrere dataene på alle måter ledelsen din måtte ønske seg. Det kreves ingen dyre integrasjoner.
- Ulemper: Denne metoden er arbeidskrevende og synkroniseres ikke i sanntid med Jira. Det betyr at du må kjøre rapportene på nytt så ofte ledelsen ønsker dem, noe som kan skape flaskehalser. Førstegangsoppsettet kan også være tungvint og komplisert.
Alternativ nr. 2: Integrer Jira med et program for datavisualisering
Hvis tanken på å bearbeide dataene manuelt får deg til å gråte, forstår jeg det. I så fall, og hvis organisasjonen din har kapasitet og interesse for det, kan du vurdere å integrere Jira med et program for datavisualisering som tar seg av det tunge arbeidet når det gjelder ressursplanlegging.
Du kan for eksempel lage et diagram som viser gjennomsnittlig tid til ferdigstillelse av saker (jeg anbefaler å aggregere disse dataene etter team i stedet for person, for å unngå en potensiell storebror-følelse). Du kan også følge med på story points som føres videre fra sprint til sprint, for å identifisere hvor estimatene dine kanskje ikke strekker til, og forbedre nøyaktigheten i fremtidige sprinter.
For å hjelpe deg med dette tilbyr Atlassian Marketplace integrasjoner med Microsoft Power BI, Tableau, Qlik og flere. Hvis organisasjonen din bruker Looker, trenger du ikke bekymre deg. Hvis du kan få litt tid fra en utvikler til det innledende oppsettet, kan du også koble Jira-dataene dine til Looker. Her er et eksempel på noen datavisualiseringsspørringer du kan sette opp ved hjelp av en Jira-Power BI-integrasjon.
- Fordeler: Integrasjoner eliminerer behovet for datamanipulering ved å tilby alternativer for raskt å lage estetisk tiltalende visualiseringer. Data synkroniseres i sanntid med Jira, slik at lederne dine kan sjekke tallene over lørdagsmorgenkaffen, slik de pleier. (Ingen løfter om at de ikke umiddelbart sender deg spørsmål om innholdet!)
- Ulemper: Prisen for denne typen integrasjoner kan være uoverkommelig for en mindre organisasjon. De tilpassede diagrammene er kanskje ikke skreddersydd for ressursplanlegging.
Les mer om visualisering av ressursplanlegging her.
Alternativ nr. 3: Integrer Jira med en applikasjon for ressursplanlegging
Hvis de to foregående løsningene ikke dekker behovene dine, finnes det et tredje alternativ. Du kan søke i Atlassian Marketplace etter programtillegg for ressursplanlegging som integreres med Jira. Et søk på uttrykket «ressursplanlegging» ga 13 resultater.
Jeg testet et par alternativer, blant annet Tempo Planner, som beskriver seg selv som «en ressursplanleggingsløsning som gjør det mulig for virksomheter å optimalisere arbeidsstyrkens kapasitet».
Jeg ble skuffet over å oppdage at Tempo Planner handlet mer om tidsregistrering (les: Tempo-timesedler) enn ressursplanlegging. Du kan integrere Tempo Planner med kalenderen din for å spore møter, med ideen om at du deretter kan loggføre tiden brukt i disse møtene mot de relevante Jira-sakene. Nyttig for timesedler, absolutt, men ikke akkurat nyttig for ressursplanlegging av prosjekter eller opprettelse av ressurskalendere.
Dra-og-slipp-grensesnittet var elegant. Men da jeg prøvde å legge til oppgaver i ressursplanen min, lagret ikke applikasjonen arbeidspoengene jeg hadde tildelt oppgaven. I stedet antok den at hver oppgave tok en hel arbeidsdag å fullføre. Hvis det er mulig å justere denne innstillingen, var det i alle fall ikke intuitivt å gjøre det.
Til slutt var rapporten som Tempo Planner genererte, ikke spesielt imponerende. På humoristisk vis ser Tempo Planner ut til å vite det selv og tilbyr et alternativ for å eksportere rapportbildet til Excel.
Jeg fant heller ikke så mye å skrive om da jeg eksperimenterte med de andre alternativene. Ikke for å skryte, men jeg klarte å lage mer interessante diagrammer ved å eksportere Jira-dataene mine til Excel selv (se alternativ nr. 1 i denne artikkelen).
Virksomheter som ønsker å forbedre ressursplanleggingen, ser ofte etter programvare for prosjektstyring med Jira-integrasjon.
Hovedpunkter for ressursplanlegging i Jira
I denne artikkelen har vi utforsket mulige løsninger for effektiv ressursplanlegging ved hjelp av Jira. Konklusjonen? Programtillegg eller utvidelser for ressursplanlegging i Jira ser ikke ut til å treffe helt. (Forresten – hvis du ser etter alternative programvarealternativer for ressursstyring, programvarealternativer for kapasitetsplanlegging eller programvarealternativer for prosjektprognoser til Jira, har DPM det du trenger.)
Det nest beste alternativet. Hvis du klarer å overbevise organisasjonen din om å bruke litt ekstra penger, kan det være verdt investeringen å integrere Jira med et datavisualiseringsprogram, særlig hvis det finnes et forretningsgrunnlag for å utvide bruken til hele prosjektporteføljen din.
Men hvis det ikke er et alternativ å betale for en formell integrasjon, vil jeg anbefale den rimelige tilnærmingen til porteføljestyring – eksporter Jira-data og utform dine egne diagrammer. Du må kopiere dataene manuelt og kjøre rapporten på nytt hver gang, men muligheten til å tilpasse rapporteringen kan gjøre bryet verdt gevinsten.
