Ressursprognostisering: beste praksis, trinn og eksempler

Dette gjøres vanligvis ved hjelp av programvare for ressursstyring. 

Hvilke faktorer påvirker ressursprognoser?

Når du planlegger et nytt prosjekt, bør du starte med en tydelig forståelse av prosjektets type og omfang samt leveranserammeverket. Denne informasjonen danner grunnlaget for beslutningene dine om kapasitetsplanlegging og tilgjengelige ressurser. Målinger av ressursutnyttelse som danner grunnlag for optimale ressursbeslutninger, omfatter:

• Budsjett: Ved å kjenne budsjettet kan du prioritere avkastningen på prosjektinvesteringen ved å fordele ressurser strategisk på ulike aktiviteter. Et sunt budsjett tydeliggjør strategiske prioriteringer og har en passende risikobuffer (mellom 10 og 20 prosent).
• Omfang: Et veldefinert omfang gir grunnlag for og veileder identifiseringen og utvelgelsen av prosjektressurser. Det er kompasset du bør bruke som referanse ved omfangsutvidelse, noe som kan påvirke nøyaktigheten i ressursprognosene negativt.
• Teammedlemmenes ferdigheter og erfaringsnivå: Teammedlemmer tildeles ulike oppgaver, og arbeidsinnsatsen (LOE) som kreves for å fullføre oppgavene, vil variere. For å sikre en god ressursprognose bør du tilordne teammedlemmer med høy kompetanse og lang erfaring til kritiske oppgaver, teammedlemmer med lavere kompetanse og mindre erfaring til mindre viktige oppgaver, samt sørge for passende redundante og tilbakevendende oppgaver.
• Ferie og uventet fravær: Oppmøte påvirker nøyaktigheten i ressursprognosene betydelig dersom planlagt fravær eller anslåtte prosenter for uplanlagt fravær ikke tas med. For å redusere virkningen av uventet fravær bør du bygge sterke relasjoner basert på positiv og konsekvent kommunikasjon, tillit, åpenhet og psykologisk trygge lederpraksiser. 
• Heltidsansatte kontra frilansere eller deltidsansatte: Strategien for ressursprognoser kan optimaliseres ved å vurdere strategisk hvordan de eksisterende interne ressursene (heltidsansatte) best kan brukes, og når det er nødvendig å sette ut arbeid (til deltidsansatte eller frilansere). Heltidsansatte er et økonomisk valg for oppgaver som varer lenge. Et teammedlem på deltid eller en frilanser er et godt alternativ for oppgaver som krever spesialiserte ferdigheter over en kort periode. 
• Kommende og uventede prosjekter: Ved å ha oversikt over hva som er kritisk og ikke, og ved å bygge fleksibilitet inn i ressursprognosen, kan du forutse fremtidige ressursbehov for å støtte prosjektplaner i porteføljen. Hold teamet fleksibelt ved å gi dem nok arbeid til å fylle 80 % av arbeidsuken. Hvis teammedlemmene dine har 100 % kapasitet, har du ingen mulighet til å forbli smidig når du møter risiko eller konkurrerende behov, og ressursprognosen din blir irrelevant. 80 % er det nye 100 % for å unngå utbrenthet.
• Organisatoriske verktøy og teknologi avgjør hvilken tilgang, synlighet og kapasitet du har til ressursplanlegging for å ta strategiske beslutninger som optimaliserer prosjektets ytelse. De riktige verktøyene for ressursstyring gjør det mulig å redusere risiko og sikre lønnsomhet.

Hvorfor er ressursprognoser viktig?

Ressursprognoser er en viktig planleggingsoppgave som er direkte knyttet til prosjektets helse og vellykkede gjennomføring. Ved å optimalisere hvordan du planlegger prosjekter, kan du kontrollere prosjektresultatene mer effektivt.

Nøyaktige ressursprognoser fører til vellykkede prosjektresultater, som leveranser til rett tid og gode økonomiske resultater. Prognostisering av ressurser vil ta høyde for ressursbehov på porteføljenivå og redusere forsinkelser som følge av planleggingen. 

Hvis du gjentar denne beste praksisen, får du tilgang til kunnskapsbaserte referanseverdier for fremtidige prosjekter for å sikre prosjektets helse. En ressursprognose gir interessenter og prosjektledere det de trenger for å ta informerte beslutninger.

Slik lager du en prognose for prosjektressurser i 7 trinn

Slik lager du en prognose for prosjektressurser og gjør det til en fast praksis for prosjektressursstyring:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Gå gjennom prosjektpipelinjen din (program- og prosjektporteføljen) 

Ved å gå gjennom prosjektporteføljen får du oversikt over hvilke felles ressurser som brukes i andre prosjekter. Du må kommunisere med andre prosjektledere for å samarbeide om hvordan du kan integrere prosjektet ditt i porteføljen på en effektiv måte uten å forstyrre andre prosjekter. 

Dette gir deg en forståelse av når prosjektet ditt kan gjennomføres, og en realistisk varighet basert på kapasiteten til de felles menneskelige ressursene. Når du har gått gjennom pipelinjen eller porteføljen, kan du fastslå de fullstendige ressurskravene og ferdighetene som trengs for prosjektet, slik at du kan beregne tid og budsjett.

Tiltak:

• Bruk prosjektstyringsprogramvaren din til å kartlegge prosjektpipelinjen.
• Planlegg møter med andre prosjektledere for å diskutere ressursallokering.
• Juster prosjekttidslinjene basert på tilgjengeligheten av felles ressurser.

2. Fastslå ressurskrav og ferdigheter som trengs for prosjektet

Bruk kunnskapen du har om ressursene og ferdighetene som trengs, ved å opprette en ressursnedbrytningsstruktur (RBS). Tenk på prosjektomfanget, og spesifiser ferdighetene, erfaringsnivåene, ansettelsesformen, utstyret, programvaren og materialene som kreves for prosjektet. Ta med alle kostnader, både direkte og indirekte, for å utarbeide en helhetlig prognose for ressursbudsjettet. Ikke glem å ta høyde for kostnader som reiseutgifter, tillatelser, verktøy og andre gebyrer.

Når du har fastslått ressurskravene og ferdighetene som trengs for prosjektet, kan du gjennomgå data fra lignende prosjekter for å danne grunnlag for planleggingen av ressursstyringen.

Tiltak:

• Opprett en detaljert RBS i ressursstyringsverktøyet ditt.
• List opp alle nødvendige ferdigheter, ressurser og kostnader.
• Bruk data fra tidligere prosjekter som grunnlag for budsjettanslagene dine.

3. Gå gjennom data fra lignende tidligere prosjekter 

Sammenlign deretter likheter mellom historiske prosjektdata og det nåværende prosjektet. Hva fungerte bra med ressursstyringen i tidligere prosjekter? Hva måtte forbedres? Merk deg hvilke prosjektressursestimater som avvek mest fra de faktiske tallene.

Etter å ha gjennomgått data fra lignende tidligere prosjekter bør du dokumentere hvordan du som prosjektleder vil gjennomføre forbedringer i prosjektet ditt. Sørg for å ta høyde for potensielle risikoelementer på kritiske tidspunkter i prosjektets tidslinje.

Ved å analysere data fra tidligere prosjekter kan du fastslå ressurstilgjengeligheten og hvilke ferdigheter som kreves, og dermed gi ressursprognosen en pålitelig struktur.

Tiltak:

• Bruk prosjektstyringsprogramvaren eller rapporteringsprogramvaren for markedsføringsbyråer til å hente ut rapporter om lignende tidligere prosjekter.
• Identifiser mønstre i ressursbruken og juster prognosene dine i henhold til dette.
• Dokumenter forbedringer og strategier for å redusere ressursrisiko.

4. Fastslå hvilke ressurser som er tilgjengelige, og hvilke ferdigheter teamet ditt har

Se gjennom eksisterende profiler for teammedlemmer i programvaren for arbeidsflytstyring. Identifiser hvem som har ferdighetene prosjektet krever, og sjekk tilgjengeligheten deres.

Hvis enkelte teammedlemmer ikke er tilgjengelige, kan du diskutere mulig fleksibilitet i timeplanene deres. Når du vet hvilke teammedlemmer som har de nødvendige ferdighetene og har bekreftet tilgjengeligheten deres, kan du knytte dem til prosjektoppgaver. 

For alle andre ressurser vil det variere hvor lang tid det tar å få tilgang til dem, hva de koster, og hvordan du får tilgang til dem. Det er viktig å dokumentere disse variablene i ressursprognosen din for å følge anskaffelsen og bruken av alle ressurser i et prosjekt. Når du har fastslått ressursenes tilgjengelighet og ferdigheter, kan du formelt knytte teammedlemmer til oppgaver. 

Aktiviteter:

• Oppdater profilene til teammedlemmene i programvaren med ferdigheter og tilgjengelighet.
• Bekreft ressursenes tilgjengelighet med teamet ditt.
• Juster prosjektoppgavene basert på teammedlemmenes kapasitet.

5. Knytt ressurser til oppgaver

Når du har oversikt over hvilke ferdigheter prosjektet trenger, kan du begynne å tildele oppgaver til teamet ditt. Det er viktig å snakke med teammedlemmene dine for å få en bedre forståelse av hvor komplekse de ulike prosjektoppgavene er. De kan ha innsikt i oppgavenes varighet, nødvendige ressurser og tidsforskjeller. Når du knytter ressurser til oppgaver, kan du beregne arbeidsmengden og tiden for hver oppgave. 

Aktiviteter:

• Bruk prosjektstyringsprogramvare til å knytte ressurser til oppgaver.
• Kommuniser med teammedlemmene for å forbedre oppgaveestimatene.
• Juster oppgavene etter behov for å sikre optimal ressursfordeling.

6. Ta høyde for uventet fravær, avgang og ansettelsestrender

Det er helt nødvendig å ta høyde for uventet eller planlagt fravær, avgang og ansettelsestrender i ressursprognoser. På denne måten sikrer du prosjektets helse ved proaktivt å redusere den potensielle påvirkningen disse faktorene kan ha på prosjektets tidsplan og budsjett. 

Prosjektledere kan bruke buffere og beredskapsplanlegging for å ta høyde for fravær. Etterfølgerplanlegging er en nyttig intern måte å håndtere avgang på, i tillegg til å ha en proaktiv ansettelsesstrategi på plass.

Aktiviteter:

• Bygg inn beredskapsplaner i prosjektplanen.
• Gi teammedlemmene opplæring på tvers av kompetanseområder, og dokumenter viktige prosesser.
• Hold deg oppdatert på ansettelsestrender i bransjen, og juster planene deretter.

Her er noen teknikker som kan hjelpe deg med å forberede deg: 

• Fyll inn planlagte fraværshull i planleggingsfasen (avtal en stedfortredende prosjektleder som kan settes inn i prosjektet hvis du har planlagt fravær)
• Ansett tidlig og sett av tid til dette arbeidet
• Ta tak i kompetansegap på ressurssiden tidlig (du kan finne disse ved hjelp av analyse av ressursgap)
• Sørg for hyppig og målrettet kommunikasjon mellom deg og teamet
• Gi prosjektteammedlemmer som er interessert i kompetanseområdet, opplæring på tvers av kompetanseområder, slik at de kan tilby støtte ved fravær
• Utnytt verktøy for automatisering av arbeidsflyt
• Ta i bruk fleksibelt arbeid der det er mulig, slik at folk kan jobbe hvor som helst ut fra behovene sine

7. Følg med og juster etter behov

En ressursprognose er bare én del av en fremragende plan for prosjektressursstyring. Du må kontinuerlig overvåke prosjektet og justere ressursprognosen etter behov, ved å utnytte sanntidsdata og forbedrede kommunikasjonsverktøy for å holde deg fleksibel og responsiv overfor endringer.

Jeg anbefaler å bruke ressursstyringsprogramvare for å overvåke og justere prosjektaktiviteter etter behov. Disse verktøyene er dine pålitelige hjelpere når det gjelder å få oversikt over personer, tidslinjer og aktivitetsstatus. Fordelene ved tverrfunksjonelt samarbeid blir enkle og tilgjengelige. 

Med forbedret sentralisert kommunikasjon kan du forbli fleksibel og reagere raskt på endringer.

Handlingspunkter:

• Bruk prosjektstyringsprogramvaren til å følge fremdriften og gjøre justeringer.
• Planlegg regelmessige oppfølgingsmøter med teamet for å diskutere ressursfordelingen.
• Oppdater ressursprognosen basert på sanntidsdata og tilbakemeldinger.

Beste programvare for ressursstyring

De beste verktøyene for å planlegge, spore og optimalisere prosjektressurser.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
2. 2. Saviom — Best for resource planning & capacity management
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Kantata — Best for people-centric resourcing
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
9. 9. monday AI Workspace — Best for simple workload planning
10. 10. Microsoft Project — Best for Microsoft users

Programvare for prosjektprognoser er også nyttig for å utarbeide helhetlige prognoser for ressurser, tidslinjer og prosjektbudsjetter.

Eksempel på ressursprognose

Her er et eksempel på hvordan du kan utarbeide en ressursprognose for et eksempelprosjekt. 

1. Prosjektoversikt

• Navn: The Fun App
• Varighet: 4 måneder

2. Ressursoversikt

Basert på omfangsdefinisjonen vil du ha en idé om hva som kreves. Dette vil imidlertid bare gi delvis informasjon om ressurslisten. Du må bryte ned omfanget ditt i en arbeidsnedbrytingsstruktur (WBS). Dette kan gjøres ved hjelp av en digital tavle, spesifikk WBS-programvare eller en WBS-mal.

I WBS-en vil du se oppgavene og aktivitetene som kreves for å fullføre prosjektet. Deretter kan du spørre deg selv hva som kreves for hver leveranse og gjennomføre en ferdighetsanalyse. Når du har en klar idé om hva som kreves, kan du anslå ressursene for hver oppgave. 

Deretter beregner du hvor lang tid (varighet) hver oppgave i WBS-en vil ta. Med denne informasjonen kan du kontrollere tilgjengeligheten til teammedlemmene og andre ressurser. Oppstår det noen risikoer?

Identifiser potensielle risikoer for å informere risikostyringsplanen din – vurder fravær, markeder og teknologi. Vurder hvordan disse faktorene kan påvirke prosjektet, og gjør justeringer deretter. 

Utarbeid ressursprognoseplanen din ved å beskrive tydelig hvordan alle prosjektressursene skal fordeles og håndteres gjennom hele prosjektets varighet. Definer roller og ansvarsområder tydelig og åpent, og ha beredskapsplanen klar – den er det nærmeste du kommer en krystallkule.

Her er resultatet av denne øvelsen:

Prosjektteam: består av interne medarbeidere samt én frilansskribent

• Prosjektleder x1: ansvarlig for prosjektets helse, leveranser og kartlegging av kundens behov
• Applikasjonsdesigner x1: ansvarlig for brukerreisen, trådskisser, design for kodekrav og en komplett visuell prototype
• Applikasjonsutvikler x1: ansvarlig for vellykket funksjonalitet i appens omfang, en komplett og fullt funksjonell prototype samt en vellykket produktlansering
• Visuell kreatør x1: ansvarlig for alt visuelt innhold
• Frilansskribent x1: ansvarlig for alt skriftlig innhold
• Tester for kvalitetssikring x1: ansvarlig for å teste appen og håndtere problemer og feil

Andre ressurser: 

• Lisenser for design- og utviklingsprogramvare x2 @100 per lisens
• Frilanshonorarer x1 @ $50 per time
• Utstyr: eksisterende, ingen nye direkte kostnader
• Materialer: eksisterende kontorlokaler, ingen nye direkte kostnader

3. Ressursfordeling

• Fase 1: Design
  • Designer, prosjektleder
• Fase 2: Innholdsproduksjon
  • Visuell kreatør og frilans tekstforfatter, prosjektleder
• Fase 3: Utvikling
  • Utvikler, prosjektleder
• Fase 4: Testing og revisjoner
  • Kvalitetssikringstester, prosjektleder
• Fase 5: Lansering
  • Utvikler, prosjektleder

4. Beredskapsplan

• Fravær:
  • En liste over kontraktskontakter som kan tre inn ved fravær av tekstforfatteren.
  • Internt personale med overlappende ferdigheter som kan tre inn for fraværende designer, utvikler eller prosjektleder 
  • Klienten kan gi tilbakemeldinger én gang i begynnelsen og slutten av hver fase.

5. Overvåk og juster

• Gå gjennom prosjektfremdriften i programvare for arbeidsflytautomatisering (prosjektstyring), og juster oppgaver, allokeringsmodeller eller tid etter behov for å sikre et sunt prosjekt.
• Bruk avvik i risikotoleransen til å justere basert på uforutsette omstendigheter.

Beste praksis for ressursprognoser

Beste praksis for ressursprognoser innen prosjektstyring hjelper deg med å optimalisere og standardisere praksis for å sikre mange vellykkede prosjektleveranser. 

• Planlegg fremover: Undersøk hva som kreves, når det kreves og hvor lenge, ved hjelp av trinnene nevnt ovenfor. 
• Optimaliser ressursfordelingen: Bruk mer tid på fakturerbart arbeid eller arbeid med høy verdi, og mindre på «arbeid om arbeid». 
• Vær forberedt på å tilpasse deg: Endring er uunngåelig. Bygg inn fleksibilitet i prosjektets tidsplan og budsjett, særlig der prognosene historisk sett har vært mangelfulle i prosjekter.
• Bruk prosjektstyringsprogramvare: Arbeidsflytautomatisering og prognoseverktøy kalles forskjellige ting og tilbyr stort sett lignende funksjoner. Velg ett for å optimalisere prosjektets og teamets ytelse.
• Kommuniser og samarbeid: Med prosjektteamet, på tvers av virksomheten, med interessentene dine og i nettverket ditt. Kommuniser hensiktsmessig og konsekvent for å bygge relasjoner. Kommunikasjon og samarbeid hjelper deg med å få tilgang til ressurser, fylle hull og utnytte nettverket ditt til å håndtere utfordringer, enten det gjelder en avtale om programvarelisenser eller å finne en erstatter for en fraværende medarbeider.    
• Kontroller og oppdater ressursprognosen regelmessig: Dette hjelper deg med å holde kursen, redusere risiko og reagere raskt hvis andre forretningsenheter eller prosjektteam trenger å låne ressurser. 
• Øv: Prøv nye ressursferdigheter og øv konsekvent. Det er en ferdighet; hver gang du øver, vil du se flere resultater.

Finn mer om beste praksis for ressursstyring her. 

Vanlige utfordringer ved ressursprognoser

Ikke vær redd hvis du møter utfordringer med ressursprognoser. De vil oppstå. Det handler ikke om hvordan du kan unngå en utfordring, men snarere om å være forberedt med en plan når en utfordring oppstår. Møt utfordringer modig og taktfullt. 

• Ressursplanlegging: Planlegg å ha vikarer tilgjengelig for teammedlemmer med planlagt fravær, og kryssopplær interne medarbeidere slik at de kan steppe inn. På den måten unngår du kostnader og forsinkelser knyttet til ansettelser. Ikke overbook medarbeidere, og bruk et verktøy for ressursplanlegging eller en plattform for kapasitetsplanlegging til å overvåke kapasiteten. 
• Forsinkelser hos kunden: Kunder kan forsinke fremdriften hvis de bruker lang tid på å kommunisere. Vurder å innarbeide krav til tilbakemeldinger i kontrakten. 
• Unøyaktige prosjekttidslinjer: For å unngå overbelastede ressurser eller til og med prosjektfeil bør du vurdere prosjektporteføljen og prosjektets behov, og samarbeide med teammedlemmene om å legge inn prosjekter samtidig som du sikrer en balansert portefølje. Kommunikasjons- og forhandlingsevner er avgjørende.
• Budsjettgjennomsiktighet: Sørg for at du har tilgang til en fullstendig liste over alle elementene i prosjektbudsjettet og budsjettanslagene deres, som summeres til det totale prosjektbudsjettet. Etter hvert som utgiftene påløper (faktiske tall), legger du dem inn i budsjettet og følger med på avvikene. Sikre et sunt budsjett ved å kryssjekke tilbud mot fakturaer, kontrollere at tallene er korrekte og at avvikene bare er rimelige. 

Ligg i forkant og bli med for flere innsikter om prosjektledelse

Du er her fordi du brenner for å gjøre en fantastisk jobb og har driv til å få det til. Nysgjerrigheten din er din superkraft når du navigerer i utfordringene du møter. Fortsett å være nysgjerrig, min venn. Du har en lysende fremtid, og vi er her for å støtte deg på reisen!

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler. Kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.